این اپیزود شاید مهم ترین اپیزود کل این فصل باشه. سر فرصت و با حوصله گوش بده. دو سه سال پیش که از ایران اومدم بیرون برای ادامه تحصیل، مثل بقیه دچار یک سری شوک شدم. یکی از اون شوک ها تعداد زیاد کاری بود که باید انجام میدادم. یکی دو تا پروژه کماکان از ایران ادامه داشت و باید اون ها رو تموم میکردم، خود دکترا داستان های خودش رو داشت و داره و کارهای زیادی آدم باید انجام بده، خونه زندگی ام برای اولین بار مستقل شده بود و باید کارهای اداری و روزمره خونه رو انجام میدادم و قص علی الهذا. خلاصه سرت رو درد نیارم، خیلی از کارها رو فراموش میکردم، خیلی هاش رو نمیرسیدم، کیفیت شون پایین بود، ذهنم هم همیشه خسته بود. مثلا یادمه که اولین میتینگ گروهی که استادم گذاشته بود رو یادم رفته بود و خیلی بد ضایع شدم. تویی که به این پادکست داری گوش میدی هم حتما توی زندگی ات کارهای مختلف زیادی باید بکنی، ممکنه از این که این همه کار رو توی ذهنت نگه داشتی خسته شده باشی و بعضا یک سری هاش یادت بره. بعد از چندین اپیزود روی تئوری و پیش نیاز بهینه زندگی کردن، حالا وقت اینه که در عمل زندگی رو بهینه بکنیم.
ایده اصلی و کلی این اپیزود اینه که ذهن باید خالی باشه تا در هر لحظه فقط به همون کاری که داره انجام میده فکر کنه. یعنی حتی اگر توی دستشویی هم رفتی، فقط به همون کاری که در لحظه داری میکنی فکر بکنی. اینجا یک سری دستشویی سرپایی برای آقایون هست، شاید توی فیلم ها هم دیده باشی. وضعیت دنیا انقدر خراب شده که پسره میاد پاهاش رو به عرض شونه باز میکنه، یه نفس عمیق میکشه، زیپ شلوارکش رو میکشه پایین، با دست چپش جیش میکنه، با دست راستش با گوشی اش ور میره، شبکه اجتماعی چک میکنه یا هر کار دیگه. مساله اصلی اینه که چنین کاری ذهن رو خسته و مستهلک میکنه. روی این موضوع زیاد تحقیق شده که مغز آدم تک پردازنده هست و اگر آدم به قولی مولتی تسکینگ انجام بده، سرعت انجام کارهاش پایین میاد. تک پردازنه حالا یعنی چی؟ یعنی اینکه مغز نمیتونه در هر لحظه دو کار بکنه. حالا این وسط خانم هایی هم هستند که ادعا میکنن در هر لحظه میتونن دو کار بکنن و میگن ذهن آقایون تک پردازنده است. این موضوع به شکل علمی ثابت شده که با واقعیت همخوانی نداره. حالا سوال پیش میاد که کسایی هستند و میگن من چند تا کار رو در لحظه میتونم انجام بدم، پس تو چی میگی؟ منم در جواب میگم آره میشه انجام داد، ولی این به این معنی نیست که داری پردازش موازی میکنی. داری در هر لحظه با سرعت زیاد از یک کار به کار دیگه میپری و بعد دوباره برمیگردی به اولی یا یک کار دیگه. داستان رو کوتاه بکنم، خیلی از اوقات هست، که ما داریم کاری میکنیم و ذهن مون به کار دیگه ای میپره یا حواسش پرت میشه. حالا میخوام یک سری روش بگم که چطوری سعی کنیم در هر لحظه فقط به همون چیزی فکر کنیم که داریم انجام میدیم.
قبل از اینکه وارد جزییات ماجرا بشم، تو به 3 اپ نیاز داری. اگر با اپ و گوشی حال نمیکنی، میتونی سیستم کاغذی اش رو پیاده بکنی. اولیش یک اپ ToDo هست: خودم از Microsoft ToDoاستفاده میکنم. دومیش یه اپ تقویم یا کلندر هست که خودم از Google Calendarاستفاده میکنم و سومیش یه اپ دفترچه یادداشت هست که شخصا از Microsoft OneNoteاستفاده میکنم. حالا اینکه از این ها چطوری به بهترین شکل استفاده بکنیم، الان برات میگم. حالا این وسط باید بگم یک کتابی هم هست به اسم Getting things done و در مورد همین موضوع نوشته. اون کتاب خیلی سخت کرده کار رو و برای زندگی واقعی جواب نمیده. من یه سری ایده از اون کتاب رو برداشتم، اطلاعات از منابع مختلف و تجربیات شخصی و یکی دو نفر دیگه رو هم بهش اضافه کردم و اینجا میخوام بهت بگم.
خلاصه ماجرا اینه که هر چیزی که در ذهنت داری یا به ذهنت میاد، یا قابل انجام هست مثل یک فعل (که در انگلیسی بهش Task میگن) و یا نیست که میشه اطلاعات. در گام اول تمام اطلاعات رو باید ببری و توی دفترچه بنویسی و نگه داری بکنی. حالا در مورد تسک ها چی: هر تسکی که هست باید وارد یک جعبه ای به اسم Inbox یا حالا هر اسم دیگه ای بشه. توی اپ مایکروسافت تودو یه لیست از پیش تعریف شده داره به اسم Tasks که نقش همین رو بازی میکنه. اگر تسکی زیر دو دقیقه انجام میشه، در جا برو انجام بده، اگر نه باید برنامه براش بریزی. برای این تسک ها، اگر تسکی دقیقا باید در یک ساعت خاص انجام بشه، میبری توی تقویم یا همون گوگل کلندر مینویسی، اگر نه میبری اش توی ToDo مینویسی. هر کدوم از این ها رو با جزییات بیشتر برات توضیح میدم. الان خواستم ایده کلی دستت باشه. فقط نکته اول اینکه یادت باشه قرار نیست همه این ها رو انجام بدی، هر بخشی اش که به نظرت نیاز زندگی تو هست انجام بده. نکته دوم اینکه دونه دونه و با همون تکنیک هایی که توی قسمت عادت گفتم اضافه بکن هر بخش رو به زندگی ات. یهویی فردا بخوای زندگی ات رو زیر و زبر بکنی قطعا شکست میخوری. برای من 2 سال طول کشید تا به این سیستم رسیدم، شاید یکی باشه زودتر عادت کنه به چنین سیستمی، ولی به هر شکل مسیرش طولانی و دراز مدت هست، قطعا ظرف یک هفته و دو هفته نمیرسی بهش. نکته پایانی قبل از اینکه وارد جزییات بشم اینه که اگر این سیستم بهت استرس وارد میکنه، مشکل از برنامه ریزی و این سیستم نیست، مشکل از نحوه استفاده ازش هست. حالا مثال های شخصی هم خواهم زد در این مورد.
یکی از بزرگترین و شایع ترین چیزهایی که در آدم های دور و برم دیدم اینه که افراد طبقه بندی نمیتونن بکن. یعنی وقتی بهش میگی نظم بده، اولین مشکلی که بوجود میاد اینه که طبقه بندی کردن رو اصلا بلد نیست که بخواد انجام بده. موقعی هم که از دفترچه یادداشت استفاده میکنی، باید نظم و طبقه بندی بکنی که بتونی ازش خوب استفاده بکنی. اگرچه بعدا این موضوع رو جداگانه صحبت خواهم کرد در موردش. اما اینجا خلاصه در موردش میگم. طبقه بندی یک سری قانون داره که به هیچ وجه نباید زیر پا گذاشته بشه:
1- قانون اول: تمام طبقه ها باید از یک شاخه اصلی بیاد. این یعنی چی حالا؟ یعنی تمام اطلاعاتت رو مثلا توی OneNoteمینویسی. وقتی این کار رو کردی، دیگه از اپ های دیگه یا کاغذی استفاده نمیکنی. حتما حتما حتما فقط باید از یک اپ یا از یک زیرشاخه استفاده بکنی. وقتی شاخه اصلی رو مشخص کردی (که مثلا در این زمینه میشه OneNote) باید بیای و اطلاعات رو به زیرشاخه هایی بشکنی.
2- قانون دوم: زیر شاخه زدن در هر نقطه باید به شکلی باشه که تمام مطالب شاخه اصلی رو در بر بگیره و هیچ چیز دیگه ای باقی نمونه.
3- قانون سوم: زیرشاخه ها باید از لحاظ مفهومی تقریبا در یک ابعاد باشن. مثلا یکی از زیرشاخه هات در مورد اطلاعات سفر به کره ماه باشه، یکی دیگه اش کارنامه میان ترم اول دبستانت باشه.
4- قانون چهارم: زیرشاخه هات نباید با هم اشتراک مفهومی داشته باشن. حالا ممکنه یک سری اطلاعات رو بعدا مجبور بشی از یک زیرشاخه به یک زیرشاخه دیگه کپی بکنی، ولی مفهومی نباید مشترک باشن. یعنی نباید یک زیرشاخه ات در مورد لیست دستور های آشپزی توی خونه و سرکار باشه، یک زیر شاخه دیگه ات در مورد دستور های آشپزی خونه و سفر باشه.
این چهارتا قانون و استفاده بکن و مثلا توی OneNote دفترچه های مختلف درست بکن. برای هر دفترچه بخش های مختلف ایجاد بکن و برای هر بخش صفحه های مختلف و از این قبیل. بعد تمام اطلاعاتی که توی زندگی ات داری رو بریز این جا.
یک سری نکته فقط میمونه که باید بگم.
نکته اول اینه که هر موقع تو طبقه بندی میکنی، یک سری فایل و خرده چیز باقی میمونه که به هیچ زیرشاخه ای تعلق نداره. این همیشه هم رخ میده. از طرفی نمیتونه کنار زیرشاخه ها بذاری شون چون قانون سوم طبقه بندی رو نقض میکنه. کاری که من خودم همیشه میکنم اینه که یک فولدر دارم به اسم متفرقه یا Xtra که مطالبی که در هر مرحله از طبقه بندی در هیچ طبقه ای قرار نمیگیرن و انقدری هم بزرگ نیستن که یک زیرطبقه جدا براشون در نظر گرفت، میریزم توی فولدر متفرقه
نکته بعدی استفاده از چک لیست هست. ما یک سری کارها رو به شکل دوره ای انجام میدیم و هر سری یک کارهای مشخصی هم میکنیم. مثلا دید و بازدید عید یکی از این هاست. هر سال میریم عید دیدنی و عمدتا با یک سری از افراد خاص هم رفت و آمد داریم. یا مثلا میریم سفری، طبیعتی، ورزشی جایی و یک سری وسیله خاص رو همیشه با خودمون میبریم. اینکه هر سری بخواهیم به این موضوعات فکر کنیم ازمون خیلی انرژی میگیره و هر بار هم ممکنه یک چیزی یادمون بره. یکی از مهم ترین اطلاعاتی که باید یادداشت کنی همین چک لیست هست. مثال شخصی بخوام بزنم اینه که مادر من هر سال قبل از عید شروع میکنه به نوشتن اینکه چه کارهایی باید بکنه برای اینکه خونه رو تمیز کنه. یه لیست بلند بالا مینویسه و هر سال هم دم دمای عید یادش می افته که فلان چیز رو یادش رفته و استرس میگیره. راه حل این موضوع اینه که یک بار آدم چک لیست بنویسه، یک جا ثبت کنه و اگر چیزی هم یادش رفت لیست رو تکمیل بکنه. از سری های بعدی دیگه نیازی نیست که بشینیم و فکر بکنیم که خب حالا چه کار باید کرد. این هم یکی دیگه از رموز پروداکتیو شدن هست که اگر بری بگردی در موردش زیاد حرف زدن.
نکته آخر منابع هستن. مثلا کارت ویزیت ها، یا هر چیزی که صرفا یک مجموعه ای از اطلاعات رو حمل میکنن و توی زندگی مون هستند. میتونی عکس بگیری یا بنویسی و بخش منابع رو تکمیل بکنی.
خوبی این OneNoteهم اینه که توی فضای ابری هست و همیشه سینک میشه. با هر وسیله ای که به اکانتت وصل بشی میتونی ازش استفاده بکنی.
