امحاء در واژه به معنی نابود کردن یا ناپدید کردن است، اما از آن جا که در این مبحث منظور از امحاء ، امحای مدارک پزشکی است می توانیم اینگونه بیان کنیم که وقتی عمر پرونده های پزشکی بنابر استانداردهای مربوطه از سازمان های زیرربط به صورت قانونی به اتمام می رسد، مراکز درمانی (بیمارستان، درمانگاه و …) می توانند طبق قوانین خاصی نسبت به نابود سازی پرونده های مذکور اقدام نمایند. یکی دلایل و دیگر از دلایل امحاء مدارک پزشکی ایجاد پرونده الکترونیک سلامت است .
دلایل امحاء پرونده های پزشکی چیست؟
مهمترین دلیل امحاء را می توان آزاد سازی فضای بایگانی اشغال شده با حذف پرونده هایی که عمر قانونی آن ها به اتمام رسیده است، دانست. اما امحاء می تواند دلایل مختلف دیگری نیز داشته باشد که با صلاحدید و رعایت قوانین توسط مسئول مربوطه آن واحد درمانی، همراه با اجازه کتبی از سازمان زیرربط انجام می شود.
خدمات امحاء مدارک
آن جا که کلا فلسفه اسکن آزاد سازی فضای بایگانی است، و طبق توضیحات بالا، امحاء با اسکن و دیجیتال سازی پرونده های مدارک پزشکی رابطه تنگاتنگ دارد، به گفتاری دیگر می توان گفت بیشتر پروژه های اسکن انجام شده در حال حاضر توسط تیم امحاکننده به دلیل نیاز به امحاء و آزاد سازی فضای بایگانی توسط آن واحد درمانی بوده است. در پایان ذکر این نکته ضروری است که تیم ماذکور جهت انجام امحاء از پرسنل آموزش دیده و آشنا با مدارک پزشکی (برای آماده سازی، نازک سازی، خلاصه سازی و …) همچنین دستگاه های خرد کن و نابود کننده مخصوص استفاده می کند. این امر سبب می شود هرگونه خطای انسانی و درز اطلاعات به مرز صفر رسد..
خلاصه نویسی / استخراج اطلاعات سوابق پزشکی
گاهی اوقات به دلایلی مانند امحا، نازک سازی، آمار گیری، یا دیجیتال سازی پرونده های پزشکی لازم است اطلاعاتی از پرونده بیمار خلاصه نویسی شود، حال این خلاصه نویسی می تواند شامل اطلاعاتی همچون مشخصات بیمار باشد یا اطلاعاتی درباره نوع بیماری و طول درمان آن پرونده؛ دسته بندی و مشخص نمودن اینکه چه اطلاعاتی لازم است از پرونده بیمار خلاصه نویسی شود به طور مستقیم با مسئول مدارک پزشکی در ارتباط است.
خلاصه نویسی و استخراج اطلاعات به دو صورت زیر انجام می شود:
روش دستی
در روش دستی پرونده توسط یک نیروی انسانی متخصص به مدارک پزشکی بازخوانی شده و اطلاعات لازم (اطلاعات از قبل مشخص شده توسط مسئول مربوطه) توسط وی چه به صورت دستی و چه به صورت کامپیوتری استخراج می شود.
معایب:
سرعت استخراج اطلاعات به دلیل ارتباط مستقیم با نیروی انسانی بسیار کم است.
این روش با هزینه بالایی قابل اجرا می باشد.
مزایا: این روش از دقت بسیار بالایی برخوردار است.
امکان خلاصه نویسی و استخراج هرگونه نوشتاری (دستی / کامپیوتری) وجود دارد.
امکان استخراج هرنوع اطلاعاتی (پزشکی / مالی / مشخصاتی) وجود دارد.
روش کامپیوتری
در این روش ابتدا احتیاج است که اسناد و مدارک لازم اسکن شده و به فایل دیجیتالی تبدیل شوند، البته باید دقت شود که این نوع اسکن با اسکن معمولی کاملا متفاوت خواهد بود و توسط اسکنرهای معمولی قابل انجام نیست، پس از اسکن پرونده به پرونده تحت تجزیه و تحلیل نرم افزار مربوطه قرار می گیرد و اطلاعات لازم (اطلاعاتی که از قبل توسط مسئول مربوطه مشخص شده است) توسط نرم افزار استخراح می شود.
معایب:
عدم امکان استفاده در تمام موارد خلاصه نویسی
کارا نبودن در متون دست نویس
مزایا:
این روش با سرعت بسیار بالایی قابل انجام است
دقت این روش در مدارک با نوشتار کامپیوتری بسیار بالا است.
هزینه این روش بسیار پایین از روش دستی است.
