چه قوانینی را باید برای جلسات مجازی خود تعیین کنید؟ این کاملا به شما بستگی دارد. اما در اینجا چند قانون زیر را برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن گردهمایی های آنلاین شما پیشنهاد می کنیم.
اول از همه، یک دستور کار برای جلسه خود ایجاد کنید.
انجام این کار هدف برگزاری جلسه مجازی شما را برای شرکت کنندگان مشخص می کند. شما دقیقا می دانید که در مورد چه چیزی صحبت کنید و برای چه مدت در مورد آن صحبت کنید. نکات مهم صحبت را نیز فراموش نخواهید کرد.همه چیزهایی که باید درباره آن بحث کنید، قبل از شروع جلسه شما مشخص می شود.
این نوع جهت‌گیری، پیوستگی و نظم تیم شما را در مسیر ویدئو کنفرانس حفظ می‌کند و به شما اطمینان می دهد که جلسه شما به اوج سطح بهره‌وری می‌رسد - چیزی که هر تیمی می‌خواهد به آن برسد.
به یاد داشته باشید، ایجاد یک دستور کار فقط اولین قدم است. شما باید فایل نهایی را با شرکت کنندگان جلسه نیز به اشتراک بگذارید. به این ترتیب آنها می توانند برای بحث آماده شوند. شرکت کنندگان آماده می توانند به روش های بسیار معنی داری در گفتگوها مشارکت کنند.
پس از ایجاد و به اشتراک گذاری دستور جلسه، به آن پایبند باشید! زمانی شروع کنید که دستور کارتان بگوید می خواهید شروع کنید. موضوعاتی را که در دستور کار شما گفته می شود را بصورت کامل پوشش دهید.
نکته : دستور جلسه شما باید شامل زمان شروع باشد. مطمئن شوید که این زمان برای همه افراد شرکت کننده مناسب می باشد. برای انجام این کار، ممکن است لازم باشد چندین منطقه زمانی را در نظر بگیرید. تمام تلاش خود را بکنید تا برای هر شرکت کننده، صرف نظر از اینکه کجا زندگی می کنند، زمان مناسبی پیدا کنید.
این یکی بسیار ساده است، اما از اهمیت آن کم نمی کند. مطمئن شوید که همه کسانی که در جلسه شما شرکت می‌کنند، میکروفون خود را وقتی صحبت نمی‌کنند، بی‌صدا می‌کنند.
آخرین چیزی که تیم شما می‌خواهد در طول جلسه بشنوند، فریاد زدن یک کودک، پارس سگ یا یک خدمه ساختمانی است که در پس‌زمینه کار می‌کنند نیست. از آنجایی که 45 درصد از همه کارمندان حداقل یک روز در هفته از راه دور کار می کنند، این صداها ممکن است در محیط اطراف آن ها وجود داشته باشد.
خوشبختانه، یک راه حل آسان وجود دارد. وقتی با گروه صحبت نمی کنید، فقط میکروفون خود را بی صدا کنید. سپس وقتی نوبت صحبت کردن رسید، آن را لغو کنید. و وقتی کارتان تمام شد دوباره آن را بی صدا کنید.
همانطور که در بالا ذکر شد، این یکی از ساده ترین قوانین پایه برای جلسات مجازی است. اما همچنین یکی از مهمترین آنها است. از فناوری برای کمک به به حداقل رساندن صداهای حواس پرتی در طول کنفرانس ویدیویی خود استفاده کنید و اینگونه گردهمایی مجازی تیم شما مؤثرتر خواهد بود.
درست است، دوستان - میکروفون خاموش، دوربین روشن.
چرا تیم شما از طریق نرم افزار ویدئو کنفرانس ملاقات می کند؟ چرا فقط با هم تلفنی تماس نمی گیرید؟ یا از طریق ایمیل و چت ارتباط برقرار نمی کنند؟ زیرا این شیوه‌های ارتباطی اجازه نمی‌دهند که سطح ارتباط انسانی و بصری یکسان باشد.
همکاری موثر با کسی که با او آشنا نیستید و با او ارتباط ندارید دشوار است. کنفرانس ویدئویی روابط را تقویت می کند و منجر به کار بهتر بین تیم ها می شود.
حال، اگر «دوربین‌ها روشن» یکی از قوانین اصلی شرکت شما برای جلسات مجازی است (و قطعاً باید باشد!) باید چند قانون اصلی دیگر را نیز در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، فضایی که هر یک از اعضای تیم در جلسات شرکت می کنند باید عاری از حواس پرتی بصری، مانند پس زمینه های آشفته باشد.
خبر خوب: بسیاری از پلتفرم های برگزاری وبینار مانند ادوبی کانکت، رابین روم و زوم کنفرانس مجازی به کاربران اجازه می دهند تا صدا های اطراف خود را تاحد زیادی کنترل کنند و دسترسی های پیشرفته ای به تنظیمات ویدئویی داشته باشند.
از آنجایی که ما در مورد حواس‌پرتی‌های بصری صحبت می‌کنیم، ممکن است به لباس نیز اشاره کنیم. مطمئن شوید که تیم شما برای جلسات مجازی شما لباس مناسب می پوشد. این بدان معناست که لباس خواب، لباس های نامناسب، تی شرت هایی با محتوای واضح و غیره ممنوع است. همه باید آن را حرفه ای نگه دارند.
منبع: رابین روم
