همانطور ک در جلسه پیش اشاره شد، به‌طور کلی اصلی ترین معادله حسابداری شامل بخش دارایی ها در سمت راست و بدهی ها و سرمایه در سمت چپ است:
دارایی = بدهی + سرمایه
به حساب هایی که متعلق به سمت راست معادله حسابداری باشند “حساب با ماهیت بدهکار” گفته می شود؛ مثل موجودی نقد و بانک ، حساب های دریافتنی ، موجودی کالا ، دارایی های ثابت ، هزینه ها (هزینه ها در ادامه آموزش داده می شود) و ...
به حساب هایی که متعلق به سمت چپ معادله حسابداری باشند “حساب با ماهیت بستانکار” گفته می شود؛ مثل حساب های پرداختنی ، تسهیلات ، سرمایه ، درآمد (درآمد در ادامه آموزش داده می شود) و فروش .
لازم به ذکر است دفاتر رسمی به صورت پلمپ شده هر ساله در اختیار موسسات قرار می گیرد و موسسات ملزم به ثبت دقیق وقایع خود در آن می باشند، در صورت هر گونه مغایرت حساب و اشتباه، خط خوردگی، کم شدن صفحات دفتر و ... موسسه توسط سازمان های دولتی استفاده کننده از این دفاتر اعم از مالیات و دارایی جریمه می شود. امروزه موسسات تمام اطلاعات مالی خود را در نرم افزارهای حسابداری ثبت می نمایند منتهی تا به امروز به دلیل عدم وجود زیر ساخت سیستمی یکپارچه و یا عدم تمایل دولت ها به شفافیت و سیستمی بودن، همچنان موسسات ملزم هستند دفاتر کاغذی روزنامه و کل را به صورت دستی ثبت و ارائه نمایند.
برای اینکه یک رویداد مالی را در دفتر روزنامه ثبت کنیم عنوان حسابی ک بدهکار می شود در سمت راست و بالاتر و در مقابلش مبلغش را یادداشت میکنیم، و عنوان حسابی ک بستانکار می شود در قسمت پایین یادداشت میکنیم، در انتها شرح مختصری از رویداد حسابداری نوشته می شود. (در ادامه مثال میزنیم)
سیستم ثبت دوبل به این معناست ک در هر معامله یا رویداد حسابداری حداقل 2 عنوان تحت تاثیر قرار می گیرند، یعنی حداقل یک عنوان بدهکار و یک عنوان بستانکار می شوند.
ثبتی است ک در آن بیش از یک حساب بدهکار یا بستانکار می شود.(در نهایت جمع ثبت بدهکار بایستی برابر جمع سمت بستانکار باشد)
مثال: برای رویدادهای مالی یک موسسه فرضی که به ترتیب ذیل رخ داده است، ثبت وقایع در دفتر روزنامه بنویسید.(این مسئله مثال دوم جلسه پیش می باشد)
1- افتتاح شرکت با سرمایه گذاری اولیه در بانک به مبلغ 20 میلیون ریال و موجودی کالا 2 میلیون ریال
در تجزیه و تحلیل رویداد 1 حساب های درگیر بانک ، موجودی کالا و سرمایه هستند، طبق ماهیت حساب ها موجودی کالا و بانک هر دو ماهیت بدهکار دارند علیهذا با زیاد شدن مبلغ و اضافه شدن به آنها، بدهکار می شوند، از طرفی سرمایه ماهیت بستانکار دارد علیهذا با زیاد شدن مبلغ و اضافه شدن به آن بستانکار می گردد. در نتیجه ثبت در دفتر روزنامه به شکل فوق انجام گردید.
2- خرید وسیله نقلیه برای شرکت به مبلغ 5 میلیون ریال که نصف آن نقد و نصف آن نسیه می باشد.
