تاریخچه اتوماسیون اداری

تاریخچه اتوماسیون اداری یکی از مباحث جذاب شروع کار با اتوماسیون اداری می باشد. در این مقاله از وب سایت ایده پردازان نوین به این موضوع می پردازیم.

در عصر اطلاعات و ارتباطات، وجود سیستم‌ های اتوماسیون اداری دارای ارزش ویژه‌ای هستند.

کلمه اتوماسیون که در زبان انگلیسی معادل automation در زبان یونان باستان به معنای خود فرمان است.

قدمت اتوماسیون به حدود دهه پنجاه می رسد. اتوماسیون یک فرایند صنعتی است که استفاده از سیستم های کنترل، مثل کنترل عددی، کنترل قابل برنامه ریزی منطق و دیگر سیستمهای کنترل صنعتی و مجموعه ای از سیستمهای قدرت، الکترونیک، مکانیک و رایانه را برای نظارت بر عملکرد دستگاهها و ماشینهای صنعتی و تولیدی بکار گرفته است.

همچنین شامل کاربردهای فناوری اطلاعات مثل فناوری طراحی با کامپیوتر جهت کنترل فرایندها و ماشین آلات صنعتی و نیز کاهش نیاز به دخالت انسان می باشد.

اولین کاربردهای اتوماسیون در اواخر سالهای دهه ۱۹۵۰ در کارخانه ها شروع شد. طراحی ماشین آلات تولید به گونه ای بود که بتوانند به وسیله سوراخهای منگنه شده در نوار کاغذی کنترل شوند که به آن کنترل عددی می گفتند.

با این کاربرد ماشین آلات می توانستند سریع تر و با دقت بیشتری نسبت به زمانی که متصدیان انسانی داشتند کار کنند.

مؤسسات، اتوماسیون کارخانه را به عنوان وسیله ای برای دستیابی به بهره وری بیشتر و انجام رقابت بهتر در بازارهای جهانی تلقی می کرده اند و در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان و موسسات توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی و مدیریت اطلاعات نداشته اند و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد.

در طول این دوره بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود که تا اواسط دهه ۶۰ به طول انجامید.

سیستم های اطلاعاتی مدیریت

با گسترش یافتن جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی از دهه ۱۹۶۰ و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شد.

این روش های جدید یعنی یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت.

در این زمان وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد.

نام های مختلفی به این سیستم اداری یکپارچه داده شد از جمله سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی.

بالاترین و عمومی ترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود.

منشأ بوجود آمدن اتوماسیون

اوایل سال ۱۹۶۴، IBM وقتی که محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفی کرد منشا تاریخچه اتوماسیون اتوماسیون را رقم زد.

این ماشین تایپ می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند.

اپراتور یک کارت با پوشش مخصوص در اندازه و شکل یک پانچ استاندارد آی بی ام در شکاف بالای دستگاه قرار می داد و ماشین تحریر متصل به طور معمول تایپ می کرد.

کارت به عنوان یک دستگاه حافظه، که در آن متن را در یک کد بر اساس نقاط مغناطیسی نوشته شده عمل می کرد و پس از آن که کد وارد شد، متن را می توان ویرایش و باز پخش کرد.

در مقایسه با سیستم پردازش کلمه فعلی، این یکی بدوی بود، اما بسیاری کاربردی بود.

این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل زمانی به شدت احساس شد که طی دهه ۱۹۷۰ کارایی کارخانه هایی که از اتوماسیون استفاده میکردند در حدود ۸۵ الی ۹۰ درصد افزایش یافت.

درحالی که کارایی دفتری تنها ۴ درصد افزایش داشت، پس موسسات را به این واداشت تا سیستم هایی به وجـــــود بیاورند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.

سیستم پشتیبانی تصمیم گیری

به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید پس از گذشت یک دهه سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM) DSS به وجود آمد.

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری مجموعه ای از برنامه ها و داده های مرتبط بهم که برای کمک به تحلیل و تصمیم گیری طراحی می شدند.

این سیستم ها دارای یک بانک اطلاعاتی متشکل از دانش موجود درباره ی موضوع و یک زبان که برای فرموله کردن مسائل و پرسش ها بکار میرفت و یک برنامه مدلسازی برای ازمایش تصمیمات ممکن بودند.

پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال ۱۹۸۰ سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

اتوماسیون اداری در سال ۱۹۸۰ روند جدیدی را آغاز کرد که در آن تمام قابلیت‌های کاربردی گذشته را در یک جایگاه کاری قدرتمند با یک دیگر ادغام کرد.

امروزه حتی در ابتدایی ترین دفتر خانه ها شامل این قضیه می شوند. از طریق استفاده از یک کامپیوتر قابلیت های از قبیل توانایی های پردازش کلمه، دسترسی از نقاط مختلف به اطلاعات از قبل ذخیره شده همراه با توانایی برقراری ارتباط با جایگاه های دیگر بر روی شبکه، سیستم های پیام رسانی الکترونیکی، شامل شدن فایل های ترکیبی مثل متن و گرافیک و صدا، امکان برقراری ارتباط کاربران با یک دیگر از طریق شبکه یا افرادی که در نقاط دیگر از شبکه های متفاوتی که استفاده می کنند، امکان مدیریت سیستم، مدیریت زمان و برنامه های اجرایی و … از این رو، بعد از تکامل سیستم های پردازش داده (DPS)، سیستم های اطلاعاتی مدیریت و سیستم هــــای پشتیبــــــانی تصمیم گیری، سیستم های اتوماسیون اداری بــه وجود آمدند.

این سیستم ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارایی دفاتر می شوند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.

منتقدان ادعا می‌کنند که افزایش اتوماسیون اداری باعث افزایش نرخ بیکاری می‌شود، این نگرانی از فشاری بود که در طول سال ۱۹۸۰ ایجاد شد.

یک استدلال این است که این موضوع بطور ناملموسی در سال‌های اخیر اتفاق افتاده‌است، بطوریکه واقعیت به این صورت است که بسیاری از مشاغل تولیدی در ایالات متحده که در اوایل سال ۱۹۹۰ بود، توسط افزایش عظیم شغل در مدیریت و فناوری اطلاعات جبران شد و امروزه اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود.

ارتباطات، متمایز دهنده ی اتوماسیون اداری از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم است.

امروزه اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.

در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است.

امروزه به علت توسعه و گستردگی فناوری اطلاعات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات صنعتی، وجود ابزار های جدید اطلاعاتی جهت بالا بردن سرعت و دقت عملیات اداری ضروری می باشد.

به همبن علت توسعه روافزون و پیچیدگی ارتباطات بین ارکان داخل و بیرون سازمان و گستردگی اطلاعات و عملیات، از سیستم اتوماسیون اداری بعنوان روشی نوین و بستر ارتباطات الکترونیکی، جهت سرعت بخشیدن به امور سازمانی نمی توان صرف نظر کرد.

منبع: تاریخچه اتوماسیون اداری