شما یک تیم را در دفتر خود اداره می‌کردید حالا شما فقط گفته‌اید به دلیل وجود کروناویروس (COVID-19) همه باید دور کاری کنند.
ولی آیا شما و تیمتون برای این کار آماده‌اید؟
از اواخر اسفند و با اخبار شیوع کرونا ، هیچ اداره و مرکز دولتی کارمندان را برای کار از خانه راهنمایی نکرده است. اما به دلیل احتیاط فراوان، زیرا ما می دانیم چگونه این ویروس از بین خواهد رفت، برای این سناریو آماده شدیم.
برای اکثر کسب و کارها ، دورکاری رفتار کاری-انسانی جدید است. بر خلاف روزهای برفی، آلودگی هوا و یا اتفاقات دیگری که گهگاه چندین روز دفتر را تعطیل می کند، یک قرنطینه عمومی می تواند بیشتر کارمندان را ملزم کند تا برای چند هفته یا شاید بیشتر دورکاری کنند.
ما می دانیم که برخی از کارمندان و مدیران هنوز باور نمی‌کنند باید از خانه کار کنند و انتظار دارند شرایط خیلی زود به حالت عادی برگردد. آنها ترجیح می دهند در یک دفتر کار کنند. اما چگونه ما به همه کارمندان و مدیران به طور یکسان کمک کنیم تا در این محیط جدید به طور مؤثر کار کنند؟
در اینجا چند پیشنهاد وجود دارد:
روزهای کاری، ساعات کاری و ساعات جلسات را مشخص کنید. این برنامه‌ریزی به هماهنگی برای اجرای برنامه ها و تسهیل همکاری کمک می کند.
انتظارات در مورد روزهای کاری و ساعات کاری را مطابق با انتظارات مشابه در دفتر تنظیم کنید.
برنامه "ساعت‌های اوج کار" را مثلاً از ساعت 10 صبح تا 2 بعد از ظهر برنامه ریزی کنید ، جایی که همه برای جلسات ،تماسهای تلفنی یا مشورت‌ها و چت‌های مجازی در دسترس هستند.
نگذارید این مسئله سلیقه‌ای باشد. ممکن است یک کارمند ساعت دورکاری را برای خود 8 تا 16 تعریف کند و کارمند دیگر 12 تا 20. در این صورت ساعت‌های اوج کار کارمندان و حتی مدیر با هم متفاوت می‌شود و این باعث عدم هماهنگی و پایین آمدن بازدهی در کار می‌شود. عدم برنامه ریزی، نارضایتی کارمندان از مدیر و بلعکس نارضایتی مدیر از کارمندان را در بر خواهد داشت.
البته این مسئله را روشن کنید که ممکن است کارهایی انجام شود که کارمندان را ملزم به تغییر برنامه خود برای دیدار یا انجام یک کار فوق‌العاده نمایند. همان طور که در دفترِ کار ممکن بود یک روز بیشتر بمانید و یا جلسه‌ای خارج از زمان کاری داشته باشید.
مدیران می توانند برای پاسخ به سؤالات و مشکلات زمان آزادی را که به صورت مجازی در دسترس هستند اعلام کنند.
کارمندان برای آگاهی از چگونگی دورکاری نیاز به آموزش دارند. یکی از مهمترین آموزش‌ها در مورد مهارتهای "انسانی" می‌باشد. اگر قبلاً این کار را نکرده اید، قبل از هرگونه دستورالعمل بالقوه برای دورکاری، آموزش دهید. این تهدید برای مدیران و کارمندان فرصتی برای کسب اطلاعات بیشتر و آموزش در این حوزه می‌باشد تا مهارت‌ها انسانی خود را ارتقا دهند.
این مباحث اغلب نیاز است:
· ارتباطات: شنیده شدن. گرفتن اطلاعات برای ادامه کار
· همکاری: حفظ ارتباط با همکاران برای به حداقل رساندن انزوا و تنهایی
· تعادل کار و زندگی: این بار باید قبول کنیم که درخانه هستیم و مشغول انجام کار.
مدیران ضمن دورکاری همچنین نیاز به آموزش در مورد چگونگی هدایت کارمندان دورکار به طور موثر دارند.
