در این مقاله از آکادمی ایده پردازان نوین به بررسی تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری بر بهره وری کارکنان سازمان می پردازیم و به نکاتی که باعث افزایش بهره وری در سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری (Office Automation) می شود اشاره می کنیم.
اتوماسیون اداری ترکیبی از ابزار و تجهیزات گوناگون برای آسان کردن فعالیت های اداری است که مزایایی از قبیل افزایش بهره وری، افزایش سودآوری برای سازمان، بهینه سازی کارکنان و بهبود سرعت انجام کارها را دارد.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به گونه ای برنامه نویسی شده‌اند که با تولید سیستم یکپارچه گردش یا اطلاعات بتوانند تمامی نیازهای هر سازمان را تأمین کنند. چون بخشی از عمده ترین اطلاعات در هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می‌گیرد.
روند کاری سازمان ها با اتوماسیون اداری
سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب و ویندوز موجب می شوند روند اداری آسانتر شود و بازده نیروی انسانی افزایش یابد و مدیریت شود.
می خواهیم این سوالات را مطرح کنیم که با صرف هزینه زیاد و استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانمان که در جهت مکانیزه کردن سیستم اداری انجام می گیرد، بازده کاری کارکنان افزایش می یابد؟ زمانمان به عنوان مدیر چه تفاوتی می کند؟ با بیشتر شدن وقتمان می توانیم از این زمان برای کارایی بیشتر و کیفیت بهتر مدیریت استفاده نماییم؟
از اهداف هر سازمان می توان به رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی اشاره کرد. که این اهداف با آسانتر شدن انجام کارها بدست می آید.
افزایش بهره وری در سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری
در مورد تأثیر بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری بر متغیر های اقتصادی سازمان‌های دولتی و خصوصی، مطالعات اندکی انجام شده است. در حالی که در کشورهای مختلف جهان از جمله ایران، مطالعات بسیاری در زمینهٔ تأثیرات فناوری اطلاعات (IT) و فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) بر متغیرهای اقتصادی نظیر بهره‌وری، رشد اقتصادی و … در سطوح مختلف فعالیتی و سطح کلان، انجام گرفته است.
از دهه ۶۰ میلادی، استفاده از اتوماسیون اداری به عنوان نوع خاصی از سیستم های اطلاعاتی، روزب ه روز اهمیت بیشتری یافت و به تدریج مورد استفاده قرار گرفت.
از دلایل این توجه به اتوماسیون اداری می توان به محیط پر از رقابت کسب‌وکار و دگرگونی های آن در دهه ۱۹۶۰ و نیز جهانی شدن اقتصاد و تبدیل سیستم های اقتصادی و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات اشاره کرد.
نقش اتوماسیون اداری در افزایش بهره‌وری سازمان ها
افزایش بازده و بهره وری و صرفه‌جویی در وقت و نیروی کار از مزایای اتوماسیون اداری می باشد. علاوه بر این، موارد دیگری نیز وجود دارند که در ادامهبه آنها اشاره می کنیم.
به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار کنترل بهتری بر روند انجام کار انجام می گیرد.
سازمان‌دهی کارکنان بهتر انجام می‌شود.
بین اداران نیاز کمتری به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار نیاز است.
در انجام یک سری کار خاص به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان رضایت شغلی آن ها افزایش می‌یابد. همچنین رضایت مشتری نیز به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع کارکنان بیشتر می‌شود.
استفاده از اتوماسیون اداری، باعث افزایش بهره وری در سازمان ها می گردد. همچنین تأثیراتی مثبتی مانند استفاده بهتر از نیروی کار همراه با کاهش تعداد کارکنان، افزایش بازده فردی کارکنان، استفاده بهتر از زمان، کیفیت بهتر مدیریت با تصمیم‌گیری بهتر و … را در سازمانتان بوجود می آورد.
منبع: افزایش بهره وری در سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری
