در مسیر رشد و توسعه اقتصادی کشور، کارخانجات و شرکت‌ها هر روزه بزرگتر می شوند. این رشد شرکت‌ها، منجر به افزایش تعداد نیروی کار می شود. فرض کنید مجموعه‌ای با بیش از ۱۰۰ نفر پرسنل در اختیار دارید. تعاملات ثابت با نیروی کار مستقر در این مجموعه شامل صدور فیش حقوقی، صدور قرارداد، صدور برگه‌های تسویه حساب، تایید درخواست‌های مرخصی، گواهی‌های بانکی برای معرفی وام و … از جمله موارد مورد نیاز است که برای مدیریت آن نیازمند چند نیروی متخصص هستید. حال فرض کنید تمامی این موارد نیازمند صدور سند، امضای سند توسط مسئول مربوطه و بایگانی اسناد دارد. حال کمی قضیه را پیچیده تر می‌کنیم. مجموعه شما رشد بیشتری می‌کند و سال آینده ۱۰۰۰ نفر نیرو در استخدام خود دارد. برخی از این افراد ماموریت های برون شرکتی دارند و برخی به صورت مامور در مناطقی بسیار دورتر از موقعیت فیزیکی شرکت مشغول به فعالیت هستند. حجم کار بیش از حد تصور خواهد بود و عملا نیروی متخصص که برای این کار در نظر گرفته‌اید تمام وقت خود را صرف انجام این امور خواهد کرد ضمن این که هر کدام از نیروهای شرکت نیز برای ارائه و دریافت نتیجه در هر درخواست حداقل نیازمند دوبار مراجعه به محل شرکت هستند. زمان زیاده از پرسنل و مسئولین در این رابطه از بین خواهد رفت.
اگر این اسناد به صورت الکترونیک صادر شوند، به صورت الکترونیک ابلاغ گردند و به همین صورت امضا و بایگانی گردند، تصور می‌کنید چقدر از حجم کارهایی که گفته شد کاسته شود؟ چه میزان می توان در زمان و نیروی کار صرفه‌جویی کرد؟ چقدر در رضایت پرسنل از نظر سهولت دسترسی به خدمات موثر است و نهایتا نگهداری و آرشیو این اسناد چقدر ساده تر خواهد بود؟
امضای الکترونیک در قانون ایران
سال ۱۳۸۲ قانون “تجارت الکترونیک” در مجلس شورای اسلامی تصویب شد. مطابق این قانون ” هرگاه قانون، وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیک مکفی است.” همچنین بند (ی) ماده ۲ همین قانون در مفهوم امضای الکترونیکی بیان می‌دارد: “ امضای الکترونیکی عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو منطقی متصل شـده بـه داده پیام است که برای شناسایی امضا کننده داده پیام مورد استفاده قرار می‌گیرد.” منظور از داده‌پیام در این ماده یک سند الکترونیکی مانند قرارداد یا تفاهم‌نامه است.
نظر وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی در مورد اعتبار امضای الکترونیک چیست؟
ثبت امضای الکترونیک در ذیل اسناد تا سال ۱۴۰۱ نیازمند احراز هویت افراد، حداقل برای یک مرتبه به صورت حضوری بود که خوشبختانه با رویکردهای الکترونیک دولت و پیشرفت زیرساخت های کشور، این امکان اکنون به صورت کاملا غیرحضوری محیا شده است. بر همین اساس در تاریخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۲ اداره کار و رفاه اجتماعی نیز بخشنامه ای با عنوان “اعتبار قانونی قراردادهای کار الکترونیکی (بخشنامه شماره ۹۰۳۲۱ مورخ ۰۳/۰۵/۱۴۰۲ وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی)” صادر می کند و طی این بخشنامه اعلام می دارد که “به طور عموم همه عقود و قراردادها از لحاظ شرایط اساسی صحت قرارداد، تابع احکام و قواعد عمومی قراردادها می‌باشند و وجه تمایز قراردادهای الکترونیکی از سایر قراردادها، ابزار بیان اراده است. لذا با عنایت به مفاد قانون تجارت الکترونیکی مانعی در بیان الکترونیکی اراده وجود ندارد و «داده پیام» در حکم «نوشته» تلقی شده و امضای الکترونیکی که با شرایط بیان شده در قانون مزبور تهیه شده باشد، دارای صحت و اعتبار قانونی است، بنابراین با التفات به گسترش انعقاد قراردادهای الکترونیکی، در صورت رعایت مقررات مرتبط در قانون مدنی، قانون کار و قانون تجارت الکترونیکی، قراردادهای کار الکترونیکی نیز واجد اعتبار قانونی خواهد بود؛ مگر آن که برخلاف تشریفات مقرر در قوانین و به طور اخص قانون تجارت الکترونیکی تنظیم گردند. علی ای حال در صورت بروز اختلاف در خصوص صحت قراردادهای مذکور، رأی مراجع حل اختلاف کار نافذ خواهد بود.”
آیا تجربه عملی از استناد به امضای الکترونیکی در محاکم اداره کار وجود دارد؟
در گفتگویی که با مدیر عامل تنها شرکت خصوصی ایرانیِ ارائه دهنده خدمات صدور و امضای الکترونیک اسناد آنلاین صورت گرفت اعلام شد که صدور و امضای بیش از ۱۰۰٫۰۰۰ سند در سال ۱۴۰۱ توسط حدود ۳۰٫۰۰۰ کاربر نرم افزار فیشی‌نو به صورت کاملا الکترونیک انجام پذیرفته است. از این میان در حدود ۶۰ مراجعه در یکی از مجموعه‌های همکار، به اداره کار و رفاه اجتماعی صورت پذیرفته که در تمامی موارد رای دادگاه، صحت و سقم امضای الکترونیکی ذیل اسناد را مورد تایید قرار داده است. همچنین طبق برآوردهای انجام پذیرفته در شرکت هایی که از سامانه صدور آنلاین فیش حقوقی و قرارداد فیشی‌نو استفاده می‌کنند مراجعات پرسنل به واحد اداری بیش از ۹۰ درصد کاهش یافته و فقط در سال ۱۴۰۱ از قطع ۲۵۰ اصله درخت با توجه به حذف کاغذ از این روند جلوگیری شده است.