در تجزیه و تحلیل رویداد 2 حساب های درگیر بانک ، حسابهای پرداختنی(بعلت نسیه) و وسایل نقلیه می باشند، طبق ماهیت حسابها وسیله نقلیه از خانواده دارایی و ماهیت بدهکار دارد علیهذا با اضافه شدن به آن بدهکار می گردد، بانک جزو خانواده دارایی و ماهیت بدهکار دارد علیهذا با کم شدن مبلغ از آن بستانکار می شود(زیرا نصف مبلغ را نقد و از بانکمان دادیم)، حسابهای پرداختنی از خانواده بدهی و ماهیت بستانکار دارد و با اضافه شدن مبلغ به آن بستانکار می شود. همچنین جمع دو طرف بدهکار و بستانکار بایستی پس از ثبت یکی باشد وگرنه اشتباه ثبت کرده ایم.
3- خرید اثاثه برای شرکت به مبلغ 1 میلیون ریال به طور نسیه
حساب های درگیر در رویداد فوق اثاثه با ماهیت بدهکار و حسابهای پرداختنی با ماهیت بستانکار می باشد ک چون اثاثه اضافه شده پس در این رویداد بدهکار ثبت می شود و همچنین حسابهای پرداختنی نیز اضافه شده و بعلت ماهیت بستانکار آن، با اضافه شدن بستانکار می گردد.
4- خرید ساختمان به مبلغ 8 میلیون ریال نصف نقد و نصف آن چک 1 ماهه
ساختمان ماهیت بدهکار اضافه شده پس در سمت بدهکار، بانک ماهیت بدهکار کم شده(بعلت پرداخت نصف مبلغ به صورت نقد) پس در سمت بستانکار، اسناد پرداختنی(بعلت صدور چک) با ماهیت بستانکار بهش اضافه شده پس در سمت بستانکار
5- پرداخت 1 میلیون ریال از بدهی وسیله نقلیه(رویداد 2)
حساب های پرداختنی با ماهیت بستانکار کاهش یافته است پس در سمت بدهکار ثبت می شود و بانک با ماهیت بدهکار ازش کاسته شده در نتیجه در سمت بستانکار ثبت می کنیم.
6- فروش قسمتی از اثاثه به مبلغ چهارصد هزار ریال نصف نقد و نصف آن نسیه
بانک و حساب های دریافتنی با ماهیت بدهکار در این رویداد افزایش مبلغ داشته اند پس در سمت بدهکار ثبت و اثاثه نیز با ماهیت بدهکار ولی چون کاهش داشته در سمت بستانکار ثبت می کنیم.
7- جهت پرداخت بدهی خرید اثاثه (رویداد 3) چک 2 ماهه صادر و به فروشنده دادیم
هر دو حساب درگیر در این رویداد ماهیت بستانکار دارند منتهی یکی کاهش و دیگری افزایش داشته است، از حسابهای پرداختنی مان(نسیه) کاسته شده و با صدور چک به اسناد پرداختنی مان اضافه گردیده است علیهذا حساب دارای کاهش در سمت بدهکار و حساب دارای افزایش در سمت بستانکار ثبت می شود.
8- پرداخت وجه چک خرید ساختمان (رویداد 4)
اسناد پرداختنی با ماهیت بستانکار مقدارش کاسته شده علیهذا در سمت بدهکار ثبت می شود، بانک با ماهیت بدهکار از مقدارش کاسته شده علیهذا در سمت بستانکار ثبت می شود.
9- دریافت نیمی از مبلغ فروش اثاثه (رویداد 6)
هر دو حساب ماهیت بدهکار دارند، بانک چون افزایش داشته همان بدهکار و حسابهای دریافتنی به علت کاهش در سمت بستانکار ثبت می شود.
10- سرمایه گذاری مجدد در شرکت به مبلغ 2 میلیون ریال
بانک و سرمایه هر دو افزایش داشته اند منتهی بانک با ماهیت بدهکار پس افزایش ان در سمت بدهکار و سرمایه با ماهیت بستانکار علیهذا افزایشش در سمت بستانکار ثبت شد.
همانطور ک در تعریف دفتر کل گفته شد، برای هر حساب موسسه برگه ای در نظر گرفته می شود و ریز تمامی بدهکاری و بستانکاری آن حساب به شکل T در آن ثبت می شود و هر لحظه قادر به مانده گیری هر حساب هست و گردش بدهکار و بستانکار هر حساب نیز مشخص است.
در صورتی ک حسابی ماهیت بدهکار داشته باشد، پس از مانده گیری در دفتر کل بایستی مانده آن یا 0 یا در سمت بدهکار مقدار داشته باشه و داشتن مانده بستانکار نشان دهنده ثبت اشتباه از سوی حسابدار می باشد، و بالعکس حسابی ک ماهیت بستانکار دارد پس از مانده گیری بایستی مانده بستانکار یا 0 داشته باشد.
مثال: برای رویدادهای مالی یک موسسه فرضی که به ترتیب ذیل رخ داده است، ثبت وقایع در دفتر کل را بنویسید.(این مسئله مثال اول جلسه پیش می باشد)
استفاده از رنگ ها صرفا برای تفکیک حساب ها در تصویر می باشد، در دفتر کل برای هر حساب برگه یا چند برگه در نظر گرفته می شود.
مبلغی است ک در ازای خدمات ارائه شده به مشتریان دریافت می کنیم. ماهیت بستانکار دارد و هیچ گاه برایش بدهکاری ثبت نمی شود و گردش بدهکار ندارد. در حسابداری خدماتی هرکجا لفظ یا کلمه ارائه خدمات استفاده شد منظور همان درآمد و درگیر کردن حساب درآمد است.
مثال: موسسه فرضی برای یکی از مشتریان خود خدمتی را ارائه نموده است و در قبال آن صورت حساب به مبلغ 2 میلیون ریال ارسال کرده است، ثبت در دفتر روزنامه و دفتر کل حساب درامد را بنویسید.
به علت ارسال صورتحساب حساب های دریافتنی درگیر شد، اگر پول میگرفتیم بانک بدهکار میشد اگر چک یا سفته میگرفتیم اسناد دریافتنی درگیر میشد، در سمت بستانکار هم بدیهی است درآمد درگیر شده است.
مبلغ یا مبالغی است ک متحمل می شویم تا به درآمد برسیم می تواند مثلا حقوق پرسنل، هزینه قبوض آب، برق، گاز، اینترنت، هاستینگ و نگهداری سرورها، اجاره مکان، انبار، پارکینگ، اجاره خط تولید و ... باشد.
ماهیت بدهکار دارد و هیچگاه برایش بستانکاری ثبت نمی شود و گردش بستانکار ندارد.
مثال: پرداخت هزینه اجاره شرکت X به مبلغ هشتصد هزار ریال پرداخت شده است. ثبت در دفتر کل و روزنامه را بنویسید.
اگر برای بهای اجاره چک پرداخت میشد اسناد پرداختنی درگیر میشد ولی با فرض پرداخت از حساب بانک، بانک کاسته و چون بانک ماهیت بدهکار دارد با کاسته شدن ازش بستانکاری ثبت می شود.
پول یا سایر اموالی ک صاحب یا صاحبان موسسه از دارایی های شرکت برداشت می کنند را شامل می شود. ماهیت بدهکار دارد و هیچگاه برایش بستانکاری ثبت نمی شود و گردش بستانکار ندارد.
مثال: برداشت صاحب موسسه از حساب بانک به مبلغ پانصد هزار ریال رخ داده است، ثبت در دفتر روزنامه و کل را بنویسید.
نکته: برداشت به این منظور است ک پول یا دارایی خارج شده توسط صاحبان موسسه برای موسسه استفاده نمی شود وگرنه هزینه محسوب می شد.
ادامه در جلسه سوم ....
