در این مقاله از آکادمی ایده پردازان نوین به این موضوع می پردازیم که مزایای اتوماسیون اداری چیست ؟ نرم افزار اتوماسیون اداری در بیشتر شرکت ها بر اساس مشاهدات و بررسی‌های آماری، بسیار ناچیز و کارشناسی نشده استفاده می گردد.
اما باید در نظر گرفت که آیا بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است که فقط قیمت آن بررسی شده، و یا اینکه چون نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان یا مجموعه خاص موجب پیشبرد اهداف مدیریتی و سازمانی شده، حتماً در سازمان دیگر هم دارای نتیجه مثبت خواهد بود؟
با گسترده شدن فعالیتهای اداری و تجاری و حجم زیاد اطلاعات و مجهز شدن سازمان ها به تجهیزات رقابتی اطلاعات و ارتباطات، وجود سیستم اتوماسیون اداری احساس می‌شود.
بنابراین برای تصمیم گرفتن در مورد خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، لحاظ قرار دادن شرایط فنی و آموزش و کیفیت پشتیبانی و همچنین قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری الزامی می باشد.
مهمترین مزیتی که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان یا مجموعه شما به ارمغان می آورد سرعت و دقت در انجام صحیح کار ها می‌باشد، و برای اینکه دامنه ارتباطی و عملیاتی سازمان توسعه پیدا کند، اتوماسیون اداری به آسانی مجاری ارتباطی لازم و کوتاه را در اختیار مدیران سازمان ها با کارکنان، نمایندگان فروش و خدمات پس از فروش، مشتریان و تامین کنندگان قرار می‌دهد.
مزایای اتوماسیون اداری چیست ؟
مکاتبات کاغذی در سازمان به طور قابل ملاحظه ای حذف می گردند.
در هر زمان و حتی خارج از محل کار می توانید کارهای اداری را انجام دهید.
با مکانیزه کردن فرآیندهای اداری می توانید در هزینه های سازمان صرفه جویی کنید.
با اتوماسیون اداری دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه برداشته می شوند.
در بحث وظایف محوله به کارکنان، احتمال توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده کاری به حداقل خواهد رسید.
در مراحل گردش اسناد، مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف سازی صورت می گیرد.
پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی نیز از دیگر مزایای اتوماسیون اداری می باشد.
می توانید بر عملکرد کارکنان مدیریت کرده و نظارت دقیقی داشته باشید.
می توانید امور را ردیابی کرده و مراحل کار را به موقع پیگیری نمایید.
ارباب رجوعان می توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
در جهت طرح تکریم ارباب رجوع پیگیری نامه ها می تواند از طریق تلفن یا اینترنت انجام پذیرد.
جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست با صرفه جویی در کاغذ بدست می آید.
مزایای تحت وب بودن سیستم اتوماسیون
بررسی هایی که در بیشتر شرکت ها انجام شده است نشان می دهد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان سیستم اتوماسیون تحت وب جهت ارائه به موقع پاسخ به طرف های تجاری و غیرتجاری، و جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چند برابری سازمانها گردیده است.
مزایای تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری
همچنین در هر کجا که به اینترنت دسترسی داشته باشید می توانید با استفاده از مرورگر سیستم خود مانند گوگل کروم یا فایرفاکس به پرتال اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشید.
در صورتی که تمایل دارید با الزامات و ویژگیهای فنی تحت وب بودن اتوماسیون اداری بیشتر آشنا شوید، می توانید مقاله مزایای اتوماسیون اداری تحت وب را نیز مطالعه نمایید.
