5 نکته برای انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه

یکی از مهمترین دغدغه های مدیران پروژه، انتخاب نرم افزار مناسب برای مدیریت پروژه هایشان است. قاعدتا این نرم افزار باید قابلیت ثبت و مدیریت کارها (بر اساس شیوه های مدیریت پروژه)، مشخص کردن وضعیت پروژه در هر لحظه(مقدار کار انجام شده،باقیمانده و وضعیت ددلاین ها)، تولید گزارشهای مالی،نمودارهای مخصوص رشد و افت پروژه را داشته باشد.

البته اگر شما مدیر پروژه ای هستید که پروژه هاتون متنوع هستند (از حیث نوع افراد درگیر، حجم کار و...) و این دغدغه رو ندارید، احتمالا با مشکلات زیادی مواجه خواهید شد. در کتاب The Ultimate Guide To Project Management، فصل 6، چند نکته در مورد انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه ذکر شده که سعی کردم بر اساس تجربیات خودم اینجا بنویسم.

1. تحقیق در مورد نرم افزاری که فیچرهای همکاری تیمی را داشته باشد

برای این موضوع اولین سوالی که باید از خودتون بپرسید، اینه که آیا نرم افزار مورد نظر، امکانات کافی برای همکاری و ارتباط بین اعضای تیم رو داره؟

خب برای رسیدن به جواب این سوال، شما باید واقعا تجربه کار روی یک پروژه مشابه رو داشته باشید تا بدونید حجم مراودات چقدره و علاوه بر اون باید نرم افزارهایی رو بشناسید تا بتونید مقایسه کنید. قاعدتا در ابتدای کار، باید مقداری آشنایی با نرم افزارهای مدیریت پروژه یا مطالعاتی در همین زمینه داشته باشید. البته از دوستان باتجربه تر هم میتونید استفاده کنید.

شاید این جمله پائول کاتنت (مدیر فنی Madkudu) جمله خوبی باشه که میگه :

من با نرم افزارها و ابزارهای زیادی سر و کار دارم، اما واقعا فقط تعداد کمی از اونها هستند که مزیت های افزایشی شون، ارزش هزینه جایگزینی با یک تیم چند نفره رو داره.

پس در مرحله اول شما باید نرم افزاری رو پیدا کنید که روابط فعلی تیمتون رو کاور کنه و بعد از اون، باید نرم افزاری باشه که روابط تیم رو ارتقا بده. مثلا برای تیمهای پراکنده، ترلو احتمالا میتونه جایگزین بدی نباشه. (Taskulu هم که نرم افزار ایرانی خوبیه و مشابه ترلو Web Based ساخته شده) . همینطور برای سازمانی که مثلا چند تیم پراکنده دارند، Jira میتونه گزینه خوبی باشه.

2 . محاسبه و کنترل هزینه


اگر محدودیتی در مورد بودجه برای خرید یا استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ندارید،(Johan Leiu) مدیر محصول Wufoo :

اگر انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه شما به خاطر بودجه محدود نشده، خوب پس شما همون کاری که دوست دارید رو بکنید، مثلا نرم افزاری رو استفاده کنید که بخشی از جریان کاری شما رو اتوماتیک میکنه یا به طور کلی زندگیتون رو آسون میکنه.

ولی اگر مثل اکثر شرکتها یا تیمها محدودیت بودجه دارید، اولین سوالی که باید از خودتون در این زمینه بپرسید اینه:

مزایای بهره وری از این ابزار بیشتر از زمان و پولی است که برای آن صرف می کنیم ؟

همچنین موضوع مهم دیگه اینه که در نهایت بعد از صرف هزینه برای راه اندازی، آیا هزینه های ما با استفاده از این نرم افزار کاهش پیدا میکنه؟ برای رسیدن به این جواب، شما واقعا باید یک مدیر پروژه خوب و دقیق باشید و به طور کامل با فضای پروژه آشنا باشید.

و در نهایت این نکته که از تجربیات خود من هم هست، برای تکمیل این قسمت:

وقتی در روزهای اول استفاده و جاانداختن یه نرم افزار مدیریت پروژه هستید، در ابتدای کار هزینه و زمان زیادی صرف راه اندازی و آشنایی همه با اون میشه. به عبارتی، این موضوع مهم هست که کِی و چه زمانی راه اندازی نرم افزار مدیریت پروژه رو انجام میدیم. پس لازمه که بدونیم قبل از راه اندازی یه نرم افزار مدیریت پروژه چقدر قراره هزینه کنیم؟ (برای درک بهتر این موضوع خوندن این مطلب توصیه میشه)

3 . جایگزین ها رو امتحان کنید! و باز هم جایگزین جدید رو امتحان کنید و باز هم ...

یک مدیرپروژه خوب، باید ابزارهای کارش رو بشناسه و باید بدونه که عموما نرم افزارهای خوب شامل چه امکاناتی میشن و چه قابلیت هایی دارن. به عبارتی نرم افزارهای جایگزین خودتون رو بشناسید و یادتون باشه که هر نرم افزاری قابلیتهایی داره که ممکنه نرم افزار دیگه ای نداشته باشه. (در فصل 7 این کتاب نمونه های واقعی در همین رابطه مثال زده شده که در حال آماده سازی اون در قالب یک پست جدید هستم).

جمله ای از هیدر هندریکس، مدیر پروژه در ارتباط با همین موضوع:

من به نرم افزارهایی که قابلیت استفاده از کلیه امکانات رو برای مدتی محدود به صورت Trial نمیدن اصلا اعتماد نمیکنم. من باید بتونم کند و کاو کافی از نرم افزار داشته باشم

4. گرفتن فیدبک از تیم

اعضای تیم کسانی هستند که واقعا باید با نرم افزار شما ارتباط برقرار کنن. پس سعی کنید خیلی سریع از اونها فیدبک های لازم جهت استفاده از نرم افزار مورد نظر رو بگیرید.

5 . طرح اجرایی خود را مطرح کنید

سعی کنید در ابتدا طرح خودتون برای راه اندازی نرم افزار مدیریت پروژه، در سازمان رو مطرح کنید. به یاد داشته باشید که شما تنها کسی که از این نرم افزار استفاده خواهد کرد نیستید، و همواره این سوال رو از خودتون بپرسید : چطوری میتونم به سایر افراد تیم کمک کنم که از این نرم افزار استفاده کنن؟

بهترین کار برای راه اندازی، این است که یک طرح اجرایی داشته باشید و اون طرح رو قبل از اجرا با سایر هم تیمی هاتون به اشتراک بزارید و تصمیم مناسب اتخاذ کنید

منبع : کتاب The Ultimate Guide To Project Management