عنوان انگلیسی مقاله:
Management time, Who’s Got the Monkey? William Oncken and Donald Wass, 1974
آنکن، برای توضیح کارهایی که بین مدیر و کارمند رد و بدل می‌شود، از استعاره میمون استفاده می‌کند. مثلاً وقتی مدیر کاری را به کارمند خود می‌سپارد، می‌گوید که میمونی روی شانه مدیر بود و مدیر آن را روی شانه کارمند گذاشت.
Monkey on the Back: You are carrying a burden or a problem that you find difficult to get rid of.
برای اولین بار در سال ۱۹۷۴ و در دانشگاه هاروارد بود که نظریه مدیریت میمون یا Monkey Management Theory مطرح شد. در آن زمان ویلیام آنکن و دونالد واس، مقاله‌ای با عنوان (چه کسی میمون را در اختیار دارد؟) را به رشته تحریر درآوردند.
آنها در این مقاله از سازمانی صحبت کردند که کارمندانش کارها و مشکلاتشان را مانند میمون به دوش مدیر می‌اندازند. آنها در نوشته خود به راهکارهایی اشاره کردند که مدیر بتواند خود را از شر میمون‌ها خلاص کند.
درواقع در این عبارات قصد دارد بیان کند که مدیر خوب کسی است که بتواند به کارمندانش کمک کندتا خودشان مسائلشان را حل کنند، نه اینکه بار مشکلات آنها را به دوش بکشند!
آیا تا به حال به شرکتی وارد شده‌اید که مدیر مجموعه در حال دوندگی برای انجام وظایف باشد در حالی که کارمند بیکار است؟! شاید به نظر عجیب برسد اما مجموعه‌های زیادی با این سیستم در حال فعالیت هستند که مدیر چندین برابر کارمندان کار می‌کند!
مشکلاتی که این دسته از مدیران با آن دست به گریبان‌اند، مانند میمون‌های بازیگوش از سر و کول آنها بالا می‌روند. در چنین سازمان‌هایی در پایان روز که همه کارمندان به خانه می‌روند، مدیر همچنان در حال دست و پنجه نرم کردن با مشکلات میمون صفت است!
در این مقاله به این موضوع می پردازیم که: مدیریت میمون چگونه انجام می‌شود؟
نظریه مدیریت میون چیست؟
فرض کنید که شما به عنوان یک مدیر پشت میز خود نشسته‌اید و کارمندتان به اتاق شما مراجعه می‌کند. دلیل مراجعه او، بیان مشکلی که در روند انجام وظایف برایش پیش آمده، است. مدیرانی که به داشتن میمون‌های زیاد علاقمندند، حل مشکل کارمند را به عهده گرفته و بدین ترتیب مشکل از شانه کارمند به مدیر منتقل می‌شود. حال تصور کنید که این اتفاق چندین بار در روز برای یک مدیر رخ دهد! بدون شک در پایان روز مدیر می‌ماند و حجم زیادی از کارهای انجام نشده کارمندانش که برای انجام آنها داوطلب شده است!
مدیری که مشکلات کارمندانش را به عهده می‌گیرد، نه تنها به مرور زمان زیر بار فشار کاری له می‌شود، بلکه به صورت ناخواسته جلوی پیشرفت کارکنان خود را نیز می‌گیرد.چون که این کار مدیر در جهت رسیدن سازمان به اهدافش نیست، خیلی زود به دلیل عدم توانایی در انجام وظایف به عنوان مدیر نالایق و غیر حرفه‌ای شناخته شده و از کار برکنار خواهد شد!
3 نوع مختلف مدیریت زمان که با آن سر و کار داریم:
1. زمان رئیس تحمیل:
زمان‌هایی که مدیر باید برای انجام دستورات بالادستی‌ها وقت بگذارد و در صورتی که مدیر آن را انجام ندهد، بازخواست می شود (مثلاً تنظیم یک گزارش اختصاصی برای مدیر ارشد)
2.زمان مجموعه تحمیل:
زمان‌هایی که باید برای انجام کارها و وظایف سیستمی صرف شود. نادیده گرفتن این درخواست ها نیز مجازات هایی در بر خواهد داشت اما معمولا سریع و متقیم نیست (مثلاً جلسات هفتگی با مدیران هم‌رده)
3.زمان خود تحمیل:
زمانی که مدیر به اختیار و انتخاب خود، برای انجام کارها و فعالیت‌هایی که مناسب می‌داند صرف می‌کند. زمانی که صرف کارهایی می شود که از خود مدیر سرچشمه می گیرد. بخش مهمی از این زمان را زیردستان صرف می کنند و زمان «زیردست تحمیل» نام دارد. این زمان مجاراتی را در بر نخواهد داشت.
