دستگاه ثبت حضور و غیاب به سیستم فیزیکی و کامپیوتری اشاره دارد که زمان ورود و خروج افراد در سازمان را ثبت میکند. انواع دستگاه کنترل تردد پرسنل در سازمان به کارکنان این امکان را می دهد که زمان ورود یا خروج خود را به صورت آنلاین و از طریق دستگاه ثبت تردد ثبت کنند. هنگام راهاندازی سیستم حضور و غیاب اطلاعاتی از قبیل اسکن چهره، اثرانگشت افراد و ... به دستگاه کنترل ورود و خروج داده می‌شود تا این دستگاه با دریافت و تحلیل اطلاعات ورودی آن را رمزنگاری و سپس زمان ورود و خروج را برای پرسنل ذخیره کند. در واقع زمانی‌که پرسنل از دستگاه ساعت زنی برای ثبت اطلاعات خود استفاده می‌کنند؛ این دستگاه با مقایسه اطلاعات دریافتی با داده‌های ذخیره شده در خود هویت افراد را تائید یا رد میکند. ما نیز در این مقاله قصد داریم ضمن ارائه تعریفی از دستگاه کارت ساعت و بیان انواع آن، مزایا، معایب و عوامل موثر بر قیمت سیستم حضور و غیاب را بررسی کنیم.
دستگاه کنترل تردد به دستگاهی گفته می‌شود که با هدف ثبت اطلاعات ورود و خروج کارمندان در سازمان‌های مختلف به کار می‌رود تا ضمن ثبت ساعات ورود و خروج افراد؛ روزهای غیبت یا مرخصی آنها را محاسبه و با توجه به این اطلاعات حقوق و دستمزد پرسنل پرداخت شود. امروزه انواع مختلفی از دستگاه ثبت تردد از جمله دستگاه حضور و غیاب آنلاین، دستگاه انگشتی، حضور و غیاب با تشخیص چهره و ... وجود دارد که هر یک با توجه به ویژگی‌های به‌کار رفته در آنها به مدیران سازمان برای نظارت دقیق بر زمان‌های ورود، خروج، مرخصی یا غیبت افراد کمک میکند. همچنین مدیران سازمان می‌توانند ضمن کنترل این موارد در پایان ماه با توجه به گزارش‌های دریافتی از دستگاه ورودخروج، حقوق افراد را محاسبه کنند.
به طور‌کلی دستگاه تردد شمار افراد از برد حافظه برای ذخیره‌سازی اطلاعات، صفحه‌نمایش، برد‌الکترونیکی، کارتخوان، حسگر اثرانگشت، تشخیص چهره تشکیل شده است که علاوه بر ثبت اطلاعات مربوط به ورود یا خروج افراد دسترسی به سایر اطلاعات تردد کارکنان را نیز فراهم میکند. از طرفی دستگاه ساعت زنی با اتصال به سایر انواع دستگاه کنترل تردد مانند گیت های ورود و خروج در سازمان دسترسی سریع به افراد را فراهم کرده و کنترل تردد آنها را نیز تسهیل میکند. دستگاه حضور غیاب به انگلیسی به معنی attendance device است که در آن attendance به معنی حضور و device به معنی دستگاه است. attendance device به عنوان یکی از ابزارهای پرکاربرد برای نظارت و کنترل دقیق تردد پرسنل در سازمان ها استفاده می‌شود. از آنجایی که امروزه تعداد افراد حاضر در سازمان‌ها، شرکت ها یا کارخانجات زیاد است و نمی‌توان به راحتی و به صورت دستی رفت و آمد آنها را زیرنظر داشت؛ امروزه اغلب سازمان‌ها با استفاده از تکنولوژی دستگاه حضور و غیاب از ساعات ورود یا خروج و حضور افراد در سازمان مطلع می‌شوند.
همانطور که پیش از این نیز بیان شد امروزه اغلب سازمان‌ها با توجه به اهمیت نظارت برکارکنان، کنترل تردد و حفظ امنیت سازمان، داشتن یکی از انواع دستگاه حضور و غیاب را الزامی می‌دانند. با توجه به اهمیت این موضوع و برای شناخت انواع دستگاه تردد شمار با در نظر گرفتن نیاز سازمان، در این بخش به بررسی انواع دستگاه ساعت زن پرداخته‌ایم.
