ساده‌سازی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات یک برنامه ۵ مرحله‌ای است که با انتخاب فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات شروع می‌شود و با به چالش‌کشیدن دانش قبلی ما را به پیاده‌سازی روش جدید سوق می‌دهد.
پیشرفت قطعی و دائمی تا زمانیکه از معیارهای اندازه‌گیری استفاده نکنیم به ندرت ایجاد می‌شود به خصوص در مواردی که عوامل انسانی در آن‌ها دخیل هستند. عملکرد انسان‌ها بسیار متفاوت است و همیشه به نوعی معیار اندازه‌گیری برای تصمیم‌گیری و ارزیابی نیاز داریم.
به ندرت می‌توانیم تکرار دقیق و درست فعالیت‌ها، پیش‌بینی و کنترل شرایط پیش‌آمده و آینده را بهبود و پیشرفت بدانیم بلکه همیشه نیاز به بازنگری، ساده‌سازی و دوباره‌نویسی کارها و فرآیندها احساس می‌شود.
مشاهده عینی که به صورت هدفمند انجام شود نوعی اندازه‌گیری است که می‌توانیم برای طبقه‌بندی، برچسب‌گذاری و مقایسه فعالیت‌ها و کارها استفاده کنیم.
برای شروع می‌توانیم فعالیتی را انتخاب کنیم که با آن آشنا هستیم ولی به طور مستقیم درگیر آن نیستیم (برای جلوگیری از قضاوت نادرست) و با تمرکز بر یک فعالیت بررسی‌ها را شروع کنیم. این احتمال وجود دارد که متوجه شویم که به خیلی از جنبه‌های کاملا مهم بی‌توجه بوده‌ایم.
الگویی سازمان‌یافته و تعریف‌شده در مشاهدات عینی خیلی به ما در ساده‌سازی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات کمک خواهد کرد.
فرآیند ساده‌سازی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات یک برنامه مرحله به مرحله، برای مطالعه فعالیت‌ها پیشنهاد می کند:
در این مرحله تنها یک فعالیت را در هر زمان مطالعه و بررسی می‌کنیم. در صورتیکه در هر لحظه چندین فعالیت را بررسی کنیم ممکن است به نتایج گیج‌کننده و تلاش بی‌اثر منجر شود.
در ابتدا کارها و فعالیت‌هایی که به بیشترین بهبود و ساده‌سازی نیاز دارند را انتخاب می‌کنیم (اولویت‌بندی).
می‌توانیم از فعالیت‌های مرتبط با خود و دپارتمان خود شروع کنیم و دنبال موارد زیر بگردیم:
برای مشاهده نحوه انجام فعالیت در حالت فعلی نیاز است همه حقایق را بدست آوریم. باید همه الزامات برای انجام فعالیت شامل نیروی انسانی، مواد و قطعات مصرفی و یدکی، ابزارها، مدت زمان انجام و … را در نظر بگیریم. همچنین ارتباط فعالیت با فعالیت‌های مرتبط دیگر و ترتیب یا توازی انجام آن‌ها باید دیده شود.
پیشنهاد می‌شود فرآیند انجام فعالیت‌ها را به صورت یک چارت مرحله‌ای رسم کنیم و در هر مرحله جزییات را مستندسازی کنیم.
با این سوال شروع کنیم:
این نگرش پرسشگرانه ما را به سمت دیدگاهی هدایت می‌کند که در مجموع منفعت سازمان را در نظر می‌گیرد تا دپارتمان یا افراد. این سوالات اغلب زمینه‌ای را ایجاد می‌کنند برای از بین بردن کارهای بیهوده و غیرضروری که هیچ ارزش واقعی برای تجهیزات و اهداف سازمان به‌وجود نمی‌آورند. ولی در عوض تجهیزات و فعالیت‌هایی که دارای اهمیت و اولویت هستند دسته‌بندی و مشخص می‌شوند.
ایده‌گرفتن از اپراتورها، متخصصین و تکنسین‌هایی که فعالیت‌ها را انجام می‌دهند نادیده نگیریم
تمام احتمالات را باید در نظر بگیریم، هر یک را با جزئیات بررسی کنیم و بهترین گزینه را ارزیابی، مقایسه و انتخاب کنیم.
سوالاتی که برای یافتن فرصتهای جدید باید از خودمان بپرسیم:
چه کاری انجام می‌شود؟ چرا این کار انجام می‌شود؟ آیا این کار ضروری است؟
اگر فعالیتی به روش فعلی برای مدت یک سال یا بیشتر در سازمان (کارخانه، نیروگاه، معدن، پتروشیمی و…) اجرا شده است، باید از خودمان سوال بپرسیم شاید روش بهتری برای اجرا وجود داشته باشد.
اگر فعالیت‌ها را نمی‌توانیم حذف کنیم به احتمال زیاد می‌توانیم خیلی از جابه‌جایی‌ها و حمل و نقل‌های بیهوده را حذف کنیم.
مواردی که باید در بهبود فعالیت‌ها توجه کنیم:
می‌توانیم ترتیب انجام کارها، مکان انجام کارها یا افراد انجام‌دهنده کارها را تغییر دهیم؟
این سوال می‌تواند فرصت خوبی برای بهبود بخشیدن ایجاد کند.
اگر بتوانیم دو یا چند فعالیت را با هم ترکیب کنیم، اغلب می‌توانیم فعالیتی با هزینه بهبودیافته یا برابر با هزینه یکی از فعالیت‌های قبلی تعریف کنیم. همینطور می‌توانیم حمل و نقل‌ها و جابجایی‌های اضافی و زمان‌بر، انتقال‌های بیجای مواد و قطعات بین انبار و محیط فعالیت را حذف کنیم.
اگر امکان ادغام فعالیت‌ها نبود می‌توانیم دنبال راه‌حل‌هایی برای ترکیب حمل و نقل‌ها و جابجایی‌های اضافی باشیم. باید در نظر داشته باشیم در خیلی از موارد با تغییر دنباله ترتیبی انجام کارها امکان حذف دوباره‌کاری‌ها وجود دارد.
دنباله ترتیبی انجام کارها معمولا از راهنماها، مستندات فرآیندها و طراحی تجهیزات و ماشین‌آلات استخراج می‌شود، البته در طول زمان فرآیندها عوض می‌شوند، طراحی‌ها ممکن است به‌روز رسانی شوند اما آیا ترتیب انجام کارها بازنگری می‌شوند؟
گاهی اوقات، فقط با تغییر مکان انجام فعالیت یا شخص انجام‌دهنده کار نیز می‌توانیم فعالیت را بهبود ببخشیم. نور بهتر، تهویه بهتر مکان انجام فعالیت، ابزارهای بهتر همه این‌ها ممکن است در مکان دیگر موجود باشد پس خیلی وقت‌ها با تعویض مکان انجام فعالیت نتیجه بهتری می‌توانیم بگیریم و همینطور در بعضی موارد شاید اپراتور و متخصص دیگری تسلط بیشتری بر فعالیت داشته باشد که باید در نظر بگیریم.
چطور فعالیت انجام می‌شود؟ چرا به این روش انجام می‌شود؟ آیا تجهیزات بهتری در دسترس است؟
آیا مواد و قطعات دیگری لازم یا قابل جایگزین است؟ آیا می‌توانیم تکنیک‌های جدیدی اعمال کنیم؟
پس از پیاده‌سازی روش جدید باید اطمینان حاصل کنیم که افراد درگیر در فعالیت، هدف کار و مطلوبیت روش جدید را درک کرده باشند. همچنین اپراتورها و متخصصین باید از جزییات کار خود در فعالیت جدید به خوبی آگاه شوند و درک درستی پیدا کنند.
هیچ‌یک از افراد درگیر در فرآیند تغییریافته نباید از نظر مالی و اجتماعی متضرر شوند و افراد باید از این مسئله آگاه باشند و خیال راحتی داشته باشند.
