کارگاه سه گانه ارتباطات موثر و فنون پیشرفته اداره جلسات برای شرکت نفت ستاره خلیج فارس

کارگاه سه گانه ارتباطات موثر دکتر مازیارمیر

مهارتهای ارتباطات کلامی و غیر کلامی و اصول و فنون اداره جلسات

خلاصه درس کارگاه سه گانه دکتر میر در شرکت نفت ستاره خلیج فارس

تشریفات و مفاهیم پایه در ارتباطات و زبان بدن ومذاکره

برنامه ریزی دقیق برای مذاکره و برگزاری حرفه ای جلسات

استراتژی ها و تاکتیک های یک مذاکره رقابتی

برنده/برنده یا برنده / بازنده یا بازنده / بازنده مسئله این است

وحدت رویه های متداول در جلسات و مذاکره

ارتباطات در مذاکره یا بن بست در مذاکره

:چند خطای ذهنی رایح در جلسات وزبان بدن و مذاکره ها

ویژگی های فردی مدعوین و مذاکره کنندگان از دریچه زبان تن

الگوها و رفتار مذاکره کنندگان موفق

جلسه برای جلسه و یا تجدید تخصصی و برنامه ریزی شده مذاکره

اساسا چه زمانی جلسه برگزار نکنیم ویا مذاکره نکنیم و.....

رفتار بين‌المللي و آداب و آئين تشريفات در درجه اول منحصر به روابط بين دولت ها و سازمان‌هاي بين‌المللی نيست بلكه در جوامع كوچكتر و حتي خانواده نيز كاربرد دارد و در درجه دوم رعايت اين اصول به مفهوم چشم پوشي از آداب و رسوم و سنن ملي و مذهبي نيست، بلكه مراد تلفيقي از آداب و رسوم ملي و بين‌المللي است.

الف- ريشه لغت تشريفات

در فارسي كلمه تشريفات از معادل انگليسيProtocol و معادل فرانسوي آن Protocole گرفته شده است.

كلمه پروتكل از ريشه لاتين آن Protocollum مشتق شده و به معناي كتابي است كه مدارك عمومي در آن ثبت مي‌شود و در ديپلماسي به معناي ثبت پيش نويس كنفرانس‌ها نيز بكار برده شده است. هم چنين به مفهوم شيوه‌ها و روش هايي است كه وزارت امور خارجه مي‌بايست در مكاتبات رعايت نمايد و به پيش نويس مدارك ديپلماتيك شامل موافقت نامه‌ها، قراردادها، مقاوله نامه‌ها و اعلاميه‌ها نيز اطلاق شده است.

در فرانسه، دفتر تشريفات اداره‌اي است كه مسئوليت تهيه اين اوراق و اجراي مراسم مربوطه را به عهده دارد. در انگلستان اين لغت بين اداره تشريفات و اداره معاهدات و تابعيت تقسيم شده است.

تعريف تشريفات

پروتكل، اشكال، مراسم و آدابي است كه وسيله ديپلمات ها و روساي كشورها بايد رعايت شود، همچنين نسخه اول هر قرارداد قبل از تصويب و يا پيش نويس مقدماتي هر سندي پروتكل خوانده مي‌شود.

Etiquette يا Manner عبارت است از طرز برخورد اشخاص با يكديگر در زندگي روزمره، كه در فارسي معادل ادب يا نزاكت تعبير مي‌شود، در حاليكه تشريفات Protocol و يا Ceremonial مقررات و رسومي است كه در روابط رسمي بين افرادي خاص و روي سوابق و اصولي ايجاد شده است.

تعريف جامع تر از تشريفات: مجموعه آداب و رسوم، مقررات و قوانيني كه در مراسم رسمي بين افراد و اعضاي هيات‌هاي ديپلماتيك، وزارت امور خارجه، دولت ها و در كنفرانس‌ها و مجامع بين‌المللي معمول مي‌باشد تشريفات يا Protocol گفته مي‌شود.

تعريف رفتار يا نزاكت

نزاكت يا ETIQUETTE عبارتست از طرز برخورد افراد با يكديگر در زندگي روزمره. بعضي از رفتارها از حدود مرزها گذشته و به عنوان يك نزاكت بين‌المللي مورد قبول قرار گرفته است و تقريباً به صورت مشابهي در جامعه بين‌المللي رعايت مي‌شود، مجموعه اين رفتارها تحت عنوان كد رفتار بين‌المللي معرفي شده است.

مشخصه های تشريفات

تشريفات مقدمه ورود و دست زدن به هرگونه حركت اجتماعي است.

در اين معرض از چارچوب خاصي به ما نگاه مي شود و بعنوان برگزيدگان يك كشور مورد قضاوت هستيم و در معرض يك مسابقه بين‌المللي و يك زندگي مقايسه‌اي می باشیم.

در اين خصوص فقط براي خود زندگي نمي كنيم بنابراين بايد از عادات ناپسند صرفنظر نموده و عادات پسنديده را بپذيريم.

رعايت بعضي از آداب و آيين‌ها و يا شركت در بعضي از مراسم ممكن است توام با صرف وقت و زحمت و مغاير با تمايلات شخصي ما باشد.

پوشيدن لباس رسمي، آراسته بودن، ايستاده صرف غذا نمودن، تظاهر به خوشحالي و يا تظاهر به غمگين بودن، دوستي هاي ناخواسته، رعايت تقدم در تشريفات همگي ممكن است مغاير با خواسته‌هاي شخصي ما باشد، ولي به خاطر پيشبرد اهداف سازماني ناگزير به انجام آن هستيم.

با رعايت كد رفتار و اصول تشريفات در جهت منافع ملي و مصالح كشور قدم برداشته‌ايم و در اين صحنه همواره مي‌بايست منافع ملي بر خواسته هاي فردي و نفع شخصي مقدم باشد.

تشريفات فضاي مناسبي را براي دست زدن به هر اقدام ملي يا بين‌المللي ايجاد مي‌نمايد.

پ: ضرورت تشريفات

تشريفات مقررات و آداب و رسومي زائد و دست و پا گير و ساخته و پرداخته افكار قرون گذشته نيست.

حتي كشورهاي تجدد خواه و انقلابي نيز بعد از يك فرصت كوتاه، خود را به رعايت آن ملزم مي‌دانند و اين دسته كشورها بعضاً در رعايت اصول تشريفاتي مصرتر هستند.

رعايت اصول تشريفاتي به معناي انجام سلسله‌اي از امور زائد نيست.

تشريفات رعايت آداب و رسوم و قواعدي است كه رعايت آن در روابط بين‌المللي الزامي است.

عدم رعايت اين اصول بعضاً باعث رنجش افراد و باعث بروز سوء تفاهم و دست زدن به عمل متقابل مي‌شود.

رعايت اين اصول از ساده ‌ترين آن گرفته كه نحوه معرفي، آشنايي و مبادله كارت ويزيت است تا انجام مذاكرات سياسي و عقد قراردادها مي‌بايست دقيقاً مراعات گردد.

مادامي كه اين اصول، مورد قبول جامعه بين‌المللي است به رعايت و انجام آن ملزم هستيم و نبايد به ميل و سليقه شخصي اين اصول را ناديده بگيريم.

متقابلاً مي‌بايست رعايت اين اصول را از طرف مقابل خواستار شويم.

ت: جايگاه آداب و رسوم و معتقدات ملي در تشريفات

رعايت اصول تشريفاتي به معناي چشم پوشي و يا ناديده انگاشتن آداب و رسوم و سنت‌هاي ملي و مذهبي نيست.

هر تبعه‌اي مي‌بايست ارائه دهنده شخصيت و هويت ملي خود باشد.

تشريفات مي‌بايست تلفيقي از آداب و رسوم و سنن ملي و اصول تشريفات بين‌المللي باشد.

ث: عواقب عدم رعايت تشريفات

عدم رعايت اصولي از تشريفات كه مورد قبول جامعه بين‌المللي است باعث طرد شدن از جامعه بين‌المللي مي‌شود.

عدم رعايت اين اصول باعث ايجاد مشكلات در برقراري ارتباط با جامعه بين‌المللي مي‌شود.

با طرد شدن از جامعه بين‌المللي فرصت‌هاي بسياري از دست خواهد رفت.

به دست آوردن منزلت‌ها و جايگاه قبلي مستلزم كار و فعاليت و پيمودن  راه دشواري است.

ج: ويژگي‌هاي تشريفات

معيارهاي موجود تشريفاتي حاصل روند جديدي از همكاري هاي متقابل بين افراد، جوامع و ملت‌ها در طي قرون مي‌باشد.

معيارها و اصول تشريفاتي قديمي هستند و در طي سال هاي متمادي به لحاظ مقتضيات و شرايط زمان و مكان دستخوش تغيير و تحول شده‌اند.

ملت‌ها و جوامع متناسب با ساختار اجتماعي و فرهنگي خود تغييراتي را در آن ايجاد و به آن رنگ ملي داده‌اند.

بسياري از اين آداب و رسوم با آداب و رسوم متداول در ميان مردم عادي مشابه است و در زندگي روزمره به آن عمل مي‌شود.

