در مقاله قبلی با 2 مورد از امکانات کاربردی سپیدار آشنا شدیم در این مقاله به ادامه امکانات سیسام می پردازیم.
در سپیدار سیستم این امکان وجود دارد که برای هر فرم، از سند حسابداری گرفته تا خروج انبار و ... حداکثر 5 سند با فرمت های مختلف مثل عکس یا اکسل و یا حتی پاورپوینت پیوست کنید. برای این کار ابتدا باید یک بار با ادمین وارد سیستم سپیدار شوید. در هر فرمی از سیستم که نیاز به فایل پیوست دارید، فرم را باز کرده سپس از تب های سمت راست تب “اطلاعات تکمیلی” را انتخاب نمایید.
در فرم باز شده سطر هایی که از نوع لینک هستند برای پیوست مدارک می باشد. اگر عنوان مدارک شما ثابت و مشخص می باشد، در قسمت عنوان، عنوان مدارک را به دلخواه وارد کنید برای مثال عنوان اسکن فاکتور یا سند پیوست اول … را در قسمت عنوان وارد کنید.
پس از این کار هر کاربری که وارد سیستم شود می تواند در تب اطلاعات تکمیلی عناوین پیوست مدارک را مشاهده کرده و اسناد را پیوست کند. برای این کار در ستون مقدار کلیک کرده و با استفاده از علامت + زرد رنگ فایل پیوست مورد نظر را انتخاب نماید. پس از انتخاب فایل مورد نظر و انتخاب گزینه تایید، لینک فایل پیوست به سیستم اضافه می شود.
برای باز کردن فایل با فرمت مورد نظر باید بر روی لینک کلیک کنید.
در صورت استفاده در نسخه های شبکه، مسیر فایل انتخابی باید برای کاربران دلخواه به اشتراک گذاشته شود تا کاربران در صورت دسترسی به مسیر پیوست مدارک، با کلیک روی لینک بتوانند اسناد پیوست را مشاهده کنند. فرمت فایل پیوست به اختیار کاربر بوده و محدودیتی برای آن وجود ندارد.
شما ممکن است برای هر فرمی که اطلاعات آن را وارد سیستم می کنید ، نیاز به ثبت و نگهداری اطلاعات بیشتری در ارتباط با آن داشته باشید که از قبل به عنوان گزینه های اطلاعاتی مورد نیاز در آن فرم پیش بینی نشده باشند . برای ثبت چنین اطلاعاتی شما میتوانید از اطلاعات تکمیلی استفاده کنید و در صورت نیاز در گزارش ها از این اطلاعات استفاده نمایید .در تمامی فرم های ورود و ایجاد اطلاعات در سمت راست در زیر تب “یادداشت” ، تب “اطلاعات تکمیلی” وجود دارد .
در قسمت اطلاعات تکمیلی 35 فیلد اطلاعاتی از آن چه که در خود فرم وجود دارد، اطلاعات وارد کنید. برای ورود اطلاعات در این قسمت شما ابتدا با ادمین وارد برنامه شوید فرم دلخواهتان را باز کنید. وارد تب اطلاعات تکمیلی شوید. باید عنوان اطلاعاتی را که میخواهید وارد کنید را تعیین نمایید. در نظر داشته باشید که عنوانی را که در این قسمت برای یکی از فرم ها (مثلا فاکتور) تعیین می کنید در بقیه فرم های همان نوع (فاکتورها) مشاهده خواهید کرد و می توانید برای آن اطلاعات وارد کنید و نیازی به ایجاد مجدد آن نیست.
نوع : جهت ورود اطلاعات باید ساختار وجود اطلاعات را تعریف کنید
رشته : در این نوع گزینه ها ، امکان تایپ کردن و ورود اطلاعات متنی وارد کنید .
تاریخ : در این نوع گزینه ها ، جدا کننده ای تاریخ نمایش داده میشوند و فقط میتوان عدد وارد کرد.
