اصول پیشرفته آداب برگزاری انواع جلسات جمع آوری تهیه و تنظیم مازیارمیر

1- سمینار      2- سمپوزیوم            3- کنفرانس       4- کنگره          5- جشنواره          6- همایش

7- گردهمایی  8- نشست      9- یادواره       10-کارگروه        11- میزگرد         12- گروه یا هیئت یا کمیسیون    13- کارگاه آموزشی       14- تجمع یا میتینگ

سمینار :به جلساتی که به منظور مبادله اطلاعات و یادگیری نکات تازه از یکدیگر برگزار می شود ، سمینار گویند .

تعریف سمینار علمی: به اجتماع تبادل نتایج تحقیقات فردی گروهی از دانشجویان که زیر نظر یک استاد و یا مرجع علمی به مطالعه مباحث علمی می پردازد سمینار علمی گفته میشود .

سمپوزیوم :جلساتی که درآن سخنرانان متعدد نظر های کوتاه خود را درباره یک موضوع ولی از منظر های مختلف ارائه می کنند را سمپوزیوم گویند .

کنفرانس : در لاتین به معنای کاری را با هم و دسته جمعی به انجام رساندن . به نشست های بزرگ که در آن افراد دیدگاه های خود را درباره مسائل و مشکلات مهم ارائه می کنند و یا به کمک هم به راه حل و سیاست اجرایی واحدی در قبال یک معضل بین المللی می رسند را کنفرانس گویند .

کنگره : واژه کنگره در لاتین به معنای آمدن و رفتن است . کنگره به اجتماعی از سران یا مغز های متفکر گفته میشود ، که هر عضوی به نمایندگی از ایالات یا دولتی آماده باشد تا پیرامون مسائل خاص سخن گویند و تشریک مساعی کند . مانند کنگره روسای دانشگاه ها ، کنگره روان شناسان و ...

جشنواره :فرصت مناسب برای جشن گرفتن . مجموعه ای از فعالیت های مرتب با حوزه رقابت ها که بیشتر در زمینه هنر به کار می رود و به صورت مرتب تکرار می شود جشنواره گویند .

همایش :همایش به نشستی که در آن نکات علمی و تخصصیارائه می شود ، به گونه ای که برای شرکت کنندگان قابل یادگیری باشد گفته میشود . همایش به جای سمینار و سمپوزیوم هم بکار می رود.

نشست :به جلساتی که به منظور بحث درباره موضوعی خاص تشکیل می شود اطلاق می گردد .

یادواره :به نشست تجلیل و ستایش از خدمات ارزنده مفید و ماندگار افراد و چهره های شاخصی که در قید حیاط نیستند یادواره گویند.

کارگروه :به گروهی از افراد که وظیفه ویژه ای به آنها محول و متعهد می شوند مسئولیتهای خاص را انجام دهند ، کارگروه گفته میشود . مثل کمیته رسیدگی به زلزله زدگان بم و ...

گروه یا کمیسیون :گروهی که از دولت یا سازمان رسمی برای رسیدگی به موضوعات خاص مأمور می شود و رسماً موظف است درباره آنها پژوهش و تحقیق کند .

کارگاه آموشی :به محل یا اجتماع افرادی که درباره طرح یا موضوعی مطالعه می کنند ، در کارگاه های آموزسی مسائل آموزشی مطرح شده و در سمینارها و کنفرانس ها مورد بحث و همفکری قرار می گیرد . را کارگاه آموزشی گویند .

تجمع یا میتینگ :گرد هم آمدن گروهی از مردم به منظور و هدف خاص که اغلب منجر به صدور قطعنامه میشود و گاها با سخنرانی فرد یا افرادی همراه است و معمولا در موضوعات سیاسی و اجتماعی برگزار میشود ، تجمع یا میتینگ میگویند .

میز گرد :گروهی که معمولا در شرایطی مساوی قرار دارند و در محیطی دوستانه جمع میشوند و درباره موضوعی مشخص با هم گفتگو می کنند را میز گرد گویند . مباحث میزگرد منجر به بحث های آزاد نمی شود و در موضوعات علمی منسوخ شده است .

تله کنفرانس :میز گرد یا گردهمایی است که با استفاده از تجهیزات صوت و تصویر و تکنولوژی های دیجیتال و فن آوری های فضای مجازی برگزار شده ، مثلا چت بدون حضور فیزیکی افراد در محلی خاص برگزار میشود را تله کنفرانس گویند .

گردهمایی :به معنای اجتماع کردن و به جای کنفرانس و کنگره هم به کار می رود . به اجتماعی گویند که به مباحث عمومی روز می پردازد و کمتر جنبه علمی و گستردگی کمتری دارد را گردهمایی گویند . مثل گردهمایی شورای شهر و روستا .

انواع گردهمایی ها :1- ملی و بین المللی 2- علمی و غیر علمی 3- یک نوبتی و دوره ای 4- کاربردهای خاص

اهداف گردهمایی : 1- دگرگونی عمده در شیوه های مدیریتی   2- استفاده بهینه و صحیح از منابع موجود .    3- ارائه رهیافت ها و دستاوردهای نوین تحقیقاتی .    4- شناسایی و بهره گیری از قابلیت ها و پتانسیل های موجود .   5- ارائه راهبردها و برنامه های علمی و عملی    6- رشد و اعتلای دانش و ارتقاء سطح آگاهی های عمومی

اصول برگزاری گردهمایی ها : 1- عنوان مناسب 2- زمان مناسب 3- مدیریت برنامه ریزی و هماهنگی 4- مکان مناسب 5- مدعوین 6- کیفیت و کمیت مقالات سخنرانی ها 7- ایجاد دبیرخانه 8- برآورد بودجه .

محدودیت های برگزاری گردهمایی : 1- توجه به محدودیت درآمدها ، تسریع بودجه و کمبود امکانات .   2- نامحدود بودن نیاز ها و ضرورت و اولویت بندی آنها .   3- اولویت بندی در هزینه ها و موضوعات .

برنامه های گردهمایی: 1 - مراسم افتتاحیه    2- مراسم روزانه  3- برنامه های جانبی   4- مراسم اختتامیه

مراسم

فرایند مدیریت مراسم : 1- برنامه ریزی        2- اجرا    3- ارزیابی

مراحل زمانی برگزاری مراسم :

1. قبل از مراسم ( برنامه ریزی ):تعریف برنامه ریزی، برنامه ریزی تفکر درباره آینده برای رسیدن به تصمیم گیری جمعی است . تصمیم گیری مبتنی بر پیش بینی که وضعیت روشنی از مقصد و یا مقاصد و چرایی و چگونگی رسیدن به آن را مشخص می نماید . مبتنی بر پیش بینی و برآورد .هنر برنامه ریزیدر بهره بروری و صرفه جویی می باشد که با کمترین امکانات بتوانیم خوب مدیریت کنیم لازمه اول برنامه ریزی داشتن اطلاعات و آمار است.

مزایا و دست آوردهای برنامه ریزی : 1. بهترین و موثر ترین راه برای صرفه جویی .  2. انتظام بخشیدن به امور. 3- ساخت و مهار آینده.  4. استفاده به موقع و به جا از ظرفیت های نیروی انسانی .  5. پیش بینی و پیشگیری از بحران ها و مشکلات .    6. دستیابی به اهداف سازمانی .   7. ارائه راهکارهای عملی برای برطرف کردن مشکلات و موانع .    8. ترسیم عملکرد کلی سازمان و شرح وظایف و مسئولیت های آن .      9. اولویت دادن به کارها .     10. تقویت رفتار سازمانی .    11. تسهیل بر کنترل و نظارت بر فعالیت ها .

الزامات برنامه ریزی : 1. دانش ، اطلاعات و آمار   2. شناخت کامل از موضوع .    3. آسیب شناسی      4. توجه به نیازهای فرهنگی ، روانی و اجتماعی مخاطبان .    5. بهره گیری از نتایج نظرسنجی های ادواری برای تقویت نقاط قوت و بر طرف کردن نقاط ضعف .

اقدامات مرحله برنامه ریزی :  1- جمع آوری اطلاعات     2- جلسات تصمیم گیری و هماهنگی

3- طراحی برنامه و چک لیست مراسم      4- ارسال دعوتنامه ها و انجام مکاتبات

2. حین مراسم ( اجرا ):این مرحله اجرای برنامه از پیش طراحی شده میباشد که به تناسب هر مراسمی اقدامات و برنامه بر اساس چک لیست هایی که از قبل آماده و طراحی شده ، مدیریت میشود . هر آنچه که برنامه ریزی قوی تر و کاربردی تر طراحی شده باشد اجرای مراسم نیز راحت تر و کم اشتباه تر خواهد بود . مرحله اجرا از استقبال و مراسم افتتاحیه آغاز و تا مراسم اختتامیه و بدرقه ادامه دارد .

فرایند مراحل تشریفات یا اقدامات مرحله اجرا :

1- استفبال   2- حمل و نقل    3- اسکان    4- پذیرایی    5- بدرقه

3. بعد از مراسم ( ارزیابی ):

ارزیابی سنجش کیفی و کمی چگونگی برگزاری مراسم است که ضمن مشخص کردن نواقص ، کاستی ها و نقاط ضعف و قوت و مورد توجه مراسم را برای برنامه ریزی بهتر و بهبود فعالیت ها در آینده نمایان می سازد .

