از ابتدای سال ۱۴۰۴ یکی از جدیترین تغییرات نظام مالیاتی ایران عملیاتی شده است: طرح دفاتر تجاری الکترونیکی. از این تاریخ به بعد تمام اشخاص حقوقی و مؤدیان حقیقی گروه اول دیگر اجازه استفاده از دفاتر پلمپ کاغذی را ندارند و موظفاند اطلاعات دفاتر قانونی خود را فقط بهصورت آنلاین و از طریق سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان امور مالیاتی ثبت و ارسال کنند. این تغییر، هم شیوه کار حسابداران را دگرگون کرده و هم نقش مهمی در شفافیت مالیاتی، کاهش خطاهای انسانی و حذف هزینههای اضافی چاپ و نگهداری دفاتر کاغذی دارد.
دفاتر الکترونیکی در واقع شکل دیجیتال همان دفاتر روزنامه و کل هستند که سالها بهصورت فیزیکی نگهداری میشدند. اکنون این دفاتر در قالب فایلهای استاندارد Excel یا CSV تهیه میشوند و از طریق درگاه ملی خدمات مالیاتی به نشانی my.tax.gov.ir در سامانه «دفاتر تجاری الکترونیکی» بارگذاری میگردند. بر اساس قانون برنامه هفتم توسعه و اصلاحات آییننامه تحریر دفاتر، دفاتر پلمپ کاغذی عملاً کنار گذاشته شده و اطلاعات دفاتر تجاری در بستر سامانه ثبت شرکتها و سازمان امور مالیاتی نگهداری میشود. نتیجه این تغییر، کاهش بوروکراسی، حذف رفتوآمدهای غیرضروری، صرفهجویی در مصرف کاغذ و تسهیل فرآیند رسیدگی مالیاتی است.
تمام مؤدیانی که قبلاً مکلف به پلمپ و تحریر دفاتر قانونی بودند، از سال ۱۴۰۴ باید این کار را بهصورت الکترونیکی انجام دهند. در عمل، این گروه شامل تمام اشخاص حقوقی (شرکتها، مؤسسات و سازمانهایی که شماره اقتصادی دارند) و اشخاص حقیقی گروه اول است؛ یعنی صاحبان کسبوکارهایی که حجم فعالیت و درآمد سالانه آنها بر اساس آخرین آییننامه ماده ۹۵ بالاتر از حد مشخصی است. علاوه بر این، برخی مشاغل صرفنظر از سطح درآمد، مشمول این تکلیف هستند؛ مثل دارندگان کارت بازرگانی، صاحبان کارخانجات و واحدهای تولیدی، هتلهای سهستاره و بالاتر، صرافیها، مراکز درمانی و مؤسسات حسابداری و خدمات مالی.
نکته مهم این است که حتی شرکتهای «فاقد فعالیت» نیز از این قاعده مستثنا نیستند. اگر شرکتی در طول سال مالی هیچ تراکنشی نداشته باشد، باز هم باید دفاتر خود را بهصورت الکترونیکی ارسال کند؛ در غیر اینصورت، عدم ارسال دفاتر به منزله «عدم تسلیم دفاتر قانونی» تلقی شده و طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیاتهای مستقیم، جریمهای معادل ۲۰ درصد مالیات متعلقه برای آن در نظر گرفته میشود. به بیان ساده، از ۱۴۰۴ به بعد هیچ فعال اقتصادی – چه حقیقی و چه حقوقی – نمیتواند موضوع دفاتر را نادیده بگیرد.
زمانبندی ارسال دفاتر هم متناسب با همین تحول، مرحلهبهمرحله تغییر میکند. برای عملکرد سالهای قبل از ۱۴۰۴، مهلت ارسال دفاتر همچنان حداکثر سه ماه پس از پایان سال مالی است. اما از سال ۱۴۰۴ دفاتر باید در دو دوره ششماهه ارسال شوند و مؤدیان حداکثر دو ماه بعد از هر دوره ششماهه فرصت دارند فایل دفاتر را در سامانه بارگذاری کنند. این روند در سال ۱۴۰۵ به دورههای سهماهه و از ابتدای ۱۴۰۶ به دورههای ماهانه تبدیل میشود؛ یعنی بنگاههای اقتصادی باید حداکثر تا یک ماه پس از پایان هر ماه، اطلاعات دفاتر خود را بهصورت الکترونیکی ارسال کنند. رعایت نکردن این مهلتها از نظر قانون، همانند عدم تسلیم دفاتر است و جریمه ۲۰ درصدی در پی دارد.
فرآیند ارسال دفاتر آنلاین از طریق سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند گام انجام میشود. ابتدا مؤدی باید با نام کاربری و رمز عبور خود وارد my.tax.gov.ir شده و از بخش خدمات الکترونیکی، سامانه دفاتر تجاری را انتخاب کند. اگر پیشتر در سامانه مالیاتی ثبتنام نشده باشد، لازم است ابتدا مراحل ثبتنام الکترونیکی و فعالسازی حساب کاربری را طی کند. در گام بعدی، قالب رسمی اکسل دفاتر از داخل سامانه دانلود میشود. این فایل شامل فیلدهایی مانند کد و عنوان حساب کل، معین و تفصیلی، ستونهای گردش بدهکار و بستانکار و تاریخ گردش حساب است و ساختار آن نباید تغییر کند.
سپس اطلاعات مالی واحد اقتصادی در همین قالب وارد میشود. در هر ردیف، فقط یکی از دو ستون بدهکار یا بستانکار باید پر شود؛ تاریخها باید با فرمت استاندارد YYYY/MM/DD ثبت شوند و همه اطلاعات در یک شیت (Sheet1) قرار گیرند. اگر تعداد ردیفها از ۱۰۰۰ سطر بیشتر باشد، فایل باید با فرمت CSV ذخیره شود و هنگام بارگذاری، جداکننده ستونها (Delimiter) مطابق تنظیمات سامانه انتخاب گردد. پیش از آپلود نهایی، نوع فایل، تاریخ انتهای بازه گردش حساب و کد رهگیری دفتر پلمپشده در سامانه تعیین میشود و پس از بارگذاری فایل، سامانه چند سطر اول را بهعنوان پیشنمایش نمایش میدهد تا کاربر از صحت ساختار مطمئن شود.
بسیاری از مشکلات در همین مرحله رخ میدهند؛ برای مثال، استفاده از تاریخ با فرمت نامعتبر، پر بودن همزمان ستون بدهکار و بستانکار، تغییر نام یا ترتیب ستونهای اکسل، ارسال فایل بزرگ با فرمت نادرست یا ناهمخوانی تاریخ رکوردها با بازه زمانی اعلامشده، از جمله خطاهای پرتکرار هستند. سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در صورت مواجهه با چنین مواردی، وضعیت فایل را «خطا در پردازش» اعلام میکند و مؤدی باید پس از رفع ایراد، دوباره فایل اصلاحشده را بارگذاری کند. به همین دلیل توصیه میشود قبل از ارسال نهایی، فایل توسط یک حسابدار یا یک موسسه خدمات حسابداری و مالیاتی باتجربه بررسی شود تا ریسک رد شدن دفاتر و تأخیر در تسلیم آنها به حداقل برسد.
از نظر قانونی نیز ارسال دفاتر الکترونیکی ادامه منطقی همان الزامات قدیمی قانون تجارت و قانون مالیاتهای مستقیم است. طبق ماده ۶ قانون تجارت، همه تاجران (جز کسبه جزء) باید دفاتر روزنامه و کل داشته باشند و معاملات و عملیات مالی خود را بهترتیب تاریخ در آن ثبت کنند. ماده ۱۴ این قانون هم تأکید میکند که اگر دفاتر مطابق مقررات تنظیم شده باشند، در مراجع قضایی و مالیاتی اعتبار اسناد رسمی دارند. در نسخه جدید مقررات، شکل نگهداری دفاتر از کاغذ به فایل الکترونیکی تغییر کرده است، اما اصل موضوع یعنی لزوم ثبت منظم و دقیق اطلاعات مالی و نگهداری آنها حداقل برای پنج سال همچنان پابرجاست.
طرح دفاتر الکترونیکی، علاوه بر آنکه یک الزام قانونی است، مزایای زیادی برای کسبوکارها به همراه دارد. ارسال آنلاین دفاتر باعث میشود فرآیند حسابرسی مالی شفافتر و قابل پیگیریتر باشد، خطاهای ثبت دستی کاهش پیدا کند، هزینههای چاپ و بایگانی فیزیکی حذف شود و دسترسی به اطلاعات سالهای مختلف در کوتاهترین زمان ممکن انجام گیرد. کسبوکارهایی که از خدمات حسابداری و مشاوره مالیاتی استفاده میکنند، میتوانند این فرآیند را به یک شرکت حسابداری حرفهای بسپارند تا مطمئن شوند دفاترشان با فرمت درست و در مهلت قانونی ارسال میشود و در آینده دچار مشکل «عدم تسلیم» یا اختلاف با ممیز مالیاتی نخواهند شد.
در نهایت، از سال ۱۴۰۴ به بعد، ارسال دفاتر آنلاین دیگر یک انتخاب اختیاری نیست، بلکه شرط اساسی اعتبار دفاتر و پیششرط استفاده از حقوق قانونی مؤدی در فرآیند رسیدگی مالیاتی است. آشنایی با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، یادگیری نحوه تکمیل فایل اکسل و توجه به نکات ریز فنی، کمک میکند بدون استرس و جریمه، این الزام جدید را به یک روتین ساده در سیستم مالی خود تبدیل کنید. اگر در هر مرحله – از آمادهسازی دادهها تا رفع خطاهای فایل و انتخاب دوره صحیح ارسال – نیاز به همراهی تخصصی داشته باشید، استفاده از خدمات حسابداری و مشاوره حسابداری موسسه خدمات حسابداری و مالیاتی مدبران تهران میتواند ریسک شما را به حداقل برساند و راه را برای یک حسابرسی شفاف و بیدردسر هموار کند.
برای فهمیدن نکات بیشتر از سایت شرکت حسابداری مدبران تهران دیدن کنند.
منبع: https://modaberanetehran.com/blog/%d8%a7%d8%b1%d8%b3%d8%a7%d9%84-%d8%af%d9%81%d8%a7%d8%aa%d8%b1-%d8%a2%d9%86%d9%84%d8%a7%db%8c%d9%86/
