نیاز سنجی
نیازسنجی یک بررسی سیستماتیک ازآنچه باید باشد و آنچه هست میباشد، که نیازهای یک سازمان ناشی از عملکرد فردی کارکنان و عملکرد سازمانی است . بنابراین برای بهبود این دو نوع عملکرد باید از طریق توسعه منابع انسانی اقدام کرد که نیازسنجی آموزشی نخستین گام در توسعه منابع انسانی است.
بورتون و مریل بر این باورند که نیازسنجی به طورکلی عبارت است از فرآیندی نظامدار برای تعیین اهداف، شناسایی فاصله بین وضع موجود و هدفها و درنهایت تعیین اولویتها برای عمل.
اهداف نیازسنجی آموزشی
فتحی واجارگاه مهمترین مقاصدی که نیازسنجی در جهت دستیابی به آنها طراحی و به مرحله اجرا گذاشته میشوند را به ترتیب زیر خلاصه میکند.
1 . فراهم سازی اطلاعات برای برنامه ریزی
یکی از مهمترین مقاصد اکثر تکنیکها و روشهای نیازسنجی، فراهم سازی و تدارک مجموعه ای از اطلاعات صحیح و قابل اعتماد برای فرآیند برنامه ریزی آموزشی و درسی می باشد. از طریق نیازسنجی اهداف و مقاصد برنامه مورد شناسایی قرار میگیرند، اقدامات ضروری برای اجرای برنامه ها مشخص می شوند و میزان تلاشها و منابعی که برای دستیابی به هدفها باید مصرف شوند، تعیین میگردند.
2 . ارزیابی و تشخیص
برخی از متخصصان نیازسنجی را در قلمرو ارزیابی طبقه بندی میکنند. از این نقطه نیازسنجی فرآیند ارزیابی اولیه برای اجرای برنامه های آتی است. به عبارت روشنتر برای اجرای طرح خاص یا برنامه مشخصی، ابتدا زمینه ویژهای که برنامه و یا طرح باید در آن اجرا شود، موردسنجش واقع میشود. پس از بررسی وضعیت، نتایج در برنامهها منعکس میگردد و پس از اجرا برنامه و ارزشیابی از آن، نتایج حاصله با وضعیت اولیه مورد مقایسه قرار میگیرد. به طور خلاصه در اینجا نیازسنجی جزئی از فرآیند ارزیابی را تشکیل میدهد.
3 . پاسخگو و مسئول بودن مؤسس ها و نظامهای آموزشی
به زعم » سو آرز « یکی از اهداف فرآیند نیازسنجی آن است که نظامها و سازمانهای آموزشی را نسبت به نتایج تلاشها و اقداماتشان مسئول و پاسخگو نگه دارد.
4 . تشخیص یا شناسایی ضعف ها و مسائل و مشکلات اساس سازمان یا نظام
بر اساس نتایج حاصله از نیازسنجی مدیران و برنامهریزان میتوانند حوزهها و قلمروهای بحرانی را شناسایی کرده و تصمیمات مقتضی را در خصوص نحوه رفع یا برخورد با آنها را اخذ نمایند.
براون ( 2002 ) برای نیازسنجی آموزشی چهار نقش قائل است.
اول تعیین مشکلات ویژه سازمانی که هدایتگر و جهت دهنده آموزشهای آتی هستند. بدین ترتیب که نیازسنجی باید اول به تعیین مشکلات ویژه و خاص در هر سازمان بپردازد. مدیران منابع انسانی باید به تعیین مشکلات موجود در سازمان در بخش منابع انسانی آگاه بوده و از آموزش به عنوان راه حلی برای مشکلات سازمانی استفاده نمایند.
دوم نیازسنجی آموزشی حمایت و پشتیبانی مدیریت در سازمانها را برای اجرای برنامه های آموزشی جلب کند. بدین ترتیب که مدیران با دیدن نتایج عملی برنامه ها و دوره های آموزشی کارکنان در سازمان به تأثیر این دوره ها در عملکرد کارکنان آگاه شوند.
سوم تولید داده هایی برای ارزشیابی ازآنجاییکه نیازسنجی آموزشی دارای اهداف خاصی است که در برنامه های آموزشی وجود دارد. اهداف میتوانند به عنوان معیاری در جهت ارزشیابی نتایج برنامه های آموزشی مورد استفاده قرار گیرند؛ بنابراین نیازسنجی آموزشی در این نقش ملاک و معیاری برای ارزشیابی اثربخشی برنامه های آموزش میگردد.
چهارمین نقش نیازسنجی آموزشی تحلیل هزینه فایده است. هزینه های آموزشی اغلب در سازمانها به دلیل دیر بازده بودن آموزش، عدم سرمایه گذاریهای آموزشی هدفمند و عدم آگاهی از سهم آموزش در دستیابی به اهداف کلی سازمان است؛ لذا در برخی از مواقع آموزش نه به عنوان سرمایه گذاری، بلکه به عنوان هزینه تلقی میشود. این در حالی است که در سرمایه گذاری و صرف هزینه های آموزشی میتواند فواید بیشماری را عاید سازمانها سازد.
تکنیک های نیازسنجی آموزشی
روشها و فنون متعدد و مختلفی برای نیازسنجی آموزشی وجود دارد که هرکدام هدف، کاربرد و شرایط خاص خود رادارند. شناسایی این روشها برای تحقق بخشیدن به طرحها و الگوهای نیازسنجی و کاربرد صحیح آنها برای موفقیت طرح نیازسنجی ضرورت بسیار دارد. ایده آل ترین تکنیک نیازسنجی در کاربرد تکنیکی است که بیشترین نتایج معتبر را در حیطه محدودیت مالی، محدودیتهای کارکنان و محدودیتهای زمانی برای گروه مسئول نیازسنجی فراهم سازد.
1- تکنیک دلفی
فن دلفی به طور اساسی یک فن نگرش منبع است که با استفاده از آن میتوان نظریات افراد را درباره نیازها و مسائل مهم و شغلی جمع آوری کرد و سپس با ایجاد توافق میان نظریات گوناگون نیازهای مهم را مورد شناسایی و بر مینای آنها برنامه آموزش کارکنان را سازماندهی کرد. برای اجرای این فن، ابتدا گروهی از افراد متخصص که قرار است مورد سؤال واقع شوند شناسایی و نسبت به موضوع و روش کار توجیه میشوند. سپس پرسشنامه اولیه جهت پاسخگویی در اختیار آنان قرار داده می شود. پس از مدت زمان معین، پرسشنامه ها جمع آوری و اطلاعات گردآوری شده را تلفیق و تألیف نموده و فهرست کاملی را تدوین میکنند و مجدداً برای اولویت بندی در اختیار افراد پاسخ دهنده یا نمونه ای از آنها قرار میدهند. این رویه آنقدر ادامه مییابد تا توافق نسبی درباره موارد نیازها حاصل شود.
2- فن فیش باول
در تکنیک فیش باول یا » استخوان ماهی« متخصصین نیازسنجی اعم از کارشناسان و مدیران آموزش یا منابع انسانی و همچنین نمایندگان مشاغل مربوطه در یک محل جمع شده و به صورت گروههای تخصصی به تبادل نظر درباره نیازهای آموزشی و اولویت بندی آنان می پردازند. این تکنیک به دلیل کم هزینه و سریع بودن مورد توجه سازمانها بوده اما ممکن است در عمل به دلیل عدم تخصص کافی افراد دعوت شده به جلسات نیازسنجی، نیازهای تعیین شده به دور از واقعیت بوده و با نیازهای واقعی متناسب نباشد.
3- تکنیک تل استار
این فن شبیه» فیش باول« است، با این تفاوت که زمانی استفاده میشود که علاوه بر وجود محدودیت زمانی، تعداد افراد شرکت کننده در پروژه نیازسنجی نیز آنقدر زیاد باشد که تجمع همه آنان در یک مکان معین ممکن نباشد. در چنین وضعیتی سازمان مرکزی از طریق یک نامه از شعب می خواهد تا ضمن تشکیل جلسه ای به وسیله اعضای شعب در محل کار، نیازهای آموزشی خود را معین سازند و فهرست مربوطه را همراه با یک نماینده به سازمان مرکزی معرفی کنند. سپس در مرحله بعدی جلسه ای با مشارکت نمایندگان در سازمان مرکزی تشکیل می شود. از این پس نحوه اجرای کار شبیه فن فیش باول است.
4-تکنیک رویداد مهم
در این روش از کلیه کارمندان و سرپرستانی که در یک حوزه شغلی کار می کنند خواسته می شود به طور روزانه وقایع حساسی که در جریان کار خود در زمینه های مختلف با آن مواجه می شوند را با جزییات مربوطه یادداشت نمایند. یادداشتها پس از مدت زمان معینی (غالباً ماهانه) گردآوری و توسط تحلیلگران مجرب و ترجیحاً با حضور فردی که آن را یادداشت نموده است بررسی و تجزیه وتحلیل می شود و برخی نقاط یا ویژگیهای بحرانی شغل و دانش، مهارت و نگرشهای ویژه ای که می تواند در آن زمینه مؤثر و مفید واقع شود شناسایی و تحلیل می گردد. این روش خصوصاً برای مشاغل جدید، متنوع و پیچیده مفید است.
5- تکنیک تجزیه وتحلیل خطا
در این فن شرح وظایف یا مجموعه تکالیفی که برای کارکنان در محیط کار در نظر گرفته شده است، مبنای کار قرار می گیرد. بدیهی است که در صورت نبود شرح وظایف، گروه آموزش ضمن خدمت باید نسبت به تدوین یا تهیه آن اقدام کند. بر اساس شرح وظایف موجود، آزمون های ویژه ای که در مورد وظایف، تکالیف اصلی و مهم تدوین می شود. سپس در مرحله بعد، آزمون در مورد شاغلین حرفه موردنظر اجرا میشود و نتیجه مورد تجزیه وتحلیل قرار میگیرد. آن بخش از سؤالهای آزمون که افراد نتوانستهاند به آنها پاسخ دهند مبین وجود مشکلات اطلاعاتی یا عملی در کارکنان است. در این ابزار، اولویت بندی عمدتاً بر اساس فراوانی اشتباه ها صورت میگیرد. درصورتیکه آزمونهای مورد استفاده استاندارد باشد و شرح وظایف افراد نیز از جامعیت لازم برخوردار باشد، این فن اطلاعات عینی و مفیدی را برای برنامه ریزی آموزش ضمن خدمت فراهم می سازد.
6- تکنیک تجزیه وتحلیل شغل
در این تکنیک، از طریق مشاهده، مصاحبه با کارکنان و سرپرستان و بررسی اطلاعات مربوط به شرح شغل، وظایف شغلی کارکنان به روشنی تجزیه وتحلیل و شناسایی می گردد. فاصله توانمندی موجود کارکنان با مهارتهای لازم برای انجام شرح وظایف شغلی به عنوان نیاز آموزشی در نظر گرفته می شود. تکنیک تجزیه و تحلیل شغل، سابقه طولانی دارد و به دلیل ساده بودن سالهاست که برای استخدام و آموزش کارکنان از آن استفاده می شود . در این روش، شغل به قدمها و مراحل کوچک تقسیم می شود. برای هر مرحله دانش، مهارت، رفتار و طرز تلقی های لازم مشخص می شود. مراحل تجزیه وتحلیل شغل عبارتاند از :
- شناسایی رفتار موجود ( از طریق پرسشنامه از افراد متصدی شغل و صاحب نظران و مشاهده فعالیتهای در حال اجرا )؛
- شناسایی مطلوب شغل ( از طریق سرپرستان، کارشناسان آشنا به شغل، افراد شاغل در آن شغل)؛
- بررسی اختلاف و تشخیص تفاوتها.
منبع:
-رضایی میرقاید, هدا؛ رضا احمدی کهنعلی و علیرضا کوشکی جهرمی، ۱۳۹۶، الگوی شایستگی روشی نوین در نیازسنجی آموزشی، اولین کنفرانس ملی پژوهش های نوین ایران و جهان در مدیریت، اقتصاد و حسابداری و علوم انسانی، شیراز، دانشگاه علمی کاربردی شوشتر.
وبلاگ آموزشی خانه مدیریت
