یک سیستم مدیریت فرایند جهت تسهیل انجام اقدامات مورد نیاز از ابتدا تا انتهای یک فرایند استفاده میشه.
یک نرم افزار مدیریت فرایند آماده سازی و تحویل خودرو نیز دقیقا همین کار رو انجام میده. این نرم افزار به کارمندان و مدیران اجازه میده از زمان ثبت سفارش توسط مشتری تا تحویل نهایی خودرو، تمامی اقدامات و پروسه های لازم رو زیر نظر داشته باشند و دقیقا بدانند چه کارهایی انجام شده، چه کارهایی در حال انجامه و در نهایت چه کارهایی باید انجام بشه.
این نرم افزار اگر به درستی پیاده سازی و استفاده بشه میتونه تا حد زیادی به بهره وری کارکنان و ارائه خدمات سریع تر و قابل اتکا تر به مشتریان شرکت کمک کنه.
شروع فرایند از زمانی آغاز میشه که مشتری یک سفارش در شرکت ما ثبت میکنه (چه از طریق سایت، چه به صورت حضوری، تلفنی یا غیره.) به عنوان مثال مشتری سفارش یک خودروی مسافرتی (کاروان) رو به ما میده. در اینجا یک کارمند که به نرم افزار ما دسترسی داره، اطلاعات این سفارش رو در سیستم ثبت میکنه، اطلاعاتی نظیر سازنده، نوع و مدل خودرو، مشخصات مشتری، تاریخ ثبت سفارش، اطلاعات تامین کننده خودرو، قیمت خودرو، شماره شناسایی خودرو و غیره.
در این هنگام سفارش ما در وضعیتی همچون "در انتظار موجودی" قرار میگیره. اگر خودرو در انبار شرکت موجود بود که بلافاصله سفارش رو در حالت "موجود در انبار" قرار میدیم، در غیر اینصورت منتظر میشیم تا خودرو توسط تامین کننده ارسال بشه و پس از موجود شدن آن به صورت فیزیکی در انبار شرکت، سفارش رو در حالت "رسید" یا "موجود شد" قرار میدیم.
پس از موجود شدن خودرو در انبار شرکت، کارمند مربوطه که به نرم افزار دسترسی داره باید شماره شناسایی خودرو و وضعیت خودرو (Condition) که یک گرید از A تا D هست رو در سیستم وارد کنه و سفارش رو در حالت "در حال پردازش" قرار بده.
خب در این قسمت تمامی اقدامات لازم جهت آماده سازی (Preparation) خودرو باید انجام بگیره. معمولا اقدامات لازم رو به دسته های مختلفی همچون اقدامات مربوط به "داخل خودرو"، "خارج خودرو"، "موتور"، "تکنولوژی" و غیره تقسیم بندی میکنند. در هر بخش یک سری چک لیست وجود داره که دقیقا مشخص میکنه چه کارهایی باید روی خودرو انجام بشه تا آماده ی تحویل به مشتری بشه. برای مثال:
کاربر نرم افزار برای هر یک از اقداماتی که باید انجام بشه، یک آیتم جدید به این چک لیست اضافه میکنه. همچنین توضیحات کامل در مورد کاری که باید انجام بشه، لوازم یدکی مورد نیاز و غیره همه باید توسط این کاربر ست بشه. پس از اتمام کار، مجددا کاربر وارد این بخش شده، و آیتم مربوطه رو در حالت "انجام شد" قرار میده.
با تمام شدن همه اقدامات مورد نیاز، خودرو آماده ی تحویل به مشتری خواهد بود و در انتها پس از تحویل خودرو به مشتری، کاربر وضعیت سفارش رو روی "تمام شد" یا "فروخته شد" قرار داده و اطلاعاتی نظیر هزینه و تاریخ سفارش رو در سیستم ثبت میکنه.
البته اکثر سیستم های مدیریت فرایند تحویل خودرو نیاز به بخش های مجزایی همچون "مدیریت لوازم یدکی"، "مدیریت کاربران سیستم" و "مدیریت امور حسابداری و محاسبه ضرر و زیان" نیز خواهند داشت تا کاربران سیستم بتوانند در یک محیط و به صورت یکپارچه به تمام اطلاعات و امکانات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
