شروع یه برنامه ریزی درست، با اولویت بندیه. یه اولویت بندی دقیق، باعث میشه ما نه از اهداف بلندمدتمون بمونیم، نه از کارهای فوریمون. ماتریس ایزنهاور یا ماتریس فوری – مهم هم، ماتریسیه برای اولویت بندی.
آشنایی با ماتریس ایزنهاور
این ماتریس توسط Stephen Covey توی کتاب پرفروشش به اسم « هفت عادت مردمان موثر» با الهام از سخنرانی های دوایت ایزنهاور، 34اُمین رئیس جمهور آمریکا، خلق شده. دوایت ایزنهاور، که به شدت رئیس جمهور پرکاری بود، توی یکی از سخنرانی های معروفش میگه: «من دو نوع مشکل دارم. کارهای مهمی که فوری نیستن و کارهای فوری که اهمیتی ندارن.»
ماتریس ایزنهاور، با دو تا از خصوصیاتی که مبنای اولویت بندی روزمره ما هستن، سر و کار داره و کمک میکنه که هیچ کدوم رو فدای دیگری نکنیم. بر اساس این ماتریس، هر فعالیتی توی یکی از چهار دسته بندی زیر قرار میگیره:
1. مهم و فوری: کاری که هم ددلاین به شدت نزدیکی داره و هم در راستای اهداف بلندمدتمونه.
2. مهم ولی غیرفوری: کاری که در بلندمدت برای رسیدن به اهدافمون لازمه ولی هنوز ددلاین مشخصی نداره.
3. بی اهمیت ولی فوری: کاری که نیازی به دخالت شخص ما نداره ولی باید به سرعت انجام بشه.
4. بی اهمیت و غیرفوری: کاری که نه به حضور ما احتیاجی داره و عجله و الزامی در انجامش نبست.
ما به طور کلی برای هر یک از چهار ربع ماتریس، استراتژی مشخصی داریم.
هرچیزی که توی ربع اول ماتریس قرار میگیره، باید توی همون روز یا نهایتاً روز بعد، انجام بشه. خوبه برای انجام این دسته از فعالیت ها، از تایمر و تقسیم زمان دقیق استفاده کنیم تا اون ها رو با نهایت سرعت، دقت و بازدهی انجام بدیم. مثلاً محتوایی که باید توی همون روز آپلود بشه، قطعاً باید تو صدر فهرست انجام نشده های ما قرار بگیره.
چیزهایی که توی ربع دوم ماتریس قرار میگیرن، مواردی هستن که باید براشون برنامه ریزی کنیم. این دسته از فعالیت ها اصولاً اهمیت زیادی دارن ولی برای انجامشون ددلاین مشخصی تعریف نشده. یه نمونه از این فعالیت ها، میتونه خرید یه سیستم جدید باشه. کاری که اگه فکری براش نکنیم، مدام به تعویقش میندازیم.
ربع سوم به مواردی اختصاص داره که اگرچه فوریت و محدودیت زمانی دارن، ولی لزومی نداره که شخص شما اون رو انجام بده. به عبارت دیگه اون فعل به خصوص، به مجموعه مهارت ها یا دسترسی های شما نیازی نداره. این ها اون دسته از کارها هستن که بهتره به دیگری واگذارشون کنیم و خودمون انجامشون ندیم. مثلاً وقتی که باید از یه ویدیو کنفرانس یادداشت برداری بشه، میتونیم اون رو به شخص دیگه ای بسپریم.
توی ربع چهارم، کارهایی قرار دارن که اصلاً نباید انجامشون بدیم. از اونجایی که این دسته از کارها، نه اهمیت دارن و نه فوریت، بهتره که کنار بذاریمشون. عموم فعالیت هایی که برای ما لذت آنی به همراه داشته ولی در نهایت آورده خاصی برای ما ندارن، جاشون توی ربع چهارم ماتریسه. در نهایت، همه ما گاهی به تفریحات لحظه ای یا وقت تلف کردن نیاز داریم ولی اگه حواسمون بهشون نباشه، از کنترلمون خارج میشن.
فواید استفاده از ماتریس ایزنهاور
یکی از دلایل اصلی استفاده از ماتریس ایزنهاور، فرار از «تله فوریت» است. همه ما به طور ناخودآگاه، مواردی که ددلاین مشخصی ندارن رو مدام به تعویق میندازیم. برای همین هم هیچ وقت کارهای مهمی رو که براشون برنامه ریزی نکردیم، انجام نمیدیم. با ماتریس ایزنهاور، همه این کارها و فعالیت ها توی ربع دوم قرار میگیره؛ یعنی ربعی که باید براشون برنامه ریزی کنیم. این شکلی هیچ کدوم از کارهای مهم رو پشت گوش نمیندازیم.
علاوه بر این، از اونجایی که ماتریس ایزنهاور یک نوع ابزار اولویت بندی برای فهرست انجام نشده هاست. نوشتن کارهای انجام نشده توی فهرست انجام نشده ها به جای حفظ کردنشون هم، باعث میشه که ذهنمون آزادتر بشه و بهره وریمون بالا بره.
در نهایت، استفاده از ماتریس ایزنهاور، به ما کمک میکنه که بین زندگی شخصی و کاریمون، تعادل برقرار کنیم. در خصوص جدا کردن یا نکردن ماتریس ایزنهاور برای زندگی شخصی و حرفه ای هم، دو تا دیدگاه وجود داره:
1. یکی کردن ماتریس برای زندگی شخصی و کاری: در این حالت، زندگی شخصی رو فدای کار نمیکنیم و کارهای مهم شخصی هم، راه خودشون رو به فهرست کارهامون پیدا میکنن.
2. جدا کردن ماتریس برای زندگی شخصی و کاری: توی این حالت، برنامه ریزی ما نظم بیشتری پیدا میکنه. چون بین کارهای شخصی و حرفه ای، تمایز قائل میشیم. البته اگر از اون دسته از افراد هستین که مدام کار رو به زندگی شخصی اولویت میدن، احتمالاً با این جدا کردن، کارهای شخصیتون رو به کلی نادیده میگیرین.
نکاتی در استفاده از ماتریس ایزنهاور
برای استفاده ی هرچه بهینه تر از ماتریس ایزنهاور، خوبه که توی هر کدوم از ربع های ماتریس، بیشتر از 8 تا کار یا فعالیت قرار ندیم تا جنبه رویاپردازی پیدا نکنه و بتونیم به درستی مدیریتش کنیم.
یکی دیگه از اصولی که بهتره رعایت کنیم، شروع کردن از ربع آخر ماتریسه. درواقع هرچی از ربع چهارم به سمت ربع اول میریم، کارها از ما وقت بیشتری میگیرن. پس بهتره که به ترتیب زیر عمل کنیم:
1.کارهایی که توی ربع چهارم قرار گرفتن رو حذف کنیم.
2.کارهای توی ربع سوم رو به دیگران محول کنیم.
3.برای کارهای توی ربع دوم، توی تقویم زمان مشخص کنیم.
4.کارهای توی ربع اول رو توی فهرست کارهای انجام نشده اون روزمون قرار بدیم.
دست آخر، نوبت استفاده از کد رنگ برای مدیریت بهتر فعالیت هاست. به طوری که هرکاری که توی ربع اول قرار میگیره رو با رنگ سبز، کارهای توی ربع دوم رو با رنگ زرد، موارد ربع سوم رو با رنگ آبی و هرچیزی که توی ربع چهارم قرار داره رو با رنگ قرمز، هایلایت کنیم تا با یک نگاه متوجه بشیم باید با هر کار، دقیقاً چطور برخورد کنیم
