اگر مسئول روابط عمومی یک شرکت هستید، احتمالاً تجربه انتشار خبری درباره سازمانتان و لزوم تهیه یک جوابیه برای آن خبر را داشتهاید. خبر منتشر شده درباره شما ممکن است سراسر دروغ باشد، یا قسمتی از واقعیت را بیان نکرده باشد و یا اینکه بهطور کلی اطلاعات غلط و گمراهکننده به مخاطب ارائه کند.
بد نیست بدانید در ماده ۲۳، از فصل ششم قانون مطبوعات جمهوری اسلامی ایران درباره جوابیهها آمده است:
هرگاه در مطبوعات مطالبی مشتمل بر توهين يا افترا، یا خلاف واقع و يا انتقاد نسبت به شخص (اعم از حقيقی يا حقوقی) مشاهده شود، ذینفع حق دارد پاسخ آن را ظرف یک ماه، کتباً برای همان نشريه بفرستد و نشريه مزبور موظف است اینگونه توضيحات و پاسخها را در يكی از ۲ شمارهای كه پس از وصول پاسخ منتشر میشود، درهمان صفحه و ستون و با همان حروف كه اصل مطلب منتشرشده است، مجانی به چاپ برساند، بهشرط آنكه جواب از ۲ برابر اصل تجاوز نكند و متضمن توهين و افترا به كسی نباشد.
اما راه صحیح انتشار یک جوابیه مطبوعاتی چیست؟
بهطور کلی جوابیهها ۳ نوع هستند:
۱) تکذیب: که عمدتاً محتوای خبر را با ارائه مستندات تکذیب میکند.
۲) تصحیح: که بخشی از خبر را که در آن اطلاعات نادرست ارائهشده را تصحیح میکند.
۳) توضیح: که به دلیل پیچیدگی و عدم امکان قضاوت صحیح مخاطب، درباره خبر منتشرشده توضیح ارائه میکند.
اینکه جوابیه ارسالی شما از چه نوعی باشد بستگی به نوع خبر منتشرشده دارد و حتماً میبایست نوع صحیح جوابیه درج شود. مثلاً درباره یک خبر سراسر دروغ که احتیاج به تکذیبیه دارد ارسال توضیح و یا استفاده از واژه توضیح در متن یا تیتر جوابیه نادرست است. یک مسئول روابط عمومی، باید توانایی شناسایی نوع خبر درجشده و تفکیک انواع جوابیهها را از هم برای ارسال پاسخ درست، داشته باشد.
برای نوشتن جوابیه لازم است ابتدا به تیتر، تاریخ و محل انتشار اصل خبر پرداخته شود. (مثلاً روزنامه فلان صفحه فلان در تاریخ فلان یا سایت فلان صفحه فلان تاریخ فلان همراه با درج لینک).
موضوع بعدی، شفاف کردن مطلبی است که در خبر فکر میکنیم به نادرست درجشده و تصویر و نام تجاری برند را تحتالشعاع خود قرار داده است. رعایت شفافیت و ارائه مدارک و مستندات لازم در این قسمت بسیار مهم است.
نکته قابل توجه دیگر پرهیز از جنجال رسانهای و استفاده از ادبیات تند در متن جوابیه است. جوابیه باید در آرامش کامل و با حفظ خونسردی نگارش شود. هیچکس جوابیهای که از آن عصبانیت میبارد و مدام تهدید به افشاگری و جنجال شده است را باور نخواهد کرد. اگر قصد استفاده از عبارت معروف «این سازمان پیگیری قضایی از ... را در دستور کار خود قرار میدهد» را دارید، قبل از آن کمی فکر کنید. استفاده از چنین عبارتی در جوابیه کمی ریسک دارد و بهعلاوه ممکن است شما را دچار یک بحران تازه بکند. پس استفاده از این عبارت را مگر در موارد خاص توصیه نمیکنم.
جوابیه باید کوتاه، مختصر و واضح باشد. قبل از ارسال آن یکبار دیگر جوابیه خود را بخوانید. غلطهای تایپی و نگارشی را حذف کنید و مطمئن شوید محتوای ارسالی شما واضح و قابل فهم است.
بهتر است علاوه بر ارسال متن جوابیه، تصویر آن را بر روی سربرگ با مهر و امضای شرکت برای رسانه موردنظر ارسال کنید تا آنها و مخاطبان نیز از رسمی بودن این جوابیه مطمئن شوند.
حتماً پس از درج جوابیه از رسانه مذکور تشکر کنید. آنها الزاماً دشمن شما نیستند و ممکن است حتی در آینده دوست شما شوند. پس پرستیژ یک مدیر روابط عمومی را حفظ کنید و سعی کنید این تهدید را با گشادهرویی، آرامش، متانت و ادب به یک فرصت تبدیل کنید.