شیوه های ارزیابی : 1- نظرسنجی    2- تحلیل محتوا      3- تحقیق و پژوهش

اقدامات مرحله ارزیابی:1. نظرسنجی     2. مستند سازی      3. تهیه و تنظیم گزارش 4. جلسه ارزیابی مراسم و تقدیر از برگزیدگان .

مدیریت تشریفات

جلسه

جلسه را می توان گردهمایی دو نفر یا بیشتر از کسانی تعریف کرد که دارای هدف های مشترک هستند و ارتباطات ( شفاهی یا کتبی ) را وسیله اصلی نیل به اهداف قرار می دهند.جلسات شورای مدیران ، جلسات پرسشی و پاسخ مدیران و کارکنان یا مشتریان ،مصاحبه مطبوعاتی

انواع جلسات:دو گروه اصلی جلسات تصمیم سازی (جلسات کارشناسان سازمان ها )و جلسات تصمیم گیری (جلسات مدیران ارشد سازمان)

3- وظایف مسئول و تیم تشریفات چند مرحله است ، برای هر مرحله5 مورد را بنویسید ؟

الف) درزمان آماده شدن برای یک جلسه :1 - هدف از تشکیل جلسه و تعداد و سطح شرکت کنندگان را بداند  2- زمان آغاز و پایان جلسه راتعیین و به اطلاع دبیر یا رئیس جلسه برساند. 3- اگر به افراد خاص مطلعی نیاز است آنان را دعوت کرده و برای جلسه آماده کند   4- تجهیزات کاری ضروری را تهیه کند(مثلا کاغذ ،‌برگه گزارش... ) 5- برگزاری جلسه را درتاریخ و ساعتی پیش بینی کند که شرکت کنندگان در دسترس باشند.

ب) در خلال جلسه :1- از رفت و آمد زائد به جلسه خودداری شود.      2- پذیرایی به موقع باید انجام شود.      3- گوش به فرمان میهمانان باشید و به اشاره ها توجه نشان دهید.3- چشم به ساعت داشته باشد(مدیریت زمان جلسات).      4-برای جمع بندی به مدیر جلسه کمک کند5- صورتجلسه را به طور حرفه ای تنظیم کند.

ج) بعد از جلسه :امکانات رفت و آمد میهمانان را در نظر داشته باشد.2- دقت کنید وسایل میهمانان جانمانده باشد3- از انجام کاری که قرار است پیش از تشکیل جلسه آینده انجام شود و ضرورت دارد مطمئن شود 4- نسخه ایی از صورتجلسه تنظیمی و امضاء شده را به اعضا بدهد.

صورتجلسه

تعریف صورتجلسه

به سند یا نوشته ایی گفته می شود که در بردارنده مطالب مطروحه ،گفته گو ها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.به عبارتی دیگر صورتجلسه گزارش تصمیمات یک جلسه رسمی به صورت نوشتار حقوقی است.

ارکان یا ساختار صورتجلسه

مقدمات: عنوان صورتجلسه ، شماره جلسه ،‌دستور جلسه ، زمان برگزاری جلسه ، مکان برگزاری جلسه ، شرکت کنندگان جلسه

بدنه صورتجلسه

تصمیمات ، مجریان ، مشمولان تصمیمات ،تاریخ شروع و اتمام اقدامات
مأخرات : زمان جلسه بعدی ، مکان جلسه بعدی ، موضوع جلسه بعدی ،امضاء ها ، رونوشت ها ، پیوست ها

موخرات صورت جلسه

- زمان جلسه ی بعدی

- مکان جلسه ی بعدی

- موضوع جلسه ی بعدی

- امضاها، رو نوشت ها،پیوست ها

نمایشگاه

نمایشگاه محل یا مکانی است که در آن برخی یا گروهی از محصولات و آثاری که خصلت دیداری دارند برای هدف های خاصی در معرض مشاهده و قضاوت مخاطبان آن گروه هدف گذاشته می شود.

انواع نمایشگاه: الف) انواع نمایشگاه از نظر تنوع موضوع :نمایشگاه های ‌عکس ،‌کالاهای شرکت ، نوآوری کارکنان ، برنامه های جدید شرکت ، آثار هنرمندان ،کتاب ، تکنولوژی های نوین ، افتتاحیه ، اختتامیه ،‌مجازی مثل اینترنتی موزه ها ب) انواع نمایشگاه بر حسب پوشش جغرافیایی :نمایشگاههای محلی ، منطقه ای ، ملی ، بین المللی  انواع نمایشگاه از نظر مدت زمان برگزاری : نمایشگاه موقت بین 20 روز تا شش ماه – نمایشگاه دائمی د)انواع نمایشگاهها از نظر هدف :نمایشگاه تجارتی    ه) انواع نمایشگاهها از نظر تنوع کالا :نمایشگاه عمومی – نمایشگاه تخصصی     و) انواع نمایشگاه از نظر محتوا :نمایشگاه عمومی که جهت معرفی انواع کالاهای مصرفی ، واسطه و سرمایه ای و خدمات و تکنولوژی برگزار می شود- نمایشگاه تخصصی که جهت معرفی کالاهای خاص  - نمایشگاه اختصاصی برای معرفی محصولات یا خدمات یک کشور در یک بازار خاص برگزار می شود- نمایشگاه اکسپو که جهت بیان ایده ها ، تکنولوژی جدید و نمایش توانمندی ها برگزار می شود – نمایشگاه عرضه مستقیم که جهت جبران نارسایی سیستم توزیع برگزار می شود.

دلایل برگزاری نمایشگاه:1-توسعه ارتباط مستقیم خریدار و تولید کننده  2- تبادل نظر با متخصصان 3- گردآوری نظرات مشتریان به طور مستقیم 4- معرفی محصولات جدید 5- بازاریابی مقرون به صرفه

هزینه های نمایشگاه:هزینه های مستقیم – هزینه های غیر مستقیم – هزینه های تبلیغاتی

منابع مورد نیاز نمایشگاه : منابع انسانی ( طراح ، مدیر غرفه و ...) – منابع مالی (اجاره محل نمایشگاه و...) – منابع مادی (میز و صندلی و تلفن و...)

مراحل مدیریت نمایشگاه:قبل از برگزاری نمایشگاه شامل : دعوت از مشتریان و مخاطبان مورد نظر ،‌تدارک و برنامه ریزی ،غرفه آرایی و ...     در طول نمایشگاه شامل : پاسخگویی به مراجعه کنندگان ،‌توزیع بروشور و کارت های ویزیت ، تکمیل پرسش نامه نمایشگاه و...    پس از نمایشگاه شامل : تدوین گزارش نمایشگاه ، تدارک برای نمایشگاه بعدی و ...

بازدید

دیدار از افراد ، ‌محیط ها و آشنایی با فرهنگ ها تا آشنایی افراد و گروهها با هم که به تبادلات علمی ، اجتماعی و‌اقتصادی بیانجامد را بازدید می گویند.

انواع بازدید : فردی و گروهی

برنامه ریزی بازدید :اطلاع رسانی دقیق بازدیدکنندگان – پیشبینی راهنمایان مجرب و آموزش دیده و...

اجرای بازدید :تهیه بروشور پروژه ، سی دی ، معرفی سایت و...

ارزیابی بازدید :ارزشیابی ، مستند سازی

کنفرانس مطبوعاتی

مدیریت کنفرانس خبری یکی از اصلی ترین وظایف روابط عمومی هاست.

در این گونه کنفرانس ها تعدادی جوابگوی خبرنگاران هستند و به پرسش های آنان پاسخ میدهند و یکی از آزاد ترین مصاحبه هاست.

بهترین زمان برگزاری کنفرانس ها اوایل و اواسط هفته و ساعت 10 صبح میباشد چرا که اخبار می تواند موضوعات مهم را به اطلاع عموم برساند.

برای مدیریت کنفرانس خبری باید قبل از برگزاری مطالبی پیرامون ان بحث جمع اوری کنیم تا در کنفرانس حرفی برای زدن داشته باشیم و تهیه ی دعوت نامه و بروشور و امادگی سالن برگزاری و ....

هنگام برگزاری کارهایی از قبیل فیلم برداری ، عکس برداری ، صدا برداری و راهنمایی خبرنگاران به محل کنفرانس و معرف مصاحبه شونده.

و بعد از برگزاری تهیه ی بریده جراید ،تشکر کتبی و تهیی گزارش تصویری از کنفرانس را داریم.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

فصل دوم

تشریفات و رعایت آن

در روابط عمومی

واژه شناسی

کلمه تشریفات  از ریشه شرف و مصدر تشریف می آید، شرف در زبان عرب، به معنی مجد و بزرگی است و بنا بر فرمایش حضرت امام حسن مجتبی (ع): «شرف؛ یعنی احترام به قوم و قبیله و دیگران.»

در فارسي كلمه تشريفات از معادل انگليسيProtocol گرفته شده است. كلمه پروتكل از ريشه لاتين آن Protocollum مشتق شده و به معناي كتابي است كه مدارك عمومي در آن ثبت مي‌شود و در ديپلماسي به معناي ثبت پيش نويس كنفرانس‌ها نيز بكار برده شده است. هم چنين به مفهوم شيوه‌ها و روش هايي است كه وزارت امور خارجه مي‌بايست در مكاتبات رعايت نمايد و به پيش نويس مدارك ديپلماتيك شامل موافقت نامه‌ها، قراردادها، مقاوله نامه‌ها و اعلاميه‌ها نيز اطلاق شده است.

پروتكل، اشكال، مراسم و آدابي است كه وسيله ديپلمات ها و روساي كشورها بايد رعايت شود، همچنين نسخه اول هر قرارداد قبل از تصويب و يا پيش نويس مقدماتي هر سندي پروتكل خوانده مي‌شود.

Etiquette يا Manner عبارت است از طرز برخورد اشخاص با يكديگر در زندگي روزمره، كه در فارسي معادل ادب يا نزاكت تعبير مي‌شود، در حاليكه تشريفات Protocol و يا Ceremonial مقررات و رسومي است كه در روابط رسمي بين افرادي خاص و روي سوابق و اصولي ايجاد شده است.

تعریف تشریفات

مجموعه ای از آداب شامل:    حسن سلوک (رفتارهای پسندیده اختیاری مانند تقدم در سلام، رعایت احترام دیگران، خوش خلقی و خوش بیانی)،    نزاکت (رفتارهای اجباری مانند انضباظ نظامی، احترام به قوانین و آیین نامه ها)،   و رعایت ترتیبات، قوانین، مقررات و کنوانسیونهای داخلی و بین‌المللی است؛

تعريف جامع تر از تشريفات:مجموعه آداب و رسوم، مقررات و قوانيني كه در مراسم رسمي بين افراد و اعضاي هيات‌هاي ديپلماتيك، وزارت امور خارجه، دولت ها و در كنفرانس‌ها و مجامع بين‌المللي معمول مي‌باشد تشريفات يا Protocol گفته مي‌شود.

رفتار با نزاكت:نزاكت يا ETIQUETTE عبارتست از طرز برخورد افراد با يكديگر در زندگي روزمره. بعضي از رفتارها از حدود مرزها گذشته و به عنوان يك نزاكت بين‌المللي مورد قبول قرار گرفته است و تقريباً به صورت مشابهي در جامعه بين‌المللي رعايت مي‌شود، مجموعه اين رفتارها تحت عنوان كد رفتار بين‌المللي معرفي شده است.

مثال:رعایت ترتیبات خاص ترخیص کالا در گمرکات که به تشریفات گمرکی معروف است تا نحوه رفتار با نمایندگان سیاسی و کنسولی سایر کشورها، و سبک متعارف کار در سازمانهای بین‌المللی مانند طریقه ثبت نام، نظردادن در جلسات و نحوه ابراز مخالفت و یا همکاری با نمایندگان سایر کشورها در خصوص قطعنامه هاست.

پوشيدن لباس رسمي، آراسته بودن، ايستاده صرف غذا نمودن، تظاهر به خوشحالي و يا تظاهر به غمگين بودن، دوستي هاي ناخواسته، رعايت تقدم در تشريفات همگي ممكن است مغاير با خواسته‌هاي شخصي ما باشد، ولي به خاطر پيشبرد اهداف سازماني ناگزير به انجام آن هستيم.عواقب عدم رعايت تشريفات كه مورد قبول جامعه بين‌المللي است باعث طرد شدن از جامعه بين‌المللي مي‌شود.

تشریفات ایرانی

اما تشریفاتی که امروزه در ایران از آن سخن می رود، با اسراف، تبذیر، تجملات و اشرافی‌گری در تضاد است كه بر اساس آیات کریمه قرآن، « خداوند، مسرفین را دوست نمی دارد» و «مبذرین؛ برادران شیاطین هستند.» این تشریفات که مبتنی بر آیات قرآن کریم، سیره و فرمایشات رسول مکرم اسلام(ص) و ائمه اطهار(ع) می باشد، حفظ شئون ایرانی مسلمان را در سرلوحه اصول خود قرارداده است، نه بر تجملات و ملک و ثروت و یا انواع غذاهایی که در مهمانی ها روی میز قرار می‌گیرد. ضمنا تشریفات ناب را با قناعت تضاد و خصومت نیست که رعایت قناعت در تشریفات اسلامی یک اصل است.

با توجه به آیه ی قرآن کریم در سوره ی آل عمران و خداوند به حضرت محمد می فرماید: مرحمت خدا تو را با خلق مهربان و خوشخوی گردانید و اگر تند خو و سخت بودی مردم از تو متفرق می شدند پس ایشان را عفو نموده و بر ایشان طلب مغفرت کن.

تشریفات به معنای تجمل گرایی:تشریفات به معنای تجمل گرایی و تجمل پرستی نیست بلکه به معنای نظم دهی و نظم بخشی در یک سازمان است.تشریفات رعایت یک سری قوانین رفتاری است که نه تنها توسط نمایندگان یک کشور بلکه توسط نمایندگان نظام های مختلف رعایت می شود و متناسب با آداب و رسوم یک کشور تغییراتی در اجرای آن به عمل می آید.

تشریفات در سایر کشورها:در سایر کشورهای نیز علاوه بر صدها کتاب با عناوین حسن سلوک، رفتار پسندیده، و آدابی چون خوردن و نوشیدن و سفر و سخن گفتن و سخنرانی کردن و قس علی هذا، هزاران هزار پایگاه اینترنتی نیز با عنوان های گوناگون به شرح و بسط موضوعات مرتبط با تشریفات می پردازند و چیزی که در آنها کمتر به چشم می خورد، بحث درباره اسراف و تجملات است. زیرا در خارج از ایران نیز عموما و غالباً مبانی تشریفات، ساده تر شده است. اما در هیچکدام از آنها مطالبی در تحقیر و تکذیب اصالت انسان و رد و انکار زندگی و زیبایی نیست. البته آنها برای هر کاری آدابی نوشته و می گویند که برخی از آنها به دلیل تضاد با اعتقادات دینی و یا ارزشهای انقلابی ما، اساساً در تشریفات ما مطرح نیست.

اصول تشریفات

1-              رفتار بیشتر از گفتار مورد توجه قرار می گیرد.

2- لبخند موثرترین عمل غیر کلامی است که مهمان یا مشتری در اولین برخورد نظرش جلب استقبال گرم شما میشود.

2-   مسیر حمل و نقل مسافرین : اگر شما میهمانان یا تور هتل خود را در هنگام رفت و امد از مسیر هایی زیبا و به یاد ماندنی عبور دهید باعث رضایت بیشتر آنان می شود و می فهمند که شما برای آنها ارزش قائل بوده اید و بیشتر جلب هتل شما می شوند.

3-   نیاز میهمانان به احترام یک نیاز مشترک و نیاز آنان به خدمات یک نیاز متفاوت است .این به ایم معناست که همه ی مشتریان نیاز به احترام دارن و همگی یکسانند اما در مقابل هر مشتری فقط یک مشتری است به ویژگی های منحصر به فرد خودش.

4-   در پذیرایی سلیقه ی میهمان نسبت به سلیقه ی میزبان ارجحیت دارد.

5-   قضاوت میهمانان بر اساس دیده هاست و ظاهر محیط و میزبانان. آنان از روی ظاهر هتل یک تعریف ساده در ذهن خود تداعی می کنند و این ظاهر همیشه یادشان خواهد ماند پس برای جلب مشتری باید حفظ ظاهر کنیم در مقابل رعایت همه ی اصول اخلاقی و ...

6-   توجه کردن به انتقادات و پیشنهادات مشتریان باعث کاهش نارضایتی خواهد شد.در یک تعریف ساده ارتباطات کوتاه مدت را با سلام کردن و بلند مدت را با گوش کردن مدیریت کنید.

7-   قضاوت را به عهده ی مشتریان بگذارید و خود را برای انتقاد اماده کنید.

8-   شرایطی فراهم کنید تا میهمانان خود را حفظ کنید و آنان بار ها و بار ها به شما مراجه کنند چرا که جلب مشتری جدید نیازمند هزینه است در صورتی که حفظ مشتریان قدیمی این هزینه را کاهش میدهد و از دست دادان یک مشتری قدیمی برابر با از دست دادن 100 مشتری است و انتخاب مشتری دائمی تنها شرط بقای یک سازمان است.

9-   میهمانان را با خاطره ای شیرین بدرقه کنید.

اصول کاربردی تشریفات

1-              تقسیم وظایف میزبان: برای هر کاری یک مسئول بگذاریم تا خطا ها در اجرای کار کاهش یابد و وظایف هر یک را برایشان شفاف کنیم.

2-              زمان بندی: با توجه به زمان اجرای هر برنامه و در نظر گرفتن جدول زمان بندی اجرای تشریفات اسان تر می شود و همه می دانند که در ساعت فلان چه اقدامی باید انجام شود و حتی جایگزین هایی نیز برای انها انتخاب می کنیم که در صورت تغییرات ناگهانی با مشکل مواجه نشویم.

3-              مخاطب محوری:توجه به سلایق و علایق میهمانان در تمامی مراحل تشریفات و به خصوص در مراحل اسکان و پذیرایی اهمیت دارد.

4-              تواضع میزبان:همواره باید نسبت به میهمانان متواضع بود و این تواضع برای همه یکسان باشد و در یک کل÷ام تواضع را نباید جایگزین تبعیض کرد.

5-              تقدم میهمان بر میزبان:در تمتمی مراحا پنج گانه میهمانان بر میزبانان مقدم هستند چه در پذیرایی چه در نشستن.

6-              اطلاع رسانی دقیق:اطلاع رسانی به میهمان در مورد برنامه های اجرایی به او احساس آرامش میدهد و همچنین سلایق و علایق ان ها را میتوان شناسایی کرد.

7-              ایمنی:ایمنی جانی و روانی میهمانان مهمترین اهمیت ÷را در بین اصول نقره ای دارد و احساس امنیت د رمحل سکونت بیشترین ارزش را داراست میزبان باید در مقابل حوادث احتمالی جان میهمان را تضمین کند با ارائه ی نقشه ی پله های اضطراری یا مطمئن شدن و چک کردن از مکان های خطر ساز همانند نرده های جلوی بالکن و...

8-              کنترل پارازیت:کنترل رفت و امدها که در حین برگزاری مراسم باعث لطمه خوردن به آن نشود و کنترل صدا و مدیریت سکوت که حائز اهمیت هستند.

9-              ارزیابی کار و نظرخواهی از میهمان:برای شناخت عیوب و نواقص کار در انتهای مراسم یا پایان یافتن دوره ی حضور میهمان باید ارزیابی انجام شود و اظهار نظرهای میهمانان می تواند برآوردی از چگونگی انجام و مدیریت کار مد نظر قرار گیرد.

ويژگي‌هاي تشريفات

معيارهاي موجود تشريفاتي حاصل روند جديدي از همكاري هاي متقابل بين افراد، جوامع و ملت‌ها در طي قرون مي‌باشد.

معيارها و اصول تشريفاتي قديمي هستند و در طي سال هاي متمادي به لحاظ مقتضيات و شرايط زمان و مكان دستخوش تغيير و تحول شده‌اند.

ملت‌ها و جوامع متناسب با ساختار اجتماعي و فرهنگي خود تغييراتي را در آن ايجاد و به آن رنگ ملي داده‌اند. بسياري از اين آداب و رسوم با آداب و رسوم متداول در ميان مردم عادي مشابه است و در زندگي روزمره به آن عمل مي‌شود.

در جامعه بين‌المللي اين اصول عمدتاً از آداب و رسوم و سنت هاي اروپايي سرچشمه گرفته شده است، ولي با اندكي توجه مي توان ريشه هاي آن را در بين ملت هاي قديمي آسيايي نيز مشاهده نمود.

در جامعه بين‌المللي رعايت اصول تشريفاتي از اهميت بيشتري برخوردار است و عدم رعايت آن بعضاً با عكس‌العمل نمايندگان كشورها مواجه مي‌شود.

رعايت اصول تشريفاتي مطلق نيست و رعايت آن بعضاً تابع زمان و مكان و شرايط جغرافيايي است.

کانون طلایی تشریفات

احترام یکی از نیازهای بشر است که در مراودات رسمی به عنوان تشریفات از آن یاد می‌شود. خوش اخلاقی، ادب و نظم از نشانه‌های احترام است. احترام وقتی موردپسند است که از عمق وجود انسان باشد. با این اوصاف تشریفات نیز باید با اعتقاد و با انگیزه و از عمق وجود انسان باشد. احترام گذاشتن مسئولیتی همه وقتی، همه کسی و همه جایی است.

همه وقتی: احترام گذاشتن به دیگران در همه زمانها الزامی است و محدودیت زمانی ندارد و شب و روز نمی‌شناسد و همیشه باید با خوشرویی با دیگران رفتار کنیم.

همه کسی: احترام گذاشتن به هر فردی الزامی است و براساس ویژگی‌های فردی محدودیت ندارد. یعنی به سن، جنس، سواد، مقام، رتبه و طبقه اقتصادی و اجتماعی افراد ارتباطی ندارد.

همه جایی: احترام گذاشتن به دیگران در همه جا الزامی است و محدودیت مکانی ندارد. پس احترام محدود به خانواده، همکاران در اداره، دوستان در دانشگاه و ... نیست.

اصول رفتاري

الف. چگونگي وضع ظاهري:ظاهر آراسته و رفتار متين مشخصه تشريفات است. پاكيزگي و آراسته بودن همواره در زندگي روزمره و در عرف مورد تاكيد بوده و در احاديث مذهبي نيز رعايت آن توصيه شده است. رعايت تناسب در پوشيدن لباس، کت و شلوار پيراهن و كفش و جوراب و انتخاب رنگ هاي مناسب همواره سفارش شده است.اجتناب از پوشيدن لباس‌هاي رنگي و پر نقش و نگار و خيلي روشن در محافل رسمي. كت و شلوار و پيراهن همواره بايد تمیز،اتو زده و بدون لك باشد و كفش‌ها واكس زده، براق و پاشنه‌ها كج نباشد. مرتب بودن آرايش سر و صورت و اجتناب از ژوليدگي خصوصيت شركت در مجالس رسمي و غير رسمي است. انتخاب لباس بايد با رعايت مقتضيات فصل بوده و مندرس نباشد.پوشيدن كفش‌هاي تميز، واكس زده و متناسب با رنگ لباس. عدم ظاهر شدن در ملاء عام با لباس هاي داخل منزل نظير دمپايي، پيژامه و يا لباس خواب. ظاهر آراسته مورد توجه اطرافيان است و مي‌تواند مبناي قضاوت مثبت در مورد ما شود.

ب. چگونگي رفتار در معابر عمومي:رعايت نكات زير به هنگام عبور و مرور در معابر عمومي ضروري است:   - در معابر عمومي بايد متين و آرام راه رفت و رفتار ما توأم با ادب و نزاكت باشد.    - همواره بايد از سمت راست حركت كرد.   - اگر به هنگام راه رفتن براي كسي مزاحمت فراهم كرديد حتماً می بایست عذرخواهي نمود.   - ر مقابل خدمتي كه به ما ارائه مي شود حتماً یاید سپاسگزاري نمود.    - به رهگذران نباید به حالت خيره نگاه کرد و با انگشت نباید به افراد يا اشياء اشاره کرد.   - ز انداختن آب دهان و زباله در معابر می بایست خودداري نمود.   - در ملأ عام حتي‌المقدور بايد از كشيدن سيگار خودداري كرد.    - در صف اتوبوس، مترو، بانك و پستخانه می بایست نوبت را رعايت كرد، و در محیط های خارجی بسرعت باید خود را با مقررات مربوطه در محل هماهنگ نمود.  - در سفر، باید لباس مناسب سفر پوشيد.  - در سفر با قطار و يا اتوبوس هاي بين شهري بدون ضرورت نباید پنجره را باز و بسته نمود.   - در كشورهاي خارجي قوانين و مقررات محل را باید رعايت نمود.     - در سفرهاي خارجي از اماكن ممنوعه نبایدعكسبرداري نمود و به تابلوهاي عكسبرداري ممنوع باید توجه كرد.

پ. نحوه معرفی و آشنایی

براي آشنا شدن و يا معرفي خود به ديگران بايد با نام و نام خانوادگي خود را معرفي كرد.

افراد دون پايه از لحاظ اداري می بایست خود را به مقامات بالاتر معرفي ‌كنند.

در يك جمع، فرد تازه وارد خود را به افراد حاضر در مجلس معرفي مي‌كند و يا ميزبان واسطه معرفي فرد تازه وارد به بقيه مي‌شود.

در عرف معمول نيست دو نفر را با يكديگر مواجه نمود و بدون معرفي آنان از آنها بخواهيم با يكديگر آشنا شوند.

فردي كه ديد وارد ميهماني شده و ميهمانان هر يك در جاي خود مستقر شده‌اند، كافي است با ميزبان دست داده و با بقيه با علامت سر سلام و احوال پرسي نمايد.

به هنگام معرفي و آشنايي با افراد، نبايد دست ما در جيب باشد و توجه ما به اطراف باشد.

به عنوان ميزبان و به هنگام استقبال و بدرقه بايد با ميهمانان دست داد و به آنها تبسم نمود و نام آن ها را بخاطر سپرد و به آنها توجه نمود.

در معرفي فرزندان بايد از نام كوچك آنها استفاده نمود.

به هنگام استقبال و بدرقه از ميهمانان بخصوص افراد مسن بايد از جاي خود برخاست.

همواره مي بايست از ضمير (شما) براي مورد خطاب قرار دادن افراد استفاده نمود. و لو اين كه با فردي صميمي هستيم، نبايد در يك جمع رسمي وي را با اسم كوچك و يا ضمير تو مورد خطاب قرار داد. در مورد شخصيت هاي رسمي بدون ذكر نام مي بايست آن ها را مورد خطاب قرار داد. به طور مثال: آقاي رئيس جمهور، آقاي نخست وزير يا عاليجناب، والا حضرت، جناب سرهنگ.

ت. مهارت هاي رفتاري

اشراف به آداب اجتماعي محل بخصوص كشورهاي خارجي حائز اهميت است.

استفاده از عبارت هاي مودبانه بهنگام آشنايي، ديدارهاي روزانه و خداحافظي شرط ادب و نزاكت است مانند از ديدار شما خوشحالم، صبح شما بخير، روز بخير، روز خوبي داشته باشيد، بعدازظهر شما بخير، خداحافظ، شب بخير.

در مقابل هر خدمتي كه به ما ارائه مي شود ولو كوچك بايد بنحو مقتضي تشكر نمود و از عبارتهاي مودبانه مربوطه استفاده نمود. درب هاي ورودي و يا خروجي را بايد براي نفر بعدي نگاه داشت و در مقابل چنين خدمتي بايد متقابلاً تشكر نمود. وپشت سر خود نبايد درب را محكم بست و يا بهم زد.

به هنگام ترك منزل بايد سر و وضع را مرتب نمود، انجام اين امر در ملاء عام جايز نيست. در ملأ عام نبايد با صداي بلند صحبت كرد و يا افراد را با آواز بلند صدا نمود. طبق عرف محل، در ساعات استراحت نبايد براي ديگران ايجاد مزاحمت نمود. در معاشرت با خارجيان، طبق عرف محل مي بايست مهارت هاي رفتاري را بكار برد.

به صحبت هاي ديگران بايد توجه نمود و نبايد به افراد بي اعتنايي نمود. نبايد كلام افراد را بدون دليل قطع نمود و چنانچه ما اداره جلسه اي را بعهده داريم، بايد به هم فرصت صحبت كردن را بدهيم.

در يك جمع عمومي در گوشي صحبت كردن جايز نيست. يك جلسه رسمي را نبايد بدون دليل ترك نمود و براي شركت در يك جلسه طولاني بايد خود را آماده نمود.

مزاح كردن و بيان لطيفه مي‌بايست متناسب با جمع باشد و بموقع انتخاب شود. به محض آشنا شدن با افراد جديد نبايد خود را زياد صميمي نشان داد و آنها را با ضمير تو مورد خطاب قرار داد.

سرفه كردن، عطسه نمودن و يا دهن دره كردن در ملاء عام و بخصوص در جلسات رسمي شايسته نيست و بايد آنرا بطور نامحسوس انجام داد و در مقابل اين اعمال نيز نبايد عكس‌العمل ناشايست نشان داد.

اصول معمول در برگزاري ميهماني‌ها

الف. انتخاب مناسبت براي برگزاري ميهماني:براي برگزاري هر ميهماني لازم است مناسبتي يافته شود و با قيد اين مناسبت در كارت دعوت، ميهمانان دعوت شوند، در ميهماني هاي عادي و شخصي اين مناسبت مي توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و يا رويدادهاي شاد ديگر باشد و يا در ميهماني های رسمي برگزاري جشن هاي ملي و مذهبي باشد.

نكته مهم در برگزاري هر ميهماني دقت در عدم تلاقي اين مناسبت با مناسبت هاي ديگر است، در غير اين صورت ممكن است در يك روز يا شب مدعوين به طور همزمان به دو یا چند ميهماني مختلف دعوت شده باشند كه در اين صورت ناگزير خواهند بود يا يكي از دو ميهماني را انتخاب كنند و يا بمنظور رفع تكليف به هر دو ميهماني سر بزنند كه در هر دو صورت هر دو ميهماني از رونق خواهد افتاد.

ب. تهيه فهرست ميهمانان:قبل از برگزاري ميهماني مي بايستي فهرستي از ميهمانان را تهيه و جهت آنان كارت دعوت ارسال شود، انتخاب ميهمانان بخصوص در ضيافت هاي رسمي حائز كمال اهميت است و مي بايد جمعي را گرد هم آورد كه سنخيتي بين آنها وجود داشته باشد، بخصوص در ضيافت هاي نشسته كه مدعوين مدتي را مي بايست در ميهماني حضور داشته باشند و ناگزير از بحث و مذاكره و ايجاد ارتباط با يكديگر هستند. اين نكته بخصوص در صورت حضور مقامات رسمي و يا هيات هاي ديپلماتيك مي بايست بيشتر مورد توجه قرار گيرد.

پ. انتخاب نوع پذيرايي: نوع پذيرايي معمولاً با توجه به مناسبت و تعداد مدعوين و محل برگزاري ميهماني انتخاب مي شود، چنانچه تعداد مدعوين محدود باشد مي توان آن را بصورت نشسته برگزار نمود و چنانچه اين گر دهم آيي داراي ويژگي رسمي و يا اداري است مي تواند در ساعات ناهار و به صورت نشسته بر پا گردد و چنانچه تعداد مدعوين زياد باشد نوع پذيرايي بايد بصورت بوفه و ايستاده برگزار گردد. يقيناً چنانچه ميهماني به افتخار رئيس كشور باشد مي‌بايست بصورت نشسته و معمولاً در شب برگزار شود، در هر حال نوع پذيرايي از قبل مي بايست مشخص و در كارت دعوت به اطلاع ميهمانان برسد.

ت. انتخاب محل مناسب براي پذيرايي: انتخاب محل مناسب نيز يكي از ضروريات ميهماني است و بايد متناسب با تعداد ميهمانان و نوع پذيرايي محل مربوطه را انتخاب نمود و در كارت دعوت نشاني و حتي المقدور كروكي (نقشه) محل را نيز ضميمه نمود.

سفارتخانه‌ها و سركنسول گرهاي خارجي معمولاً ترجيح مي دهند در صورت در اختيار داشتن محل مناسب ميهماني هاي خود را در محل اقامت سفير يا سر كنسول برگزار نمايند كه در اينصورت در چنين محلي انتظار مي رود نمونه‌هايي از صنايع دستي را در معرض ديد قرار دهند و حتماً با غذاهاي محلي خود از مدعوين پذيرايي نمايند.در هر صورت نكته مهم اينست كه محل ميهماني مي بايست با تعداد ميهمانان تناسب داشته باشد، بنحوي كه ماموران پذيرايي بتوانند به راحتي تردد نموده و از ميهمانان پذيرايي نمايند، در درب ورودي نيز ترتيباتي اتخاذ شود كه ميهمانان مورد استقبال قرار گرفته و در صورت داشتن پالتو، باراني و يا كلاه جاي مناسبي براي نگهداري و تحويل آن در نظر گرفته شود.چنان چه محل مناسبي براي برگزاري ميهماني در اختيار ميزبان نيست، بهتر است اين ميهماني در سالن هتل‌ها و يا اماكن پذيرايي برگزار شود.

ث. تهيه كارت دعوت و رعايت اصول لازم در تهيه و ارسال دعوت نامه:در ميهماني‌هاي غير رسمي و دوستانه، دعوت از مدعوين مي‌تواند بوسيله تلفن و يا حضوري صورت گيرد ولي در ميهماني‌هاي رسمي، بخصوص در مواردي كه هيات هاي ديپلماتيك دعوت مي‌شوند حتما بايد دعوت نامه ارسال شود. در صورتي كه ميهماني به صورت نشسته باشد حتما در ذيل دعوت نامه عبارت R.S.V.P كه به مفهوم لطفا ‌پاسخ دهيد مي‌باشد قيد گردد، ضمن اينكه معمولاً مراتب شركت مدعوين بوسيله تلفن و سپس كارت دعوت ارسال مي‌گردد. در صورتي كه ميهماني بصورت كوكتل و يا بوفه اداره مي‌شود تنها در ذيل دعوت نامه عبارت Regret only نوشته مي‌شود كه مفهوم اين است كه در صورت عدم شركت مراتب را اطلاع دهيد معمولا در كارت دعوت اسم ميزبان و همسر وي، مناسبت ميهماني و تاريخ، ساعت و محل برگزاری ضيافت قيد مي‌گردد.  شايسته است دعوت نامه يك تا دو هفته قبل ارسال گردد و در مورد ميهماني هاي روز ملي با توجه به تعدد اينگونه ميهماني‌ها خوب است كارت دعوت يك ماه جلوتر ارسال گردد. در بسياري كشورها مي‌توان كارت دعوت را با پست ارسال نمود، ولي در بعضي از كشورها كه كار آمد بودن پست مورد ترديد است.

ج. تنظيم فهرست غذا:فهرست غذا (منو) با توجه به فرهنگ و سنن غذايي ميزبان و با عنايت به موجود بودن مواد غذايي در طي فصول مختلف انتخاب مي‌شود. در صورتي كه ميهماني بصورت نشسته و رسمي باشد فهرست غذاهايي كه سرو مي‌شود معمولاً بر روي كارت منو (فهرست غذا) نوشته و ترتيبات سرو آن مشخص مي‌گردد آن چه در فهرست غذا مي‌بايست لحاظ شود بخصوص در ميهماني‌هاي رسمي رعايت تنوع است تا در صورتي كه بدلايلي فردي غذاهاي دريايي یا گوشت قرمز را مطابق ميل خود نيافت بتواند از غذاهاي ديگر استفاده نمايد.

چگونگي پذيرش، استقبال و هدايت ميهمانان:چنانچه ميهماني بصورت نشسته باشد معمولاً ميزبان محلي را براي پذيرش ميهمانان در نظر مي‌گيرد و در اين محل با نوشيدني از ميهمانان پذيرايي و پس از گذشتن 30 دقيقه از شروع ميهماني، مدعوين را به اطاق غذاخوري هدايت مي‌كند.

