مهم نیست کجا کار می کنید، دانستن اینکه چه کسی چه کاری انجام می دهد و در کجا مناسب است می تواند به همه کمک کند تا وظایف خود را بهتر انجام دهند. یک چارت سازمانی به همه نگاهی گذرا به نحوه ساختار کسب و کار می دهد، خواه یک دفتر تاسیس، یک استارتاپ، یک کارخانه تولیدی یا چیز دیگری باشد.
به احتمال زیاد، قبلاً یکی را دیده اید. چارتهای سازمانی که چارتهای سازمانی یا ارگانوگرام نیز نامیده می شوند، دارای جعبه ها، اشکال یا عکس هایی هستند که افراد و موقعیت ها را نشان می دهند. آنها همچنین می توانند شامل اطلاعات تماس، پیوندهای صفحه، نمادها و تصاویر باشند.
نمونه چارت سازمانی
هنگامی که در چارت سازمانی با خطوط متصل می شوند، این جعبه ها چارتی را تشکیل می دهند که ساختار داخلی یک سازمان را به تصویر می کشد. این نشان می دهد که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد، بخش ها در کجا قرار دارند و چگونه بخش ها به هم متصل می شوند.
چارتهای سازمانی می توانند به استخدام کنندگان یا داوطلبان جدید کمک کنند تا با کمک به آنها در تعیین نام ها و چهره ها در نقش ها و مسئولیت ها، به سرعت یک شرکت را بشناسند. حتی کارمندان قدیمی، بخش های منابع انسانی و صاحبان مشاغل می توانند از داشتن چارت سازمانی در نوک انگشتان خود بهره مند شوند.
این چیزی است که آنها انجام می دهند:
· ساختار داخلی و سلسله مراتب را نشان دهید
· به کارمندان کمک کنید تا بفهمند که چه کسی را گزارش دهند و در صورت بروز مشکل با چه کسی تماس بگیرند
· در روشن کردن نقش ها و مسئولیت ها کمک کنید
· نگهداری اطلاعات تماس کارکنان را در یک مکان مناسب آسان کنید
· به مدیریت کمک کنید تا ببیند چه تعداد کارمند در هر بخش وجود دارد و چگونه کارکنان و سایر منابع را به بهترین نحو تخصیص دهد
· به کارکنان بینشی در مورد کانال های تبلیغاتی بدهید
· یک ارگانوگرام نمی تواند همه کارها را انجام دهد. بیایید نگاهی به انواع چارتهای سازمانی که شرکت ها بیشتر استفاده می کنند بیندازیم.
نوع چارت سازمانی که استفاده می کنید به مخاطبان، سازمان شما و آنچه می خواهید منتقل کنید بستگی دارد. شما ممکن است فقط به یک نمونه چارت برای کل شرکت خود یا چند نمونه برای چندین مخاطب یا بخش مختلف نیاز داشته باشید.
در حالی که هر نوع چارت سازمانی را می توان اصلاح و ویرایش کرد، اکثر شرکت ها از چارتهای سازمانی استفاده می کنند که در یکی از این چهار دسته قرار می گیرند:
چارت سلسله مراتبی که برای نشان دادن یک ساختار تجاری سنتی ایده آل است، با C-Suite در بالا شروع می شود، سپس به بخش ها یا بخش ها تقسیم می شود. در هر بخش، مدیریت ارشد، مدیران میانی، کارمندان ارشد، پرسنل سطح متوسط و کارکنان پایین‌تر را فهرست می‌کنید. در پایان، چارت سلسله مراتبی مانند یک هرم به نظر می رسد که هر بخش به سمت مدیر عامل می رود.
توجه: چارتهای سازمانی سلسله مراتبی به طور کلی به راحتی قابل درک هستند. اما زمانی که چندین لایه در زنجیره فرمان وجود دارد، دانستن اینکه با چه کسی و چه زمانی باید ارتباط برقرار کرد، ممکن است دشوار به نظر برسد، به خصوص اگر مشکلی وجود داشته باشد یا اگر کسی ایده جدیدی داشته باشد.
اگر شرکت شما در خطوط تولید یا مناطق جغرافیایی سازماندهی شده باشد، این فرم یک انتخاب مطمئن است. اگر آنها مستقل از یکدیگر باشند، چارت سازمانی تقسیمی نیز راهی عالی برای انعکاس واضح آن است. مانند چارت سلسله مراتبی سازمانی، چارت تقسیمی با رئیس یا مدیر عامل شروع می شود، اما به جای تقسیم به بخش هایی با منابع مشترک، به خطوط کسب و کار (LOB) تقسیم می شود. این چارت بخش‌های هر LOB، مانند منابع انسانی، حسابداری، حقوقی و بازاریابی و افراد یا موقعیت‌های درون آن بخش‌ها را پوشش می‌دهد.
توجه: از آنجایی که سازمان‌هایی مانند این اغلب دارای بخش‌های اضافی در هر بخش هستند، یک ساختار تقسیمی می‌تواند منجر به نفخ کارکنان و هزینه‌های سربار غیرضروری شود.
این نوع ارگانوگرام معمولاً برای شرکت هایی با تیم یا اعضای تیمی که بیش از یک مدیر دارند اعمال می شود. به عنوان مثال، در یک روزنامه، یک خبرنگار ممکن است یک اخبار محلی و همچنین یک ضربه مالی را پوشش دهد، به این معنی که آنها دو مدیر خواهند داشت. یا یک طراح گرافیک در یک تامین کننده انرژی ممکن است به رئیس طراحی گرافیک گزارش دهد. اما از آنجایی که او روی پروژه‌های بخش انرژی‌های تجدیدپذیر کار می‌کند، پس طراح ممکن است با فردی در آن تیم نیز ارتباط برقرار کند
توجه: هنگامی که اعضای تیم در بخش های مختلف کار می کنند، سازمان ها معمولاً می توانند راه های خلاقانه تری برای حل مشکلات پیدا کنند. این باعث ایجاد فضای همکاری بیشتر می شود. با این حال، زمانی که تیم ها یا اعضای تیم بیش از یک سرپرست داشته باشند، می تواند سردرگمی و درگیری را افزایش دهد.
چارتهای سازمانی مسطح یا "افقی" که تقریباً منحصراً توسط مشاغل کوچک استفاده می شود معمولاً دو سطح دارند: مقامات اداری و کارگران. در چارت، خطوط توپر زنجیره اصلی فرمان را نشان می‌دهند و خطوط نقطه‌دار خطوط ثانویه اختیار را نشان می‌دهند. بر روی کاغذ، شرکت‌هایی با ساختار سازمانی مسطح ممکن است شبیه به یک آتش‌نشانی کوچک به نظر برسند، با یک رئیس، سه ناخدا و چند آتش‌نشان که زیر نظر کار می‌کنند.