در جامعه بين‌المللي اين اصول عمدتاً از آداب و رسوم و سنت هاي اروپايي سرچشمه گرفته شده است، ولي با اندكي توجه مي توان ريشه هاي آن را در بين ملت هاي قديمي آسيايي نيز مشاهده نمود.

در جامعه بين‌المللي رعايت اصول تشريفاتي از اهميت بيشتري برخوردار است و عدم رعايت آن بعضاً با عكس‌العمل نمايندگان كشورها مواجه مي‌شود.

رعايت اصول تشريفاتي مطلق نيست و رعايت آن بعضاً تابع زمان و مكان و شرايط جغرافيايي است.

بخش دوم: اصول رفتاري

الف- چگونگي وضع ظاهري

ظاهر آراسته و رفتار متين مشخصه تشريفات است.

پاكيزگي و آراسته بودن همواره در زندگي روزمره و در عرف مورد تاكيد بوده و در احاديث مذهبي نيز رعايت آن توصيه شده است.

رعايت تناسب در پوشيدن لباس، کت و شلوار پيراهن و كفش و جوراب و انتخاب رنگ هاي مناسب همواره سفارش شده است.

اجتناب از پوشيدن لباس‌هاي رنگي و پر نقش و نگار و خيلي روشن در محافل رسمي.

كت و شلوار و پيراهن همواره بايد تمیز،اتو زده و بدون لك باشد و كفش‌ها واكس زده، براق و پاشنه‌ها كج نباشد.

مرتب بودن آرايش سر و صورت و اجتناب از ژوليدگي خصوصيت شركت در مجالس رسمي و غير رسمي است.

انتخاب لباس بايد با رعايت مقتضيات فصل بوده و مندرس نباشد.

پوشيدن كفش‌هاي تميز، واكس زده و متناسب با رنگ لباس.

عدم ظاهر شدن در ملاء عام با لباس هاي داخل منزل نظير دمپايي، پيژامه و يا لباس خواب.

ظاهر آراسته مورد توجه اطرافيان است و مي‌تواند مبناي قضاوت مثبت در مورد ما شود.

ب- چگونگي رفتار در معابر عمومي

رعايت نكات زير به هنگام عبور و مرور در معابر عمومي ضروري است:

در معابر عمومي بايد متين و آرام راه رفت و رفتار ما توأم با ادب و نزاكت باشد.

همواره بايد از سمت راست حركت كرد.

اگر به هنگام راه رفتن براي كسي مزاحمت فراهم كرديد حتماً می بایست عذرخواهي نمود.

در مقابل خدمتي كه به ما ارائه مي شود حتماً یاید سپاسگزاري نمود.

به رهگذران نباید به حالت خيره نگاه کرد و با انگشت نباید به افراد يا اشياء اشاره کرد.

به هنگام حركت در معابر نباید به پشت سر بر گشت و به حالت خيره به افراد نگاه نمود.

از انداختن آب دهان و زباله در معابر می بایست خودداري نمود.

در ملأ عام حتي‌المقدور بايد از كشيدن سيگار خودداري كرد.

به هنگام رانندگي می بایست مقررات راهنمايي و رانندگي را رعايت نمود.

در روزهاي باراني می بایست به آهستگی رانندگی کرد باید مراقب رهگذران بود.

در صف اتوبوس، مترو، بانك و پستخانه می بایست نوبت را رعايت كرد، و در محیط های خارجی بسرعت باید خود را با مقررات مربوطه در محل هماهنگ نمود.

در سفر، باید لباس مناسب سفر پوشيد.

در سفر با قطار و يا اتوبوس هاي بين شهري بدون ضرورت نباید پنجره را باز و بسته نمود

در كشورهاي خارجي قوانين و مقررات محل را باید رعايت نمود.

در سفرهاي خارجي از اماكن ممنوعه نبایدعكسبرداري نمود  و به تابلوهاي عكسبرداري ممنوع باید توجه كرد.

در مسافرت هاي خارجي بر اساس نحوه رفتار ما نسبت به كشورما قضاوت مي كنند.

جهل به قانون هيچ گاه رافع مسؤوليت نيست.

پ- نحوه معرفی و آشنایی

براي آشنا شدن و يا معرفي خود به ديگران بايد با نام و نام خانوادگي خود را معرفي كرد.

براي ديدار با يك مسئول اداري و يا رجوع به يك اداره بايد خود را معرفي نمود.

افراد دون پايه از لحاظ اداري می بایست خود را به مقامات بالاتر معرفي ‌كنند.

افراد جوان تر خود را به افراد مسن تر معرفي مي‌كنند.

افراد پائين تر از لحاظ علمي خود را به افراد بالاتر معرفي مي‌كنند.

در يك جمع، فرد تازه وارد خود را به افراد حاضر در مجلس معرفي مي‌كند و يا ميزبان واسطه معرفي فرد تازه وارد به بقيه مي‌شود.

در عرف معمول نيست دو نفر را با يكديگر مواجه نمود و بدون معرفي آنان از آنها بخواهيم با يكديگر آشنا شوند.

فردي كه ديد وارد ميهماني شده و ميهمانان هر يك در جاي خود مستقر شده‌اند، كافي است با ميزبان دست داده و با بقيه با علامت سر سلام و احوال پرسي نمايد.

به هنگام معرفي و آشنايي با افراد، نبايد دست ما در جيب باشد و توجه ما به اطراف باشد.

به عنوان ميزبان و به هنگام استقبال و بدرقه بايد با ميهمانان دست داد و به آنها تبسم نمود و نام آن ها را بخاطر سپرد و به آنها توجه نمود.

در معرفي فرزندان بايد از نام كوچك آنها استفاده نمود.

به هنگام استقبال و بدرقه از ميهمانان بخصوص افراد مسن بايد از جاي خود برخاست.

همواره مي بايست از ضمير (شما) براي مورد خطاب قرار دادن افراد استفاده نمود.

و لو اين كه با فردي صميمي هستيم، نبايد در يك جمع رسمي وي را با اسم كوچك و يا ضمير تو مورد خطاب قرار داد.

در مورد شخصيت هاي رسمي بدون ذكر نام مي بايست آن ها را مورد خطاب قرار داد. به طور مثال: آقاي رئيس جمهور، آقاي نخست وزير يا عاليجناب، والا حضرت، جناب سرهنگ.

ت- مهارت هاي رفتاري

اشراف به آداب اجتماعي محل بخصوص كشورهاي خارجي حائز اهميت است.

استفاده از عبارت هاي مودبانه بهنگام آشنايي، ديدارهاي روزانه و خداحافظي شرط ادب و نزاكت است مانند از ديدار شما خوشحالم، صبح شما بخير، روز بخير، روز خوبي داشته باشيد، بعدازظهر شما بخير، خداحافظ، شب بخير.

در مقابل هر خدمتي كه به ما ارائه مي شود ولو كوچك بايد بنحو مقتضي تشكر نمود و از عبارتهاي مودبانه مربوطه استفاده نمود.

درب هاي ورودي و يا خروجي را بايد براي نفر بعدي نگاه داشت و در مقابل چنين خدمتي بايد متقابلاً تشكر نمود.

در مبادي ورودي و خروجي مي بايست تقدم بانوان را رعايت كرد.

پشت سر خود نبايد درب را محكم بست و يا بهم زد.

به هنگام ترك منزل بايد سر و وضع را مرتب نمود، انجام اين امر در ملاء عام جايز نيست.

در ملأ عام نبايد با صداي بلند صحبت كرد و يا افراد را با آواز بلند صدا نمود.

طبق عرف محل، در ساعات استراحت نبايد براي ديگران ايجاد مزاحمت نمود.

در معاشرت با خارجيان، طبق عرف محل مي بايست مهارت هاي رفتاري را بكار برد.

در جلسات و گرد هم آئي‌ها نبايد متكلم وحده بود و بايد به ديگران نيز مهلت صحبت كردن و طرح مباحث را داد.

در يك جمع رسمي از طرح مباحث شخصي و غير قابل فهم براي ديگران بايد خودداري نمود.

به صحبت هاي ديگران بايد توجه نمود و نبايد به افراد بي اعتنايي نمود.

نبايد كلام افراد را بدون دليل قطع نمود و چنانچه ما اداره جلسه اي را بعهده داريم، بايد به هم فرصت صحبت كردن را بدهيم.

اگر ما اداره كننده جلسه اي هستيم، نمي بايستي جلسات را به نحو طولاني برگزار نموده و بخصوص بايد رعايت افراد مسن را نمود.

در يك جمع عمومي در گوشي صحبت كردن جايز نيست.

يك جلسه رسمي را نبايد بدون دليل ترك نمود و براي شركت در يك جلسه طولاني بايد خود را آماده نمود.

مزاح كردن و بيان لطيفه مي‌بايست متناسب با جمع باشد و بموقع انتخاب شود.

به محض آشنا شدن با افراد جديد نبايد خود را زياد صميمي نشان داد و آنها را با ضمير تو مورد خطاب قرار داد.