عدد صحیح : در این نوع گزینه ها ، فقط میتوان عدد وارد کرد و عدد وارد شده باید بدون اعشاری باشد .
عدد اعشاری : در این نوع گزینه ها ، فقط میتوان عدد وارد کرد و عدد وارد شده میتواند اعشاری باشد .
مقدار : در این قسمت ، مقدار یا عبارت مورد نظر را با توجه نوع انتخاب شده وارد کنید .
بعد از ورود به سیستم با ادمین، یک فاکتور فروش که قبلاً ثبت کرده اید را باز کنید. وارد قسمت اطلاعات تکمیلی شوید، حال ستون عنوان را با توجه به اطلاعاتی که مورد نیاز است و با توجه به نوع آن ها تکمیل کنید. برای مثال در فاکتور فروش با توجه به نیاز یک کاربر اطلاعاتی مانند نام راننده، نام وسیله نقلیه و شماره بارنامه که در فرم فاکتور فروش وجود ندارد را در بخش اطلاعات تکمیلی اضافه نمایید.
سپس فرم را ذخیره کرده. پس از این هر کاربر که وارد سپیدار سیستم شود موقع ثبت فاکتور یا برای فاکتور های قبلی می تواند وارد قسمت اطلاعات تکمیلی شده و اطلاعات تکمیلی مورد نیاز آن فرم را وارد نماید.
یکی از مهمترین کاربردهای اطلاعات تکمیلی ساختن گزارشات پویا یا گزارش ساز هست. اگر نیاز به گزارشی از لیست فاکتور ها به همراه نام راننده ، شماره فاکتور، تاریخ فاکتور داشته باشید و از قبل این اطلاعات را در داخل فاکتورها وارد کرده باشید، وارد منوی شرکت شده از قسمت فهرست، فیلد گزارشات پویا را باز نمایید.
با توجه به شکل بالا در فرم گزارش پویا، کلید زرد رنگ علام + را کلیک نمایید. با زدن کلید + ، صفحه زیر نمایش داده می شود . سیستم مورد نظر را انتخاب کرده ، ورودی گزارش را موجودیت انتخاب نمایید. سپس کلید بعدی را کلیک نمایید.
پس از این که کلید بعدی را زدید، صفحه ایجاد گزارش نمایش داده می شود. در این صفحه با توجه به گزارش مورد نیاز که در این مثال گزارشی از لیست فاکتورها به همراه اطلاعات تکمیلی نام راننده ، وسیله نقلیه و…. می باشد فرم مورد نظر را انتخاب نمایید سپس کلید بعدی را کلیک نمایید.
بازدن کلید بعدی ، صفحه زیر نمایش داده می شود. تمامی اطلاعات فاکتورفروش و جداول آن در بالای فرم نمایش داده می شود . یکی از جداول مربوط به اطلاعات تکمیلی می باشد. از هر جدول فیلد های اطلاعاتی مورد نیاز برای گزارشتان را انتخاب و دوبار کلیک نمایید. با دوبار کلیک ستون آن اطلاعات در فرم پایین نمایش داده می شود. بعد از انتخاب ستون های مورد نیاز ، کلید بعدی را کلیک نمایید.
در صفحه ای که در اختیار شما قرار می گیرد، می توانید عنوان دلخواهی برای گزارش وارد نموده و کلید ذخیره راکلیک نمایید.
گزارش شما ساخته شد. از مسیر زیر می توانید گزارش خود را باز کرده و متناسب با نیازتان فیلتر، چاپ یا با فرمت دلخواه گزارش تهیه نمایید.
حال می توانید از گزارش خود پرینت تهیه نمایید.
می توانید همانند تمامی گزارشات و فرم های سیستم، چاپ چند سطری تهیه نمایید.
این گزارش پویا می باشد .در صورتی که نیاز به ویرایش گزارش داشته باشید می توانید گزارش را ویرایش یا ستون های مورد نیاز را اضافه یا کم نمایید.