گام اول استفاده از تودو لیست مشخص کردن میدان های مبارزه زندگی ات هست. از قوانین طبقه بندی که توی این اپیزود در موردش صحبت کردم، به علاوه اون ارزش هایی که در اپیزود 5 و 7 در موردش صحبت شد، استفاده بکن و میدان های مبارزه زندگی ات رو مشخص بکن. مثلا میدان های مبارزه زندگی من یکیش خانواده است، یکیش دانشگاه، یکی دیگه کار و در نهایت بخش شخصی زندگی ام. حالا این میدان های مبارزه برای افراد مختلف میتونه فرق بکنه ولی نباید بیش از 4 تا باشه. یادم نیست کجا خوندم که یک تحقیقی انجام دادن و دیدن آدم ها در هر لحظه از زندگی شون به شکل عمومی نمیتونن به بیش از 3 یا 4 موضوع بزرگ فکر بکنن. این میدان های مبارزه در زندگی ات میشه گروه هایی که در اپ تودو ایجاد میکنی.
حالا هر کدوم از این میدان های مبارزه، یک سری پروژه دارن. بعضی از این پروژه ها مادام العمر هستن و بعضی هاشون موقت. این پروژه های میشه همون لیست هایی که ایجاد میکنی. مثلا لیست خرید خانگی یک پروژه مادام العمر هست برای من و در گروه خانواده قرار میگیره. ولی فلان مقاله ای که در موردش کار میکنم موقت هست و در گروه دانشگاه قرار میگیره. حالا باید بیای ببینی که خودت در هر کدوم از این میدان های مبارزه چه پروژه هایی برای انجام داری و برای هر کدوم شون یک لیست مشخص درست بکنی و تمام کارهایی که باید انجام بدی رو توشون مینویسی.
یک سری لیست ویژه و نکته کنکوری هم باید اینجا بگم حتما
لیست ویژه اول لیست کارهای تکراری هست. از آب دادن به گل گرفته تا اصلاح ریش و سیبیل، یک سری کارهایی هستند که به شکل تکراری انجام میشن. تو به یک لیست نیاز داری که کارهایی که با دوره بازگشت مشخص نیاز هست تکرار کنی رو توش بنویسی. خوردن قرص، ریختن کرایه خونه، تماس گرفتن با یک سری آدم خاص و موارد مشابه.
لیست ویژه بعدی لیست انتظار هست. اینجوریه که یک سری کارها هستند که در همکاری با افراد دیگه انجام میشه. تو بخش خودت رو انجام میدی و برای طرف مقابل میفرستی و منتظر اون فرد هستی. این انتظار هی توی ذهن بعضی ها تکرار میشه و سی پی یو مصرف میکنه. توصیه ای که شده اینه که این رو به تسک تبدیل بکنی و توی لیست انتظار نگه داریش. هر موقعی هم که طرف مقابل کار رو انجام داد، میای و تیکش رو میزنی تموم میشه.
لیست ویژه بعدی لیست کارهای غیرمهم هست. هر موقع یک کار غیر مهمی که بهت سپرده میشه، یک پیامی باید بفرستی، جواب کسی رو باید بدی، یا هر کار غیر مهم دیگه ای که برای خودت غیر مهم هست با توجه به مطالب یاد شده در اپیزود 8، توی این لیست مینویسی و بعدا سر فرصت که میخواستی وقتت رو بسوزونی، میری و این کارهای غیر مهم رو انجام میدی.
مورد بعدی لیست ویژه نیست، بلکه گروه ویژه است. قرار شد که 4 تا میدان مبارزه پیدا بکنی و در هر کدوم برای پروژه های مختلف لیست تهیه بکنی. حالا تو به یک گروه ویژه ای از پروژه ها نیاز داری که اسم این گروه رو میذارم Someday و توش میتونی لیست های مختلف داشته باشه. ایده اینه که چیزهایی که تو ذهنت هست برای اینکه سال آینده انجام بدی، 5 سال دیگه انجام بدی، یا روزی روزگاری انجام بدی اینجا مینویسی. لیست های توش هم میتونه باشه مثلا روزی روزگاری، سال بعد، 5 سال بعد و مشابه اینها با توجه به نیازی که خودت داری.