سرفه كردن، عطسه نمودن و يا دهن دره كردن در ملاء عام و بخصوص در جلسات رسمي شايسته نيست و بايد آنرا بطور نامحسوس انجام داد و در مقابل اين اعمال نيز نبايد عكس‌العمل ناشايست نشان داد.

مراسم تشريفاتي و رفتارهاي مختلف الزاماً ممكن است مطابق ميل ما نباشد ولي ناگزير براي حفظ منافع سازماني خود بايد آن را بپذيريم.

افراد مودب، آراسته و با وقار همواره خاطره خوبي را در اذهان باقي مي‌گذراند.

بخش سوم: اصول معمول در برگزاري ميهماني‌ها

الف- انتخاب مناسبت براي برگزاري ميهماني

براي برگزاري هر ميهماني لازم است مناسبتي يافته شود و با قيد اين مناسبت در كارت دعوت، ميهمانان دعوت شوند، در ميهماني هاي عادي و شخصي اين مناسبت مي توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و يا رويدادهاي شاد ديگر باشد و يا در ميهماني های رسمي برگزاري جشن هاي ملي و  مذهبي باشد.

نكته مهم در برگزاري هر ميهماني دقت در عدم تلاقي اين مناسبت با مناسبت هاي ديگر است، در غير اين صورت ممكن است در يك روز يا شب مدعوين به طور همزمان به دو یا چند ميهماني مختلف دعوت شده باشند كه در اين صورت ناگزير خواهند بود يا يكي از دو ميهماني را انتخاب كنند و يا بمنظور رفع تكليف به هر دو ميهماني سر بزنند كه در هر دو صورت هر دو ميهماني از رونق خواهد افتاد.

ب- تهيه فهرست ميهمانان

قبل از برگزاري ميهماني مي بايستي فهرستي از ميهمانان را تهيه و جهت آنان كارت دعوت ارسال شود، انتخاب ميهمانان بخصوص در ضيافت هاي رسمي حائز كمال اهميت است و مي بايد جمعي را گرد هم آورد كه سنخيتي بين آنها وجود داشته باشد، بخصوص در ضيافت هاي نشسته كه مدعوين مدتي را مي بايست در ميهماني حضور داشته باشند و ناگزير  از بحث و مذاكره و ايجاد ارتباط با يكديگر هستند. اين نكته بخصوص در صورت حضور مقامات رسمي و يا هيات هاي ديپلماتيك مي بايست بيشتر مورد توجه قرار گيرد.

در ميهماني هاي روز ملي كه توسط نمايندگي‌ها در خارج از كشور برگزار مي‌شود اين موضوع مي‌بايست با اهميت بيشتري مد نظر باشد و اصولاً هر نمايندگي بايد فهرستي از مقامات شاخص كشور محل توقف (طبقه اليت كشور) را در اختيار داشته باشد و اين فهرست بطور مرتب روز آمد ‌گردد.

پ- انتخاب نوع پذيرايي

نوع پذيرايي معمولاً با توجه به مناسبت و تعداد مدعوين و محل برگزاري ميهماني انتخاب مي شود، چنانچه تعداد مدعوين محدود باشد مي توان آن را بصورت نشسته برگزار نمود و چنانچه اين گر دهم آيي داراي ويژگي رسمي و يا اداري است مي تواند در ساعات ناهار و به صورت نشسته بر پا گردد و چنانچه تعداد مدعوين زياد باشد نوع پذيرايي بايد بصورت بوفه و ايستاده برگزار گردد. يقيناً چنانچه ميهماني به افتخار رئيس كشور باشد مي‌بايست بصورت نشسته و معمولاً در شب برگزار شود، در هر حال نوع پذيرايي از قبل مي بايست مشخص و در كارت دعوت به اطلاع ميهمانان برسد.

ت- انتخاب محل مناسب براي پذيرايي

انتخاب محل مناسب نيز يكي از ضروريات ميهماني است و بايد متناسب با تعداد ميهمانان و نوع پذيرايي محل مربوطه را انتخاب نمود و در كارت دعوت نشاني و حتي المقدور كروكي (نقشه) محل را نيز ضميمه نمود.

سفارتخانه‌ها و سركنسول گرهاي خارجي معمولاً ترجيح مي دهند در صورت در اختيار داشتن محل مناسب ميهماني هاي خود را در محل اقامت سفير يا سر كنسول برگزار نمايند كه در اينصورت در چنين محلي انتظار مي رود نمونه‌هايي از صنايع دستي را در معرض ديد قرار دهند و حتماً با غذاهاي محلي خود از مدعوين پذيرايي نمايند.

در هر صورت نكته مهم اينست كه محل ميهماني مي بايست با تعداد ميهمانان تناسب داشته باشد، بنحوي كه ماموران پذيرايي بتوانند به راحتي تردد نموده و از ميهمانان پذيرايي نمايند، در درب ورودي نيز ترتيباتي اتخاذ شود كه ميهمانان مورد استقبال قرار گرفته و در صورت داشتن پالتو، باراني و يا كلاه جاي مناسبي براي نگهداري و تحويل آن در نظر گرفته شود.

چنان چه محل مناسبي براي برگزاري ميهماني در اختيار ميزبان نيست، بهتر است اين ميهماني در سالن هتل‌ها و يا اماكن پذيرايي برگزار شود.

ث- تهيه كارت دعوت و رعايت اصول لازم در تهيه و ارسال دعوت نامه

در ميهماني‌هاي غير رسمي و دوستانه، دعوت از مدعوين مي‌تواند بوسيله تلفن و يا حضوري صورت گيرد ولي در ميهماني‌هاي رسمي، بخصوص در مواردي كه هيات هاي ديپلماتيك دعوت مي‌شوند حتما بايد دعوت نامه ارسال شود.

در صورتي كه ميهماني به صورت نشسته باشد حتما در ذيل دعوت نامه عبارت R.S.V.P كه به مفهوم لطفا ‌پاسخ دهيد مي‌باشد قيد گردد، ضمن اينكه معمولاً مراتب شركت مدعوين بوسيله تلفن و سپس كارت دعوت ارسال مي‌گردد.

در صورتي كه ميهماني بصورت كوكتل و يا بوفه اداره مي‌شود تنها در ذيل دعوت نامه عبارت Regret only نوشته مي‌شود كه مفهوم اين است كه در صورت عدم شركت مراتب را اطلاع دهيد معمولا در كارت دعوت اسم ميزبان و همسر وي، مناسبت ميهماني و تاريخ، ساعت و محل برگزاری ضيافت قيد مي‌گردد.

نمونه كارت دعوت به زبان انگليسي و فارسي ذيلاً درج مي‌گردد.

شايسته است دعوت نامه يك تا دو هفته قبل ارسال گردد و در مورد ميهماني هاي روز ملي با توجه به تعدد اينگونه ميهماني‌ها خوب است كارت دعوت يك ماه جلوتر ارسال گردد.

در بسياري كشورها مي‌توان كارت دعوت را با پست ارسال نمود، ولي در بعضي از كشورها كه كار آمد بودن پست مورد ترديد است حتماً بايد كارت هاي دعوت را بوسيله فرد و يا هر ترتيباتي كه در محل معمول مي‌باشد ارسال نمود.

اسم و عناوين افراد را مي‌بايستي بدرستي در روي پاكت تايپ نموده و در مورد اعضاي هيات هاي ديپلماتيك مي‌بايست از فهرست ديپلماتيك براي درست نوشتن اسامي و عناوين هيات هاي ديپلماتيك استفاده نمود.

ج- تنظيم فهرست غذا

فهرست غذا (منو) با توجه به فرهنگ و سنن غذايي ميزبان و با عنايت به موجود بودن مواد غذايي در طي فصول مختلف انتخاب مي‌شود. در صورتي كه ميهماني بصورت نشسته و رسمي باشد فهرست غذاهايي كه سرو مي‌شود معمولاً بر روي كارت منو (فهرست غذا) نوشته و ترتيبات سرو آن مشخص مي‌گردد و چنانچه ميهماني بصورت بوفه و ايستاده باشد  معمولاً چندين نوع غذاي ملي و بين‌المللي با انواع سالاد و دسر بر روي ميزها قرار داده مي‌شود ترتيب يك ميز نشسته و ميز بوفه در بخش هاي ديگر تشريح خواهد شد.

آن چه در فهرست غذا مي‌بايست لحاظ شود بخصوص در ميهماني‌هاي رسمي رعايت تنوع است تا در صورتي كه بدلايلي فردي غذاهاي دريايي یا گوشن قرمز را مطابق ميل خود نيافت بتواند از غذاهاي ديگر استفاده نمايد. و نكته مهم تر اين كه در انواع  پذيرايي‌ها قبل از آمدن ميهمانان هم چيز بايد مهيا باشد و در ميهماني نشسته سرويس غذاخوري چيده شده باشد و در ميهماني بوفه كليه غذاها نيز علاوه بر سرويس غذاخوري در روي ميز قرار داده شده باشد.