ویلیام آنکن توضیح می‌دهد که معمولاً دست مدیران برای کاهش دادن زمان‌های دسته‌ی اول و دوم چندان باز نیست. بیش ترین اختیار برای مدیریت زمان، به گروه سوم بازمی‌گردد. ضمن اینکه مدیر با تفویض کردن بخش‌هایی از فعالیت‌های گروه سوم به زیردستان، می‌تواند وقت خود را کمی آزاد کرده و به فعالیت‌ها و کارهای مهم‌تر و اثرگذارتر بپردازد.
از آن جایی‌که مدیران نمی‌توانند خواسته‌های تحمیل‌شده رؤسا و مجموعه را سرهم‌بندی کنند، پس زمان «خود تحمیل»، حوزه اصلی نگرانی آنها خواهد بود. مدیران باید قسمت اختیاری زمان «خود تحمیل» را با حداقل سازی و رهایی یافتن از زیردستان، گسترش دهند. آنگاه می‌توانند زمان بیش تری برای کنترل بهتر فعالیت‌های «رئیس تحمیل» و «مجموعه تحمیل» داشته باشند؛ اما چگونه؟
میمون کجاست؟
تصور کنید که مدیر در حال قدم زدن در سالن است و متوجه می‌شود که یکی از زیردستانش، به سمت او می‌آید. وقتی به یکدیگر می‌رسند، زیردست می‌گوید: «صبح به خیر. راستی ما به مشکلی برخورده‌ایم. ببینید… » مدیر در این مشکل متوجه دو خصیصه می‌شود که در همه مسائلی که زیردستانش برای او می‌آورند مشترک است. به این صورت که مدیر:
1. به‌اندازه کافی آگاهی داشت که بتواند مشکل را متوجه شود
2. اما آگاهی‌اش به‌اندازه‌ای نبود که بتواند آن‌گونه که از او انتظار می‌رود، بیدرنگ پاسخ دهد.
سرانجام مدیر گفت: «خوشحالم که این مسئله را مطرح کردی، اما الآن عجله دارم. اجازه بدهید درباره آن فکر کنم و بعداً شما را در جریان بگذارم. »
قبل از اینکه این دو یکدیگر را ملاقات کنند، میمون بر پشت چه کسی بود؟ زیردست.
بعد از اینکه از هم جدا شدند، چه کسی میمون را بر پشت داشت؟ مدیر.
زمان «زیردست تحمیل» فرصتی ایجاد می‌کند تا میمون، با موفقیت از پشت زیردست به پشت مافوق بپرد و این سواری گرفتن از مدیر تا زمانی که میمون به صاحب مناسب خود برای نگهداری و تغذیه نرسد، تمام نمی‌شود. خودتان را در جایگاه این مدیر قرار دهید، با این حرکت، در حقیقت شما اجازه داده‌اید که میمونی از پشت زیردستتان به پشت شما منتقل شود و هم‌اکنون، شما هستید که برای زیردستتان کار می‌کنید.
مدیر با پذیرش میمون، به صورت داوطلبانه در جایگاهی پایین تر از زیر دست خود قرار می گیرد و مسئولیتی را از زیردست دریافت کرده است و قول داده که گزارش پیشرفتی به او دهد. فرد زیر است برای آنکه مطمئن شود مدیر موضوع را فراموش نکرده است، بعداً سرش را وارد دفتر مدیر می کند و با خوشحالی می پرسد: « خبری نشد؟ » (به این می گویند نظارت)
پس مدیر تصمیم می گیرد که خودش را از شر میمون ها خلاص کند و به هدف اصلی اش یعنی زمان مدیریت دست پیدا کند.