چنان چه ميهماني بصورت بوفه و ايستاده باشد نيز معمولاً محلي براي پذيرش ميهمانان در نظر گرفته مي‌شود و بوسيله نوشابه يا غذاهاي كوكتل از مدعوين پذيرايي و پس از گذشتن 30 تا 45 دقيقه از شروع ميهماني سرپوش غذاهايي كه بر روي ميز بوفه چيده شده است برداشته مي‌شود و در واقع با برداشتن سرپوش غذاها توسط ماموران پذيرايي می توان به ميز بوفه نزديك شد.

در هر دو نوع پذيرايي معمولاً ميزبان به اتفاق همسر خود در درب ورودي محل برگزاري ميهماني مستقر بوده و از ميهمانان استقبال و يا آنها را بدرقه مي‌نمايد.  بعضي از ميهماني‌ها بدون حضور بانوان برگزار مي‌شود كه در اينصورت مراتب در كارت دعوت قيد مي‌شود

ح. نحوه خداحافظي و بدرقه ميهمانان:ميزبان و در صورت مختلط بودن ميهماني، همسر وي در مقابل درب خروجي با ميهمانان خداحافظي نموده و از حضور آنها در ميهماني قدرداني مي‌كنند. مدعوين نيز از موفقيت آميز بودن ميهماني ياد نموده و متقابلاً از ميزبان و همسر وي تشكر مي‌كنند. در ميهماني رسمي مي‌بايستي ترتيباتي اتخاذ نمود كه در پايان مشخص شود چه درصدي از ميهمنان شركت نموده‌اند و چه ميزان عدم حضور خود را اطلاع داده‌اند.

تقسيم بندي ميهماني‌ها

اصولا ميهماني‌ها به دو نوع كلي روز و شب و يا صبح و بعدازظهر قابل تقسيم بندي هستند.  ميهماني‌هاي روز شامل صبحانه، و ميهماني ناهار و ميهماني‌هاي شب به ميهمان چاي، ميهمان هفتگي، ماهيانه و شام اطلاق مي‌شود.

الف. ميهماني هاي روز:ميهماني روز معمولاً جنبه كاري دارد و ميزبان در وقت صبحانه و ناهار، سعي مي‌كنند ميهمانان خود را دعوت و سر ميز غذا در خصوص مسائل اداري و كاري مذاكره نمايند. روسا كشورها و وزارء خارجه معمولا ‌ از اين فرصت براي تبادل نظر و لابي كردن در خصوص مسائل سياسي و بین المللی استفاده مي‌كنند.

ب. ميهماني بعدازظهر و شب : ميهماني بعدازظهر و شب شامل ميهماني هاي زير مي باشد :

1- ميهماني چاي 2- ميهماني هفتگي يا ماهيانه 3- ميهماني شام 4- برگزاري ميهماني شام رسمي به صورت بوفه

برگزاري ميهماني شام رسمي به صورت بوفه:در ميهماني‌هايي كه به مناسبت فرا رسيدن سال جديد و يا افتتاح يك پروژه عمراني و يا برگزاري نمايشگاه بر پا مي‌شود بعلت كثرت تعداد ميهمانان امكان پذيرايي به طريق نشسته وجود ندارد، بنابراين براي ميهمانان عاليرتبه يك ميز خاص در نظر گرفته شده و بصورت نشسته از آنان پذيرايي مي شود و براي بقيه ميهمانان ميز بوفه تدارك و افراد پس از برداشتن غذا در ميزهاي كوچكتر مستقر و غذاي خود را صرف مي نمايند، با توجه به اينكه در اين نوع ميهماني‌ها تعداد ميهمانان بسيار زياد است و مستقر نمودن آنان با رعايت اصول تقدم دشوار مي باشد تدريجاً اين نوع پذيرايي عموميت پيدا كرده و در موارد متعددي مشاهده مي‌گردد كه اين نوع پذيرايي حتي با حضور روساء كشورها انتخاب مي گردد.

انواع پذيرايي ها

الف. پذيرايي به طريق بوفه ايستاده:در اين شيوه از پذيرايي سرويس غذاخوري و كارد و چنگال و دستمال سفره به همراه انواع غذاهاي سرد و گرم و انواع اردور، سالاد و دسر بر روي يك يا چند ميز گذاشته مي‌شود و مدعوين در زمان مقرر پس از تعارف ميزبان يا مامورين پذيرايي به ميز غذا نزديك شده و به ميزان نياز و ذائقه خود از غذاهاي موجود برداشته و از ميز اصلي فاصله مي‌گيرند.

ب. پذيرايي به طريق نشسته

پذيرايي به صورت تركيبي از بوفه و نشسته

اصول معمول جهت شركت در ميهماني‌ها

الف: پاسخ به دعوت نامه‌ها: بسته به درجه رسميت ميهماني به موقع در خصوص شركت يا عدم شركت خود درميهماني مي‌بايست عكس‌العمل نشان داد و حضور يا عدم شركت خود را اطلاع داد.  در دعوت‌هايي كه به وسيله تلفن انجام مي‌شود، حداكثر ظرف 48 ساعت مي‌بايست پاسخ داد. چنان چه به يك دعوت پاسخ مثبت داده شد، حتماً مي‌بايست در آن ميهماني شركت نمود. عدم پاسخ به دعوت تا حدي كه باعث اسفسار مجدد ميزبان شود دور از نزاكت است.

ب: معرفي خود به ميزبان و آشنایی با ساير ميهمانان: به هنگام ورود و يا در فرصت مقتضي مي‌بايست خود را به ميزبان معرفي و از دعوت وي تشكر نمود.  در طول ميهماني نيز با ساير ميهمانان آشنا شد و با آنان كارت ويزيت مبادله نمود.  شايسته است در محدوده زماني تعيين شده در كارت دعوت، به ميهماني وارد و يا ميهماني را ترك نمود.

پ: خداحافظي از ميزبان:در پايان ميهماني مي بايست از ميزبان و همسر وي خداحافظي و تشكر نمود و از موفقيت ميهماني صحبت به ميان آورد.

ت: لباس مناسب : خوب است متناسب با ميهمانی و فصل، لباس مناسب پوشيد. چنانچه در كارت دعوت نوع لباس تعيين شده است، گزينه لباس رسمي را مي بايست رعايت نمود. در صورت تعدد ميهماني‌ها، حضور در ميهماني روز ملي را مي‌بايست در اولويت قرار داد.

ث: اولويت دادن به ميهماني هاي روز ملي:در فرصت مقتضي مي بايست روز ملي را به ميزبان و همسر وي تبريك گفت. در ميهماني هاي روز ملي چنانچه امكان شركت در ميهماني براي ما وجود ندارد بوسيله نامه مي بايست از عدم حضور خود عذرخواهي نمود.

رعايت چند اصل مهم تشريفاتي

الف: آداب تماس تلفنی

در تلفن كردن نيز مي‌بايست اصول تقدم و تشريفات را رعايت نمود.

مرسوم نيست فردي كه تلفن مي‌زند قبل از معرفي خود از طرف مقابل بخواهد كه خود را معرفي كند. مرسوم نيست فرد دون پايه به خصوص در فواصل نزديك به فرد مافوق خود تلفن بزند، مگر اين كه فرد مافوق چنين مجوزي را به وي داده باشد.  مرسوم نيست فرد دون پايه به هنگام تماس از فواصل دور، فرد مافوق را از طريق منشي معطل نمايد،. بلكه اول مي‌بايست ارتباط وي برقرار و شخصاً با مافوق صحبت كند.  ولي فرد مافوق مي‌تواند از طريق منشي افراد را يافته و سپس به مقام مافوق ارتباط بدهد.   به طور اصولي مقام مافوق نيز نبايد افراد را براي مدت طولاني پشت خط تلفن معطل نگاه دارد.

ب: آداب دست دادن: در زندگي امروز دست دادن به صورت يك سنت اجتماعي معمول شده است و بايد آداب مربوط به آن را رعايت نمود. در گذشته دست دادن داراي مفاهيم مختلفي بوده است، من جمله مفهوم بيعت كردن و يا موافقت يا پيروي از يك خط مشي مشخص از آن استنباط مي‌شده است.

در آداب دست دادن رعايت نكات ذيل حائز اهميت است: همواره مقام بالاتر و يا فرد مسن‌تر در دراز كردن دست پيش قدم مي باشد. دراز كردن دست توسط مقام پايين‌تر دور از نزاكت معمول مي‌باشد.   به هنگام دست دادن می‌بايست به صورت طرف مقابل نگاه كرد و دست وي را فشرد و به وي توجه كرد. به هنگام دست دادن نبايد دست ديگر در جيب باشد و به جاي توجه به فرد مقابل به اطراف نگاه كرد. فرد تازه وارد مي‌بايست اول به مقام بالاتر و سپس به ساير افراد دست دهد.  نبايد به مدت طولاني دست افراد را نگاه داشت و بيش از حد لزوم فشار داد، به خصوص در مواردي كه صميميتي بين طرفين وجود نداشته باشد.