موضوعات اصلی شامل موارد زیر است:
· ایجاد اعتماد در تیم
· ایجاد و مدیریت منافع مشترک
· ایجاد انگیزه / جذب اعضای تیم و به دست آوردن تعهد
· تعیین اهداف مشخص و انتظارات واقع بینانه
ارتباط صحیح شاید مهمترین کار مدیر در مواقع بحرانی باشد. او چگونه می تواند مؤثرتر باشد؟
منظور ارتباط بیش از حد و کنترل‌های نامعقول کارمندان نیست. تا آنجا که می توانید در مورد شرایط، واقعیت را با کارمندان به اشتراک بگذارید. اگر نمی دانید چه مدت از راه دور کار خواهید کرد، این موضوع را به تیم خود بگویید. تا آنجا که می توانید به آنها اطلاعات دهید و تأیید کنید که اوضاع تحت کنترل شما است.
به روزرسانی‌های منظم را حتی اگر اطلاعات جدیدی ندارید، برنامه ریزی کنید.
اصرار داشته باشید به کنفرانس ویدئویی زیرا "با دیدن" تیم ارتباطات را از طریق بیان صورت و زبان بدن بهتر درک می کند.
برای پیگیری مرتب کارها جلسات منظم تعریف کنید. مطمئن شوید که در حال ورود به سیستم هستید ، نه چک کردن.
فراموش نکنید که کارمندان تصمیم نگرفتند از راه دور کار کنند. آنها ممکن است از این فرصت استقبال کنند، و ممکن است در نهایت آن را دوست داشته باشند ، اما در حال حاضر این یک تغییر بزرگ است که می تواند به آنها تحميل شده باشد. آنها برای ایمنی خود مجبور هستند این کار را انجام دهند "از احتیاط فراوان". قدردانی و تأیید اضطراب آنها بسیار مهم است.
اما چگونه می توانید از طریق این تغییر آسیب زا به آنها کمک کنید؟
حس کار کردن از کجا می آیند؟ دفتر کار اولین جایی است که این فضا را برای شما مهیا میکند. باید به کارمندان کمک کنید تا لوازم اداری مورد نیاز برای کارمفید در خانه را تهیه کنند. آنها را ترغیب کنید که فضایی مناسب برای کار در خانه ایجاد کنند تا شرایط خود را مانند میز اداری احساس کنند.
اگر فردی تصمیم گرفت که وقت خود را در دفتر بگذارند ، مواظب باشید.
به آنها اطمینان دهید که در صورت فراموش کردن چیزی یا وسایلی که در دفتر دارند می توانند به دفتر برگردند.
به آنها اطمینان دهید که این موقت است ، حتی اگر یک هفته یا سه ماه یا بیشتر طول بکشد.
به آنها فرصت دهید تا نگرانی های خود را به اشتراک بگذارند. مشارکت با یک کارمند با تجربه از دورکاری با یک کارمند جدید دورکار را در نظر بگیرید.
با یادگیری سیستمهای جدید و ساختارهای جدید ، با تیم خود صبور باشید.
تاکید مثبت: آنها امن تر خواهند بود. آنها رفت و آمد نخواهند داشت. آنها می توانند کار کنند و حقوق بگیرند و از روزهای خود استفاده کنند. باید این باور ایجاد گردد که در حال دورکاری هستند.
ایجاد فرصت برای تعامل اجتماعی. استراحت و صحبت‌ها و ایده پردازی‌های کاری خودمانی مجازی داشته باشید. فعالیتهای مربوط به تیم سازی آنلاین را انجام دهید.
ایجاد یک سازمان آماده برای دورکاری در هنگام مواجهه با بحرانی مانند coronavirus ضروری است. حتی بدون بحران، دورکاری را فراموش نکنید. آمار دورکاری در چند سال اخیر در شرکت‌های پیشتاز در پنج سال گذشته 41٪ و در ده سال گذشته 90٪ رشد داشته است. مطالعات دیگر پیش بینی میکند که تا سال 2027 ، 50٪ از کارمندان از دفاتر درمنازل خود کار کنند تا با رجوع به دفاتر اداری.
ما می توانیم از این زمان عاقلانه برای ایجاد استراتژی های پیشگیرانه-هوشمندانه استفاده کنیم که ما را برای بحران آماده کند و همچنین می توانیم از این چالش استفاده کنیم تا آنچه را که یک مطالعه اخیر پیش بینی کرده است آماده کنیم، باور کنید دورکاری جزئی از زندگی ما خواهد بود.
این مطلب با برداشت آزاد از مطلب زیر نوشته شده:
https://bit.ly/3aT18in
