مدیریت انبار در نگهداری و تعمیرات نقش مهمی دارد به‌طوریکه مدیریت نگهداری و تعمیرات زمانی به خوبی عمل می‌کند که انبار مواد و قطعات و فرآیند تامین مواد و قطعات به خوبی از آن پشتیبانی کنند.
انبار می تواند شامل مواد و قطعات به اندازه نیاز، خیلی بیشتر از نیاز یا کمتر از میزان نیاز باشد.
مواردی که در مدیریت انبار باید به آن توجه کنیم:
مدیریت انبار با درک صحیحی از این سوال بدست می‌آید:
چرا ما مواد و قطعات را در مکانی به نام انبار نگهداری می‌کنیم؟
برای اینکه هرچه سریعتر تجهیزات و ماشین‌آلات را تعمیر کنیم.
باید توجه داشته باشیم که توقف تجهیزات و ماشین‌آلات و همچنین مواد و قطعات انبار‌شده بیش از میزان نیاز هر دو برای سازمان ما هزینه‌بر هستند.
وظیفه ما این است که تشخیص دهیم کدام برای ما ارزان‌تر تمام می‌شود و یک توازن بین انبار کردن مواد و قطعات مصرفی و یدکی و همچنین توقفات تجهیزات به منظور تهیه مواد و قطعات داشته باشیم.
همانطور که پیاده‌سازی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه در چندین مرحله صورت می‌گیرد، پیاده‌سازی سیستم مدیریت انبار هم در چندین مرحله صورت می‌گیرد.
مراحل پیاده‌سازی:
مدیریت انبار با مرتب‌سازی و سازماندهی موجودی‌های فعلی انبار شروع خواهد شد.
برای شروع در این مرحله می‌توانید تمام قطعات شکسته و به‌درد نخور و از رده خارج‌شده را بیرون بیاندازید.
وقتی در حال مرتب‌سازی انبار هستید تمام قطعات مشابه را در گروه‌هایی دسته‌بندی کنید.
سعی کنید مواد و قطعات را بر اساس مشخصات و ویژگی‌های مشابه گروه‌بندی کنید به عنوان مثال بر اساس سازنده، اندازه، جنس، شکل، نوع قطعه و ….
این دسته‌بندی‌ها را در چندین مرحله بازنگری کنید و مواد و قطعات هر گروه را بررسی کنید تا به بهترین دسته‌بندی‌ها برسید.
بعد از گروه‌بندی مواد و قطعات انبار نوبت به این می‌رسد که با جزییات بیشتر مواد و قطعات موجود را بررسی کنیم.
قبل از بیرون انداختن و اسقاط کردن مواد و قطعات از رده خارج‌شده، اطمینان حاصل کنید که آیا بخش‌های دیگر در سازمان شما به آنها نیاز دارند یا نه؟ (به هر شکلی)همچنین بررسی کنید آیا این قطعات در بازار قابل فروش هستند؟ شاید بتوان با فروش آنها ارزش افزوده‌ای برای سازمان ایجاد کرد.
پس از مرتب‌سازی و سازماندهی انبار، می‌توانیم این سوال را از خود بپرسیم:
آیا مواد و قطعات موجود در انبار دقیقا موارد مورد نیاز است یا باید مواد و قطعات دیگری به انبار اضافه کنیم؟
اگر تجهیزات در سازمان‌مان به عنوان مثال خطوط تولید در کارخانجات ۹۵ درصد مواقع در حال فعالیت هستند، همچنین هر روز به این نیاز نداریم که با فروشنده یا تامین‌کننده مواد و قطعات تماس بگیریم یا هزینه باربری را پرداخت کنیم، آن زمان می‌توانیم با اطمینان بگوییم که مواد و قطعات صحیح با تعداد لازم(Quantity) را در انبار داریم.
در غیر اینصورت می توانیم با این سوال شروع کنیم:
چگونه و به چه روشی مواد و قطعات صحیح با تعداد مورد نیاز را به انبار اضافه کنیم؟
برای مشخص کردن مواد و قطعات می‌توانیم با واحد خرید و مسئولین خرید در سازمان صحبت کنیم و لیستی از مواد و قطعات که همیشه در برنامه خرید است را تهیه یا لیستی از اسامی و شماره تلفن‌های فروشندگان و تامین‌کنندگان مواد و قطعات را آماده کنیم و با آنها تماس بگیریم تا بتوانیم لیستی از نام مواد و قطعات و تعداد آنها که در یک سال گذشته خریداری شده است و لیستی از مواد و قطعاتی که ناگهانی و بدون برنامه ریزی قبلی سفارش داده شده است بدست آوریم.
