مدیریت ذینفعان یکی از حوزه های بسیار مهم در مدیریت پروژه می باشد، و تأثیرگذاری بر دیگران برای مدیریت ذینفعان بسیار مهم است. برای تأثیرگذاری نمی توانید بیش از میزانی مشخص روی کاریزما یا قدرت جایگاه خود حساب کنید. مدیران مجرب پروژه، از اطلاعات پروژه به عنوان ابزار تأثیرگذاری خود استفاده می کنند. در اینجا روش هایی وجود دارد که نشان میدهد چگونه اطلاعات پروژه می تواند شما را به یک فرد تأثیرگذار تبدیل نماید.
افراد را از برنامه پروژه مطلع کنید:
چند روز است که کسی نپرسیده است "پروژه کی انجام می شود؟" یا "چه زمانی به منابع من نیاز خواهید داشت؟" یا "آیا می توانیم برنامه را تغییر دهیم؟" برنامه تفصیلی پروژه به همه این سوالات پاسخ می دهد. اگر برنامه را تغییر دهید یا تاریخ دسترسی منابع مهم را تغییر دهید، می تواند تأثیر آن را بر کارهای مهم نشان دهد. اجازه دهید برنامه پروژه شما بر ذینفعان پروژه و کسب و کار تاثیر مهم خود را بگذارد.
خطرات و هزینه ها را با مدیریت بر داده ها رفع کنید:
ذینفعان کلیدی ممکن است بدون فکر و بررسی لازم، تغییرات یا اقداماتی را درخواست کنند که محدوده پروژه را افزایش داده، بازرسی ها و الزامات کیفی را کاهش داده یا زمان آن را کوتاه نماید. می توانید مخاطرات و هزینه های احتمالی چنین اقداماتی - از قبل - را با گنجاندن آنها در اسناد مدیریت ریسک، محدوده و برنامه های مدیریت هزینه برطرف کنید. به این ترتیب ، شما استدلال های آماده ای برای پایبندی به برنامه های مورد توافق دارید. و بر اساس داده ها و اطلاعات برخط خود به ذینفعان کلیدی فرصت تفکر و تصمیم سازی را خواهید داد.
هزینه - فرصت ها را برجسته ننمایید:
ذینفعان تغییراتی در برنامه‌ها درخواست می‌کنند که بر اساس تصمیمات تجاری، هوشمندانه است. تعادل و هزینه -فرصت را در این تصمیمات نشان دهید. تسریع در زمان‌بندی پروژه ریسک را افزایش میدهد. فشرده‌سازی زمان‌بندی پروژه هزینه را افزایش میدهد. ارائه تعادل‌ها قدرت زیادی دارد: یا تأثیر تغییر را تأکید می‌کنید یا بحث را به پایان می‌رسانید اگر تأثیر آن غیرقابل قبول باشد. در هر صورت، ذینفعان با درک تأثیر تصمیمات خود پیش خواهند رفت.
استفاده از متخصصان فنی و با تجربه در پروژه:
ساخت محصولات پروژه با کمک کارشناسان فنی، برنامه‌ریزی پروژه شما را تقویت می‌کند. از تأثیر تجربه تیم خود برای تأیید رویکردتان بهره ببرید. اگر کارشناسان درون سازمانی ندارید، با پیمانکاران یا مدیران پروژه و تکنسین‌های دیگری که پروژه‌هایی مشابه پروژه شما را تحویل داده‌اند، تماس بگیرید. تجربه دنیای واقعی توانایی شما را در تأثیرگذاری بر ذینفعان افزایش میدهد.
برگرفته از مقاله خانم Bonnie Biafore با عنوان
The top tool for developing your influence as a project manager
راه های ارتباط با من:
