مخاطب عزیز سلام
من برگزار کننده ی رویدادم. کنفرانس و نمایشگاه برگزار می کنم. می خوام باهات در باره ی رفتار و واکنش ت در رویارویی با یه رویدادی که به آگهی ش برمی خوری حرف بزنم.
عرض کنم که، تو وقتی آگهی یه رویداد یا دوره ی آموزشی رو می بینی سه حالت ممکنه اتفاق بیفته. یا به نظرت بی اهمیت می آد، یا مقداری جالب، یا جذاب.
با اون دوتای اول کاری نداریم. چون احتمال اینکه در اون موقعیت ها توی رویدادی اسم بنویسی از احتمال آوازخوندن کبوتر در مخالف سه گاه کمتره!
می خوام در باره ی وقتی صحبت کنیم که رویدادی رو دیدی، و نظرت رو جلب کرد، و با خودت فکر کردی شرکت کردن توی اون برات فایده داره. اون موقع چه کار می کنی؟
من بهت می گم.
به هر حال ما این ور میزیم و رفتارای شما رو از روی صفحه هایی که توی سایت می بینید رصد می کنیم - راستش بیشتر با نگرانی منتظریم که شما بین اون همه صفحه و سوراخ سنبه ی سایت رویداد که سرک می کشین، کی دکمه ی خرید رو می زنین!
کاری که بیشترتون می کنید اینه.
حسابی توی سایت رویداد یا صفحه ی معرفی رویداد در پلتفرم های فروش جستجو و موشکافی می کنید که ببینید موضوعات سخنرانی ها چیه، مطالبش چیه، چه می دونم سخنران ها کیان، مدرس کیه، جاش کجاست... و از همه مهم تر قیمتش چنده، و اینکه آیا تخفیف خرید زودهنگام داره یا نه!
می خوام در باره ی همین آخری باهات صحبت کنم. ثبت نام ارلی برد یا زود هنگام!
واژه نامه ها و فرهنگ ها ارلی برد رو عبارت از "فرد سحر خیز یا کسی که زودتر از دیگران می رسد" دونسته اند. یه ضرب المثلی هم در زبان انگلیسی هست که میگه " کرم نصیب مرغی میشه که زودتر می رسه" یا "مرغی که زود می رسه کرم رو نوش جان می کنه".
البته ارلی برد اسم نخستین ماهواره از یک سری ماهواره های ارتباطی هم بوده که در سال 1965 به مدار فرستاده شده و ارتباط تلفنی ماهواره ای بین اروپا و امریکا رو ممکن کرده.
پس توی صنعت رویداد، ارلی برد ها سحر خیز های زبلی هستن که زود تصمیم می گیرن و رویدادها رو با تخفیف میخرن.
تا حال از خودتون پرسیدین که ما چرا تخفیف خرید زودهنگام می دیم؟ چند تا بلیت با تخفیف زود هنگام می فروشیم؟ اصلا محاسبه ی سود و زیان ما برای برگزاری رویداد چطوری یه؟
ما – خودمونو می گم؛ نه همه ی برگزار کننده های محترم رویداد – اولین هدف مالی ( تکرار می کنم هدف مالی) که برای رویداد مون می ذاریم اینه که ضرر نکنیم!
یعنی رویداد باید در جایگاه نخست انقدری پول در بیاره که هزینه ها پوشش داده بشه. یعنی هزینه هایی که برای تهیه محتوا، کارای دفتری، اجرایی، بازاریابی و غیره داریم، و بخش قابل توجهی از اونا باید ماه ها پیش از تاریخ برگزاری خرج بشه، باید در بیاد تا بعدش برسیم به کسب سود.
دُرُس شد؟ پس ما باید برآورد دقیقی از تعداد مشارکت کننده ها داشته باشیم که بتونیم برآورد دقیقی از هزینه ها و درآمد ها به دست بیاریم.
تعداد مشارکت کننده اندازه ی فضای برگزاری، هزینه های کسب مجوز، پذیرایی، مستند سازی، پکیج ها و غیره رو تعیین می کنه.
هزینه های برگزاری حدودا از چهارماه پیش از تاریخ برگزاری شروع میشن. یعنی از وقتی که یه تیم به شکل اختصاصی یا پاره وقت پروژه رو دست می گیرن. به تدریج و با نزدیک تر شدن به تاریخ برگزاری رویداد تعداد اعضای تیم رویداد بیشتر میشن، و هزینه برای رزرو فضا و مجوز و سفارش اقلام مورد نیاز رویداد هم به فهرست هزینه ها اضافه میشه.
راه حل برد برد برای تامین نقدینگی پیش از رویداد تخفیف ثبت نام زود هنگامه. ما قیمت بلیت تخفیف دار رو بر اساس قیمت تمام شده ی هر صندلی تعریف می کنیم. یعنی بسته به نوع رویداد و جنس اون، قیمت بلیت زود هنگام، همون قیمت تموم شده ی هر صندلی، یا عددی نزدیک به اونه.
اینطوری ما می تونیم نقدینگی لازم رو برای هزینه های اولیه که پیش از رویداد داریم تامین کنیم و خیالمون تا حدودی از تعهد ها راحت میشه. بعلاوه پیش فرضی که از تعداد فروش صندلی ها داریم دقیق تر میشه.
ما به شما نمی گیم چند تا بلیت زود هنگام داریم. اینطوری اگه استقبال خیلی خوب باشه ما می تونیم ظرفیت پذیرش و کیفیت خدمات رو بالاتر ببریم. و البته برعکس!
همچنین هرچی بیشتر به تعداد هدف فروش زود هنگام نزدیک بشیم اعتماد به نفس مون بالاتر میره و توی بازاریابی اسپانسری بهتر عمل می کنیم. این یکی هم خیلی مهمه. وقتی من می دونم که یه تعداد مشخصی مخاطب در رویدادم شرکت می کنن، بهتر می تونم اسپانسر ها رو مجاب کنم که ازمون حمایت کنن.
یه چیز دیگه، من خودم اگه بتونم همه ی بلیت هام رو توی فروش زود هنگام بفروشم، حتی اگه ظرفیت پذیرش رو بالا نبرم خیلی هم خوشحال میشم. اینطوری اقل چیزی که به دست می آرم اینه که هم ضرر نکردم و هم یه رویداد خیلی پرشور برگزار کردم.
البته توی بیشتر موارد چیزای خوبی همراه مشارکت بالای زود هنگام می آد. ما می تونیم وقتی رو که برای فروش صندلی ها میذاریم برای اسپانسر گرفتن بذاریم. وقتی به اسپانسر میگی این تعداد مشارکت کننده ی پر شور توی رویداد هستن اونا با دید بسیار مثبت تری به رویدادت نگاه می کنن.
این امنیت مالی و ذهنی که از فروش زود هنگام بالا به دست می آد به ما امکان میده که کیفیت خدماتی رو که می خوایم ارائه کنیم ببریم بالاتر. سخنران/مدرس های بهتر، پکیج بهتر، پذیرایی بهتر، مستند سازی بهتر و ...
یک نکته هم که باید در باره ی ثبت نام زودهنگام رویداد های آنلاین بگم. شاید براتون این پرسش پیش بیاد که اونا چرا زود هنگام می فروشن، اونا که نباید جا بگیرن و ناهار و بریک بدن.
این مطلب درست نیست، چون رویداد های تحت وب هم درصد قابل توجهی از هزینه های برگزاری رویداد های واقعی رو دارن. یعنی هزینه ی تولید محتوا، هزینه ی بازایابی و دستمزد پلتفرم های برگزاری مجازی.
بازم برگردیم به شما. درصد کمی از شما بعد از بررسی و نتیجه گیری در باره ی مفید بودن رویداد سریع ثبت نام می کنین. درصد بیشتری به خودتون وقت بیشتری برای تصمیم گیری می دین و بعد از چند روز ثبت نام می کنین.
اما تعداد زیادی از شما ثبت نام رو تا آخرین لحظه های فروش زود هنگام پشت گوش میندازین. شاید براتون جالب باشه بدونین که بیشترین پیام هایی که ما از شما دریافت می کنیم موضوعش ایناست که دیر رسیدم، سقف خرید کارتم واسه امروز پر شد، یادم رفته بود امروز روز آخره، شرکت مون هنوز پول نداده و ... ثبت نام زود هنگام بسته شد، میشه بازش کنین؟!
و پیامد این اتفاق هم اینه که وقتی متوجه میشین زود هنگام تموم شده توی ارزشمند بودن رویداد تردید می کنین و ثبت نام رو موکول می کنین به روزای آخر... و بعدش ما شما رو از دست می دیم و شما رویداد رو.
اگه با بررسی یه رویداد مطمئن شدی محتواش به درد می خوره و ارزش داره توش حضور داشته باشی، تصمیمت رو هرچه سریع تر بگیر و ثبت نام کن. اینطوری هم تو می بری هم ما.