خب سوال؟ چطوری این سیستم میتونه به استرس منجر بشه؟
یکی از راه هایی که این سیستم میتونه منجر به استرس بشه موقعی هست که تو توی ذهنت یه تعداد خیلی زیادی کار برای انجام دادن داری ولی حافظه ات در شرایط عادی به یادت نمیاره، یا همه اش رو با هم نمیبینی. بعد وقتی میای و روی کاغذ یا توی اون اپ مینویسی میبینی که اوه، من این همه کار باید انجام بدم ولی وقت نیست. راه حل چیه؟ راه حلش هم اینه که به اپیزود های شماره 3 و 4 و 5 و 6 رجوع بکنی و خیلی هاش رو حذف بکنی. استرس در این شرایط به خاطر نوشتن اون ها نیست، به خاطر دیدن همه اون کارها با هم هست. البته بعضی ها هم هستند که مسیر ساده تر رو انتخاب میکنن، کلا میزنن زیر همه چیز و به همون مسیر سابق فراموشی و کوری آگاهانه ادامه میدن.
تقویم رو به شکل عمده برای دو هدف استفاده باید کرد.
یکی برای نوشتن تسک هایی که زمان دقیق دارن. مثل نوبت دندونپزشکی، مثل قرار دیدار با دوست و رفیق و همکار و رئیس و از این قبیل، مثل رفتن به سینمایی جایی که زمان دقیق داره. این رو توی تقویم یادداشت میکنی، بعدا برات نوتیف میفرسته که باید فلان ساعت فلان کار رو بکنی. مثال دیگه اش تولد آدم هاست. میتونی به جای اینکه ساعت مشخص بدی، تولد همه دوست هات و خانواده ات رو توش بزنی اگر میخوای بهشون تبریک بگی. این گوگل کلندر تقریبا هرچیزی که نیاز باشه رو توی خودش داره. مثلا میتونی تقویم ایرانی رو بهش اضافه بکنی، دو تا تایم زون بذاری، و تقریبا هر چیز دیگه ای که بخوای توش هست.
هدف دومی که میتونی ازش استفاده بکنی، درست کردن بلاک های زمانی هست. مثلا ساعت 8 تا 12 تایم کارری هست، ساعت 12 تا 2 تایم نهار و ساعت 2 تا 6 دوباره تایم کاری. بلاک های زمانی که خودم استفاده میکنی بلاک زمانی کاری، خانواده، شخصی، خواب و دیگران هست. این برای این هست که بدونم در هر بازه از زمان باید روی چه چیزی تمرکز بکنم.
در انتهای اپیزود 5 به این رسیدیم که اهداف عمر به اهداف 5 ساله تبدیل میشن. اهداف پنج ساله به اهداف سالانه و اهداف سالانه به اهداف هفتگی.
حالا یک راه برای اینکه هفته رو شروع بکنیم اینه که اول هر هفته، تمام تسک هایی که در تودو نوشتی و باید در طول هفته در تمام میدان های مبارزه باید انجام داد رو ستاره دار بکنی. هر موقع که به بلاک زمانی خاصی رسیدی، تسک های مربوط به اون بلاک زمانی رو انجام بدی. اگر اطلاعاتی توی این مسیر نیاز شد، توی OneNote بنویسی و اگر کار تکراری قراره بکنی از چک لیست هاست بررسی بکنی.
در نهایت امر، این اپ ها و این روش های برای این هست که زندگی آرام تر و در صلح بیشتری باشه. نه برای اینکه استرس و تنش اضافه بکنه به زندگی. اگر میبینی این روش هایی که گفتم بهت استرس میده، اول بگرد ببین کجاش استرس میده، بعد اگر دیدی روش بده، یک روش برای خودت پیدا بکن و زندگی ات رو از چیزی که هست منظم تر بکن.
تکلیف این هفته ساده است. طی دو هفته آینده سعی بکن کم کم و دونه دونه یک یا چند تا از این ایده هایی که دادم رو توی زندگی ات پیاده بکنی. قاعدتا در جریان هستی که وقتی بخوای یک تغییر جدید ایجاد بکنی، باید از تکنیک های گفته شده در اپیزود اول استفاده بکنی.