یکی دیگر از انواع سیستم حضوروغیاب، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره است که در این روش با ثبت جزئیات چهره افراد روی دستگاه، هر زمانی که پرسنل مقابل دستگاه قرار گیرند با تشخیص چهره آنها هویت افراد را شناسایی و تائید میکند. این روش یکی از امن‌ترین روش‌های استفاده شده در دستگاه تردد به شمار می‌رود.
دستگاه کنترل تردد کارتی یکی دیگر از انواع سیستم حضور و غیاب است که کنترل تردد پرسنل از طریق کارت انجام می‌شود. اغلب نوعی کارت مغناطیسی برای هر فرد تعریف می‌شود که کد روی آن با استفاده از میدان مغناطیسی به وسیله دستگاه کنترل تردد خوانده می‌شود. کارت‌های تماسی یکی از انواع کارت‌هایی است که برای حضور و غیاب افراد در این نوع دستگاه به کار می‌رود که با استفاده از بارکد روی کارت و از طریق قرار دادن روی دستگاه اطلاعات افراد را ثبت میکند. البته نوع دیگر کارت‌ها نیز با نام کارت‌های بدون تماس هستند که کافی است آن را نزدیک دستگاه قرار دهید تا به وسیله فرکانس رادیویی rf اطلاعات را ارسال یا دریافت کند. کارت‌های بدون تماس از فاصله 10سانتی‌متری و بیشتر قادر به اتصال با دستگاه تردد هستند. نکته قابل توجه در کارت مایفر؛ وجود حافظه ذخیره‌سازی است که می‌توان اطلاعات ذخیره شده در آن را خواند یا اطلاعاتی به آن اضافه کرد.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی نیز برپایه اصول بیومتری انسان طراحی شده است و با شناسایی و ثبت اثرانگشت افراد هویت آنها را تشخیص می‌دهد. این دستگاه ثبت حضور غیاب یکی از روش‌های مطمئن و امن برای حضور وغیاب در سازمان‌هاست به این دلیل که هر فردی اثرانگشت مختص خود را دارد و شکل و نحوه قرارگیری انگشت فرد روی دستگاه نیز با توجه به برآمدگی‌های انگشت‌ها متفاوت است. در مقایسه با سایر دستگاه‌های ثبت ورود و خروچ هزینه خرید یا تعمیرات بیشتری دارد. بخصوص مواقعی که سنسور اثرانگشت آن دچار خرابی شود. در برخی مواقع نیز این دستگاه در تشخیص اثرانگشت افرادی که بادست خود کار زیادی انجام می‌دهند یا اینکه اثرانگشت آنها مخدوش شده است دچار خطا می‌شود.
دستگاه حضور و غیاب کف دست با تشخیص الگوی کف دست افراد از طریق اشعه مادون‌قرمز با دقت زیادی هویت افراد را شناسایی میکند. روش این دستگاه ورود و خروج به این صورت است که پس از تماس دست کاربر با اسکنر؛ الگوی کف دست با نمونه موجود در داده‌های ذخیره شده تطبیق داده می‌شود و پس از تایید هویت کاربر می‌تواند زمان ورود یا خروج خود را ثبت کند. تقلب یا خطا در دستگاه حضور غیاب تشخیص کف دست بسیار کم است و از جمله سیستم‌های حضور و غیاب ایمن و مطمئن محسوب می‌شود.
انواع دستگاه حضور و غیاب با ثبت اطلاعات تردد پرسنل سازمان و محاسبه زمان مرخصی یا غیبت میزان حقوق و دستمزد کارکنان را به صورت گزارشی جامع در اختیار مدیران قرار می‌دهد. گزارش دریافتی از دستگاه حضور و غیاب شامل اضافه کار، کسر حقوق، زمان مفید کار، میزان ساعات‌کاری روزانه، تاخیر در ورود یا خروج و ... است. با توجه به اینکه محاسبه میزان دقیق ساعات کاری کارکنان از طریق ذخیره اطلاعات ورود یا خروج کارکنان امکان‌پذیر است، استفاده از ساعت حضور و غیاب ضمن ایجاد نظم در سازمان برای هر مجموعه کوچک یا متوسط و بزرگی با هر تعداد کارکنان اهمیت دارد. دستگاه کارت زن با دریافت اطلاعات مربوط به تردد کارکنان به صورت خودکار، در کمترین زمان و با دقت بالا حقوق و دستمزد آنها را محاسبه کرده و در زمان و هزینه مدیران نیز صرفه‌جویی می‌شود. استفاده از دستگاه تردد شمار بخصوص برای سازمان‌ها با کارکنان زیاد بسیار کاربردی است و می‌تواند با اتوماتیک کردن بسیاری از امور به مدیران کمک کند و جایگزین خوبی برا شیوه‌های سنتی کنترل تردد یا حضور و غیاب کارکنان است.
