اولین باری که مسئولیت یه پروژه رو به عنوان یه دیجیتال مارکتر بر عهده گرفتم اصلا آمادگی انجام اون کار رو نداشتم و هیچکسی نبود تا بهم یاد بده چطور باید یه پروژه رو جلو ببرم یا از کجا باید شروع کنم؛ کی باید بهم یاد می داد؟ پدر و مادرم؟ معلم مدرسه؟ استاد دانشگاه یا مدیرم؟
راستش هیچکس! تنها جایی که در مورد برنامه ریزی برای انجام پروژه ۶ واحد درس مهندسی نرم‌افزار دوران دانشگاه بود، اما تئوری کجا اجرا کجا؟ الان فقط از اون شیش واحد یه اسم هایی مثل اسپرینت، اجایل، گانت، پورپوزال، مسیر بحرانی و... توی ذهنم مونده بود.
بعد از اون پروژه که اتفاقا توش شکست بدی خوردم مدتها طول کشید تا یادبگیرم چطوری یه پروژه رو تعریف کنم، براش پروپوزال بنویسم، ارائه اش بدم، ریسک هاشو مدیریت کنم و براش گزارش بنویسم؛ اما هنوز توش استاد نشدم و مشکلی که دارم اینکه معمولا با بقیه همکارام توی این سالها ادبیات یکسانی برای جلو بردن پروژه ها نداشتیم... تا با کتاب "کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه" آشنا شدم.
وقتی فصل اول کتاب رو خوندم دیدم نویسنده ذهن منو مرتب کرده و گفته ما در طول زندگی مون همش درحال انجام پروژه های متفاوت هستیم. کافیه یکم از دید کلاسیک پروژه که توی فیلم و مستند ها می‌بینیم خارج بشیم و هر تلاشی رو که داری توی زندگیمون با تعریف ارائه می‌دیم یه پروژه ببینیم.
تعریف:
پروژه از نظر نویسندگان یعنی یک تلاش موقت با زمان شروع و پایان مشخص که در نهایت نتیجه با کیفیت خاص در پی داشته باشه.
مدیریت پروژه به هنر و دانش به کارگیری فرایندها، روش ها، توانایی ها و دانش برای انجام پروژه گفته می شود.
خب حالا بقول کتاب چاپ کردن کارت عروسی، برگذاری مراسم عروسی، مسافرت شمال، کمپینی که توی شرکت دارید جلو می‌برید همه پروژه اند.
ممکنه شما به عنوان مدیر یه پروژه، بصورت غیر رسمی هماهنگ کننده پروژه باشید، یا ذی نفع پروژه و... فرقی نمی‌کنه شما وارد بازی شدید که اگه قواعدش رو ندونید شکست می‌خورید.
حالا دوتا مسیر دارین یا خودتون رو بزنید به تنبلی و با جمله «من که مدیر پروژه نیستم، به من چه؟!» با چشم بسته وارد بازی بشید و یا حرفه‌ای رفتار کنید و تلاش کنید در حد چند ساعت وقت بذارید تا قواعد بازی و موفقیت پروژه رو یادبگیرد.
درحال تکمیل شدن
لحظه‌ای وجود داره که ما مسئولیت کاری رو پذیرفتیم ولی مدت هاست روی هوا مونده و داره مارو یه احمق جلوه می‌دهه که بلد نیست چطوری کارها رو انجام بده. چندین بار تلاش کردیم تا کار رو انجام و یا تحویلش بدیم ولی هربار متوجه میشیم این کار اون چیزی نبوده که بقیه انتظار داشتن و مجبور میشیم دوباره از نقطه صفری که حتی نمی‌دونیم کجاست شروع کنیم.
تفهیم‌نامه یا «بریف»، توضیحاتی است مکتوب که شرحی کوتاه و جامع را دربارهٔ چیزی ارائه می‌دهد. واژه «بریفینگ» برای اولین بار در جریان جنگ جهانی دوم متداول شد و به صورت جلساتی بود که در آن به‌طور فشرده به افراد درگیر در عملیات نظامی اطلاعاتی داده می‌شد. ویکی پدیا
بریف قطب نمای ماست تا مارو به سمت اهداف پروژه پرتاب کنه...
طبق تجربه شخص میگم:
توی کشور ما تا اسم برنامه ریزی میاد چهره‌هایی با پوزخندهایی زشت به تو یادآوری می‌کنند که اینجا ایرانه و برنامه ریزی معنا نداره... درصورتی که علم مدیریت و برنامه ریزی اتفاقا برای شرایط بحرانی باید راهکار ارائه بده وگرنه در شرایط ایده‌آل چرا باید ریسک و زمان انجام، منابع و... رو حساب کتاب کنیم؟
پروژه‌ای که پروپوزال درستی نداشته باشه احتمالا سرنوشت خوبی هم نداره. بصورت منطقی هم بخوایم نگاه کنیم کسی که توانایی نوشتن اون چیزی که توی ذهنش هست رو نداره قطعا توانایی انجامش هم نداره.
وقتی طرحی در ذهن دارید یا می‌خواهید یک پروژه را انجام دهید، باید آن را به گروه مخاطب (ذینفعان) پیشنهاد بدهید تا در صورت تایید شدن، شروع به انجام کار خود نمایید. به این طرح اولیه پیشنهادشده، پروپوزال گفته می‌شود.
چنتا چیز خوب:
1- سوال از افراد با تجربه
2- فرمول پرت: زمان مورد انتظار= (زمان بدبینانه + محتمل‌ترین زمان*4 + زمان خوشبینانه)
ریسک واقعی = احتمال وقوع * شدت اثر
فقط وقتی می‌تونیم کارها رو جلو ببریم که مهارت تعامل با افراد دیگه رو داشته باشیم، کلا باید بدونیم پروژه با هفت خط بازی جلو نمی‌ره پس چهار رفتار بنیادی توی همه بخش ها مخصوصا اجرا داشته باشیم.
مدیران پروژه خوب اشتباهاتشان را می‌پذیرند، برای همین هم هست که به ندرت به مدیر پروژه خوبی برمی‌خورید.
نظرتون چیه شرایط پروژه رو از دید بقیه پنهان کنیم تا جلو دخالت هاشونو بگیرم و اگر هم بقیه فشار آوردن با یه گزارش نامفهوم طوری که هیشکی هیچی متوجه نشه کار رو جلو ببریم؟ احتمالا پیش خودمودن فکر می‌کنیم روزی که شرایط خیلی عالی بود با دست پر میریم برای اینکه به بقیه بگیم چیکار کردیم و اصلا درستش اینکه زیاد بقیه رو در جریان نذاریم...
نویسنده های کتاب و من با این قضیه مخالفیم چون لزوما ارتباط گرفتن با کارفرما و یا باقی ذینفعان برای ارائه گزارش نیست. بعضی وقتا شما با مطلع کردن ذینفعان و دادن اطلاع درست بازخودهایی ازشون دریافت می‌کنید که شما رو از بحران های بزرگ نجات میدن و یا نتایج پروژه رو خیلی ارزشمندتر می‌کنه.
تجربه شخصی من میگه افرادی که توانایی نوشتن گزارش دارن همیشه یه سرو گردن از بقیه بالاترن و توی پروژه های آینده هم بیشتر موفق می‌شن. اصلا یکی از نکات طلایی انجام موفق پروژه اینکه از اول به فکر آخر پروژه و نوشتن گزارشش باشی.
کتاب با کمی تحریف من میگه با شرایط زیر پروژه تموم میشه:
"برای آن چیزی که به دست آورده اید جشن بگیرید، اما هربار که به موفقیت می‌رسید سطح توقعتان را کمی بالاتر ببرید." (میا هم، فوتبالیست حرفه‌ای)
من فکر می‌کنم مدیریت پروژه رو هر پدر و مادری به فرزندش و هر مدیری به کارمندش باید یاد بده و این کتاب خیلی ساده رون این موضوع رو توضیح داده.
