در سازمان‌های اداری، امنیت و اعتماد حرف اول را می‌زند. بنابراین اگر می‌خواهیم محیط اداره ما محیطی سالم و پر از اعتماد باشد و کارمندان خیالشان از اموال و اسناد و مدارکی که متعلق به خودشان است؛ راحت باشد؛ باید سراغ فایل یا کمدهای بایگانی برویم. در این مطلب قصد داریم راجع به افزایش امنیت در ادارات به وسیله یک فایل اداری مستحکم صحبت کنیم. پس با ما همراه باشید.
فایل اداری یا کمد بایگانی، یک جعبه فلزی است؛ که بر روی آن قفل رمزدار سوار شده است. این کمدها اغلب دو درب یا چند طبقه هستند تا بتوانند فضای داخلی مجزایی را برای افراد مختلف سازمان ایجاد کنند. گاهی این مدل با گاوصندوق دو درب اشتباه گرفته می‌شود. اما تفات اساسی که این کمد با گاوصندوق دارد؛ بدنه آن است به طوریکه بدنه فایل اداری یک ورق نازک فلزی است و بار کل امنیت آن بر دوش قفل و رمزش است. در حالی که در گاوصندوق‌های دو درب علاوه بر قفل و رمز قوی، بدنه‌ای دو جداره و مستحکم وجود دارد؛ که مابین فضای دو جداره را با مواد نسوز پر می‌کنند و امنیتی دو چندان به آن می‌دهند.
این نوع فایل‌های به طور فزاینده‌ای در بین کارکنان ادارات جای خود را باز کرده‌اند و مورد استفاده قرار می‌گیرند. دلیل آن هم بسیار واضح و شفاف است؛ راحتی در استفاده، قیمت پایین و امنیت نسبی مورد نیاز برای کامندان! در واقع کارکنان اداره به راحتی می‌توانند زونکن ها و پوشه‌های اداری مربوط به خود را داخل کمد بایگانی بگذارند؛ و قفل آن را به راحتی باز و بسته کنند. از طرفی با قفل و رمزی که بر روی بدنه فلزی این محصول سوار است؛ می‌توانند رمزی مختص خودشان تعبیه کنند؛ و دیگران را از سرکشی به اسنادشان در غیبت خود؛ منع کنند. برای آشنایی بیشتر با کمد بایگانی، و انتخاب کمد بایگانی خوب برای اداره‌تان بیایید به انواع مدل‌های آن بپردازیم:
کمدهای اداری دو درب مطابق شکل هستند. یعنی یک کمد بزرگ که فقط یک سیستم رمز دارد و داخل آن فضای بسیار بزرگی قرار دارد. این کمد فقط برای یک یا دو نفر قابل تعریف و استفاده است. در بخش‌هایی ا زاداره شما که تعداد زونکن‌ها و مدارک زیادی را باید محافظت کنید؛ این کمدهای دو درب بسیار کارآمد هستند. البته به دلیل ماهیت فلزی این کمدها، نمی‌توان آن‌ها را نسوز قلمداد کرد.
کمدهای بایگانی از چند کشو مجزا که بر روی هم سوار شده است تعبیه شده‌اند. این کشوها هر کدام رمزی مجزا برای استفاده کارمندان متعدد دارند. بنابراین هر نفر می‌تواند کشو و رمز مخصوص به خود را داشته باشد. این نوع کمد فضای اختصاصی و حریم خصوصی بیشتری را در اختیار کارمندان شما قرار می‌دهد.
کمدهای چند درب، علاوه بر اینکه فضای اختصاصی به هر نفر ارائه می‌دهند؛ فضای بیشتری نیز به آن‌ها می‌دهند. بنابراین اگر کارمندان بخش‌های مختلفی نیاز به نگهداری و حفظ زونکن‌های خود داشته باشند، به راحتی از کمدهای چندطبقه‌ای مجزای خود استفاده می‌کنند. مزیت این نوع کمد نسبت به کشوها این است که وزن بیشتری دارد و بنابراین امنیت آن بالاتر می‌رود.
در این مطلب تلاش کردیم از اهمیت امنیت در محیط کار برایتان بگوییم. در ادامه هم به طور کامل کمدهای بایگانی، موارد مصرف و تفاوت‌هایش با گاوصندوق را برای شما شرح دادیم. در پایان از شما می‌خواهیم نظرات و انتقادات خود را از طریق پنل اجتماعی ویرگول با ما در میان بگذارید.