دستگاه حضور غیاب برای بسیاری از سازمان‌ها و ادارات امروزه اهمیت زیادی دارد و مدیران سازمان با استفاده از این سیستم می‌توانند ضمن کنترل و نظارت بر ورود و خروج کارکنان در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی کنند. از طرفی با وجود هزینه‌های زیادی که مدیران سازمان برای محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان می‌پردازند و بخش حسابداری برای محاسبه این موارد زمان زیادی صرف می‌کنند استفاده از دستگاه ثبت وردو خروج کارمندان در سازمان‌ها این روند را تسهیل میکند و به نوعی با سرمایه‌گذاری روی این سیستم در زمان کوتاه می‌توانند این هزینه را بازگردانند. نظارت و کنترل بر تردد کارکنان دغدغه همیشگی مدیران سازمان است و استفاده از دستگاه کارت زن ضمن حل همه مشکلات حضورغیاب کارکنان در زمان آنها نیز صرفه‌جویی میکند. استفاده از سیستم حضور و غیاب علاوه بر مدیریت و کنترل ورود و خروج کارکنان؛ موجب اطلاع رسانی دقیق در خصوص زمان ورود و خروج پرسنل در قالب ارائه گزارش‌هایی جامع می‌شود. از طرفی با حذف امور اداری و کاغذی برای ثبت حضورو غیاب افراد، زمان ورود و خروج افراد را در هر زمان یا مکانی امکان‌پذیر میکند. همچنین در بسیاری از انواع دستگاه‌های حضور و غیاب امکان اتصال آنها به سایر دستگاه‌ها یا نرم افزارهای سازمانی وجود دارد که بتوان بسیاری از امور را به صورت یکپارچه انجام داد.
باشگاههای ورزشی از مکان‌هایی به شمار می رود که به دلیل تردد زیاد افراد و وجود کلاس‌های ورزشی متعدد نیاز به کنترل تردد و نظارت دقیق بر نحوه ورود و خروج افراد اهمیت دارد. به همین علت استفاده از دستگاه کنترل تردد در باشگاه امروزه از سوی مدیران باشگاه‌ها بسیار درخواست می‌شود. در واقع مدیران باشگاه های ورزشی با نصب و راه اندازی سیستم حضور و غیاب باشگاهی می‌توانند بسیاری از مسائل مالی در خصوص غیبت یا تاخیر افراد برای حضور ورزشکاران یا مربیان در باشگاه را از بین ببرند. تنوع بالای ساعت حضور و غیاب و فناوری‌های به کار رفته در آنها شامل اثرانگشت یا تشخیص چهره روند کنترل تردد افراد را آسان‌تر کرده است. حتی می‌توان دستگاه‌های حضور غیاب باشگاهی را روی گیت ورود و خروج باشگاه نصب کرد و به سیستم‌های نظارتی و امنیتی دیگر نیز متصل کرد.
والدین نیز برای کنترل و نظارت دقیق بر رفت و آمد فرزندان خود نیاز به ابزارهایی دارند، از طرفی در طول روز دانش‌آموزان زمان زیادی را در مدرسه سپری می‌کنند همین موضوع به اهمیت وجود دستگاه حضور و غیاب دانش آموزان اشاره دارد. با وجود ساعت حضور و غیاب دانش آموزی حضورغیاب والدین و معلمان می‌توانند زمان ورود یا خروج دانش آموزان را ثبت و حتی از طریق ارسال پیامک به تلفن همراه دریافت کنند. استفاده از سیستم حضور و غیاب در مدارس یکی از راه‌کارهای آسان و مطمئن برای کنترل دانش‌آموزان و پیشگیری از بسیاری مسائل پیش‌روی آنها است. استفاده از دستگاه تردد دانش آموزی با اطلاع‌رسانی به موقع و دقیق از نحوه تردد دانش‌آموزان بسیاری از نگرانی‌های معلمان و والدین را کاسته و آنها به سادگی می‌توانند بر ورود یا خروج دانش‌آموزان نظارت داشته باشند. از جمله مزایای ساعت حضور و غیاب مدارس؛ مدیریت کنترل تردد دانش آموزان از طریق سیستم هوشمند حضور وغیاب، اطلاع رسانی در لحظه به والدین آنها از زمان ورود و خروج دانش‌آموزان، مدیریت تاخیر یا غیبت دانش‌آموزان در مدرسه و امکان اتصال دستگاه ورود و خروج دانش آموزی به سیستم اتوماسیون هوشمندسازی مدارس است.
حضور و غیاب در محیط‌های صنعتی مانند کارخانه و شرکت‌ها نیز از دغدغه‌های همیشگی مدیران برای حضور و غیاب یا کنترل تردد افراد محسوب می‌شود، به همین علت دستگاه‌های حضور و غیاب ضمن ذخیره زمان ورود و خروج پرسنل شرکت، امکان تعریف شیفت‌های مختلف کاری را نیز برای مدیران فراهم کرده‌اند. هر شرکت با تعداد پرسنل کم یا زیاد می‌توانند با بهره‌مندی از سیستم حضورغیاب از طریق ثبت اثرانگشت، تشخیص چهره یا نصب آن روی گیت ورودی نسبت به ثبت اطلاعات تردد و ورود و خروج کارکنان خود اقدام کنند. قیمت تمام شده برای نصب و راهاندازی سیستم حضور و غیاب در شرکت‌ها با توجه به تعداد پرسنل آن سازمان متفاوت است. به طور کلی با استفاده از دستگاه ورود خروج پرسنل علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه برای محاسبه حقوق، دستمزد و مرخصی پرسنل؛ می‌توان نسبت به حضور و غیاب آنها نیز مدیریت داشت و برای مرخصی یا ماموریت کارکنان نیز گزارش‌های دوره‌ای تهیه کرد. همچنین با مدیریت شیفت‌های کاری در طول روز برای پرسنل سازمان، ضمن کنترل تردد افراد بیشترین بهره‌وری را نیز خواهند داشت.
بیمارستان‌ها و مراکز درمانی نیز از مهم ترین سازمان هایی هستند که اغلب با چالش کنترل و نظارت دقیق بر رفت و آمد کارکنان برای آنها اهمیت دارد. کنترل تردد پزشکان، پرستاران یا پرسنل بیمارستان به عنوان راهکاری در جهت افزایش نظم‌کاری و بهبود بهره‌وری در مراکز درمانی و بیمارستان‌ها دارای اهمیت است. امروزه می‌توان با استفاده از دستگاه ورود خروج پرسنل به راحتی بسیاری از امور مربوط به ثبت ورود و خروج افراد، تعریف شیفت‌های کاری، تعویض شیفت یا تهیه گزارشات از مرخصی و غیبت کارکنان را انجام داد. حتی در قالب سیستم حضور و غیاب می‌توان نسبت به درخواست مرخصی یا تعویض شیفت و جابجایی ساعات‌کاری نیز اقدام کرد و همه امور به صورت آنلاین امکان‌پذیر است. به طور کلی مزایای سیستم کنترل تردد بیمارستانی شامل مدیریت کنترل تردد پرسنل در شیفت‌های کاری مختلف، تعریف شیفت‌های متعدد در بیمارستان یا مراکز درمانی، تعویض شیفت یا همکاران با نظارت مسئول بخش، ثبت درخواست مرخصی یا جابجایی شیفت و حق ماموریت و مشاهده آنلاین تردد کارکنان به بیمارستان می‌شود.
در همه مشاغل یا سازمان‌ها یکی از مهمترین مسائل برای مدیران به موقع حاضر شدن افراد در محل کار است که در گذشته با نوشتن ساعات ورود وخروج اطلاعات خود را در اختیار مدیران می‌گذاشتند و با توجه به اینکه بررسی و نظارت به آن کار زمان‌بر و سختی است؛ با گذشت زمان انواع دستگاه حضور و غیاب شامل دستگاه کارتی، اثرانگشت یا تشخیص‌چهره جایگزین روش سنتی شد. دستگاه‌های حضورغیاب نیز به دلیل هزینه بالای خریداری و نصب در خیلی از سازمان‌ها استفاده نمی‌شود. به همین علت در سال‌های اخیر نرم‌افزار حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه جایگزین آن شده است. این نرم افزار به صورتی طراحی شده است که با ثبت ساعات کاری کارکنان، مواردی شامل محاسبه حقوق و دستمزد، کنترل تردد و ورود و خروج افراد، تهیه گزارش‌های دوره‌ای مرخصی یا ماموریت‌های پرسنل را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد. نرم افزار حضوروغیاب بدون دستگاه درواقع نوع جدیدی از سیستم حضور و غیاب به شمار می‌رود که تنها با نصب نرم‌افزار کاربردی روی گوشی‌های هوشمند امکان ثبت ساعات ورود و خروج و ... را برای کارکنان سازمان ها فراهم میکند. در نرم‌افزار حضور و غیاب اغلب دستگاه بی‌سیم به عنوان گیت تردد در درب ورودی سازمان‌ها نصب می‌شود و پرسنل با نزدیک شدن به آن و با استفاده از اپلیکیشن می‌توانند از طریق وای فای یا بلوتوث ساعات تردد خود را ثبت کنند. در مواردی که پرسنل برای مرخصی یا ماموریت کاری خارج از سازمان حضور دارند؛ نرم افزارحضور غیاب آنلاین با استفاده از فناوری GPS موقعیت مکانی فرد را ثبت میکند و زمان ورود و خروج یا تردد افراد در هر زمان یا مکانی را از طریق ثبت تردد بدون دستگاه برای افراد فراهم میکند.
دستگاه حضور غیاب در انواع مختلفی طراحی و تولید می‌شوند که با توجه به فناوری‌های به کاررفته در آنها عملکرد متفاوتی نیز دارند. دستگاه‌های حضور و غیاب به طور خودکار تردد افراد را کنترل و ساعات ورود و خروج آنها را کنترل می‌کنند و بدون نیاز به اپراتور با دقت بالایی تردد پرسنل را ثبت می‌کنند. در اغلب دستگاه ورود و خروج می تواند با استفاده از اطلاعات ثبت شده در خصوص تردد کارکنان یا ساعات ورود خروج افراد به محاسبه حقوق و دستمزد آنهادر کمترین زمان ممکن پرداخت، حتی با انتقال اطلاعات دستگاه به نرم افزارهای حسابداری این فرایند راحت تر انجام می شود. نحوه کار دستگاه کنترل و مدیریت تردد با توجه به نوع آن به شیوه هایی مختلفی انجام می شود. پرسنل حین ورود یا خروج از سازمان از طریق ثبت اثرانگشت، تشخیص چهره یا کارت ساعت زنی ساعات ورود و خروج خود را در دستگاه ثبت می‌کنند.
امروزه استفاده از دستگاه ساعت زنی در بسیاری از سازمان‌ها کاربرد دارد و نقش موثری بر بهبود عملکرد کارکنان دارد. شناخت تکنولوژی‌های به کاررفته در آن و آشنایی با نحوه کار آنها راهی آسان برای انتخاب بهترین سیستم حضورو غیاب است. برای نصب آن نیاز به طی کردن برخی مراحل وجود دارد که در ادامه به آنها پرداخته‌ایم:
در اولین گام نیاز به نصب نرم افزار حضور و غیاب روی سیستم هست و سپس لازم است که در خصوص نحوه عملکرد صحیح دستگاه و اتصال دقیق دستگاه به سایر نرم‌افزارهای کنترل تردد مطمئن شوید. در هنگام نصب دستگاه کنترل تردد پس از نصب فیزیکی و انجام اتصالات کابل برق یا شبکه، تجهیزات جانبی مورد نیاز دستگاه نیز متصل می‌شوند. در ادامه تنظیمات دستگاه شامل تنظیم زیان سیستم، تنظیم ساعت یا تاریخ سیستم حضور و غیاب ، تنظیم حسگر اثرانگشت و ... انجام می‌شود.
پس از راهاندازی دستگاه ورود و خروج پرسنل نوبت به ورود اطلاعات کارکنان روی دستگاه می‌رسد، برای این‌کار نیاز به تهیه فایل اکسل از اطلاعات کارکنان است تا ثبت و ذخیره‌سازی آن روی سیستم حضور و غیاب آسان‌تر باشد. پس از وارد کردن داده‌های مربوط به کارکنان، اثرانگشت یا چهره افراد روی دستگاه تردد ثبت می‌شود و به دستگاه منتقل می‌شود تا در مراحل تایید هویت با این اطلاعات مطابقت داده شود.
پس از ورود داده‌های پرسنل سازمان، نیاز به ایجاد شیفت‌های کاری، تنظیم آنها در دستگاه است. برای این کار نیز پس از ورود به نرم‌افزار براساس اطلاعات کارکنان می‌توان ساعات کاری، ورود یا خروج، مرخصی یا شیفت‌های کاری برای هر یک از پرسنل تنظیم کرد.
رفع خرابی دستگاه و تعمیر آن زمانی‌که سیستم حضور و غیاب دچار مشکلات فنی می‌شود توسط متخصص انجام می‌شود. این مشکلات می‌تواند دائمی یا موقتی بوده و وجود خرابی در دستگاه کنترل تردد را مختل میکند. برای رفع خرابی دستگاه کارت ساعت ابتدا لازم است بدانید که مشکل ایجاد شده چیست؟ ممکن است مشکلی در سنسورهای اثرانگشت یا تشخیص چهره بوجود آمده باشد، یا اینکه ساعت حضور و غیاب برای روشن یا خاموش شدن با مشکل روبرو شود. مشکلات دیگری از جمله خرابی صفحه نمایش، شکستگی در نمایشگر دستگاه ثبت تردد و ورود و خروج پرسنل یا اشکال در اتصال کابل شبکه و usb باشد که در ابتدا با شناسایی نوع مشکل در دستگاه، از کمک و مشاوره تعمیرکاران متخصص شرکتی که دستگاه را تهیه کرده‌اید بهره‌مند شوید. در صورتی‌که آشنایی با تعمیرات دستگاه نداشته و اقدام تعمیرآن کنید ممکن است خرابی‌های دستگاه بیشتر از قبل شود. اغلب اوقات توصیه به کمک گرفتن از تعمیرکاران نمایندگی دستگاه می‌شود تا در صورتی‌که که ساعت حضوروغیاب ضمانت پس از خرید داشته باشد هزینه تعمیرات و خدمات پس از فروش برای شما رایگان یا مقرون به صرفه تمام شود. کارشناسان نمایندگی دستگاه با تسلط کامل بر مسائل فنی و قطعات دستگاه می‌توانند به بهترین نحو در خصوص رفع خرابی دستگاه حضور و غیاب اقدام کنند، حتی در صورت نیاز به قطعات جانبی نیز کارشناسان بهترین قطعات را به شما پیشنهاد می‌دهند.
با توجه به اینکه امروزه استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها مرسوم شده و کارکنان برای ورود یا خروج نیاز به ثبت ساعات تردد خود دارند در برخی اوقات آن را مانند مانعی می‌بینند و در پی از کار انداختن دستگاه آن هستند. باتوجه به وجود روش‌هایی برای دور زدن این سیستم، هک دستگاه حضور و غیاب یکی از مواردی است که لازم است مدیران درباره آن نیز اطلاعاتی کسب کنند و برای دسترسی کاربران به ساعت حضور و غیاب محدودیت‌هایی را در نظر بگیرند. با ایجاد محدودیت‌های امنیتی در دستگاه تردد می‌توان تا حدود زیادی از نفوذ کاربران غیرمجاز به آن جلوگیری کرد و دسترسی افراد را با توجه به نیازمندی آنها تعریف کرد یا اینکه برای هر کاربر دسترسی فقط برای بخش مجاز مورد نیاز را در نظر گرفت. محدود‌کردن دسترسی کاربران از مسائل امنیتی و نظارتی در سیستم حضور و غیاب به شمار می‌رود و از آنجایی که ثبت تردد و کنترل آن با استفاده از کارت ساعت از روش‌های مرسوم و مهم در اغلب سازمان‌ها بشمار می‌رود می‌توان به میزان دسترسی افراد نظارت و مدیریت داشت. به‌طور مثال با استفاده از سیستم‌های ارسال پیامک هر شخصی را که به دستگاه دسترسی پیدا کند مطلع می‌شوید، یا در حالت دوم با نصب دوربین‌مداربسته و استفاده از فناوری تشخیص حرکت به صورت لحظه‌ای از میزان دسترسی‌های موجود در سیستم حضورو غیاب مطلع شده و از هک دستگاه جلوگیری می‌کنید.
در انتخاب دستگاه کارت ساعت زنی یکی از معیارهای مهم برای انتخاب بهترین محصول با توجه به نیاز سازمان، توجه به برندهای آن است. در زمان انتخاب و خرید دستگاه حضور غیاب علاوه بر برند دستگاه، تکنولوژی‌های به کار رفته در آن نیز حائز اهمیت است. مسئله مهم در گام اول انتخاب دقیق و درست از بین برندهای معروف و مطرح حضور و غیاب داخلی و خارجی است تا در کنار کاربردی بودن و تناسب با نیاز سازمان، از نظر هزینه هم مقرون‌به‌صرفه باشد. برند دستگاه حضور غیاب به شرکت تولید‌کننده سیستم حضور و غیاب اشاره دارد که با طراحی و تولید انواع دستگاه کنترل تردد با فناوری‌ها، ویژگی‌های متنوع و کیفیت‌های مختلف محصولات خود را عرضه می‌کنند. پس در ابتدای مسیر انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب، شناخت برندهای مختلف دستگاه‌های حضور و غیاب می‌تواند در تصمیم‌گیری و خرید مناسب موثر باشد. به همین علت در ادامه به معرفی سه مورد از بهترین برندهای دستگاه ثبت تردد خارجی پرداخته‌ایم:
سوپریما (suprema) نیز از جمله کمپانی‌های مطرح و شناخته شده در زمینه دستگاه حضور و غیاب خارجی است که امروزه به عنوان برند موفق و برترجهانی در زمینه طراحی و تولید محصولات با کیفیت و همراه با فناوری شناسایی اثرانگشت فعالیت میکند که دستگاه‌هایی با قابلیت پیشرفته را به بازار عرضه کرده است. اغلب دستگاه تردد خارجی سوپریما برای احراز هویت گذرنامه الکترونیکی و مهاجرت کاربرد دارد.
برند zkteco به عنوان یکی از برندهای دستگاه ساعت زنی خارجی در بازارهای جهانی و ایران است که از سال 1985 فعالیت خود را با تولید دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی آغاز کرده است. در ادامه با تولید دستگاه‌های متنوع به یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های فعال در زمینه دستگاه اسکن اثرانگشت تبدیل شده است. برخی از تولیدات این کمپانی شامل انواع دستگاه‌های حضور و غیاب از جمله اثرانگشت، تشخیص چهره و دستگاه کارتی است.
دستگاه viridi از تولیدات شرکت union community است که فعالیت خود را از سال 2000 شروع کرده و امروزه به عنوان برند موفق جهانی شناخته می‌شود. تولیدات دستگاه‌های حضور و غیاب viridi شامل فناوری‌هایی مانند بیومتری (تشخیص چهره)، حسگر اثرانگشت، شناسایی هویت با کارت و .. می‌شود.
شرکت مهندسی مکسا با دارا بودن سال ها تجربه در ارائه خدمت به شرکت های ایرانی در حوزه کنترل تردد و امنیت سازمانی توانسته است انواع دستگاه های کنترل تردد مورد نیاز سازمان ها شامل دستگاه های سوپریما، زد کی، ویردی را تامین کند.
از نکات مهم در خرید دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل، قیمت آن است که عوامل مختلفی بر آن تاثیر دارد. از آنجایی که اغلب افراد علاوه بر کیفیت و کارایی دستگاه به مقرون به صرفه بودن آن نیز توجه می کنند در ادامه به برخی از عوامل موثر بر قیمت دستگاه ساعت زنی اشاره خواهیم کرد.
دستگاه‌های حضور و غیاب در انواع متفاوتی طراحی و تولید می‌شوند و قیمت آنها نیز براساس نوع دستگاه متفاوت است. انواع دستگاه ثبت تردد شامل دستگاه اثرانگشتی، دستگاه تشخیص چهره و ... می‌شود که براساس فناوری‌های به‌کار رفته در هر یک از آنها قیمت متفاوتی خواهد داشت. هر یک از دستگاه‌های حضورغیاب مزایا و معایبی دارند که برحسب نیاز سازمان و تعداد پرسنل یکی از انواع آن انتخاب می شود. بر همین اساس و با توجه به مزایا، معایب یا ویژگی‌های انواع دستگاه قیمت آن نیز متفاوت خواهد بود.