با جمع‌آوری اطلاعات بالا می‌توانیم مواد و قطعات مورد نیاز برای اضافه‌کردن به انبار را شناسایی کنیم.
نکته۱:اگر فروشندگان سابقه کاری زیادی با ما ندارند می‌توانیم از آنها بخواهیم که تجهیزات سازمان را بررسی کنند. این بررسی باعث ایجاد تطبیق بین نیازهای سازمان و مواد و قطعاتی که آنها به ما می‌فروشند می‌شود.نکته۲:برای ساده کردن سازماندهی انبار ، می‌توانیم مواد و قطعات مورد استفاده روزمره را شناسایی کنیم (به عنوان مثال ، مهره ها، پیچ و مهره ها، دستکش ها، تسمه‌ها و ...) و آنها را در کمد‌هایی با قابلیت دسترسی آسان مستقر کنیم، باید روزانه بر روی تعداد موجودی‌ها و مقدار حداقل/حداکثر بررسی داشته باشیم که با چسباندن لیست مواد و قطعات، تعداد و مقادیر حداقل/حداکثر بر روی بدنه کمد‌ها امکان‌پذیر است.
مرحله بعد از تشخیص مواد و قطعات مورد نیاز انبار و بررسی گزینه‌های مختلف در بین تامین‌کنندگان تصمیم برای خرید مواد و قطعات است.
پس از اینکه نیاز‌ها شناسایی و تصمیم برای خرید گرفته شد باید بازههای زمانی و تعداد مواد و قطعات در هر سفارش خرید را مشخص کنیم و همینطور برای سفارش مجدد برنامه‌ریزی داشته باشیم.
به منظور مشخص‌کردن بازههای خرید باید به بودجه خرید مواد و قطعات توجه کنیم و مواد و قطعات مورد نیاز و تعداد آنها را اولویت‌بندی کنیم، همچنین می‌توانیم از راهنمایی‌های مدیر سازمان ( کارخانه، نیروگاه،معدن و …) یا حسابدار برای تنظیم موجودی انبار کمک بگیریم.
البته همیشه نباید انتظار پشتیبانی از برنامه خرید خود در سازمان داشته باشیم، در اینگونه موارد می‌توانیم خرید‌ها را به تعویق بیندازیم، مواد و قطعات مورد نیاز را اولویت‌بندی و با تعداد خرید‌های کمتری در یک بازه زمانی شروع کنیم.
بعد از انجام مرحله خرید مواد و قطعات مورد نیاز، تعریف یک برنامه مشخص برای نگهداری و کنترل موجودی مواد و قطعات اساسی است. در این مورد اپلیکیشن روندو می‌تواند بسیار کمک کند، اگر دسترسی به اپلیکیشن وجود ندارد می‌توانیم با استفاده از فایل‌های اکسل یا به صورت دستی در دفاتر، اطلاعات موجودی مواد و قطعات و مقادیر حداقل/حداکثر را ثبت کنیم.
اگر از اپلیکیشن برای مدیریت مواد و قطعات استفاده می‌کنیم می‌توانیم طبق دستورالعمل نرم‌افزار داده‌های مواد و قطعات را وارد کنیم یا به صورت دسته‌ای به‌وسیله فایل اکسل اطلاعات را وارد (Import) کنیم.
با اطلاعات حداقلی مانند نام مواد و قطعات، شماره انبار، محل انبار، مقدار حداقل/حداکثر می‌توانیم کار را شروع کنیم.
با فرض اینکه اطلاعات انبار مواد و قطعات در نرم‌افزار کنترل می‌شود می‌توانیم با گرفتن گزارش از وضعیت موجودی مواد و قطعات، مواردی که موجودی پایین‌تر از مقدار حداقل تعریف‌شده دارند را دوباره سفارش دهیم.
به طور کلی مواد و قطعات لیست‌شده در گزارش موجودی را می‌توانیم در ۲ دسته قرار دهیم:
اگر مواد و قطعاتی در دسته دوم قرار بگیرند باید تغییراتی در مقادیر تعریف‌شده داشته باشیم.
خب، حالا که از تمامی مراحل بالا به درستی عبور کردیم، مدیریت و حفظ وضعیت فعلی انبار در بالاترین اولویت قرار دارد.
مدیریت انبار و موجودی مواد و قطعات از کنترل خارج خواهد شد اگر:
