اگر هنوز در مورد چیستی سیستم HRMS شک دارید، فرصت دیجیتالی کردن بخش منابع انسانی و شروع کارآمدتر کار را از دست داده اید. این نرم افزار به شما کمک می کند تا بسیاری از کارهای خسته کننده و تکراری بخش را انجام دهید تا بتوانید زمان بیشتری را برای بخش استراتژیک حرفه خود صرف کنید.
نرم افزار HRMS مخفف سیستم مدیریت منابع انسانی است. همانطور که از نام آن پیداست، این یک نوع سیستم مدیریت منابع انسانی است که برای مدیریت، کامپیوتری و دیجیتالی کردن فرآیندهای این بخش طراحی شده است.
می‌توان گفت که نرم‌افزار HRMS اطلاعاتی درباره ارزشمندترین دارایی‌های سازمان جمع‌آوری می‌کند و آن را در اختیار کسانی قرار می‌دهد که به آن نیاز دارند. ما در این مقاله به کارکردهای اصلی سیستم مدیریت منابع انسانی می پردازیم و در مورد اینکه چگونه این نوع نرم افزار می تواند به شما کمک کند صحبت می کنیم.
به عبارت دیگر، این نرم افزار منابع انسانی را قادر می سازد تا ردیابی کامل کلیه فعالیت های کارکنان شرکت، نیازهای آنها، خودکارسازی وظایف مکانیکی، ذخیره داده های جمع آوری شده، استفاده از آن برای تجزیه و تحلیل و در نتیجه اتخاذ تصمیمات صحیح را انجام دهد.
هنگامی که به انواع مختلف نرم افزار منابع انسانی موجود در بازار نگاه می کنید، با سه نوع که با نام های اختصاری مختلف شناسایی می شوند، مواجه خواهید شد. گفتن تفاوت بین آنها اغلب می تواند گیج کننده باشد. در اینجا معنی هر یک آمده است:
عبارت HRMS: سیستم مدیریت منابع انسانی.
عبارت HRIS: سیستم اطلاعات منابع انسانی.
عبارت HCM: مدیریت سرمایه انسانی.
طبق مقاله ای توسط مارک مائورینو، کارشناس منابع انسانی، کارکردها و خدمات ارائه شده توسط هر یک عبارتند از:
بنابراین، می‌توان نتیجه گرفت که سیستم مدیریت منابع انسانی برای مدیریت افراد، سیاست‌ها و رویه‌های درون سازمان طراحی شده است. سیستم‌های HCM شامل برخی از عناصر مشابه HRIS هستند، اما همچنین مدیریت استعداد و همچنین سایر ویژگی‌های جهانی مانند تنظیمات زبان، ارز و محلی‌سازی متفاوت و غیره را نیز ارائه می‌دهند.
و در نهایت، نرم افزار HRMS شامل تمام عناصر یک HRIS و بسیاری از عناصر ارائه شده توسط یک سیستم HCM است. ویژگی‌ها بسته به تامین‌کننده می‌توانند متفاوت باشند، اما، به گفته Maorino، هر HRMS باید حداقل شامل کارکردهای حقوق و دستمزد، زمان و حضور و غیاب باشد.
مدیران منابع انسانی می توانند با دیجیتالی کردن بخش خود از طریق یک سیستم مدیریت منابع انسانی، از مزایای زیادی بهره مند شوند.
وظایف اداری و کاغذبازی بیش از حد وقت تیم منابع انسانی را می گیرد. این یک معضل بزرگ به ویژه برای مدیران ایجاد می کند، زیرا انجام این تعهدات آنها را از پرداختن به سایر مسائل استراتژیک تر که ارزش بیشتری به شرکت می بخشد، باز می دارد.
پاسخ در پیاده سازی سیستم مدیریت منابع انسانی و دیجیتالی کردن فرآیندهای داخلی بخش نهفته است. این نرم افزار تیم را قادر می سازد تا کارهای مکانیکی بیشتری را سرعت بخشیده و خودکار کند. این به طور مستقیم بهره وری را بهبود می بخشد و تا 80٪ از زمان اختصاص داده شده به بخش های مهم تر را کاهش می دهد.
شاخص های کلیدی عملکرد معیارهای حیاتی برای ارزیابی پیشرفت شرکت هستند. آنها شما را قادر می سازند بهره وری، عملکرد، کیفیت کار انجام شده، خدمات مشتری و غیره را اندازه گیری کنید. در نهایت، مواردی که برای کسب و کار شما مهم هستند.
انتخاب یک سری از KPIها، ایجاد یک داشبورد و ردیابی منظم آنها حیاتی است. نرم افزار HRMS این کار را بسیار ساده تر می کند زیرا بسیاری از داده های ضروری مورد نیاز یک شرکت را جمع آوری می کند، به ویژه برای بخش منابع انسانی. مثلا:
· مدیریت استعداد
· غیبت.
· زمان صرف شده برای رسیدن به اهداف
· مدت زمان در موقعیت.
یکی از اصلی‌ترین مزایای سیستم مدیریت منابع انسانی این است که جمع‌آوری داده‌ها را تسهیل می‌کند، اطلاعات را متمرکز می‌کند، گردش کار را خودکار می‌کند و شما را قادر می‌سازد تا آنچه را که در داخل شرکت اتفاق می‌افتد از طریق نمودارها و جداول ببینید. این امر به طور قابل توجهی کارایی بخش و نتایج به دست آمده را بهبود می بخشد.
از جمله کارهایی که می توانید بهینه سازی کنید عبارتند از:
· مدیریت غیبت
· مدیریت حقوق و دستمزد.
· سنجش عملکرد.
· فرآیندهای استخدام
کارمندان به طور طبیعی از بخش منابع انسانی در مورد شرایط، حقوق و غیره سؤالاتی خواهند داشت. اما با رشد شرکت، پاسخگویی مناسب به همه سؤالات به طور فزاینده ای دشوار می شود. سیستم‌های HRMS پورتال‌های کارکنان را ترکیب می‌کنند که به آنها استقلال بیشتری می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا بسیاری از فرآیندهای خود را مدیریت کنند:
· درخواست تعطیلات
· ببینید چند روز مرخصی دارند.
· یادداشت های بیماری را برای پزشکان ارسال کنید.
این نرم افزار ابزاری را در اختیار کارمندان قرار می دهد که به آنها کمک می کند پرس و جوها را حل کنند و بسیاری از وظایف را بدون نیاز به درخواست از بخش منابع انسانی انجام دهند.
