اگر یک مدیر هستید حتما می دانید یکی از مهم ترین تفاوت های دورکاری با کار کردن در شرکت، نحوه ارتباط گرفتن با اعضای تیم است. در واقع زمانی که بخواهید از خانه، جریان کاری تیم تان را مدیریت و هدایت کنید، طبیعی است که ابزارهای ارتباطی تان در مقایسه با مدیریت حضوری شما در شرکت، کاملا متفاوت باشد.
در این مطلب که اقتباسی از خلاصه کتاب “راهنمای مدیران برای راهبری بهتر دورکاری”(به نویسندگی کلیرلو و به ترجمه تیم نویسش) و بخش هایی از مقاله سایت indeed است تلاش کرده ایم، با نگاهی بر شیوه های نوین مدیریت دورکاری در دنیا، شما را با راهکارهای درست مدیریت ارتباطات در این دوران آشنا کنیم.
وقتی شما یک مدیر دورکار هستید، نمی توانید نویسنده خوبی نباشید! در واقع یکی از متفاوت ترین و شاید سخت ترین موضوع برای مدیرانی که همیشه عادت دارند به صورت حضوری و با صحبت رو در رو همه چیز را مدیریت کنند، این است که در دورکاری باید به صورت غیرحضوری و با نوشتن پیام های کوتاه با اعضای تیم ارتباط بگیرند. ممکن است ابتدا این موضوع کمی برایتان نامتعارف و زمان بر به نظر برسد، اما جالب است بدانید موفق ترین مدیران دنیا، بلدند که چگونه با نوشتن پیام های کوتاه از طریق نت و یا شبکه های اجتماعی تیم شان را مدیریت کنند. بنابراین تلاش کنید روی مهارت های نوشتاری به ویژه پیام های کوتاه، تمرکز و تمرین کنید تا بتوانید با متن های هدفمند، صریح و شفاف منظورتان را به اعضای تیم منتقل کنید.
پیام ها را اولویت بندی کنید
با هر ابزار ارتباطی که برای مدیریت در زمان دورکاری با آن سروکاردارید حتما باید یک برنامه درست برای اولویت بندی پیام ها و پاسخ دادن به آنها داشته باشید. به عنوان یک مدیر، طبیعی است که در هر لحظه انبوهی پیغام دریافت کنید اما باید بدانید که حتما براساس اولویت و اهمیت کارها، به پیغام ها پاسخ دهید. بسیاری از شرکت های موفق دورکار در دنیا، بسترهای ارتباط داخلی و خارجی خود را از هم جدا کرده اند و این موضوع به مدیریت زمانی پاسخ گویی آنها بسیار کمک کرده است. به عنوان مثال شما می توانید از اعضای تیم بخواهید گزارش های روزانه فعالیت های خود و ایده هایشان را در پایان هفته برای شما ایمیل کنند؛ حتی می توانید از آنها بخواهید که تنها در ساعات مشخصی از روز پیام های روزانه کاری را روی بستر ارتباطی مانند اسلک و یا هر شبکه اجتماعی که خودتان با اعضای تیم توافق کرده اید، ارسال کنند. با این مدل ارتباطی، شما دیگر در هر لحظه با سیل پیغام های خوانده نشده روبه رو نمی شوید.
پیام های ارتباطی را کانال بندی کنید
شما به عنوان یک مدیر باید مشخص کنید که اعضای تیم براساس ضرورت کاری خود، باید از کدام شبکه ارتباطی استفاده کنند. در واقع همکاران شما باید بدانند پیغام خود را براساس اهمیت آن چه زمانی و در چه بستری ارسال کنند تا شما و همکاران با رگبار پیام های بی دلیل و و بدون ترتیب روبه رو نشوید. ایمیل، چت، تماس تصویری، تماس تلفنی هر یک باید در زمان دورکاری در جای خود استفاده شوند. اغلب اوقات، این موضوع را می توانیم بر اساس اهمیت یا اضطرار پیام مورد نظر تعیین کنیم. برای نمونه، یک پیام خصوصی در نرم افزار اسلک ممکن است این گونه به نظر برسد که ضروری است و باید طی یک ساعت مشخص پاسخ داده شود؛ از سوی دیگر، پیامی که در یک کانال عمومی ارسال شود ممکن است نیازی به پاسخ سریع نداشته باشد و فرستنده آن بتواند چند روزی منتظر بماند. با این شکل از مدیریت ارتباطات، همکاران شما می آموزند که به آرامش یکدیگر در زمان دورکاری احترام بگذارند.
حتما جلسات مجازی برگزار کنید
از آنجا که پیام های متنی، لحن و اشارات و حالات چهره را نمی توانند منتقل کنند، ممکن است گاهی اوقات موجب بروز سوتفاهم میان اعضای یک تیم و مدیران شوند. به همین دلیل اغلب مدیران دورکار با یک زمان بندی و برنامه ریزی درست از ابزارهایی مانند تماس های تصویری و کنفرانس های ویدئویی که بیشترین شباهت را با مکالمه حضوری دارند، استفاده می کنند. شما می توانید براساس نیاز و سیاست های کاری خود، جلسات مجازی با اعضای تیم و یا هر یک از افراد در ساعت های مشخصی از روز و یا هفته، روی نرم افزارپیام رسانی مانند اسکایپ برگزار کنید. توجه کنید این جلسات حتما باید در دو بخش به صورت فردی و گروهی برگزار شوند. در واقع شما به عنوان یک مدیر باید هر چند وقت یک بار، یک تماس تصویری خصوصی با تک تک افراد تیم خود داشته باشید تا بازخوردی از وضعیت کارهایش دریافت کنید. جلسات گروهی نیز که با هدف برنامه ریزی و مسائل عمومی تر و با حضور همه اعضای تیم برگزار می شوند تا عملکرد کلی تیم مورد ارزیابی قرار گیرد. فراموش نکنید مدیریت زمان در جلسات مجازی، نکته بسیار مهمی است که باید به آن توجه داشته باشید؛ جلسات تصویری باید تا جای ممکن مختصر و مفید باشند.
زمان های کاری را مدیریت کنید
بخش بزرگی از همکاری موثر با یک تیم دورکار، تصمیم بر سر این موضوع است که چه زمانی از روز یا هفته باید با یکدیگر در ارتباط باشید. وظیفه شما به عنوان یک مدیر دورکار تعیین زمان های دقیقی برای برقراری ارتباط است. در واقع اعضای تیم شما برای انجام دادن کارها به بازه های زمانی مشخصی نیاز دارند و قرار نیست تمام روز را به جواب دادن به ایمیل ها یا پیام ها بگذرانند. برای این موضوع نیاز است حتما با هر یک از اعضای تیم درباره شرح وظایف و مدت زمان لازم برای انجام آنها صحبت کنید. ساعت های کار مورد انتظار خود را بیان کنید. حتما اصولی را برای مرخصی های افراد در حین کارهای روزانه آنها در دوران دورکاری درنظر بگیرید و زمان های تعطیل را برای آنها مشخص کنید.
یک کانال ویژه برای گفتگوهای غیرتخصصی ایجاد کنید
یک حقیقت درباره دورکاری این است که اعضای تیم به دلیل دور شدن از فضای تعاملی شرکت، ممکن است احساس تنهایی کنند؛ چرا که دیگر نمی توانند به صورت حضوری فرصتی برای گپ و گفت های دوستانه پیدا کنند. بنابراین در کنار تمام برنامه های ارتباطی دورکاری، مهم است که فضایی را برای تمدد اعصاب و تفریح همکاران فراهم کنید. ایجاد یک کانال گفتگوی غیر تخصصی درباره حال و فعالیت های روزمره اعضای تیم شما، راهکار مناسبی به نظر می رسد. بهتر است این کانال به طور مناسبی با جریان شغلی و حرفه ای تیم شما همسو باشد. شما می توانید زمان های خارج از ساعات دورکاری را تعیین کنید که اعضای تیم بتوانند در این کانال حاضر شوند و حتی ارتباط تصویری و یا صوتی برقرار کنند.
