علاقه مندی به کتاب و کتابخونی در من، همون چیزیه که باعث میشه اطرافیانم بدونن بهترین هدیه برای من، کتاب هست و البته بعضی وقتها هم لطف میکنن و بدون دلیل سورپرایز میکنن. یکی از این سورپرایزها کتابی بود که 1 سال پیش به من هدیه شد به اسم مدیریت پروژه (۲۴ شیوه برای اداره کردن هر پروژه ای) از گری هیرکنز با ترجمه مامک بهارزاده. کتاب کوچک و خلاصه شده ای که به نظر نمیومد چیز خاصی داشته باشه ولی نکات مفیدی داشت که باعث شد من در حین خوندنش خاطرات خودم رو مرور کنم! خاطرات تلخ و شیرین و گاهی عبرت آموز از مدیریتِ پروژه هایی که داشتم. پس تصمیم گرفتم که در این پست و پستهای بعدی از همین سری، تعدادی نکته مفید از این کتاب را به صورت خلاصه و همراه با تجربیات خودم براتون بنویسم.
واقعیت این هست که مدیران پروژه های بزرگ هم وقتی پای حرفشون میشینید براتون میگن که پروژه های اولشون، واقعا چیز خوبی از آب در نیومده. در واقع مدیریت پروژه کار سخت و پرتنش و پر آشوبی هست که باید صبر داشته باشید، مایوس نشید و یاد بگیرید و ادامه بدهید! جالبه که بدونید مشکلات میان فردی و رفتاری، غالبا علت اصلی شکست پروژه ها هستند.
تعریف اصلی این کتاب از مدیریت پروژه ، عبارتی هست که در زیر اومده
مدیریت پروژه هم یک علم هست و هم یک هنر
بخش علمی آن شامل کاوش ها، کارها، استفاده از ابزار، تعریف کار، هماهنگی ها، مستندات سازی و سایر موارد است.
اما بخش هنری آن، شامل پرورش قوه تشخیص و فراگیری چگونگی هدایت افراد است.عاشق جزئیات باشید وی اسیر نشوید. این چیزی بود که برای من، در سن 22 سالگی و مدیریت یک پروژه نسبتا بزرگ اتفاق افتاد و 2 سال طول کشید تا فهمیدم ، جزئیات بی اهمیت بود و کلیات چیزی بود که توجه میکردم و 24 سالگی دچار نوعی افسردگی و ناتوانی شده بودم. اما امروز میدونم که جزئیات همون چیزی هست که تصمیمات بیشمار من در حین مدیریت پروژه را دقیقتر و بهتر میکنه.
هنر مدیریت پروژه، تماماً به معنی انجام کارها از طریق دیگران است. به عبارتی شما باید نخست وزیر باشید و بتونید تقسیم کار رو انجام بدید.
عبارت بالا بسیار ساده و شفاف بیان شده ولی آیا واقعا معنی این کار این است که کارها رو به دوش دیگران بگذارید؟ جواب قطعا خیر است. حالا بیاین ببینیم برای اینکه این هنر را داشته باشیم تا بهترین تقسیم کار رو انجام بدیم، چه چیزهایی باید بدونیم ؟
1 - تقویت ارتباط شفاهی : این مورد بسیار مهم و کلیدی است. تصور کنید مدیری هستید که وقتی میخاین شنونده باشید، یا حتی در مورد تسکی صحبت کنید، نتونید ارتباط شفاهی خوبی داشته باشید، نتونید خوب صحبت کنید؟ حوصله افراد تیم سر میره و قاعدتا شما مدیر موثری نخواهید بود.
2 - تقویت ارتباط کتبی : تصور کنید مدیری هستید که یه نامه ساده احوالپرسی به هم تیمیتون یا یه پیام تشکر رو نتونید درست بفرستید. حتما میدونید که متون نوشتاری در ارتباط بسیار مستعد سوتفاهم هست، پس اگر واقعا در این زمینه قدرت لازم رو ندارید، یا شنونده هنوز با شخصیت شما خیلی آشنا نیست، از انجام این ارتباط (حداقل در روزهای اولیه) خودداری کنید.
3 - یاد بگیریم چگونه مذاکره کنیم : قاعدتا در مواردی مثل خزش دامنه پروژه (این مطلب و این مطلب تیم کمپ خیلی خوبه) که توسط کارفرما یا حتی توسعه دهنده خوب و قوی، (که قصد داره کار جدیدی رو انجام بده تا تواناییش رو بیش از پیش به شما نشون بده)، شما باید مذاکره رو به نحوی پیش ببرید که هم توسعه دهنده شما سرخورده نشه، هم کارتون عقب نیفته و پروژه سر وقت برسه. چیزی که شما در واقع لازم دارید، مذاکره مذاکره و در نهایت مذاکره هست. شاید این قسمت مهمترین قسمت کار شما باشه.
1 - برای موثر بودن باید توانایی مدیریت پروژه خود را افزایش دهید، مثلا ابزارها رو بهتر بشناسید، روشها رو بدونید، نقاط ضعف ابزارها و روشها رو درک کنید و سعی کنید با تجربیاتتون این ابزارها رو مرور کنید. مثلا در پروژه ای در شرکت قبلی، اگر به جای تسکولو از جیرا استفاده کرده بودید چه عیبی داشت ؟
2 - سعی کنید برای تیم یک سرپرست یا پیشکسوت باشید و برای اینکار باید مهارتهای میان فردی خودتون رو افزایش بدید. به عبارتی در شرایطی قرار خواهید گرفت که از تخصص لازم برای همه قسمتهای مختلف برخوردار نیستید. این به این معنی هست که شما باید بتونید با افرادی از جاهای مختلف ارتباط کافی داشته باشید. یک تجربه تلخ در همین باره، مربوط به زمانی بود که وارد شرکتی شده بودم که تیم قبلی نرم افزار با تیم شبکه به شدت دچار اختلاف و مشکل بودند و طبیعتا همون مشکلات به من هم منتقل شد! متاسفانه کاری از دست من بر نیومد و روزهای ابتدایی خیلی سختی داشتم. نهایتا برای حل اختلاف افراد مرتبط با تیم یک جلسه گروهی گذاشتم و ازشون خواستم به جای بحث کردن، به من کمک کنن و ممنون و مدیونشون هم هستم! با مدیر تیم شبکه خیلی هم رفیق شدیم. مشکل تقریبا حل شد و خیلی ازکارهای مربوط به شبکه رو حتی خود تیم شبکه برای ما انجام میداد، مثلا راه اندازی سرورهای Test bed به صورت کامل انجام میشد، نرم افزارها نصب میشد و بعد از اون ما Application رو نصب و استفاده میکردیم.
هرچقدر همیشه با تیم و مدیران بالاسری صادق بودم، ولی در شکیبایی ضعف زیاد داشتم. متاسفانه خاطرات تلخ و شیرین زیادی در مورد این دو موضوع وجود داره. وقتی که شما مدیر صادقی نباشید، بالاخره زمانی کارمندان و هم تیمی های شما متوجه خواهند شد و این حس شاید بدترین حس بین هم تیمی ها باشه. مطمئن باشید اگر صداقت داشته باشید و موضوعات رو صادقانه ولی با سیاست بیان کنید، نتیجه بهتری میگیرید. (توصیه میکنم این مطلب رو هم بخونید)
به نظر من صبر و شکیبایی در واقع لباس یک مدیر پروژه هست و هرچقدر این موضوع بهتر و کاملتر باشه، قاعدتا مدیر بهتری خواهید بود. البته این به این معنی نیست که مثلا در مقابل کاری که قرار بوده برسه و نرسیده صبر و شکیبایی پیشه کنید! قاعدتا در این موارد باید بررسی کاملی از وضعیت کار انجام شده داشته باشید و به این موضوع رسیدگی کنید. در کنار این موضوع باید فرصت کافی برای رشد و ترقی نیروهاتون رو فراهم کنید. برنامه نویسها عموما نیروهایی هستند که با توجه به رشد روزافزون تکنولوژی ها، به شدت احساس فسیل شدن! بهشون دست میده و این حس، باور کنید که حس خیلی بدی هست و شاید بعد از حقوق و مزایا (و شرایط دریافتیش) مهمترین علت ترک شرکت و رفتن به محل کار جدید باشه !
مدیر پروژه از سایر افراد تیم برتر نیست ! سعی کنید با همکاران خود دوست باشید و روابط تیمی و همکاری خود را توسعه بدهید
واقعیت این است که این تفکر یک دام برای مدیران پروژه است و عموما یک بحث فرهنگی. متاسفانه در برخی از شرکتهای ایرانی، این موضوع به شدت رایج است. این بزرگترین آفت برای حذف ارتباطات میان فردی است که در بالاتر از اهمیت آن گفتیم.
------------------------------
منبع پست های مدیر پروژه هنرمند،کتاب مدیریت پروژه (۲۴ شیوه برای اداره کردن هر پروژه ای) از گری هیرکنز با ترجمه مامک بهارزاده، است که من هر بار تعدادی از نکات اون رو برمیدارم و تجریبات خودم رو درباره اونها اضافه میکنم و اینجا میارم، با این امید که به درد بقیه همکارانم بخوره.