چ- چگونگي پذيرش، استقبال و هدايت ميهمانان

چنانچه ميهماني بصورت نشسته باشد معمولاً ميزبان محلي را براي پذيرش ميهمانان در نظر مي‌گيرد و در اين محل با نوشيدني از ميهمانان پذيرايي و پس از گذشتن 30 دقيقه از شروع ميهماني، مدعوين را به اطاق غذاخوري هدايت مي‌كند.

چنان چه ميهماني بصورت بوفه و ايستاده باشد نيز معمولاً محلي براي پذيرش ميهمانان در نظر گرفته مي‌شود و بوسيله نوشابه يا غذاهاي كوكتل از مدعوين پذيرايي و پس از گذشتن 30 تا 45 دقيقه از شروع ميهماني سرپوش غذاهايي كه بر روي ميز بوفه چيده شده است برداشته مي‌شود و در واقع با برداشتن سرپوش غذاها توسط ماموران پذيرايي می توان به ميز بوفه نزديك شد.

در هر دو نوع پذيرايي معمولاً ميزبان به اتفاق همسر خود در درب ورودي محل برگزاري ميهماني مستقر بوده و از ميهمانان استقبال و يا آنها را بدرقه مي‌نمايد.

بعضي از ميهماني‌ها بدون حضور بانوان برگزار مي‌شود كه در اينصورت مراتب در كارت دعوت قيد مي‌شود، البته بعضي از خانم‌ها به اعتبار شغل خود در ميهماني شركت مي‌كنند و بدين ترتيب ميهماني‌ها هيچگاه به ترتيب جنسيت طبقه بندي نمي‌شوند.

در صورتيكه ميزبان مجرد باشد مي‌تواند فقط از آقايان دعوت كند ولي در ضيافت هاي روز ملي حضور بسياري از بانوان به اعتبار موقعيت شغلي آنها است نه جنسيت آنها.

ح- نحوه خداحافظي و بدرقه ميهمانان

ميزبان و در صورت مختلط بودن ميهماني، همسر وي در مقابل درب خروجي با ميهمانان خداحافظي نموده و از حضور آنها در ميهماني قدرداني مي‌كنند.

مدعوين نيز از موفقيت آميز بودن ميهماني ياد نموده و متقابلاً از ميزبان و همسر وي تشكر مي‌كنند.

در ميهماني رسمي مي‌بايستي ترتيباتي اتخاذ نمود كه در پايان مشخص شود چه درصدي از ميهمانان شركت نموده‌اند و چه ميزان عدم حضور خود را اطلاع داده‌اند.

بخش چهارم: تقسيم بندي ميهماني‌ها

اصولا ميهماني‌ها به دو نوع كلي روز و شب و يا صبح و بعدازظهر قابل تقسيم بندي هستند.

ميهماني‌هاي روز شامل صبحانه، و ميهماني ناهار و ميهماني‌هاي شب به ميهمان چاي، ميهمان هفتگي، ماهيانه و شام اطلاق مي‌شود.

الف- ميهماني هاي روز

ميهماني روز معمولاً جنبه كاري دارد و ميزبان در وقت صبحانه و ناهار، سعي مي‌كنند ميهمانان خود را دعوت و سر ميز غذا در خصوص مسائل اداري و كاري مذاكره نمايند. روسا كشورها و وزارء خارجه معمولا ‌ از اين فرصت براي تبادل نظر و لابي كردن در خصوص مسائل سياسي و بین المللی استفاده مي‌كنند.

همچنين در موارد پايان ماموريت يك رئيس نمايندگي معمولاً ضيافت ناهاري از جانب يكي از معاونين وزارت امور خارجه به افتخار وي بر پا مي‌شود و با صلاحديد رئيس نمايندگي چند تن از مقامات و روساي هيات هاي نمايندگي را نيز دعوت مي‌كنند.

در هر دو نوع ميهماني روز، بصورت نشسته برگزار مي‌شود.

در ميهماني صبحانه معمولا مدعوين متعدد نيستند و غالباً بصورت خصوصي برگزار می شود و مدت آن بين 1 تا 5/1 ساعت مي‌باشد.

در ميهماني ناهار بخصوص تقدم در نحوه نشستن رعايت مي‌شود.

ميز ناهار از قبل چيده شده است و جاي ميهمانان بر روي ميز مشخص شده است.

فهرست غذا و ترتيب سرو آن مشخص مي باشد.

در مواردي كه ميهماني براي خداحافظي با رئيس يك نمايندگي باشد معمولاً سخنراني از جانب ميزبان و ميهمان افتخاري ايراد مي‌شود.

در خلال اين ميهماني معمولاً چند نوع غذا، سوپ و سالاد سرو مي‌شود.

بنا به فصل، سرو غذا با سوپ گرم يا سرد شروع مي‌شود و با ماهي، ميگو و يا گوشت پرنده ادامه مي‌يابد و غذاي اصلي معمولاً گوشت قرمز انتخاب مي شود و سپس دسر و چاي يا قهوه سرو مي‌گردد.

در اين نوع ميهماني سنت‌ها و فرهنگ غذايي كشور ميزبان حاكم است ولي تنوع غذايي رعايت مي‌شود.

تركيب متنوعي از منوي غذاهاي ايراني براي اين نوع ميهماني موجود مي‌باشد.

اين ميهماني بين ساعت 13 تا 30/15 برگزار می سود.

چنانچه اين ميهماني به افتخار سفيري كه ماموريت وي خاتمه يافته برگزار شود معمولاً هديه يادبود نيز در پايان ناهار به وي داده مي شود.

ب- ميهماني بعدازظهر و شب

ميهماني بعدازظهر و شب شامل ميهماني هاي زير مي باشد :

1- ميهماني چاي     2- ميهماني هفتگي يا ماهيانه    3- ميهماني شام    4- برگزاري ميهماني شام رسمي به صورت بوفه

1- ميهماني چاي

ميهماني چاي بسته به فصل بين ساعت 16 تا 18 يا 17 تا 19 برگزار مي‌شود و معمولاً فقط خانم‌ها در اين نوع ميهماني حضور دارند.

در اين نوع ميهماني معمولاً يك ميز بزرگ و يا چند ميز كوچك در نظر گرفته مي شود و انواع غذاهاي سرد، ساندويچ در اندازه هاي كوچك و بصورت كوكتل، انواع شيريني، ميوه و آب ميوه بسته به تعداد ميهمانان در روي ميز يا ميزها چيده مي شود، چاي و قهوه نيز به تناوب توسط مستخدمين سرو و يا در روي ميز قرار داده مي‌شود.

ميهماني چاي عصرانه بين یک ساعت و نیم تا 2 ساعت طول مي كشد و به صورت دوره‌اي بين همسران ديپلمات ها یا مقامات رسمی معمول مي‌باشد، در اين نوع ميهماني‌ها  خانم‌ها سعي مي‌كنند نمونه‌هايي از فرهنگ غذايي و آشپزي خود را به نمايش بگذارند و بعضا نمونه هایی از صنایع دستی خود را ارائه نمایند.

2- ميهماني هفتگي يا ماهيانه

ميهماني هفتگي يا ماهيانه كه به ژورفيكس (روز مشخص) نيز مرسوم مي باشد. ميهماني است كه بين جمعي از افراد هم صنف كه داراي كار مشخصي هستند و یا جمع آنان هدف مشخصی زا دنبال می کند بطور ‌هفتگي و يا ماهيانه برگزار مي‌شود.

اين نوع ميهماني كه بيشتر بين سفراء، وابستگان نظامي، فرهنگي و يا ديگر وابستگان تخصصي و يا گروه خاصي از ديپلمات ها نظير رايزنان، دبيران و يا وابستگان و كنسول ها معمول مي باشد و نوعاً جمع خاصي نظير ديپلمات ها و يا افراد ديگر نظير وكلاء، مهندسان، پزشكان و يا فارغ التحصيلان كالج و يا دانشگاه بخصوصي را با هدف هاي حرفه اي و يا غير حرفه اي در بر مي گيرد.

اين جمع‌ها معمولا داراي يك هيات مديره مي‌باشد كه بمدت يك سال انتخاب و نسبت به برگزاري اين ميهماني اقدام و ترتيبات تشكيل جلسه، انتخاب موضوع مورد بحث و محل گردهم آيي را فراهم مي نمايد.

اين جمع‌ها مي توانند صرفا يك گردهم آئي بدون پرداختن به مسائل حرفه اي باشد و در خلال ديدار اعضاء  مباحثي بطور غير رسمي مطرح گردد.

محل اين ميهماني‌ها مي تواند هتل‌ها يا رستوران هاي مختلف باشد و يا محل خاصي بطور منظم انتخاب و هزينه هاي مربوطه نيز بين اعضاء تقسيم شود.

با توجه به اينكه هدف اين نوع ميهماني، تجديد ديدار و بحث و مذاكره در مورد موضوعات مشترك است معمولاً غذاي كامل سرو مي شود و مدت آن نيز طولاني است، و چنانچه تعداد افراد زياد باشد غذا بصورت بوفه گذاشته مي شود و افراد پس از برداشتن غذا، در ميزهاي چند نفره قرار گرفته و غذاي خود را صرف مي كنند.

بعضا ديده مي شود اين نوع ميهماني ظرف يك يا دو روز در سال در يك هتل بزرگ برگزار شده و افراد به اتفاق اعضاي خانواده خود در اين ميهماني كه معمولاً به مناسبت سال جديد بر پا مي‌شود شركت مي‌نمايند، اين نوع ميهماني معمولاً رنگ و بوي ملي دارد و غالباً اقليت هاي خارجي مقيم يك كشور به مناسبت اعياد ملي و يا مذهبي آنرا بر پا نموده و مي‌توان نمونه‌هايي از فرهنگ غذايي و موسيقي فولكلوريك آنان را در اين مراسم ديد.

3- ميهماني شام

ميهماني شام، رسمي ترين نوع ميهماني است كه هم در زندگي خصوصي و هم در زندگي رسمي معمول مي‌باشد.

اين ميهماني معمولاً در ساعات دير وقت شب برپا مي‌شود و نوع رسمي آن به افتخار رؤساء كشورها يا دولت ها و يا وزير خارجه بر پا مي‌شود. در اين نوع ميهماني‌ها افراد سرشناس كشور و ميهمانان عاليرتبه حضور دارند و كارت دعوت رسمي ارسال مي‌شود و تمهيدات حفاظتي و امنيتي زيادي در آن  ملحوظ مي‌گردد و معمولاً نوع لباس مشخص مي‌گردد.

در اين ميهماني جاي افراد از قبل مشخص شده و مامورين پذيرايي مدعوين را به سر جاي آنان هدايت مي‌كنند و در درب ورودي سالن نيز نقشه ميز قرار داده شده و جاي افراد بر روي اين نقشه پيش بيني شده است.

منوي غذاهايي كه سرو مي‌شود مشخص و در مقابل هر يك از مدعوين قرار داده مي‌شود و غذا توسط كاركنان پذيرايي سرو مي‌شود.

بسته به تعداد مدعوين شكل ميز به صورت U و يا يك ميز اصلي و چند ميز متصل به آن و يا يك ميز اصلي بصورت Head Table و چندين ميزگرد يا مربع شكل در مقابل آن و يا به صورت يك چهار ضلعي مي‌باشد.

در اين نوع ميهماني‌ها قبل از صرف غذا سخنراني‌هايي توسط ميهمان و ميزبان ايراد و سپس سرو غذا آغاز مي‌شود، معمولاً براي هر چهار یا 6 نفر يك مامور پذيرايي در نظر گرفته مي‌شود و تقدم از سمت راست و چپ ميهمان و ميزبان شروع مي‌شود و مامورين پذيرايي نيز به همين ترتيب از مدعوين پذيرايي مي‌كنند.

در اين نوع ميهماني‌ها مدعوين مي‌بايست به ترتیب  كاربرد كارد و چنگال و استفاده از سرويس غذاخوري آشنا بوده و متناسب با غذاهايي كه سرو مي‌شود از وسايل مربوط به آن در روي ميز استفاده نمايند. در بخش مربوط به پذيرايي نشسته چگونگي استفاده از وسايل روي ميز توضيح داده مي‌شود.

با توجه به اينكه چندين نوع سوپ، سالاد و غذاي گرم سرو مي شود مدعوين مي بايست در صرف غذا خود را با سايرين هماهنگ نموده و با آهنگ متوسطي غذاي خود را ميل نمايند.

در اين نوع ميهماني مرسوم نيست افراد قبل از پايان مراسم ميز را ترك كنند، بلكه بايد منتظر بود تا ميهمانان عاليرتبه ميز را ترك نموده و بقيه نيز پس از آنان سالن ميهماني را ترك نمايند، بنابراين براي شركت در يك چنين مراسمي بايد از قبل خود را آماده نمود.

4- برگزاري ميهماني شام رسمي به صورت بوفه

در ميهماني‌هايي كه به مناسبت فرا رسيدن سال جديد و يا افتتاح يك پروژه عمراني و يا برگزاري نمايشگاه بر پا مي‌شود بعلت كثرت تعداد ميهمانان امكان پذيرايي به طريق نشسته وجود ندارد، بنابراين براي ميهمانان عاليرتبه يك ميز خاص در نظر گرفته شده و بصورت نشسته از آنان پذيرايي مي شود و براي بقيه ميهمانان ميز بوفه تدارك و افراد پس از برداشتن غذا در ميزهاي كوچكتر مستقر و غذاي خود را صرف مي نمايند، با توجه به اينكه در اين نوع ميهماني‌ها تعداد ميهمانان بسيار زياد است و مستقر نمودن آنان با رعايت اصول تقدم دشوار مي باشد تدريجاً اين نوع پذيرايي عموميت پيدا كرده و در موارد متعددي مشاهده مي‌گردد كه اين نوع پذيرايي حتي با حضور روساء كشورها انتخاب مي گردد.

بخش پنجم: انواع پذيرايي ها

الف- پذيرايي به طريق بوفه ايستاده‌

در اين شيوه از پذيرايي سرويس غذاخوري و كارد و چنگال و دستمال سفره به همراه انواع غذاهاي سرد و گرم و انواع اردور، سالاد و دسر بر روي يك يا چند ميز گذاشته مي‌شود و مدعوين در زمان مقرر پس از تعارف ميزبان يا مامورين پذيرايي به ميز غذا نزديك شده و به ميزان نياز و ذائقه خود از غذاهاي موجود برداشته و از ميز اصلي فاصله مي‌گيرند.

اصول حاكم بر ميز بوفه

در اين شيوه از پذيرايي معمولاً محل يا سالني جهت پذيرش و استقبال از ميهمانان در نظر گرفته مي شود و در درب ورودي، ميزبان به اتفاق همسر خود (در صورت مختلط بودن ميهمان ها) از ميهمانان استقبال مي‌نمايند.

در سالن پذيرايي بوسيله نوشيدني‌هاي مختلف و غذاهايي كه در قطعات كوچك تهيه شده و اصطلاحاً به كوكتل معروف هستند پذيرايي مي‌شوند.

در اين نوع پذيرايي معمولاً جايي براي نشستن در نظر گرفته نمي‌شود، به جز چند صندلي براي افراد مسن يا خانم هاي باردار.

هم چنين محلي براي قراردادن بشقاب و یا ديگر وسايل ميز وجود ندارد و ميزهاي كوچكي كه در اطراف سالن پيش بيني شده صرفاً براي گذاردن ظروف استفاده شده در نظر گرفته می سود.

در اين نوع پذيرايي به تناسب تعداد ميهمانان يك يا چند ميز بوفه تعبيه شده مي شود.

ميز يا ميزها بوسيله يك روميزي سفيد پوشانيده مي‌شود و با شيوه ای خاص پايه هاي ميز نيز با پارچه هاي كنگره دار پوشانيده و روميزي هاي كوچك تري بر روي آن انداخته مي‌شود.

نحوه چیدن ميز بوفه:

در ابتداي ميز قاشق، چنگال و كارد و سپس بشقاب ها همراه با دستمال سفره چیده می شود و بعد انواع سالاد و اردور (سبزيجات و غذاهاي پخته شده و سرد) و سپس انواع غذاهاي گرم گذاشته مي‌شود.

در فواصل معيني خوراك ها و غذاهاي درسته نظير گوسفند بريان، بوقلمون و ماهي گذاشته مي‌شود كه در اين صورت حتما براي بريدن و سرو آن مامورين پذيرايي ( شف ) در پشت اين ميزها مستقر بوده و از ميهمانان پذيرايي مي‌نمايند.

معمولاً ميز جداگانه اي براي دسر در نظر گرفته مي شود كه ميهمانان بتوانند با فاصله از محتويات آن استفاده نمايند.

در اين نوع پذيرايي بطور معمول پس از تعارف ميزبان و يا استقرار مامورين پذيرايي در پشت ميزها و برداشتن سرپوش غذاها مي توان به ميز بوفه نزديك شد و نوعاً‌ نيم ساعت تا 45 دقيقه پس از شروع ميهماني و پذيرايي از ميهمانان بوسيله نوشابه و حضور اكثريت ميهمانان، ميز بوفه آماده پذيرش مدعوين مي‌شود.

نكاتي كه مي بايست در پذيرايي به طريق بوفه رعايت نمود

با توجه به اينكه در اين نوع پذيرايي محلي براي استقرار وجود ندارد، بهتر است تنها يك قاشق و يا چنگال همراه با دستمال سفره و بشقاب برداشت.

دستمال سفره را بايد در زير بشقاب قرار داد و چنگال را نيز در سمت چپ بشقاب قرار داده و در يك دست آنرا نگاه داشت و پس از نزديك شدن به ميز با رعايت نوبت به ميزان نياز و در حد متعادل از غذاهاي مورد علاقه برداشت نمود.

انباشتن بشقاب از غذاهاي مختلف و بخصوص مخلوط كردن آن با دسر شايسته نيست، بر عكس مي‌توان به اندازه متعادل غذا برداشت و مجددا برای کشیدن غذا به ميز مراجعه نمود.