حافظه دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل نیز در صورتی که تعداد پرسنل سازمان زیاد باشد اهمیتی بالایی دارد؛ چون با تردد و به میزان دفعاتی که ورود و خروج افراد در طول روزکاری اتفاق می‌افتد نیاز به ثبت داده‌های آنها دارد و لازمه این امر برخورداری از حافظه ذخیره‌سازی با ظرفیت بالا است. دستگاه‌های حضور و غیاب با حافظه ذخیره‌سازی زیاد قیمت بالاتری نیز دارند و میزان حافظه ذخیره‌سازی در سیستم حضوروغیاب فاکتور موثر بر قیمت آن است.
یکی از عوامل مهم موثر بر قیمت دستگاه حضوروغیاب توانایی و سرعت پردازش سیستم است که بر عملکرد دستگاه نیز تاثیرگذار است. به‌طور مثال در شرکت‌ها وکارخانه‌های با تعداد کارکنان زیاد شما نیاز به سیستم حضور و غیاب با سرعت پردازشی بالا دارید.
فاکتور دیگری که بر قیمت دستگاه کنترل تردد در سازمان‌ها تاثیر می‌گذارد نوع باتری به‌کار رفته در آن است. باتری ساعت حضور و غیاب به منظور تامین برق آن بکار می‌رود و از فاکتورهای دارای اهمیت هنگام خریداری دستگاه است. با توجه به محلی که قرار است ساعت تردد را قرارداده و راهاندازی کنید چنانچه با مشکل کمبود یا ضعف برق روبرو هستید نیاز به باتری دارید که دستگاه شما در چندین ساعت روشن نگه دارد. نوع و مدل باتری نیز بر قیمت تمام شده دستگاه موثراست.
امروزه شرکت‌های سازنده انواع دستگاه ساعت زنی در داخل و خارج از کشور انواع گوناگونی از این دستگاه‌ها را تولید و به بازار عرضه می‌کنند، که هر یک از این دستگاه‌ها اتصالات خاص خود را دارند. برخی به شکل بی‌سیم طراحی می‌شوند و برخی دیگر با اتصالات و سیم‌های آن به خریدار ارائه می‌شود. نوع اتصالات ساعت حضور و غیاب نیز از عوامل مهم تاثیرگذار بر کیفیت ثبت تردد و نظارت بر ورود و خروج‌ها به شمار می‌رود. به‌طور مثال اتصالات برخی دستگاه‌های حضورغیاب با استفاده از پورت USB یا کابل شبکه امکان‌پذیر است که تفاوت در اتصالات نیز بر قیمت نهایی دستگاه موثر است.
فاکتور مهم دیگر موثر بر قیمت دستگاه حضور و غیاب؛ طراحی ظاهری آن است. برخی دستگاه‌های حضور و غیاب با بدنه بسیار مقاوم طراحی می‌شوند و دارای صفحه نمایش رنگی در اندازه بزرگ هستند که قیمت بالاتری خواهد داشت، در مقابل دستگاه‌های حضورو غیاب با صفحه نمایش در اندازه کوچک و به صورت سیاه و سفید قیمت کم‌تری دارد.
امروزه هر مجموعه‌ای از جمله ادارات، شرکت‌ها، موسسات یا فروشگاه‌ها و باشگاههای ورزشی برای نظارت و مدیریت دقیق بر تردد پرسنل و کارکنان خود نیاز به استفاده از دستگاه ساعت زنی دارد. انواع دستگاه حضورغیاب با استفاده از تکنولوژی‌های مختلف از جمله ثبت اثرانگشت، تشخیص چهره، با استفاده از کارت و ... اطلاعات پرسنل را دریافت و پس از تطبیق با اطلاعات ثبت شده در سیستم حضور و غیاب آن را تایید می‌کنند. دستگاه کنترل تردد ضمن کمک به تسهیل روند مدیریت تردد ورود و خروج کارکنان سازمان، اطلاعات مربوط به آنها را ثبت کرده با اتصال به سایر سیستم‌های هوشمند اتوماسیون داخلی سازمان، امور مربوط به حقوق و دستمزد و ... را آسان‌تر از گذشته کرده است.
