در این مقاله از آکادمی ایده پردازان نوین به بررسی کاهش هزینه های سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری می پردازیم. در واقع می خواهیم به این سوال پاسخ دهیم که چگونه هزینه های سازمان را کاهش دهیم؟
یکی از اهداف اتوماسیون اداری (Office Automation)، یکی کردن کارهای اداری که مربوط به مدیریت اطلاعات است می باشد. برای خودکار سازی مسائل اداری ابزار های مختلفی استفاده می شوند، مانند گسترش پردازنده های الکترونیکی داخل رایانه و همچنین در درون دستگاه های کپی و پرینترها.
در سال های اخیر پیشرفت های ایجاد شده سیستم های اتوماسیون اداری شامل فعالیت های اساسی این سیستم ها از جمله انتقال اطلاعات الکترونیکی، ذخیره سازی داده های خام و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی می شود.
اتوماسیون اداری امروزی با نام ماشین تحریر و کپی شروع شد که مجهز به وظایف دستی قبلا بود. هم اکنون اتوماسیون اداری به طور فزاینده ای مسیر اصلاح را در پیش گرفته است که نه تنها به مکانیزاسیون وظایف بلکه تبدیل اطلاعات به فرم الکترونیکی نیز اطلاق می شود.
امروزه ظهور کامپیوتر شخصی انقلابی در سیستم های اتوماسیون اداری و سیستم عامل های محبوب و کاربر پسند بر سیستم های کامپیوتری اداره برتری دارند.
با کامل شدن این تحول، کوچکترین شرکت ها نیز معمولا از تکنولوژی کامپیوتر برای حفظ سوابق مالی خودشان، اطلاعات موجودی، پرونده های حقوق و دستمزد و دیگر اطلاعات کسب و کار مرتبط استفاده می کنند. در واقع یک مدیر باید استراتژی های کاهش هزینه در سازمان را بداند و باعث پیشرفت مجموعه خود گردد.
سه فعالیت اساسی سیستم اتوماسیون اداری
ذخیره سازی اطلاعات
مبادله اطلاعات
مدیریت داده ها
کاهش هزینه های سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری
در ده سال اخیر سیستم های اطلاعاتی در مهندسی و تولید، پیشرفت های بزرگی به دست آورده است.
سیستم های اتوماسیون اداری باعث کاهش هزینه های تولید در کسری از زمان می شوند. از طرف دیگر، سرمایه گذاری در سیستم های اتوماسیون بازاریابی و فروش دارای پتانسیل بالقوه ای برای بهبود بهره وری است.
به غیر از هزینه های تولید، مخارج بازاریابی و فروش به طور متوسط ۱۵ تا ۳۵ درصد از کل هزینه های شرکت ها می باشد.
بنابراین یک مسیر خوب برای افزایش بهره وری، تمرکز بر بازاریابی و فروش می باشد.
اهمیت خدمات بازاریابی و فروش نیز روز بروز در حال افزایش می باشد. بر طبق نمایندگی تجاری ایالات متحده و انجمن حسابداران ملی، فعالیت های خدماتی تولید کنندگان ۷۵٪ تا ۸۵٪ از ارزش افزوده را تشکیل می دهند.
این مورد یعنی قیمت محصول می تواند فراتر از انعکاس مواد خام و نیروی کار باشد. خدمات مربوط به بازاریابی مانند انتخاب ویژگی های محصول مناسب، تعیین ترکیب محصول و اطمینان از دسترسی و تحویل محصول شامل می شوند.
سیستم های دستی و سنتی
در سیستم های قدیمی، منسوخ و سنتی کارشناسان فنی و مدیران با حجم زیادی از داده ها و اطلاعات مواجه هستند که این داده ها جهت مقایسه ،تجزیه و تحلیل، تصمیم گیری و اقدام به موقع مورد استفاده قرار می گیرند.
حجم بالای اطلاعات، لزوم اطمینان از صحت اطلاعات، سختی های بایگانی و نگهداری نامناسب و سرعت کم در دستیابی به اطلاعات از معایب یک سیستم دستی و سنتی می باشد.
با وجود مشکلاتی مانند موارد بالا، استفاده از ابزارهای کامپیوتری و نرم افزاری برای کم کردن کاستی های ایجاد شده در سازمان ها رواج پیدا کرده است.
تاثیر سیستم اتوماسیون اداری در افزایش فروش و کاهش هزینه ها
بهترین حالت ثمربخشی سیستم اتوماسیون اداری زمانی است که منجر به با کاهش حجم کار و در ادامه کاهش هزینه های راه اندازی یک کسب و کار شود.
سیستم اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا شما را با استفاده از منابع کمتر، کار بیشتری انجام دهید.
از روش های کاهش هزینه در سازمان ها با استفاده ار اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
کارهای تکراری سریعتر و با حداقل تداخل با یکدیگر انجام میگیرد
با اتوماسیون اداری مکاتبات بر روی کاغذهای تکراری و همچنین دیگر کارها که که باعث صرف زمان زیادی می شود، اما هیچ منفعتی برای سازمان شما ندارد حدف می شوند.
ذخیره سازی داده ها به صورت دیجیتالی و خودکار
حذف کاغد در مکاتبات اداری
ذخیره سازی داده ها با یک سیستم خودکار خیلی ساده تر می شود.
با اتوماسیون اداری به جای ثبت و ذخیره داده ها بر روی کاغذ و قفسه ها، کشو ها و پوشه های آرشیو شده، یک فایل دیجیتال ذخیره می شود که باعث کاهش هزینه های سازمان می شود
با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون حرفه ای، تعاملات و اسناد شرکت شما را به صورت دیجیتالی جهت حفظ اطلاعات ذخیره خواهد شد.
فشرده انجام شدن کارها
اتوماسیون اداری می تواند به عنوان یک شیوه فشرده سازی کار عمل نماید. این حسن اتوماسیون اداری نیز می تواند منجر به کاهش هزینه و زمان شود.
کاهش وظایف شما و کارمندان سازمان
اتوماسیون اداری باعث کاهش حجم وظیفه های شما و کارمندان شما می شود.
این عمل سبب می شود تا از زمان سازمان بهینه استفاده شود و زمان بر روی مواردی که ارزش واقعی کسب و کار دارند صرف شود.
اتوماسیون اداری باعث خلاقیت بیشتر شما می شود و می توانید سطح انگیزه کارکنان خود را بالا ببرید.
همچنین به شما امکان می دهد تا حجم کار را در زمان مشابه بدون اتوماسیون اداری بیشتر کنید که بهره وری سازمان را بصورت چشمگیری افزایش می دهد.
همانطور که می دانید، اهمیت صرفه جویی در زمان برابر با صرفه جویی در هزینه ها می باشد. با اتوماسیون اداری باعث صرفه جویی در کل هزینه های سازمان می شوید و می توانید با سرمایه گذاری در منابع دیگر، حاشیه سود سازمانتان را بالا ببرید.