در اين شيوه، ميهمانان مي بايست با روش ايستاده غذا خوردن آشنا باشند و در يك دست بشقاب و در زير آن دستمال سفره را نگاه داشته و با دست ديگر بوسيله چنگال يا قاشق غذا را ميل نمايند.

به منظور احتراز از بروز اشكال بهتر است غذاهايي را انتخاب نمود كه براحتي بوسيله چنگال يا قاشق قابل خوردن باشند، ضمن اينكه اصولاً قاشق براي صرف سوپ مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

در بعضي از ميهماني هاي بوفه، قبل از گشايش ميز بوفه، سوپ گرم در ظرفي شبيه فنجان سرو مي‌شود كه بصورت مايع بوده و معمولاً آب گوشت همراه با عصاره سبزيجات مي‌باشد و مي‌توان آن را مانند نوشيدني و بدون استفاده از قاشق صرف نمود.

در يك چنين ميهماني، شایبه تمام شدن غذا وجود ندارد و در صورت يكه ميهمانان در حد معقول از غذاها استفاده نمايند و بي جهت بشقابها را پر ننمايند پيش بيني‌هاي لازم با توجه به تعداد ميهمانان توسط میزبان بعمل آمده است.

در عين حال شايسته است براي هر ميز، يك نفر مامور پذيرايي در نظر گرفته شود و بلافاصله پس از خالي شدن ظروف نسبت به تعويض آن اقدام گردد.

نكته مهم در اين نوع پذيرايي اين است كه غذاها و خوراك هاي درسته نظير گوسفند بريان، ماهي و بوقلمون بدون مامور پذيرايي رها نشود، در غير اينصورت بعلت ناآشنا بودن ميهمانان به بريدن اين نوع خوراك ها احتمال مي‌رود صحنه‌هاي نامطلوبي ايجاد شود كه ميهماني را تحت الشعاع قرار دهد.

در اين نوع پذيرايي خوب است تنوعي از غذاهاي ملي و بين‌المللي در نظر گرفته شود تا مقتضيات ذائقه كليه ميهمانان در نظر گرفته شود.

ميز بوفه تا پايان حضور ميهمانان مي بايست حفظ و تنها پس از ترك ميهمانان نسبت به جمع‌ آوري ميز اقدام گردد.

مامورين پذيرايي شايسته است در صورت سئوال ميهمانان تركيب غذاهاي موجود روي ميز را توضيح دهد.

در جوانب ميزهاي پذيرايي معمولاً محلي براي توزيع نوشابه در نظر گرفته مي‌شود و به تناوب نيز انواع نوشابه و بعضا غذا در سيني‌هاي مختلف وسيله مامورين پذيراي توزيع مي‌شود.

اقامت طولاني و بيش از ساعت مقرر در كارت دعوت، مرسوم نيست و در پايان ميهماني مي‌بايست ضمن تشكر از ميزبان از موفق بودن ميهماني و نه صرفاً خوشمزه بودن غذا سخن به ميان آورد.

ب- پذيرايي به طريق نشسته

نحوه چيدن وسايل روي ميز

معمولاً با يك روميزي كه از پارچه اي كلفت انتخاب مي‌شود روي ميز پوشانده شده و سپس يك روميزي سفيد روي آن مي‌اندازند.

در مقابل هر فرد يك بشقاب بزرگ و در سمت چپ وی دو عدد پيش دستي و در سمت راست دو ليوان جهت نوشابه و آب و به تناسب نوع غذا يك قاشق و دو عدد كارد در سمت راست بشقاب و سه عدد چنگال در سمت چپ و يك عدد قاشق دسر خوري و چنگال كوچك در سمت بالاي بشقاب در نظر گرفته مي‌شود.

دستمال سفره بايد از نوع پارچه ای باشد و در بشقاب سمت چپ و يا بشقاب اصلي گذارده شود.

ترتيب استفاده از بشقاب‌ها، كارد و چنگال و قاشق و دیگر وسائل روی میز:

قاشق براي صرف سوپ مورد استفاده قرار مي‌گيرد، سپس كارد و چنگال ماهي، و در آخر كارد و چنگال اصلي براي غذاي اصلي استفاده مي‌شود، نحوه استفاده از اين ابزار از سمت بيرون به طرف بشقاب است.

معمولاً بشقاب اصلي برداشته مي‌شود و يا ظرف سوپ خوري وسيله مامورين پذيرايي بر روي آن گذاشته مي‌شود و بشقاب‌هاي ماهي و غذاي اصلي متعاقباً گذاشته مي‌شود. پيش دستي سمت چپ پس از برداشتن دستمال سفره براي نان و پيش دستي بالاي آن براي سالاد مورد استفاده قرار مي‌گيرد. و قاشق و چنگال كوچك براي صرف دسر مي‌باشد.

در ميهماني‌هاي رسمي معمولاً منوي غذا در بالاي بشقاب اصلي قرار داده مي‌شود و طبق آن غذاهاي مختلف به ترتيب سرو مي‌شود.

چنان چه ميزبان ايراني است و در تركيب غذاي اصلي برنج وجود دارد خوب است براي ميهمانان ايراني قاشق اضافي گذاشته شود.

ترتيب سرو غذا در پذيرايي به طريق نشسته

به تناسب فصل ابتدا سوپ سرد و يا گرم سرو مي‌شود.

پس از جمع آوري سرويس سوپ، غذاي اصلي كه ممكن است ماهي يا گوشت سفيد باشد سرو مي‌شود كه در صورت سرو ماهي مي‌بايست از كارد و چنگال مخصوص ماهي استفاده شود.

پس از جمع آوري سرويس ماهي، غذاي اصلي كه ممكن است استيك و يا انواع گوشت قرمز و يا چلو و خورش باشد سرو مي‌شود.

در فواصل غذا سالاد در پيش دستي مخصوص سالاد قرار داده مي‌شود.

بعد از غذا دسر و سپس چاي و قهوه سرو مي‌شود.

چنان چه ميهماني رسمي ‌باشد مامورين پذيرايي از سمت راست غذا را در بشقابها قرار مي‌دهند و چنانچه ديس غذا در مقابل ميهمان گرفته شود معمولاً غذا از سمت چپ تعارف مي‌شود و ميهمان شخصا از آن بر مي‌دارد.

نكاتي كه در پذيرايي نشسته مي بايست مراعات شود

ميهمانان با تعارف ميزبان در محل خود مستقر مي‌شوند.

در ميهماني نشسته جاي افراد معمولاً از قبل معين و بر روي نقشه‌اي مشخص شده است كه در بدو ورود به سالن مي‌بايست به‌ آن توجه نمود و يا از مامورين پذيرايي براي يافتن جاي خود كمك گرفت.

پس از استقرار با تعارف ميهمانان سرو غذا از سمت راست و چپ ميهمانان و ميزبان شروع مي‌شود.

بلافاصله پس از استقرار مي‌بايست از دستمال سفره استفاده نمود.

در اين نوع پذيرايي در صرف غذا مي‌بايست خود را با ساير ميهمانان هماهنگ نمود.

به درستي و با فاصله معيني مي‌بايست در پشت ميز مستقر شد.

پس از شروع صرف غذا وسيله ميزبان و ميهمان عاليرتبه بايد دست به غذا برد.

در انواع خوراك هاي يك تكه وظيفه چنگال نگاه داشتن و وظيفه كارد بريدن و صرف خوراك بوسيله چنگال است.

هر بار بايد يك تكه را جدا و ميل نمود و سپس تكه بعدي را بريد.

در پذيرايي ايراني بايد براي غذاهايي كه در تركيب آن برنج وجود دارد قاشق اضافي پيش بيني نمود.

در ميهماني‌هاي خارجي قاشق فقط براي صرف سوپ مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

تا پايان پذيرايي از كشيدن سيگار بايد خودداري شود.

در صورتي كه ميزبان ايراني است تركيب غذاهاي ناآشنا مي‌بايست براي خارجيان توضيح داده شود.

پذيرايي به صورت تركيبي از بوفه و نشسته

در اين نوع پذيرايي بعلت تعداد بسيار زياد ميهمانان و عدم امكان سرو غذا بوسيلة مامورين پذيرايي معمولاً يك ميز اصلي Head Table رو به سمت اكثريت ميهمانان در نظر گرفته مي‌شود.

در پشت اين ميز معمولاً رئيس كشور باتفاق ميهمانان عاليرتبه ديگر قرار مي‌گيرند.

در مقابل آنان به تعداد زيادي ميزهاي گرد با ظرفيت 6 تا 8 نفر در نظر گرفته مي‌شود و سرويس كارد و چنگال و بشقاب سوپ خوري بر روي ميز در نظر گرفته مي‌شود.

ميز اصلي وسيله مامورين پذيرايي بصورت كامل سرو مي‌شود و براي مدعوين ساير ميزها صرفاً سوپ سرو مي‌شود.

در نقطة ديگر از سالن يك ميز بوفه چيده مي‌شود و پس از سرو سوپ بقيه ميهمانان به ميز بوفه نزديك شده و پس از برداشتن بشقاب از غذاهاي روي ميز استفاده مي‌نمايند.

اين نوع پذيرايي معمولاً در پايان نمايشگاه‌ها، ديدارهاي سال نو، میهمانی های اتاق های بازرگانی  و يا نشست‌هاي حرفه‌اي ديگر كه که معمولا تعداد  ميهمان بسیار زیاد است مرسوم مي‌باشد.

در اين نوع ميهماني ها معمولاً قبل از صرف غذا سخنراني‌هایي ایراد می گردد که در این صورت مدعوین می بایست به هنگام ایراد سخنرانی سکوت نموده و به گفته های سخنرانان توجه نمایند.

بخش ششم: اصول معمول جهت شركت در ميهماني‌ها

الف: پاسخ به دعوت نامه‌ها

بسته به درجه رسميت ميهماني به موقع در خصوص شركت يا عدم شركت خود درميهماني مي‌بايست عكس‌العمل نشان داد و حضور يا عدم شركت خود را اطلاع داد.

در دعوت‌هايي كه به وسيله تلفن انجام مي‌شود، حداكثر ظرف 48 ساعت مي‌بايست پاسخ داد.

چنان چه به يك دعوت پاسخ مثبت داده شد، حتماً مي‌بايست در آن ميهماني شركت نمود.

عدم پاسخ به دعوت تا حدي كه باعث اسفسار مجدد ميزبان شود دور از نزاكت است.

ب: معرفي خود به ميزبان و آشنایی با ساير ميهمانان

به هنگام ورود و يا در فرصت مقتضي مي‌بايست خود را به ميزبان معرفي و از دعوت وي تشكر نمود.

در طول ميهماني نيز با ساير ميهمانان آشنا شد و با آنان كارت ويزيت مبادله نمود.

شايسته است در محدوده زماني تعيين شده در كارت دعوت، به ميهماني وارد و يا ميهماني را ترك نمود.

پ: خداحافظي از ميزبان

در پايان ميهماني مي بايست از ميزبان و همسر وي خداحافظي و تشكر نمود و از موفقيت ميهماني صحبت به ميان آورد.

ت: لباس مناسب

خوب است متناسب با  ميهمانی و فصل، لباس مناسب پوشيد.

چنانچه در كارت دعوت نوع لباس تعيين شده است، گزينه لباس رسمي را مي بايست رعايت نمود.

در صورت تعدد ميهماني‌ها، حضور در ميهماني روز ملي را مي‌بايست در اولويت قرار داد.

ث: اولويت دادن به ميهماني هاي روز ملي

در فرصت مقتضي مي بايست روز ملي را به ميزبان و همسر وي تبريك گفت.

در ميهماني هاي روز ملي چنانچه امكان شركت در ميهماني براي ما وجود ندارد بوسيله نامه مي بايست از عدم حضور خود عذرخواهي نمود.

بخش هفتم: رعايت چند اصل مهم تشريفاتي

الف: آداب تماس تلفنی

در تلفن كردن نيز مي‌بايست اصول تقدم و تشريفات را رعايت نمود.

مرسوم نيست فردي كه تلفن مي‌زند قبل از معرفي خود از طرف مقابل بخواهد كه خود را معرفي كند.

مرسوم نيست فرد دون پايه به خصوص در فواصل نزديك به فرد مافوق خود تلفن بزند، مگر اين كه فرد مافوق چنين مجوزي را به وي داده باشد.

مرسوم نيست فرد دون پايه به هنگام تماس از فواصل دور، فرد مافوق را از طريق منشي معطل نمايد،. بلكه اول مي‌بايست ارتباط وي برقرار و شخصاً با مافوق صحبت كند.

ولي  فرد مافوق مي‌تواند از طريق منشي افراد را يافته و سپس به مقام مافوق ارتباط بدهد.

به طور اصولي مقام مافوق نيز نبايد افراد را براي مدت طولاني پشت خط تلفن معطل نگاه دارد.

ب: آداب دست دادن

در زندگي امروز دست دادن به صورت يك سنت اجتماعي معمول شده است و بايد آداب مربوط به آن را رعايت نمود. در گذشته دست دادن داراي مفاهيم مختلفي بوده است، من جمله مفهوم بيعت كردن و يا موافقت يا پيروي از يك خط مشي مشخص از آن استنباط مي‌شده است.

در آداب دست دادن رعايت نكات ذيل حائز اهميت است:

همواره مقام بالاتر و يا فرد مسن‌تر در دراز كردن دست پيش قدم مي باشد.

دراز كردن دست توسط مقام پايين‌تر دور از نزاكت معمول مي‌باشد.

به هنگام دست دادن می‌بايست به صورت طرف مقابل نگاه كرد و دست وي را فشرد و به وي توجه كرد.

به هنگام دست دادن نبايد دست ديگر در جيب باشد و به جاي توجه به فرد مقابل به اطراف نگاه كرد.

فرد تازه وارد مي‌بايست اول به مقام بالاتر و سپس به ساير افراد دست دهد.

نبايد به مدت طولاني دست افراد را نگاه داشت و بيش از حد لزوم فشار داد، به خصوص در مواردي كه صميميتي بين طرفين وجود نداشته باشد.

خانم‌ها همواره در دست دادن پيش قدم هستند، مگر آن كه فرد مقابل آن ها يك مقام بالاتر باشد.

دست دادن با دستكش توسط آقايان برخلاف نزاكت است، در حالي كه خانم‌ها مي‌توانند با دستكش دست دهند.

در كشورهاي اسلامي دست دادن با زنان حرمت دارد و اين امر مي‌بايست قبل از مواجهه شدن به نحو مقتضي به طرف مقابل تفهيم گردد تا از بروز سوء تفاهم جلوگيري شود.

پ: كارت ويزيت

در  زندگي روزمره كارت ويزيت، وسيله معرفي و آشنايي و حفظ ارتباط و تماس با طرف مقابل است.

در زندگي ديپلماتيك، داشتن كارت ويزيت يك ضرورت است و ديپلمات ها حتي قبل از ورود به محل مأموريت نسبت به تهيه كارت ويزيت جهت خود اقدام مي‌نمايند.

به طور معمول قطع كارت ويزيت براي مردان 5*9 و براي بانوان 4*8  مي‌باشد.

براي كارت ويزيت رسمي مي‌بايست از زمينه سفيد استفاده نمود.

در وسط كارت نام و نام خانوادگي با حروف درشت، در ذيل آن سمت و عنوان فرد، و در ذيل آن با حروف كوچك تر اسم كشور نوشته مي‌شود. شماره تلفن و نمابر در سمت راست و پايين نشاني، و ايميل در سمت چپ و پايين كارت نوشته مي‌شود.

با استفاده از كارت ويزيت مي‌توان بسياري از امور تشريفاتي را انجام داد.

از كارت براي معرفي و آشنايي، تبريك، تشكر، ابراز هم دردي و عرض تسليت و خداحافظي استفاده نمود.

براي كاربرد كارت ويزيت در موارد فوق ، حروف اختصاري به كار مي‌رود كه در كشور ما استفاده از آن معمول نيست، ولي با توجه به اين كه اين مفاهيم در مراودات بين‌المللي به خصوص در بين ديپلمات ها معمول مي‌باشد آشنايي با اين مفاهيم ضروري مي‌باشد.

اين علايم اختصاري از زبان فرانسه اقتباس شده و به همين ترتيب نيز در زبان انگليسي و ساير زبان‌ها معمول و به كار برده مي‌شود.

اين علايم اختصاري و مفاهيم آن به شرح زير است و با حروف كوچك كتابي و با مداد نوشته مي‌شود.

p.r: pour remercierبراي تشكر

P.f:pour fete      براي تبريك

p.f.n.a:pour felicite nouvel an      براي تبريك سال نو

p.f.c:pour faire connaissanceبراي آشنائي

p.p.c:pour prendre conge             براي خداحافظي

Pour. :pour condoleancesبراي تسليت

p.p :pour presentationبراي معرفي

در  ارتباطات ديپلماتيك كارت ويزيت در موارد ذيل مورد استفاده قرار مي‌گيرد

رييس نمايندگي مي‌تواند براي معرفي عضو جديد نمايندگي، كارت ويزيت خود را همراه با كارت ويزيت شخص تازه وارد جهت سفارت خانه هاي مختلف و مقامات محلي ارسال نمايد. در اين صورت در پايين كارت ويزيت خود و با مداد حروف p.p  را براي معرفي همراه با كارت عضو جديد  مي‌فرستد.

به هنگام معرفي و آشنايي، فرد تازه وارد مي‌تواند كارت خود را به طرف مقابل بدهد.

در ساير موارد نيز با استفاده از علايم اختصاري فوق مي‌توان اقدام و مفاهيم مربوطه را به طرف مقابل منتقل نمود.

ت: رعايت تقدم بانوان

رعايت تقدم بانوان در مناسبت ها و مراسم تشريفاتي و حتي در زندگي روزمره ضروري است.

به هنگام ورود به اماكن و يا خروج از آن همواره بايد خانم‌ها را مقدم داشت و درب را براي ورود يا خروج  آنان نگاه داشت.

در نشستن سر ميز مذاكره و يا ميز غذاخوري بايد تقدم بانوان را رعايت كرد.

در ميهماني‌هايي كه ميزبان و همسر وي حضور دارند، ميهمانان با تعارف بانوي خانه سر ميز حاضر و با تعارف وي دست به غذا مي‌برند.

بـانوان در مـراسم تشريفاتـي داراي همان تقدمـي هستند كه همسر آن ها دارا مي‌باشد. ولي چنان چه بانويي به اعتبار موقعيت تشريفاتي خود داراي تقدم باشد، شوهر وي نمي‌تواند از همان تقدم برخوردار باشد.

ث: چگونگي نصب عكس مقامات رسمي و قواعد حاكم بر آن

در كشورهاي مختلف جهان سنت هاي متفاوتي براي نصب عكس مقامات وجود دارد.

در بعضي از كشورها كه با سيستم هاي سلطنتي اداره مي‌شوند، پادشاه يا ملكه سمبل كشور خود هستند و فقط عكس آن ها در اماكن نصب مي‌شود.

در بعضي از كشورها، عكس يك قهرمان ملي و يا مبارزاتي به عنوان سمبل كشور انتخاب مي‌شود. مانند گاندي در هند و محمد علي جناح در پاكستان

در برخي كشورها، رييس كشور مظهر و نماينده كشور است و عكس وي در اماكن نصب مي‌شود.اما در این کار افراط نکن

مذاکره آموختنی است

مذاکره یک مهارت است و مهارت ها آموختنی هستند.

تمام مذاکره کنندگان عالی  و ثروتمندان موفق امروز، زمانی در این زمینه ضعیف بودند.

هرچه بیشتر بیاموزید و تمرین کنید، یک مذاکره کننده بهتر می شوید.

در خلاصه این کتاب برایان تریسی نکات ضروری مذاکره موفق آورده شده است.

از مذاکره نترسید

تنها راه رسیدن به یک شرایط مطلوب این است که درخواست کنید و بخواهید.

می توانید تخفیف بخواهید. کسب درآمد کنید . بخواهید مفاد قرارداد را تغییر دهند یا هر چیز دیگری.

آینده موفق متعلق به کسانی است که قاطعانه خواسته های خود را با طرف مقابل در میان می گذارند و درخواست می کنند.

وقتی در مذاکره کسی به شما جواب نه می دهد، ربطی به شخصیت شما یا خوب و بد بودن شما ندارد.

افراد جواب نه  را به پیشنهاد شما می دهند این جواب هیچ ارتباطی به شخصیت شما ندارد.

آنرا شخصی نکنید و به دل نگیرید. کسی که از او درخواست می کنید نسبت به شرایط مطرح شده واکنش نشان می‌دهد.

نپذیرفتن  و رد کردن پیشنهاد شما موضوعی شخصی نیست.

مذاکره‌کنندگان عالی هر زمینه ای صحبت می کنند و درخواست می کنند.

این کار برایشان یک کار تفریحی است.

وقتی صحبت و درخواست را فعالیتی لذت بخش در نظر بگیرید آرام و با اعتماد به نفس و شاد  رفتار می کنیم.

در اینصورت همه جا این فرصت درخواست کردن را خواهید داشت.

روش سقراطی در مذاکره

سقراط می گوید اول در مورد مواردی صحبت کنید که هر دو موافق هستید .

بعد سراغ مواردی بروید که اختلاف نظر دارید.

با این کار شرایط مثبت خلق می شود و می توان برای رسیدن به توافق از آن سود برد.

انواع مذاکره

مذاکره دو نوع است.  نوع اول و دوم.

مذاکره نوع اول

در نوع اول شما افراد را فقط یکبار می بینید.

در این حالت تنها یکبار مذاکره می کنید.

هدف هر دو طرف مذاکره رسیدن به بهترین شرایط معامله است.

این نوع معمولا رودررو است و احتمال مخالفت در آن زیاد است.

ممکن است هدف شما کسب درآمد باشد.

طرف مقابل دوست شما نیست و فقط سود و زیان خود را در نظر می گیرد.

در این نوع باید آرام باشید و فقط به فکر بهترین معامله باشید.

مهم این نیست که فرد شما را دوست دارد یا نه .

او تنها به سود و زیان خودش فکر می کند.

مذاکره نوع دوم

این نوع ممکن است در مورد یک همکاری بلند مدت باشد.

در این نوع می خواهید به یک توافق برسید که در مدت زمان طولانی قابل استفاده است.

مثل توافق در اجاره خانه، یا همکاری در یک پروژه.

در این حالت چندین ماه یا چندین سال با این افراد مذاکره می کنید.

نقش احساسات در مذاکره

احساسات عامل اصلی موفقیت یا شکست در مذاکره است.

احساساتی مثل ترس، میل ، خشم یا طمع می تواند به شما آسیب بزند یا کمک کند.

هرچه بیشتر بتوانید احساسات را از فرایند مذاکره دور نگه دارید موفق تر خواهید بود.

اگر احساساتی باشید در کسب درآمد و نتیجه ناتوان خواهید بود.

هرچقدر بتوانید آرامش خود را حفظ کنید نتایج بهتری می گیرید.

نقش میل و خواسته

قدرتمندترین حس میل و خواسته است.

هرچقدر تمایل بیشتری برای به دست آوردن چیزی داشته باشید قدرت شما کاهش می یابد.

اگر خیلی طالب چیزی باشید حاضر می شوید  هر شرایطی را بپذیرید.

اگر طرف مقابل متوجه تمایل شما شود می تواند پیروز شود.

بنابراین خود را از قبل برای عدم موفقیت آماده کنید.

بدترین اتفاقی که ممکن است بیفتد را در نظر بگیرید.

هرچقدر بیشتر خود را برای موفق نشدن آماده کنید بهتر می توانید فکر کتید و تصمیم بگیرید.

نقش حرص

حرص احساس دیگری است که روی اندیشیدن تاثیر می گذارد.

تصور به دست آوردن چیزی که حق شما نیست روی تصمیم گیری منطقی شما اثر می گذارد.

نقش هراس

هرچقدر در مذاکره بیشتر بترسید احتمال تصمیم نادرستی که به سود شما نیست بیشتر می شود.

به همین علت بی تفاوت بودن روشی موثر برای یک مذاکره موفق است.

نقش خشم

افراد سلطه جو معمولا از احساس خشم استفاده می کنند.

معاملات مثل رییس هستند.

هرکدام رفت رییس دیگری جایش را می گیرد.

پس اگر معامله ای را از دست دادید نگران نباشید، معامله بعدی در راه است.

گاهی معامله نکردن بهتر است.

بدانید چه چیزی می خواهید

عده زیادی از مردم دقیقا نمی دانند که می خواهند به چه نتیجه ای برسند.

راه حل این است که روی کاغذ بنویسید که می خواهید چه چیزی به دست آورید.

راه دیگر تبادل نظر با دیگران است با افراد متخصص مشورت کنید.

بهترین، بدترین و نتیجه متوسطی که در یک مذاکره می توان کسب کرد را بدانید.

بدترین نتیجه چیزی است که ابدا نمی خواهید به آن برسید.

شیوه های موثر در مذاکره موفق

روش های اثبات شده ای برای موفقیت در مذاکره وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید.

شیوه عقب نشینی

پس از شنیدن قیمت عقب نشینی کنید.

خود را غمگین و مایوس نشان دهید.

بگویید که این رقم بسیار بالاست.

این طرز برخورد سبب می شود طرف مقابل تغییر موضع بدهد و در قیمت خود تجدید نظر کند.

شیوه سوال پرسیدن

بعد از شنیدن قیمت خودتان را حیرت زده نشان دهید و کمی سکوت کنید.

سپس از طرف مقابل بپرسید این آخرین قیمت پیشنهادی است یا امکان تغییر دارد.

بگویید شما همین الان قصد تصمیم گیری دارید بپرسید آخرین قیمت پیشنهادی چیست؟

این سوال او را در شرایط اضطرار قرار می دهد و می ترسد معامله را از دست بدهد.

شیوه خرید از حراجی

از فروشنده بپرسید آیا حراج هم دارد.

اگر داشت از او بخواهید با قیمت حراج از او خرید کنید چون به حراج قبل نرسیدید.

گاهی این روش جواب می دهد.

شیوه پافشاری

به طرفمقابل در مذاکرات فروش میتوانید بگویید شما می توانید از جای دیگر ارزان تر تهیه کنید.

فروشندگان با شنیدن اسم رقبا کمی نرم تر می شوند.

او به این نتیجه می رسند که شما برای خرید به رقبایشان مراجعه می کنید.

پیوسته در مذاکرات خود دوستانه تر ررفتار کنید.

وقتی به نحوی خوشایند رفتار می کنید طرف مقابل راحت تر با شما موافقت می کند.