مدیریت پروژه قوانینی است برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده کردن معیارهای موفقیت مشخص.
یک پروژه موقت بوده و دارای آغاز و پایانی مشخص است. بنابراین محدوده و منابع تعریف شده‌ای دارد.
یک پروژه منحصر به فرد است و بنابراین یک کار معمولی و روتین نیست. بلکه مجموعه‌ی از عملیات است که برای دستیابی به یک هدف واحد طراحی شده است.
بنابراین یک تیم پروژه معمولاً شامل افرادی است که به طور معمول با هم کار نمی‌کنند، بعضی اوقات از سازمان‌ها و حتی چندین جغرافیای مختلف هستند.
توسعه نرم افزار برای یک فرایند تجاری، ساخت یک ساختمان یا پل، تلاش امدادی پس از بلاهای طبیعی، فروش محصول در یک بازار جدید، همگی پروژه هستند و باید با مهارت انجام شوند تا نتایج به موقع و در محدوده بودجه تعیین شده ارائه شوند.
بنابراین:
مراحل مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک برای انجام فعالیت‌های پروژه است، به نحوی که نیازهای پروژه برآورده شوند.
پیچیده و غیر روتین، محدود به بودجه، زمان‌بندی و منابع تعیین شده هستند،که با هدف دستیابی به مجموعه‌ای از مشخصات فنی و به منظور پاسخگویی به نیازهای مشتری انجام می‌شوند.
1-1) پروژه‌ها پیچیده بوده و روتین نیستند:
پروژه‌ها برای تحقق یک هدف به وجود می‌آیند. از آنجا که به طور معمول نیاز به هماهنگی میان تعدادی از اعضای سازمان، گاهی اعضای بخش‌های مختلف، دارند، پیچیده هستند.
پروژه‌ها برای دستیابی به یک هدف انجام می‌شوند و از این رو، موقت هستند. آن‌ها فقط تا زمانی که اهداف مورد نظرشان حاصل شود، وجود دارند.
1-2)پروژه‌ها از نظر بودجه، زمان و منابع محدود هستند:
پروژه اعضای شرکت را ملزم می‌کند تا برای مدت زمانی مشخص با منابع مالی و انسانی محدود همکاری کنند. پروژه‌ها به طور نامحدود ادامه نمی‌یابند.
پس از اتمام کار، تیم پروژه منحل می‌شود. تا آن زمان، کلیه فعالیت‌ها محدود به بودجه و پرسنل در دسترس است. به این ترتیب، اغلب پروژه‌ها را به عنوان فعالیت‌های محدود به منابع در نظر می‌گیریم.
1-3) پروژه‌ها برای دستیابی به یک هدف روشن یا مجموعه‌ای از اهداف، توسعه می‌یابند:
چیزی به عنوان تیم پروژه با هدفی مداوم و غیر خاص وجود ندارد. اهداف یک پروژه ماهیت و تیم پروژه را تعریف می‌کنند.
هدف می‌تواند ساختن پل جدید، یا پیاده‌سازی سیستم جدید یا پیروزی در انتخابات ریاست جمهوری باشد، در هر صورت هدف باید خاص باشد و پروژه باید در جهت دستیابی به آن هدف اعلام شده، سازماندهی شود.
1-4) پروژه‌ها متمرکز بر مشتری هستند:
چه مشتری یک واحد داخلیِ سازمان باشد (به عنوان مثال، حسابداری) چه یک بازار خارجی گسترده‌تر، هدف اساسی پروژه‌ها برآورده کردن نیازهای مشتری است.
در گذشته، گاهی این ویژگی نادیده گرفته می‌شد و در صورت دستیابی به اهداف فنی، بودجه و برنامه‌های دیگر، پروژه‌ها موفقیت آمیز تلقی می‌شدند. اکنون می‌دانیم که این نگرش فقط نیمی از موفقیت است.
چرخه عمر پروژه به مراحل توسعه پروژه اشاره دارد. این چرخه مهم است، زیرا نحوه انجام یک پروژه را نشان می‌دهد. در این چرخه، چهار مرحله مشخص از پیشرفت پروژه وجود دارد: مفهوم‌سازی، برنامه‌ریزی، اجرا و خاتمه پروژه.
2-1) مفهوم‌سازی در مدیریت پروژه:
مفهوم‌سازی توسعه هدف اولیه و مشخصات فنی پروژه است. محدوده کار ایجاد می‌شود، منابع لازم شناسایی شده و مشارکت کنندگان مهم سازمان یا ذینفعان در این فرآیند مشخص می‌شوند.
2-2) برنامه‌ریزی در مدیریت پروژه:
مرحله ای است که در آن کلیه جزئیات، زمان‌بندی‌ها و سایر برنامه‌ها تهیه می‌شود. بسته‌های کاری شکسته می‌شوند، تکالیف فردی ایجاد شده و فرایند مشخص می‌شود.
2-3) اجرا در مدیریت پروژه:
هنگامی است که کار واقعی پروژه انجام می‌شود: سیستم توسعه داده می‌شود، یا محصول ایجاد و ساخته می‌شود و سایر فعالیت‌های مبتنی بر پروژه انجام می‌شود.
2-4) خاتمه در مدیریت پروژه:
زمانی است که پروژه تکمیل شده به مشتری تحویل داده می‌شود، و پروژه به طور رسمی به اتمام می‌رسد.
مفاهیم مدیریت پروژه 3) تعریف موفقیت پروژه:
• زمانی که سودآور است؟
• زمانی که در محدوده بودجه تمام می‌شود؟
• زمانی که به موقع کامل می‌شود؟
• یا زمانی که فناوری که توسعه دادیم، کار می‌کند؟
جالب است كه مديران پروژه همچنان در شناسايي تعاريف قابل قبول و فراگير از موفقيت، مشكلات بسياري دارند. اکثر ما به طور طبیعی به تعریف کلاسیک اهداف یک پروژه که شامل: زمان، بودجه و عملکرد است، اشاره می‌کنیم.
3-1) زمان:
پروژه‌ها باید در یک بازه زمانی مشخصی تکمیل شوند. به عبارت دیگر، قرار نیست به طور نامحدود ادامه پیدا کنند. در نتیجه، اولین محدودیت حاکم بر مدیریت پروژه، این سؤال اساسی است:
آیا پروژه طبق زمان‌بندی پیش می‌رود و یا جلوتر یا عقب‌تر از آن است؟
3-2) بودجه:
دومین محدودیت کلیدی برای کلیه پروژه‌ها، بودجه است. پروژه‌ها باید در محدوده بودجه تمام شوند. این طور نیست که به امید اتفاق بهترین‌ها، یک چک خالی برای یک پروژه بنویسیم.
در نتیجه، محدودیت دوم یک پروژه مربوط به سوال زیر است: آیا پروژه در محدوده بودجه به پایان رسیده است؟
3-3) عملکرد:
کلیه پروژه‌ها به منظور رعایت برخی از مشخصات فنی انجام می‌شوند. ما می‌دانیم که پروژه قرار است چه کاری انجام دهد یا این‌که محصول نهایی قرار است چگونه کار کند. این محدودیت تعیین می‌کند که :
آیا پروژه‌ی به اتمام رسیده بر طبقِ مشخصاتِ فنیِ تعیین شده است یا خیر؟
معیار چهارمی هم اخیرا اضافه شده است:
3-4) پذیرش مشتری:
این معیار اطمینان حاصل می‌کند که پروژه‌ها با توجه به ایده و خواست مشتری توسعه می‌یابند. همه‌ی پروژه‌ها مشتری دارند که پروژه برای ارائه هدف به او ایجاد شده است.
در نتیجه، اگر پذیرش مشتری یک متغیر کلیدی باشد، پروژه باید مورد آزمایش قرار گیرد تا مشخص شود که پس از اتمام، توسط مشتریان پذیرفته شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد.
یک مثال را در نظر بگیرید:
در اواخر دهه 1970، اکثر خودروسازان آمریکایی با مشکل مواجه شده بودند. بازار خودرو را به رقبای خارجی باخته بودند و به استانداردهای مدرن سلیقه توجه نمی‌کردند.
در این دروان، یک پروژه موفق (یک ماشین جدید) معرفی شد. سرانجام شرکت فورد موتور با کنار گذاشتن روش‌های قدیمی برای طراحی و توسعه ماشین، ایده‌ی مناسبی را به دست آورد.
این شرکت از طریق مصاحبه با مشتری‌های قدیمی که به خرید از برندهای دیگر روی آورده بودند، به بازی بازگشت.
فورد Taurus را به کمک مصاحبه‌های فشرده و شنیدن آنچه مردم می‌گفتند، ایجاد کرد، Taurus یک اتومبیل محبوب فورد بود که به کمک آن توانست در دهه‌های 80 و 90 از جنرال موتور پیشی بگیرد.
بدیهی است که تمایل شرکت برای تمرکز به خواست مشتری دلیل اصلی این موفقیت بوده است.
به همین دلیل:
برخی، پذیرش مشتری را بیش از یک محدودیت سه گانه، و شرط لازم برای موفقیت پروژه، می‌دانند.
منبع:
