یادگیری نوشتن ایمیل انگلیسی

با پیشرفت وسایل ارتباطی هم‌چون تلفن، موبایل و انواع نرم‌افزار‌های اینترنتی، همچنان نامه‌نگاری ابزرای است که هیچ‌گاه اهمیت و جایگاه  خود را در بین مردم از دست نداده است و پیوسته در میدان مسابقه رقیب کم نظیری برای دیگر وسایل ارتباط جمعی بوده است. نوشتن ایمیل انگلیسی نیز در این میان از دغدغه‌های اصلی کسانی است که قصد برقراری ارتباط با افراد خارج از کشور را دارند.

همه‌ی انسان‌ها مسلما در طول زندگی خود در موقعیتی قرار گرفته اند که مجبور به نوشتن نامه‌ای رسمی شده اند و چه بسا به علت نا‌آشنایی با نحوه نگارش صحیح نامه به مشکلات عدیده‌ای گرفتار شده باشند. در این مقاله کوتاه قصد داریم چند کلامی درباره‌ی نامه ‌نگاری یا ایمیل به زبان انگلیسی صحبت کنیم .ایمیل به معنی نامه الکترونیکی است که نتیجه‌ی پیشرفت‌های تکنولوژی عصر جدید است. وسیله‌ای که مرزبندی‌های سیاسی و جغرافیا‌یی را مانعی برای خود نمی‌داند و بر خلاف نامه‌های طولانی گذشته، تا حد امکان کوتاه و موجز نگاشته می‌شود.

ایمیل انگلیسی را می‌توان بر‌طبق مخاطب آن بر دو دسته‌ی رسمی و غیر رسمی تقسیم کرد. در نوع  رسمی آن ، مراکز دولتی، دانشگاهی ، موسسات و شرکت‌ها به دلایل مختلف از جمله درخواست‌های شغلی، بیان شکایات و یا بیان نیازهای دو نهاد دولتی و شرکتی به یکدیگر مورد خطاب قرار می‌گیرد و در نوع غیررسمی همانطور که از عنوان پیداست، نامه‌نگاری‌های دوستانه و خانوادگی را شامل می‌شود.

درحالی که ایمیل‌ دوستانه به انگلیسی را به آسانی و راحتی نوشته و ارسال می‌کنیم، نگارش نوع رسمی آن نیازمند کمی دقت و تلاش بیشتری است. از همین رو در ادامه به نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد و دیگر نامه‌های رسمی می‌پردازیم و هچنین مثال‌هایی از متن ایمیل دوستانه به انگلیسی را می‌آوریم.

ذکر چند نمونه از قوائد نگارش ایمیل انگلیسی می پردازیم:

خط عنوان

آنچه که خواننده در میان پست‌های دریافتی در یک نگاه متوجه شده و مطالعه می‌کند. اگر آنچه در عنوان قید می‌کنید با اصل نامه متفاوت باشد، ممکن است که در صندوق دریافتی مخاطب قرار نگرفته و از دید وی پنهان بماند. هر چقدر جزئیات بیشتری در عنوان خود ذکر کنید، شکل رسمی‌تری به خود می‌گیرد. مانند نمونه زیر :

Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.

که به طور خلاصه عنوان و تاریخ و زمان بیان شده است در حالی که در نوع غیر رسمی عنوانی کلی بدون ذکر تاریخ یا زمانی خاص ممکن است ادا گردد.

سلام اول نامه

در اکثر نامه‌های رسمی به طور مستقیم و بی‌پروا ، سلامی به مخاطب ایراد می‌کنیم اما ممکن است در هنگام نگارش نوع غیر رسمی آن را نادیده بگیریم. اگر مخاطب خود را گروهی از افراد می‌دانید، بهتر است  آنها را به صورت گروهی مورد خطاب قرار دهید :

Dear Students; Dear Teachers…

چنانچه از نام وی با اطلاع هستید می توانید با ذکر نام او، ایمیل خود را آغاز کنید :

Dear Professor Smith ; Dear Mr. Atkinson…

در صورتی که نام مخاطب خود را نمی‌دانید، می‌توانید سمت او را بنویسید اگرچه بهتر است که نام شخص مخاطب ذکر شود تا نامه‌ی شما قدرت تاثیرگذاری بیشتری به خود بگیرد، اگر در یافتن نام یا سمت نیز مقدور نبودید، می توانید با عبارت To Whom It May Concern  شروع به نگارش ایمیل انگلیسی خود نمایید. برخلاف نامه‌های رسمی ، نوع دوستانه‌ی ایمیل را می توان تنها با ذکر Hello; Hey; Hi  و ذکر نام شخص پس از آن، شروع نمود.

معرفی

در نامه‌های دوستانه و خانوادگی نیازی به معرفی خود نیست و تنها در نامه‌های رسمی به سبب عدم آشنایی قبلی می‌بایست به شکل مودبانه خود را معرفی نمود. مانند:

My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students

My name is Earl Rivers. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com

قالب نامه

در این بخش از نامه معمولا هدف از نامه‌نویسی را می‌نویسیم. ممکن است در نامه‌نگاری دوستانه و غیررسمی نیازی به بیان توضیحات مفصل نباشد. در هر صورت در نوع رسمی آن هدف از نامه‌نگاری را واضح و روشن و بدون ذکر جزئیات اضافه بیان می‌کنیم. به یاد داشته باشید که خواننده ممکن است با شما و موضوع نامه آشنایی نداشته باشد لذا جهت اجتناب از هرگونه سوءتفاهم، با دقت بسیار به ذکر اهداف خود می‌پردازیم.

به عنوان مثال، هنگام نگارش نامه به استاد دانشگاه خود به ذکر جزئیات نپردازید :

This is Darlene Frankreich. Do you know me? CHEM 221 is my favorite class right now. I love the way the lectures are so organized. I can always follow along and know what will be on the tests. Speaking of tests, I was thinking about the next exam.

بهتر است این جملات را به اینگونه ویرایش کنیم :

This is Darlene Frankreich. I’m a student in your CHEM 221 class, and I'm writing about a potential exam time conflict.

پایان نامه

بر خلاف نامه غیر رسمی که در آن اغلب ممکن است از ذکر نام و نشان و یا عناوین خاص اجتناب کنیم و تنها به بیان کلمه‌ی YOURS و یا عباراتی نظیر Regards, Cheers, Bye for now, See you soon اکتفا کنیم. در نامه‌های رسمی به لحاظ تاثیر فزاینده‌ی آن، همانند عبارات آغازین نامه، از جملات مشخصی استفاده می‌کنیم. لازم به یادآوری است که در پایان نامه ، فرصت دوباره ای بدست می‌آورید تا جایگاه خود را به خواننده بیان کنید که این امر  می تواند تاثیر ماندگاری محتویات نامه را با بکارگیری اصول صحیح پایانی نامه بیشتر نماید.

نمونه های پایانی نامه رسمی :

Sincerely,(Yours Sincerely, Yours Faithfully, Yours Truly )

Jordan Smith

Professor of Statistics, XYZ College

[در این قسمت آدرس ایمیل خود را بنویسید]

[در این قسمت شماره تلفن خود را یادداشت کنید]

هرآنچه تا بدینجا بیان نمودیم، گزیده‌ای از نحوه‌ی نگارش ایمیل انگلیسی به صورت رسمی و غیر رسمی بود. به عنوان سخن آخر  اگر چنانچه در نامه‌ی خود پیوست اضافه می‌کنید بهتر است با ذکر جمله‌ای در قالب نامه به آن اشاره نمایید .برای مثال با این جمله به خواننده یادآور شوید:

I am attaching a copy of my resume and portfolio, in PDF format.