مدیر، شنبه صبح هنگامی که ۴ کارمندش در خارج از دفتر او جمع شده و منتظر دیدار با او و گفت و گو درباره کارهایی بودند که از دوش خود برداشته و به دوش او انداخته بودند، به دفترش وارد شد یکی یکی آن ها را صدا کرد. هدف آن بود که کار را روی م یز، میان خود و کارمند قرار بدهد و مشخص کند که حرکت بعدی کارمند چه می‌تواند باشد. با هر کارمندی که دفتر مدیر را ترک می کند مدیر از این که می‌بیند وظیفه ای از دوش او برداشته می شود و روی دوش کارمند خارج می شود احساس راحتی می کند. حداقل ۲۴ ساعت دیگر کارمند منتظر اقدام مدیر نیست در عوض این مدیر است که منتظر کارمند خواهد بود. سپس مدیر قدم زنان به سمت اتاق کارمند می رود، سر خود را به در می چسباند و با لبخند می پرسد: « اوضاع خوب است؟ »
هیچگاه هنگامی که من به شما برای حل این مسئله یا هر مسئله دیگری کمک می کنم مسئله مسئله من نخواهد شد. لحظه ای که مسئله من شود، شما دیگر مسئله ای نخواهید داشت، من نمی‌توانم به شخصی که مسئله ندارد کمک کنم. هنگامی که این جلسه تمام شود مسئله نیز به همان صورت که وارد شده بود این دفتر را ترک خواهد کرد یعنی بر دوش شما. شما می توانید در هر زمان تعیین شده، از من تقاضای کمک کنید و ما با هم تصمیم خواهیم گرفت. من درباره انجام دادن هیچ حرکتی به تنهایی تصمیم نخواهم گرفت.
مدیر همین کار را با تک تک زیر دست هایش انجام داد تا بالاخره در ساعت ۱۱ متوجه شد که دیگر مجبور نیست در اتاقش را ببندد؛ میمون هایش رفته بودند. آنها باز می گردند، اما تنها با قرار قبلی. تقویم این اطمینان را به او می‌دهد.
مراقبت و تغذیه میمون ها
میمون ها یا باید تغذیه شوند یا از بین بروند: این مشکلات که مانند میمون از سر و کول شما بالا می‌روند، برای اینکه آرام بگیرند، باید در زمان‌های مشخص تغذیه شوند. به عبارتی دیگر، در زمان‌های مشخص باید به پیگیری مسائل بپردازید. چنانچه حل کردن مشکل آسان است، با سرعت به سراغ حل آن بروید و یا از سر راه حذفش کنید!
تعداد میمون‌ها همیشه باید از ماکزیمم میمونی که مدیر می‌تواند تحمل کند کمتر باشد: به عنوان یک مدیر باید بدانید که تا چه حد می‌توانید به مشکلات رسیدگی کنید و تا چه میزان طاقت انجام کارها به صورت فشرده را دارید. از به عهده گرفتن سرپرستی میمون‌های زیاد، به شدت خودداری کنید! وجود مداوم میمون‌ها نشانه‌ای از یک مدیریت بد است. آنها نشان می‌دهند که کارمندان بیش از حد کار می‌کنند و بنابراین تمرکز کمتری دارند.
تنها با قرار ملاقات قبلی باید به میمون‌ها رسیدگی کرد: اینکه به کارکنان شرکت خود اجازه دهید به راحتی مشکلاتشان را مطرح کنند، درواقع شانه خود را در اختیار بار اضافی مسائل قرار داده‌اید! برای اینکه بتوانید برنامه کاری خود را به راحتی مدیریت کنید و دچار فشار کاری نشوید، در روز و ساعات مقرری برای شنیدن مسائل کارمندانتان وقت بگذارید.
باید به میمون‌ها به‌صورت رودررو یا با تلفن غذا بدهید و هرگز این کار را با ایمیل انجام ندهید: به یاد داشته باشید که وقتی ایمیلی فرستاده می‌شود، حرکت بعدی به عهده مدیر شرکت است. اگر مشکل مذکور بسیار جدی است، کارمندان باید آموخته باشند که به‌جای اینکه به سادگی این مشکل را در ایمیل مطرح کنند، درخواست یک جلسه کنند. اگر مساله موردنظر جدی نیست، کارمندان را تشویق کنید که تا جلسه بعد منتظر بمانند.
هر میمون باید یک زمان بعدی غذا دادن داشته باشد: ممکن است بنا به دلایلی برنامه‌ای که درمورد پیگیری مشکلات مشخص کرده‌اید، جابجا شود. اما هیچگاه انجام این کار را پشت گوش نیندازید! گرسنگی میمون‌ها کار دستتان خواهد داد. یا میمون می میرد و یا بر روی شانه مدیر می پرد.