پ: كارت ويزيت

در زندگي روزمره كارت ويزيت، وسيله معرفي و آشنايي و حفظ ارتباط و تماس با طرف مقابل است. در زندگي ديپلماتيك، داشتن كارت ويزيت يك ضرورت است و ديپلمات ها حتي قبل از ورود به محل مأموريت نسبت به تهيه كارت ويزيت جهت خود اقدام مي‌نمايند. به طور معمول قطع كارت ويزيت براي مردان 5*9 و براي بانوان 4*8 مي‌باشد. براي كارت ويزيت رسمي مي‌بايست از زمينه سفيد استفاده نمود. در وسط كارت نام و نام خانوادگي با حروف درشت، در ذيل آن سمت و عنوان فرد، و در ذيل آن با حروف كوچك تر اسم كشور نوشته مي‌شود. شماره تلفن و نمابر در سمت راست و پايين نشاني، و ايميل در سمت چپ و پايين كارت نوشته مي‌شود.

با استفاده از كارت ويزيت مي‌توان بسياري از امور تشريفاتي را انجام داد.

براي كاربرد كارت ويزيت در موارد فوق ، حروف اختصاري به كار مي‌رود كه در كشور ما استفاده از آن معمول نيست، ولي با توجه به اين كه اين مفاهيم در مراودات بين‌المللي به خصوص در بين ديپلمات ها معمول مي‌باشد آشنايي با اين مفاهيم ضروري مي‌باشد. اين علايم اختصاري و مفاهيم آن به شرح زير است و با حروف كوچك كتابي و با مداد نوشته مي‌شود.

p.r: pour remercier  براي تشكر P.f:pour fete براي تبريك

p.f.n.a:pour felicite nouvel an براي تبريك سال نو

p.f.c:pour faire connaissance  براي آشنائي

p.p.c:pour prendre conge براي خداحافظي

Pour. :pour condoleances   براي تسليت

p.p :pour presentation  براي معرفي

ت: رعايت تقدم بانوان

رعايت تقدم بانوان در مناسبت ها و مراسم تشريفاتي و حتي در زندگي روزمره ضروري است.

به هنگام ورود به اماكن و يا خروج از آن همواره بايد خانم‌ها را مقدم داشت و درب را براي ورود يا خروج آنان نگاه داشت.

در نشستن سر ميز مذاكره و يا ميز غذاخوري بايد تقدم بانوان را رعايت كرد.

ث: چگونگي نصب عكس مقامات رسمي و قواعد حاكم بر آن

در كشورهاي مختلف جهان سنت هاي متفاوتي براي نصب عكس مقامات وجود دارد.

در بعضي از كشورها كه با سيستم هاي سلطنتي اداره مي‌شوند، پادشاه يا ملكه سمبل كشور خود هستند و فقط عكس آن ها در اماكن نصب مي‌شود.

در بعضي از كشورها، عكس يك قهرمان ملي و يا مبارزاتي به عنوان سمبل كشور انتخاب مي‌شود. مانند گاندي در هند و محمد علي جناح در پاكستان

در برخي كشورها، رييس كشور مظهر و نماينده كشور است و عكس وي در اماكن نصب مي‌شود.

نکاتی که در نصب عکس باید بدان توجه داشت

به طور اصولي نصب عكس مخصوص اماكن سرپوشيده است و شايسته نيست عكس مقامات در فضاي آزاد نصب شود، مگر در مراسم رسمي و به طور موقت.

همواره عكس رسمي شخصيت‌ها را مي‌بايست انتخاب و نصب نمود. چنان چه عكس يك يا چند شخصيت براي نصب انتخاب شود، مي‌بايست نگاه آنها در يك جهت باشد. معمولاً طويل ترين ديوار كه در آن پنجره نباشد و در صدر اتاق قرار داشته باشد براي نصب عكس انتخاب مي‌شود.

ج: آداب استفاده از اتومبيل در تشريفات

به هنگام نقل و انتقال مقامات رسمي با اتومبيل نيز مي‌بايست اصول تقدم را مانند ساير موارد رعايت نمود.

صندلی روبروي ميهمانان همواره بايد خالي باشد و صندلي مقابل ميزبان را ميتوان اولويت سوم تلقي كرد.

صندلي جلو و بغل دست راننده يا خالي است و يا در اختيار مأمور محافظ گذاشته مي‌شود.

اين ترتيب تقدم در كشورهايي كه رانندگي از سمت چپ انجام مي‌شود بر عكس مي‌باشد.

چنان چه اتومبيل را ميزبان هدايت كند، صندلي بغل دست وي متعلق به ميهمان است.

در صورتي كه هدايت اتومبيل را رييس خانواده به عهده داشته باشد شايسته است همسر وي بغل دست وي قرار گيرد.

چنان چه همسر داراي فرزند كوچك باشد به خاطر رعايت اصول ايمني مادر و فرزند در صندلي عقب قرار مي‌گيرند.

با همين ملاحظات فرزنداني كه به سن رشد نرسيده‌اند، مي‌بايست در صندلي عقب قرار گيرند.

مبادله هديه

هديه دادن و هديه گرفتن در زندگي روزمره و در تشريفات امري معمولي است، اين كار براي تحكيم مودت و تداوم دوستي و به عنوان يادبود مفيد مي‌باشد.

اصولي كه در هديه دادن و هديه گرفتن بايد رعايت نمود:

به طور معمول هديه، بايد متناسب با شؤنات فرد هديه دهنده و هديه گيرنده انتخاب شود.

شايسته است وسايل شخصي نظير عطر, ادوكلن, پيراهن و غيره را تنها به دوستان و نزديكان هديه داد.

هدايای رسميبايد از صنايع دستي و توليدات داخل كشور انتخاب گردد. هدايای رسمي بايد به طور مناسب انتخاب و در موقع مناسب اعطا گردد.

معمولاَ به هنگام بازديد و يا سفرهاي خارجي و در اولين ملاقات هدايا بين مقامات عالي رتبه مبادله مي‌شود. براي رؤساي كشورها و مقامات عالي رتبه مي‌بايست هديه با دقت انتخاب و حتماَ آرم كشور به نحوي بر روي آن پيش بيني شود.  اين نوع هدايا مي‌بايست همراه با كارت فرد هديه كننده ارسال و يا اعطا گردد.

هدايا همواره مي‌بايست در بسته بندي مناسب عرضه و نام كامل و عنوان فرد هديه گيرنده بر روي آن نوشته شود.

به هنگام مبادله هدايا, بسته بندي‌ها مي‌بايست باز و در خصوص هدايا از جانب طرفين توضيحات لازم ارائه گردد.

ارسال هديه گران قيمت براي افراد ناآشنا و به منظور انجام خدمتي خاص شايسته نيست و ممكن است به عنوان تطميع تلقي گردد. اصولاَ اعطاي هديه گران قيمت به شخصيت هاي رسمي، روزنامه نگاران و اعضاي هيأت ‌هاي خارجي توصيه نمي‌گردد. اين اقدام همواره مي‌تواند شبهه برانگيز باشد. هدايايي كه به مقامات و شخصيت هاي عالي مقام اعطا مي‌گردد به طور معمول در موزه نگهداري مي‌شود.

طبقه بندی اصول تشریفات

1. "استقبال" آغاز فعاليت تشريفاتي،ومهمترين مسايلي كه دراين زمينه عموماً بايستي مورد توجه قرار گيرد عبارتند از :1. نحوه معرفي براي آشنايي: آقايان وخانمها، مسن ها وكم سن ها ، مجرد هاومتاهل ها،با سواد وكم سواد درمعرفي اولويت هايي دارند  2. سلام و احوالپرسي : مسئله سلام واحوالپرسي برشاخص ها وتفاوتها افراد همچون مرحله معرفي براي آشنايي برمي گرددوبا صداي رسا وشاد احوالپرسي كردن دراين مرحله مهم است .  3. دست دادن : به چشم فرد مقابل نگريستن وجدي دست دادن مهم است  4. لباس پوشيدن : كت وشلواروپيراهن اتو كشيده، جوراب تميزوكفش واكس زده مهمترين شاخصهاي البسه است  4. سخن گفتن : شمرده و واضح سخن گفتن ، عدم تكراركلمات واستفاده نكردن از كلمات خارجي و كلماتي كه نوشتن آن رابلد نيستيم در تشريفات مهم است  .

2. "حمل و نقل"  مرحله دوم تشريفاتاست كه ممكن است از هدايت يك فرد براي نشستن تا حمل و نقل با سرويس هاي تشريفاتي را شامل شود و بايستي دراين مرحله علاوه برانتخاب واقدام درست در زمينه راهنمايان ، تابلوها، آمبولاس وآتش نشاني ، نيروي انتظامي،‌ شناسايي جاده هاي اصلي و فرعي ، بررسي ترافيكي مسيرو ديدني هاي مسير حداقل درباره سه انتخاب برنامه ريزي انجام گيرد انتخاب وسيله نقليه      .1. انتخاب همراهان و راهنمايان    .2. انتخاب مسير .

3. "اسكان " مرحله سوم تشريفاتو آرامشگاه ميهمانان است وتشريفات چي موظف است در ارتباط با اسكان بررسيهاي زير را انجام دهد : 1. بررسي امكانات موجود براي استراحت .
2. بررسي ايمني امكانات موجود . 3. شرايط فيزكي و محيطي محل اسكان . 4. بهداشت نظافت و پاكيزگي محل اسكان .  5. نور، رنگ ، وسعت و اندازه مكان .

