دستورجلسه یا “Meeting agenda” یک برنامه یا plan برای جلسه است. دستورجلسه به عنوان یک راهنما و نقشه راه، کمک میکند تا جلسه به صورت سازمان‌یافته و موثری برگزار شود. این سند شامل مشخصات جلسه، موضوعاتی که در جلسه باید بررسی شود، هدف هر موضوع، زمان مورد نیاز و همچنین لیست افرادی که باید در جلسه شرکت کنند میباشد.
دستورجلسه قبل از برگزاری جلسه به شرکت‌کنندگان اعلام و یا ارسال میشود تا آنها برای شرکت در جلسه آماده شوند و به موضوعات بحث ارجاع داده شده در دستور جلسه، آشنا باشند.
هر جلسه باید یک برنامه شفاف و روشن یا دستورجلسه داشته باشد.
برای مدیریت بهتر و رهبری موثر جلسه و همچنین مدیریت منابع افراد و سازمان (از جمله زمان و انرژی) نیاز داریم تا یک برنامه یا پلن مشخص و شفاف برای جلسه و دورهمی خود داشته باشیم. هرچند که هر سازمان یا هر نشست ممکن است فرم دستورجلسه خاص خود را داشته باشد ولی خیلی از موارد مربوط به دستورجلسه، عمومی و مشترک هستند. از دیگر مزایای تهیه یا تنظیم دستور جلسه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
نوشتن دستورجلسه از وظایف دبیر جلسه و تائید و کنترل آن به عهده ی مدیر جلسه میباشد.
در تنظیم دستورجلسه لازم است مواردی را مشخص و در آن درج کنیم. چک لیست و یا اجزای اصلی یک دستورجلسه عبارتند از:
در خصوص کل جلسه یا موضوعات جلسه لازم است هدف تععین کنیم و در انتها چک کنیم که آیا با آن هدف رسیدیم یا نه. در انتهای هر موضوع دستورجلسه از خود بپرسیم که آیا به آن چیزی که دنبالش بودیم رسیدیم؟ شفاف سازی صورت پذیرفت؟
برای تهیه یک دستور جلسه موثر، لازم است اقدامات زیر را انجام دهیم. در ادامه این اقدامات و چک لیست را با هم مرور میکنیم:
ابتدا باید هدف یا اهداف اصلی جلسه را مشخص کنید. چرا و برای چه جلسه را تشکیل میدهیم؟ ما زمان و انرژی برای این جلسه مصرف خواهیم کرد. لذا دنبال چه چیزی هستیم؟ انتظار ما از جلسه چیست؟
مثلا بررسی کامنت های دریافتی از کارفرما / بررسی چالش های واحد فروش در سال گذشته / تصمیم گیری در مورد فلان / مشورت و تبادل نظر در مورد فلان.
براساس هدف جلسه، موضوعات و مسائلی را انتخاب کنید که در جلسه باید مورد بحث و بررسی قرار گیرند. این موضوعات باید مرتبط با هدف جلسه و نیازهای مشارکت کنندگان باشند.
در کنار تعیین هدف کلی برای یک جلسه، لازم است هدف از مطرح کردن هر موضوع را نیز مشخص کنیم. چرا فلان موضوع را مطرح خواهیم کرد و میخواهیم به چه نتیجه ای برسیم.
لذا لازم است برای هر موضوع، اهداف و نتایج مورد انتظار را به طور واضح و شفاف ذکر کنیم. این کمک میکند تا همه شرکت کنندگان در جلسه به یک هدف مشترک همگرا شوند و از بحث‌های بی‌مورد جلوگیری شود.
برای هر موضوع مشخص کنید که چقدر زمان برای بحث و بررسی آن نیاز است. این کمک میکند تا جلسه به طور مدیرانه‌تری پیش برود و زمان بیش از حد در یک موضوع خاص صرف نشود.
در دستور جلسه، مستندات، اسناد یا هر نیازمندی دیگری را که شرکت کنندگان برای آمادگی ذهنی و پیش‌بردن موضوعات نیاز دارند، ذکر کنید. این می‌تواند شامل لینک‌ها، فایل‌ها، گزارش‌ها و غیره باشد.
قبل از جلسه، دستور جلسه را به تمامی شرکت کنندگان توزیع کنید تا آنها بتوانند مسبب و آماده‌تر به جلسه بپردازند. همچنین، مطمئن شوید که همه مطلمطمئن شوید که همه مشارکت کنندگان دستور جلسه را به درستی دریافت کرده‌اند و آگاهی کاملی از موضوعات و اهداف جلسه دارند.
برای دانلود نسخه PDF تمپلیت دستورجلسه میتوانید از این لینک استفاده کنید. (برای خرید نسخه ورد از این لینک استفاده کنید)
در این دوره آموزش نوشتن دستورجلسه، نکات و موارد مربوط به تهیه دستورجلسه در سه بخش کلی تهیه و آموزش داده شده:
بخش سوم را به سه زیر-بخش تقسیم کردیم:
لذا طول دوره در مجموع، 1 ساعت و 43 دقیقه میباشد.
