بهینه سازی جریان نقدینگی کسب وکار : استراتژی هایی برای موفقیت تجاری در سال ۱۴۰۲

همه ما پیش بینی های مختلف متخصصان و مسولان اقتصادی کشور برای سال ۱۴۰۲ را شنیده ایم .مثلا :

• پیش بینی ادامه تورم ۵۰ درصدی
• افزایش حقوق ۲۵ درصدی کارکنان دولت
• احتمال افزایش حقوق پایه ۵۰ درصدی کارکنان و کارگران بخش خصوصی
• احتمال کسری بودجه ۴۰۰ همتی در بودجه سال ۱۴۰۲
• کاهش قدرت خرید مصرف کنندگان

مجموع اطلاعات بالا ،به مدیران کسب وکارها این هشدار را میدهد که با شرایط سخت و جدیدی رو برو خواهند شد و از هم اکنون باید خود را برای مدیریت بهتر این شرایط سخت و کاهش ریسک های احتمالی کسب وکارشان در سال ۱۴۰۲ آماده کنند .

تحقیقات مرکز توسعه مشاغل کوچک آمریکا نشان می دهد که بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک از اهمیت مدیریت جریان نقدی آگاه نیستند و اقدامات لازم را برای اطمینان از یک جریان نقدینگی صحیح در کسب وکارها انجام نمی دهند.

یک مطالعه دیگر که توسط مرکز ملی تحقیقات ورشکستگی آمریکا انجام شده است نشان میدهد که مشاغلی که درخواست ورشکستگی می‌کنند این کار را به این دلیل انجام می‌دهند که نمی‌توانند تعهدات مالی خود را انجام دهند و جریان نقدینگی منفی یکی از عوامل اصلی آن است.

تحقیقات انجام شده توسط دانشگاه تنسی در شهر ناکسویل ایالت تنسی نشان می دهد که مشاغلی که مشکلات جریان نقدینگی را تجربه می کنند،۲.۵ برابر بیشتر از آنهایی که چنین مشکلی ندارند، پرونده اعلام ورشکستگی تشکیل داده اند.

واقیعت های بالا و اطلاعات میدانی از بازار ایران اهمیت نیاز به توجه بیش از پیش کسب وکارها به جریان نقدینگی شان را برای سال آینده دوچندان می کند .

ما می توانیم با درک علل مشکلات جریان نقدینگی و اتخاذ گام‌هایی برای رفع آنها ، تأثیر بد یک بحران اقتصادی را کاهش دهیم و حتی با مدیریت بحران قبل از بوجود آمدن آن و فهم درست از فرصت های پدید آمده در میدان رقابت نیز بهتر عمل کنیم .

درک علل مشکلات جریان نقدینگی

یکی از اولین گام ها در مدیریت جریان نقدی در طول بحران اقتصادی، درک علل مشکلات جریان نقدی است. برخی از شایع ترین علل عبارتند از:

اول-کاهش درآمد : در طول یک بحران اقتصادی، کسب و کارها ممکن است به دلیل کاهش درآمد مصرف کنندگان ، شاهد کاهش فروش شان باشند. این عامل می تواند ورودی پول نقد مورد نیاز برای پرداخت قبوض، هزینه ها و انجام تعهدات مالی را کند و دشوار کند.

دوم-افزایش هزینه ها: بحران های اقتصادی همچنین می توانند منجر به افزایش هزینه ها شوند، همانطور که پیش بینی میشود در سال آینده شاهد افزایش پایه حقوق و دستمزد و افزایش قیمت مواد اولیه باشیم که این روند از همین حالا نیز آغاز شده است .

سوم-تاخیر در پرداخت ها: در طول یک بحران اقتصادی، کسب و کارها همچنین ممکن است با تاخیر بیشتری در پرداخت از سوی مشتریان مواجه شوند که می تواند انجام به موقع تعهدات مالی را با مشکل مواجه کند.

راهبردهای بهبود جریان نقدینگی

هنگامی که دلایل مشکلات جریان نقدی را درک کردید، چندین استراتژی وجود دارد که می توانید برای بهبود جریان نقدی استفاده کنید:

۱-حفظ درآمد فعلی و افزایش درآمد: یکی از موثرترین راه ها برای بهبود جریان نقدینگی افزایش درآمد است. این کار را می توان با نوازش بیشتر و حفظ مشتریان فعلی ،یافتن مشتریان جدید، کاهش یا افزایش راهبردی قیمت یا عرضه محصولات یا خدمات جدید انجام داد.

۲-جلوگیری از افزایش هزینه ها و کاهش هزینه های فعلی : یکی دیگر از استراتژی های مهم برای بهبود جریان نقدینگی، ابتدا جلوگیری از افزایش هزینه ها و آنگاه کاهش هزینه ها است. این را می توان با مذاکره برای معاملات بهتر با تامین کنندگان، کاهش هزینه های غیر ضروری یا یافتن راه هایی برای افزایش بهره وری و درنتیجه کاهش هزینه های عملیاتی انجام داد.

۳-بهبود در وصول مطالبات: برای بهبود جریان نقدینگی، بهینه تر شدن وصول مطالبات کسب وکار نیز مهم است. این امر با راه اندازی سیستمی های نرم افزاری و آموزش نیروها برای پیگیری فاکتورها و پیگیری مشتریانی که با تاخیر پرداخت می کنند قابل انجام است.

• ایجاد یک سیستم فاکتور دهی دقیق : یک سیستم دقیق برای فاکتور دهی به مشتریان ایجاد کنید .کسب وکارهای زیادی را دیده ام که هنوز فاکتور هایشان را به صورت دستی می نویسند ، این کار سرعت و دقت فرآیند وصل مطالبات کسب وکار شما را به شدت کاهش می هد،این نکته طلایی را فراوش نکنید که فرآیند وصول مطالبات از پیش از فروش آغاز می شود .
• شفاف سازی شرایط معامله قبل از انجام فروش : شرایط دقیق و مهلت‌های پرداخت را قبل از نهایی شدن فروش شفاف کنید. در صورت امکان از مشتریان بخواهید شرایط را تایید مهر و امضا کنند و تصویر آن را برای شما بفرستند .این کار از اختلاف حسابهای آتی با مشتریان به دلیل قبلی شفاهی شرایط معامله جلوگیری می کند .
• مغایرت گیری های دوره ای :به تجربه دیده ام که یکی از اصلی ترین دلایل تاخیر در پرداخت مشتریان مغایرت ها بین حسابداری آنها و حسابداری کسب وکار است لذا بهتر است کسب وکارها قبل از اینکه مشتریان به بهانه اختلاف حساب ها از پرداخت به موقع خودداری کنند با مغایرت گیری و تایید گرفتن از آنها بابت مانده حساب ها ،این بهانه را از مشتریان بگیرند .
• پیگیری مستمر فاکتورهای پرداخت نشده : سیستمی را برای تحلیل و ردیابی فاکتورها، از جمله زمان ارسال آنها، زمان سررسید پرداخت و اینکه آیا پرداخت دریافت شده است یا خیر، راه اندازی کنید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که تمام فاکتورها ردیابی می شوند و هیچ پرداختی از دست نمی رود.
• پیگیری تاخیرها در پرداخت: مشتریانی که در پرداخت فاکتورهای خود تاخیر دارند، را به صورت منظم پیگیری کنید. این کار را می توان از طریق اس ام اس ، تماس تلفنی و یا حتی مراجعه حضوری انجام داد. نکته مهم این است که در این کار استمرار داشته باشید و مطمئن شوید که همه مشتریان از اهمیت پرداخت به موقع آگاه هستند.
• دریافت و ثبت اسناد قبل از ارسال محصولات :اگر شرایط رقابتی کسب وکار به شما این اجازه را می دهد قبل از ارسال محصولات اسناد مربوطه را از مشتریان دریافت کنید و دقت کنید با توجه به چک های جدید صیادی مشتریان اسناد را در کارتابل بانکی شان به شما انتقال داده باشند .
• مشوق هایی برای پرداخت به موقع ارائه دهید: برای مشتریانی که فاکتورهای خود را به موقع پرداخت می کنند، مشوق هایی را در نظر بگیرید. این کار را میتوانیدبا اهدا یک هدیه مناسب یا تقدیم یک تخفیف در خرید های آینده یا حتی یک برنامه پاداش منظم برای پرداخت های مکرر به موقع انجام دهید.
• ازامکانات اتوماتیک نرم افزار های حسابداری یا CRM استفاده کنید: نرم افزار یا برنامه هایی را پیاده سازی کنید که می توانند به شما در خودکارسازی فرآیندوصول مطالبات کمک کنند. این می تواند شامل ویژگی هایی مانند یادآوری خودکار صورتحساب، محدودیت های حجمی اعتباری و گزارش های اعتباری باشد. این به شما کمک می کند تا میزان اعتبار مشتریان خود را بهتر مدیریت و پیگیری کنید و روند وصول مطالبات مجموعه خود را بهبود بخشید.

۴-پیش بینی و برنامه ریزی برای جریان نقدینگی :یکی دیگر از راهکارهای مهم مدیریت جریان نقدینگی در طول بحران اقتصادی، پیش بینی جریان نقدینگی کسب وکار است. پیش‌بینی جریان نقدینگی یعنی پیش‌بینی مقدار پولی که در آینده وارد و خارج خواهد شد. این می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا مشکلات جریان نقدینگی را پیش‌بینی کنند و اقداماتی را برای رفع آن‌ها قبل از تبدیل شدن به یک مشکل اساسی انجام دهند.

چطور جریان نقدینگی کسب وکار در آینده را پیش کرده و برای آن برنامه ریزی کنیم ؟

پیش بینی می تواند کمی پیچیده باشد، اما ارزش تلاش را دارد. برخی از مراحل برای ایجاد یک پیش بینی جریان نقدی عبارتند از:

• جمع آوری و تحلیل داده های قبلی : برای ایجاد یک پیش بینی جریان نقدی، باید داده هایی در مورد درآمد و هزینه های کسب و کار خود جمع آوری کنید. این شامل اطلاعات گذشته مربوط به فروش، هزینه‌ها و پرداخت‌های مشتریان می‌شود.
• یافتن یک الگو و قراردادن آن در دور های زمانی کوتاه مثلا ده روزه : هنگامی که داده ها را در اختیار دارید، باید یک الگو برای سازماندهی آن بیابید. قالب های زیادی به صورت آنلاین در دسترس هستند، یا می توانید با استفاده از یک برنامه صفحه گسترده مانند اکسل، الگوهای خود را ایجاد کنید.ورودی ها و خروجی ها را در با قراردادن در آن قالب در دوره های زمانی کوتاه مثلا ده روزه بالانس کنید .
• پیش‌بینی درآمد ها و هزینه‌های آتی: پس از شناخت الگو، باید درآمد و هزینه‌های آینده را پیش‌بینی کنید. این را می توان با نگاه کردن به داده های گذشته ، در نظر گرفتن روندهای صنعت، و در نظر گرفتن هرگونه تغییر آتی در کسب و کار شما انجام داد.نرم افزار اکسل یک تابع Forecast دارد که میتوانید از آن هم برای پیش بینی هایتان استفاده کنید .البته نتایج این تابع از دقت بسیار بالایی برخوردار نیست ولی با قراردادن اطلاعات صحیح از دوره های قبلی میتواند تا حدودی شما را راهنمایی کند .
• نظارت و به روز رسانی مداوم: پس از ایجاد پیش بینی، مهم است که به طور منظم آن را نظارت کنید و در صورت لزوم آن را به روز کنید. این کمک می کند تا مطمئن شوید که پیش بینی شما دقیق است و از مشکلات احتمالی جریان نقدینگی پیش از بوجود آمدن آن آگاه هستید.

(این مقاله در حال تکمیل است ....)

نویسنده :علی کنعانی کاشانی (مدرس و مشاور بهبود و ارتقا کسب وکار در برند سازی ،بازاریابی ، فروش )