4. "پذيرايي"  مرحله چهارمتشريفات است وبه كليه گفتگو ها و نحوه بيان و بخصوص ميهماني ها بر ميگردد. نوشيدني ها، خوردني ها، امكانات ارتباطي ، سبد فرهنگي در زير مجموعه پذيرايي از ميهمانان است ودراين زمينه آداب سخنراني ،مهمان نوازي وانواع ميهمان نيز مطرح شده است. 4. " بدرقه" آخرين مرحله فرآيند تشريفات و عموماً با اعطاي هدايا همراه است.

بعضي از اصول كلي تشريفات عبارت است از :

1. معيارهاي موجود در خصوص مسائل تشريفاتي، نتيجه روند مديدي از همكاري هاي متقابل ميان افراد در زمينه هاي گوناگون اجتماعي ا ست. بدون رعايت اين معيارها كه امروزه به آئين تشريفات معروف هستند ، برقراري روابط سياسي ، اقتصادي ، فرهنگي وحتي خانوادگي امكان پذير نيست.

2. بسياري از قوانين تشريفات ديپلماتيك با آداب متدول در ميان عامه مردم مشابه مي باشد. تفاوت اصلي در اين است كه رعايت قوانين تشريفات نزد ديپلمات ها اهميت بيشتري دارد تا آن اندازه كه رعايت نكردن و يا نقص اين قوانين مي تواند به اعتبار يك كشور يا نمايندگان ويژه آن كشور لطمه وارد كرده و همكاري ميان دولت ها را با مشكل روبرو سازد .

3. رعايت تشريفات مطلق نيست، بدين معني كه رعايت آنها منوط به مكان ، زمان و شرايط فرق مي كند. رفتار غير قابل قبول در يك محل ودر شرايط خاص، مي تواند در جاي ديگر ودر شرايط متفاوت ، مناسب و به جا تلقي گردد. به عنوان مثال در مهمانيهاي رسمي، ماهي خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و يا برداشتن گوشت با دست پسنديده نيست ، در حالي كه در سفرهاي تفريحي انجام اين گونه اعمال كاملاً قابل قبول است .

4. قابل توجه آن كه شخص با ادب و با نزاكت ، تنها در مراسم رسمي مطابق با اصول تشريفاتي رفتار كرده، بلكه نزاكت واقعي ايجاب مي كند كه چنين فردي بر اساس نيت خير خود نظم اجتماعي را نيز به هم نزند، با كلام وعمل خود كسي را نرنجانده و شخصيت او را تحقيرنكند.

آداب و رسوم

هركشوري داراي آداب و رسوم خاصي است كه زائيده شرايط زندگي مردم آن كشور است . ولي به طور كلي در بين همه ملت ها اصول كلي اخلاقي مشتركي وجود دارد كه پايه واساس اين اصول آن است كه افراد انساني تنها به منافع و خواسته هاي خود توجه نكنند و با گفتارها و رفتارشان احساسات ديگران را جريحه دار نسازند و آنچه بر خود نمي پسندند به ديگران نيز روامدارند. در دنياي امروز برقراري ارتباط سياسي ، اقتصادي، فرهنگي وحتي خانوادگي، منوط به رعايت اصول و آيين تشريفات است. بعضي از اصول كلي تشريفات عبارت است از :

1. 1.                 معيارهاي موجود در خصوص مسائل تشريفاتي، نتيجه روند مديدي از همكاري هاي متقابل ميان افراد در زمينه هاي گوناگون اجتماعي ا ست. بدون رعايت اين معيارها كه امروزه به آئين تشريفات معروف هستند ، برقراري روابط سياسي ، اقتصادي ، فرهنگي وحتي خانوادگي امكان پذير نيست.
2. 2.                 بسياري از قوانين تشريفات ديپلماتيك با آداب متدول در ميان عامه مردم مشابه مي باشد. تفاوت اصلي در اين است كه رعايت قوانين تشريفات نزد ديپلمات ها اهميت بيشتري دارد تا آن اندازه كه رعايت نكردن و يا نقص اين قوانين مي تواند به اعتبار يك كشور يا نمايندگان ويژه آن كشور لطمه وارد كرده و همكاري ميان دولت ها را با مشكل روبرو سازد .

3. رعايت تشريفات مطلق نيست، بدين معني كه رعايت آنها منوط به مكان ، زمان و شرايط فرق مي كند. رفتار غير قابل قبول در يك محل ودر شرايط خاص، مي تواند در جاي ديگر ودر شرايط متفاوت ، مناسب و به جا تلقي گردد. به عنوان مثال در مهمانيهاي رسمي، ماهي خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و يا برداشتن گوشت با دست پسنديده نيست ، در حالي كه در سفرهاي تفريحي انجام اين گونه اعمال كاملاً قابل قبول است ..  4.  قابل توجه آن كه شخص با ادب و با نزاكت ، تنها در مراسم رسمي مطابق با اصول تشريفاتي رفتار كرده، بلكه نزاكت واقعي ايجاب مي كند كه چنين فردي بر اساس نيت خير خود نظم اجتماعي را نيز به هم نزند، با كلام وعمل خود كسي را نرنجانده و شخصيت او را تحقيرنكند.

نحوه ارتباط در تشریفات
همه كارهاي ما نوعي ارتباط است، ارتباطات كليه رفتارها،حركات واشارات ماست وما هرروزبه گونه اي مختلف با يكديگردر ارتباط هستيم وانديشه ها،احساسات وتمايلات خود رابه يكديگرمنتقل ميكنيم.
پيامهاي ما بواسطه آموختن ما شكل مي گيرند، گاهي حتي پيامهاي غيركلامي ما آموخته مي شوند و ژستها و حركات ما بواسطه آموزش شكل مي گيرد. مهارتهاي چهارگانه ارتباطي يعني نوشتن، خواندن، گفتن وشنيدن آموختني است و آدميان بايستي براي ارتباط كامل ترآنها را بياموزند ودر زندگي اجتماعي به كار ببرند. يكي از بحث هاي اساسي تقسيم بندي ارتباطات به كلامي وغيركلامي است واينكه بخش اعظمي ازارتباطات ما را ارتباطات غيركلامي پوشش مي دهدودراين زمينه نيزبايستي عنوان كردكه امكان كنترل وهدايت پيامهاي غيركلامي وجوددارداگرچه به سختي امكان پذير است.دراين راستا پيامهاي غيركلامي به طوركلي چهاروظيفه به عهده دارند:

الف : تكميل پيامهاي كلامي

ب : تاييد پيامهاي كلامي

ج : رد پيامهاي كلامي

د: جايگزيني پيامهاي كلامي

- پيامهاي غيركلامي به آداب وتشريفات برمي گردد كه بحث اصل ما« اصول وآداب تشريفات » است زيرا تشريفات فرآيند ارتباطات غيركلامي است و حركات، اشارات و احساسات ما هستندكه به عنوان پيامهاي غير كلامي به تكميل، تاييد، رد و يا جايگزيني پيامهاي كلامي مي انجامد .

- تشريفات ويژه ارتباطات انساني است و دو اصل اساسي دارد:

الف: تشريفات براي همه ب : تشريفات در همه جا

ارتباطات در تشریفات

همه كارهاي ما نوعي ارتباط است، ارتباطات كليه رفتارها،حركات واشارات ماست وما هرروزبه گونه اي مختلف با يكديگردر ارتباط هستيم وانديشه ها،احساسات وتمايلات خود رابه يكديگرمنتقل ميكنيم.

ما ارتباط برقرار ميكنيم:

-       اعتبار و احترام كسب كنيم

-        عقايد و احساسات خود را ابراز كنيم

-       به يكديگركمك كنيم و به توافق برسيم

-        با ديگران دوست شويم و تحسين كنيم

-        دست نياز دراز كنيم و مبادله و معامله و تحصيل معاش كنيم

-       اطمينان حاصل كنيم و از بحران ها جان سالم به در بريم

-        و....

اما ارتباط ما تنها به ارتباط با افرادخلاصه نميشود. ما با خدا ارتباط برقرارمي كنيم با خودمان ارتباط برقرارميكنيم با مخلوقات آدمي ارتباط برقرارمي كنيم و هرلحظه مي آموزيم كه چگونه ارتباط برقراركنيم وچگونه بهترارتباط برقراركنيم زيرا مهارتهاي ارتباطي آموختني است.

پيامهاي ما بواسطه آموختن ما شكل مي گيرند، گاهي حتي پيامهاي غيركلامي ما آموخته مي شوند و ژستها و حركات ما بواسطه آموزش شكل مي گيرد.

مهارتهاي چهارگانه ارتباطي يعني نوشتن، خواندن، گفتن وشنيدن آموختني است و آدميان بايستي براي ارتباط كامل ترآنها را بياموزند ودر زندگي اجتماعي به كار ببرند.

انواع ارتباطات، يكي از بحث هاي اساسي تقسيم بندي ارتباطات به كلامي وغيركلامي است واينكه بخش اعظمي ازارتباطات ما را ارتباطات غيركلامي پوشش مي دهد.

ارتباطات غيركلامي به طوركلي چهاروظيفه به عهده دارند: لف : تكميل پيامهاي كلامي   ب : تاييد پيامهاي كلامي     ج : رد پيامهاي كلامي     د: جايگزيني پيامهاي كلامي