در این مقاله قصد اموزش پایش و تجزیه و تحلیل را داریم . ابتدا بررسی کنیم که چرا باید فرایند ها پایش و تجزیه و تحلیل کنیم .
مدیران برای تصمیم گیری نیازمند اطلاعات صحیح و دقیق هستند . برای ارائه اطلاعات دقیق به مدیر عامل ، نیازمند پایش فرایند ها هستیم . حال باید بدانیم مسئولیت پایش فرایند ها و گزارش انها به مدیریت با کیست ؟ نحوه پایش فرایند ها به چه صورت است ؟ در ادامه این موضوعات را به شما اموزش خواهیم داد .
یکی از وظایف مدیران تضمین کیفیت ارائه گزارشات به مدیریت است . یکی از مهم ترین گزارشات ، گزارشات پایش می باشد . مدیران تضمین کیفیت ابتدا باید فرایند های سازمان را ، که مربوط به بند ۳-۴ و ۴-۴ استاندارد ISO9001:2015 می باشد ، شناسایی کنند . سپس برای ارزیابی هر فرایند تعدادی شاخص برای ان ها در نظر گرفته می شود . شاخص ها به ما کمک می کنند که عملکرد هر فرایند را ارزیابی کنیم . برای پایش فرایند ها باید عملکرد فرایند ها ، در طول بازه های گزارش گیری تعریف شده در قسمت شناسایی فرایند ها ، را با یکدیگر مقایسه کنیم . روند پایش فرایند ها بدین صورت می باشد . یکی از روش های پایش فرایند ها استفاده از نمودار ها می باشد . از جمله نمودار های پر کاربرد در پایش فرایند ها ، نمودار میله ای می باشد . با پایش فرایند ها و گزارشات تهیه و ارائه شده به مدیریت ، عملکرد فرایند ها در طول بازه های زمانی را ارزیابی می کنیم .حال باید ببینیم تجزیه و تحلیل چیست ؟ چرا باید تجزیه و تحلیل کنیم ؟
یکی دیگر از مهم ترین وظایف مدیران تضمین کیفیت ، تجزیه و تحلیل فرایند هاست . قبل از اجرا و پیاده سازی استاندارد در سازمان ها ، اطلاعات دقیقی از فرایند ها در دسترس نمی باشد . برای مثال اطلاع دقیقی از میزان خواب خط تولید در دسترس نمی باشد . اگر از میزان خواب خط تولید بپرسیم ، جواب انها به صورت کیفی خواهد بود ، بدین صورت : خوب است ، بد نیست ، به نسبت ماه گذشته کمتر شده است و ….
این گونه گزارشات برای تجزیه و تحلیل و ارائه به مدیریت مناسب نمی باشد . ارائه گزارش باید به صورت دقیق و صحیح و بر اساس مستندات باشد . باید میزان دقیق شاخص های تعیین شده برای فرایند ها با مستندات مربوطه قابل دسترسی باشد . برای مثال یکی از شاخص های فرایند کنترل کیفیت ، میزان محصول نامنطبق می باشد . یکی از راه های کمی کردن این شاخص ، نسبت میزان محصولات نامنطبق تولیدی به کل محصولات تولیدی می باشد . حال باید اطلاعات دقیقی از این شاخص در دسترس باشد . برای مثال فرض کنید میزان ضایعات ۷ درصد باشد . حال باید این شاخص را تجزیه و تحلیل کنیم . تجزیه به این معنا که باید ان را به علل مختلف تفکیک کنیم . یعنی مشخص کنیم برای مثال ۳ درصد ان به علت نامناسب بودن مواد اولیه ، ۲ درصد ان به علت خراب زدن دستگاه و ۲ درصد ان به علت خطای پرسنلی می باشد . حال باید هر کدام از علل مشخص شده را ، تحلیل کنیم . یعنی مشخص کنیم که علت ۲ درصد خطای انسانی چه بوده است ، یا چگونه باید علت ریشه ای ان را برطرف کنیم . بدین گونه می توانیم فرایند ها را تجزیه و تحلیل کنیم .
