من و شما خوب می‌دانیم که پاورپوینت خسته‌کننده است. چرا؟ زیرا وقتی می‌خواهیم ارائه‌ای با پاورپوینت بسازیم، همه چیز درباره درگیر کردن افراد و اقناع آنها را فراموش می‌کنیم.
چطور ارائه با پاورپوینت را جذاب می‌کنید؟
در آغاز باید بدانید که فقط جلب توجه افراد اهمیت دارد. باید از لحظه شروع، توجه مخاطبان را به خود جلب کنید و حتی یک ثانیه را هم از دست ندهید.
خوشبختانه، به آن سختی که فکر می‌کنید نیست و من در این مقاله هفت نکته تهیه پاورپوینت را توضیح می‌دهیم تا ارائه‌های موثرتری داشته باشید و برای همیشه با سخنرانی‌های خسته‌کننده خداحافظی کنید.
اولین اشتباه رایج در تهیه پاورپوینت و دلیل خسته‌کننده بودنش این است که بیشتر آن را برای خودمان می‌سازیم تا برای مخاطب.
بعضی‌ها عادت دارند هر کلمه‌ای که می‌خواهند به زبان بیاورند را در اسلایدهای پاورپوینت بنویسند تا نیازی به حفظ کردن مطالب نداشته باشند. اگرچه این روش خوبی برای به‌خاطر سپردن نکته‌ها است، اما منجر به اسلایدهای شلوغی میشود که مخاطب را آنقدر خسته می‌کند که دیگر به شما گوش نمی‌دهد.
آنها زودتر مطالب اسلاید را می‌خوانند و منتظر می‌شوند شما هم متن را تندتر بخوانید تا از شر جلسه خلاص شوند و دنبال زندگی خود بروند که سخنرانی و ارائه شما هیچ جایگاهی در آن ندارد.
اما همیشه وسوسه می‌شوید این کار را انجام دهید. از آنجا که می‌ترسید نکته مهمی را فراموش کنید، دوست دارید همه مطالب را در اسلاید بنویسید.
اما اسلایدهای پاورپوینت کاغذ یادداشت‌هایی نیستند که ارائه شما را در مسیر صحیح نگه دارند. آنها اصلا برای شما نیستند؛ بلکه برای مخاطبان هستند.
این اسلایدها متن سخنرانی نیستند، بلکه سخنرانی‌تان را تکمیل می‌کنند. وظیفه‌شان این است که توجه حضار را جلب کرده و نکات موردنظر شما را برجسته کنند. برای رسیدن به این هدف باید اسلایدهای تصویری درست کنید نه متنی.
به ندرت از متن استفاده کنید. شاید فقط یک کلمه در اسلاید شما باشد یا اصلا متن نداشته باشد. در کل، هرچه متن پاورپوینت کمتر باشد، بهتر است.
از تصاویر و نمودارها استفاده کنید. نکات مهم سخنرانی را با تصویر نشان دهید تا پیام‌تان معنی بیشتری پیدا کند و از اینکه متنی ندارید و عکس همه اسلاید را پر می‌کند، نترسید.
برای همراهی و مشارکت بیشترِ مخاطب از ویدیو استفاده کنید. ویدیوها خیلی مخاطب را درگیر می‌کنند. ویدیو می‌تواند در ابتدای سخنرانی توجه افراد را به خود جلب کرده یا بعد از یک قسمت آرام و خسته‌کننده، آنها را دوباره درگیر کنند. همچنین می‌تواند حد فاصل بخشی از سخنرانی با بخشی کاملا متفاوت باشد و فاصله‌ای طبیعی ایجاد کند.
سعی نکنید بامزه باشید. تصاویر باید پشتیبان سخنرانی شما باشند. باید سرگرم‌کننده باشند، اما هرگز نباید مانع خوانایی اسلاید شوند یا حواس مخاطب را پرت کنند. به هیچ قیمتی اسلایدهایی مانند نمونه زیر درست نکنید:
البته، شاید گاهی تصاویر بی‌اثر باشند که اشکالی ندارد؛ مثلا در بعضی تبلیغات ویدیویی، کلمات نقش تصویر را ایفا می‌کنند.
اما باید به ظاهر یک پاورپوینت کاملا متن‌محور هم فکر کنید. کلمات زیاد را در یک اسلاید نگنجانید. مقدار زیادی فضای سفید در اسلاید بگذارید. هربار یک موضوع برای فکر کردن به مخاطب بدهید تا درگیر بمانند.
چه این برند، برند شرکت‌‌تان باشد یا برند شخصی‌تان، باید سبکی برجسته داشته باشید.
وقتی مردم ارائهتان را می‌بینند، باید بفهمند متعلق به شما است، زیرا رنگ و سبک طراحی اسلایدها نام‌تان را فریاد می‌زند.
اپل مثال خوبی از این ماجرا است. آنها استاد «سادگی متمایز» هستند و همه کارهایشان بازتابی از این تفکر است.
می‌توانید دو اسلاید از دو ارائه مختلف آنها با فاصله زمانی چند سال را با هم مقایسه کنید، اما همچنان طوری به نظر می‌آیند انگار هر دو متعلق به یک سخنرانی هستند.
به سادگی منحصربه‌فرد این اسلاید از یک سخنرانی استیو جابز توجه کنید.
و حالا به سخنرانی تیم کوک چند سال بعد از آن نگاه کنید. اسلایدها تقریبا عین هم هستند.
اما از کجا مطمئن شوید ارائه‌ای تهیه کرده‌اید که نماد برندتان است؟
طرح‌های برندهای دیگر را کپی نکنید. برندتان باید متمایز باشد. همچنین ارائهتان. به فونت‌ها، رنگ‌ها و سبک منحصربه‌فرد برند خود پایبند باشید.
اسلایدها را طوری طراحی کنید تا بازتابی از شخصیت برندتان باشند. اگر برندی برجسته دارید، طراحی‌تان هم باید برجسته باشد. اگر برندتان خیلی معروف نیست، از طرح‌های ساده استفاده کنید. مهم این است که به ظاهر و احساسی که مردم از برندتان می‌گیرند، وفادار بمانید.
برای طراحی یک ارائه برجسته، باید چیدمانی باکیفیت داشته باشید که به امضای شما تبدیل شود.
یک چیدمان خوب همه چیزهایی که تاکنون درباره آنها صحبت کرده‌ایم را در بر می‌گیرد. این چیدمان، ظاهر، فونت‌ها، رنگ‌ها و شخصیت برندتان را در بر می‌گیرد، اما در عین حال خیلی هم استراتژیک است؛ زیرا سعی می‌کنید چیدمان هر اسلاید را شبیه خودتان کنید.
به این منظور، باید از قبل درباره عناصر مختلف طراحی تصمیم بگیرید و همان روند را ادامه دهید.
در حقیقت، انتخاب درست انتخاب طرحی است که بیشتر با برندتان و اطلاعاتی که در پاورپوینت می‌آورید، سازگار باشد. در این اسلاید، عکس در پس‌زمینه آمده و متن به حداقل رسیده است. اسلایدها با این چیدمان جذاب‌تر و غیرقابل‌پیش‌بینی‌تر می‌شوند.
نکته مهم‌تر، طراحی چیدمانی در پاورپوینت است که برای مخاطب جذاب باشد. به آن وفادار بمانید. از سبکی به سبک دیگر نپرید.
استفاده از فضای سفید به نفع‌تان است. فضای سفید، فضایی خالی بین عناصر صفحه (یا اسلاید) است. باعث میشود مطالب شلوغ به نظر نرسند و خواننده بر موارد مهم تمرکز کند. فضای سفید دوست شما است. بغلش کنید.
به ندرت از انیمیشن‌های ورق زدن اسلاید و مطالب چند‌رسانه‌ای استفاده کنید. انیمیشن‌‌ها می‌توانند باکلاس یا بی‌کلاس باشند و اگر بیش از اندازه استفاده کنید، منزجرکننده می‌شوند. یک استفاده موثر از انیمیشن، نشان دادن یک جمله یا یک مورد در هر بار کلیک است. از انیمیشن‌های پرزرق‌وبرق اجتناب کنید؛ زیرا حواس مخاطب را پرت می‌کند.
استفاده از کلیپ در اسلاید هرگز توصیه نمی‌شود. لطفا هرگز از آن استفاده نکنید.
چیدمان را ساده نگه دارید. هر اسلاید فقط باید یک نقطه تمرکز اصلی داشته باشد.
از گیف‌ها (شکل‌های متحرک گرافیکی) کمتر استفاده کنید. حرکت توجه را به خود جلب می‌کند و گیف‌ها بی‌وقفه حرکت می‌کنند. مشکل این است که می‌توانند حواس خواننده را از پیام اصلی پرت کنند. پس اگر از گیف‌ها استفاده می‌کنید، آنها را کنار اطلاعات مهم نیاورید. اول گیف را نمایش دهید، سپس به اسلاید بعد بروید و درباره موضوع آن حرف بزنید.
وقتی به طرحی خوب برای ارائهتان رسیدید، آن را به یک قالب کلی تبدیل کنید. سپس نسخه‌های مختلفی از همان قالب را برای ارائه اطلاعات مختلف طراحی کنید؛ مثلا چیدمانی برای فهرست‌ها، چیدمانی برای متن عکس‌دار و چیدمانی برای جدول‌ها طراحی کنید.
قالب‌ها زندگی را راحت‌تر می‌کنند. به جای اینکه برای هربار ارائه، قالب جدید طراحی کنید، می‌توانید به‌راحتی از قالب از پیش تعیین‌شده استفاده کنید. اگر کار طراحی را از قبل انجام داده باشید، می‌توانید فقط بر محتوا تمرکز کنید و مطمئن باشید که ارائه جذابی خواهید داشت.
در یک ارائه قوی، هر ایده‌ای به ایده دیگر منجر میشود. نباید هیچ توقف یا تغییر و پرش نامناسبی وجود داشته باشد. این اصل در سخنرانی و اسلایدهای پاورپوینت هم مصداق دارد.
هر اسلاید باید مخاطب را یک قدم به موضوع اسلاید نهایی نزدیک کرده یا تشویق به اقدام کند.
البته این جریان مخفی است و خلق آن سخت است. از آنجا که قوانین دقیق و سریعی برای ایجاد جریان وجود ندارد، می‌توانید با استفاده از چند مورد آن را راحت‌تر ایجاد کنید.
هدفتان را بشناسید. هدایت افراد به یک مکان زمانی آسان‌تر میشود که آن مکان را از قبل بشناسید. هر اسلاید باید مخاطب را یک قدم به موضوع اسلاید نهایی نزدیک کرده یا تشویق به اقدام کند.
محتوا را طوری تصحیح کنید که با قالب هماهنگ شود. از قالب اصلی منحرف نشوید. اگر عکسی با آن قالب متناسب نیست، عکس را تصحیح کنید. اگر متن با اندازه اسلاید جور در نمی‌آید، آن را به چند قسمت تقسیم کرده و در اسلایدهای دیگر بگنجانید. برای تهیه یک پاورپوینت جذاب باید به مرزهای قالب اصلی پایبند بمانید.
اسلایدها را خیلی آرام ورق بزنید. اگر می‌خواهید به آرامی از یک موضوع به موضوع دیگر بروید، اسلایدهایی با تورق آرام درست کنید تا این فاصله را پر کنند.
اگر سخنرانیِ زنده، چه به صورت وبینار یا حضوری دارید، مطمئن شوید که دستگاه‌ها و تکنولوژی‌تان درست کار می‌کند.
هیچ‌چیز بدتر از این نیست که از مخاطب عذرخواهی کنید و فقط به این دلیل که اسلایدها بالا نمی‌آید و آماده نیست 15 دقیقه تاخیر داشته باشید. همیشه یک برنامه پشتیبان داشته باشید.
لپ‌تاپ یا تبلت خود را برای ارائه‌‌ها آماده کنید. مطمئن شوید که پاورپوینت باز میشود.
قبل از وبینارها، یک بار آنها را آزمایشی برگزار کنید. تا مطمئن شوید اینترنت، سخت‌افزار و نرم‌افزارتان درست کار می‌کند.
هنگام سخنرانی از قابلیت پرزنتر ویو در پاورپوینت استفاده کنید. برای رفتن به این حالت کافی است از دکمه‌های Alt + F5 استفاده کنید.
پرزنتر ویو (Presenter view) به شما امکان می‌دهد که همه ارائه خود همراه با یادداشت‌هایی که برای خودتان نوشته‌اید را یکجا ببینید، در‌حالی‌که مخاطبان فقط شکل نهایی اسلایدها را می‌بینند.
این قابلیت به شما امکان می‌دهد اسلایدهای نهایی را به اضافه یادداشت‌های خودتان ببینید.
اگر هنگام شروع نمایش اسلایدها، پاورپوینت پیشنهاد استفاده از این قابلیت را نداد، می‌توانید این گزینه را در قسمت «slideshow» پیدا کنید. اگر پس از شروع ارائه می‌خواهید این گزینه را پیدا کنید، به سه نقطه پائین قسمت چپ که همه اسلایدها را پشت سر هم نمایش می‌دهد بروید و رویش کلیک کنید تا این گزینه بالا بیاید.
از این قابلیت برای نوشتن یادداشت‌هایی برای خود استفاده کنید. به این ترتیب لازم نیست اسلایدها را به کارت‌های شلوغ تبدیل کنید. مطالب، نکته‌ها یا آمار و ارقام خاصی که نمی‌خواهید در اسلاید اصلی پیدا باشد را با استفاده از این قابلیت برای خود بنویسید.
در عین حال، مخاطب فقط اسلایدهایی را می‌بینید که به آرامی ورق می‌خورند و شما مانند نابغه‌ای به نظر می‌آیید که به‌راحتی آمار و ارقام را از حفظ می‌گوید.
اگر کسی سوالی پرسید، به اسلاید موردنظر برگردید و پاسخش را بدهید. در بسیاری موارد، سوال‌ها مربوط به یکی از اسلایدهای ارائه است. اگر کسی چنین سوالی پرسید، قبل از نمایش آن اسلاید بر پرده، آن را در پرزنتر ویو پیدا کنید، نه اینکه مخاطب را مجبور کنید بالا و پائین کردن اسلایدها توسط شما را تماشا کند.
پاورپونیت می‌تواند بهترین دوست یا بدترین دشمن شما باشد. بعضی‌ها آنقدر بد از آن استفاده می‌کنند که واقعا خسته‌کننده میشود؛ اما نباید این‌طور باشد. اگر کمی وقت بگذارید و فکر کنید، می‌توانید پاورپوینت‌های موثری بسازید که توجه مخاطب را جلب کند.
پاورپوینت را به دوست خود تبدیل کنید: پاورپوینت باید ساده، متمرکز و تصویری باشد. آن‌وقت افراد هیجان دارند که ارائه بعدی هم توسط شما انجام شود.
