مدیریت جلسه | چرا برخی از جلسات بد یا بی کیفیت هستند؟
بحث جلسه رو دوست دارم!
توی بحث جلسه، همه مهارتهای نرم و سخت انسان درگیر میشه. لذا برای موفقیت در جلسه باید بتونیم مهندسی جلسه و مدیریت مهارتها رو بلد باشیم. سوال اصلی رو من میخوام اینجوری جواب بدم که من تجربه خودم نه از یک جلسه بلکه از جلسات اداری داخل یک مجموعه تولیدی-صنعتی رو بگم. به نظرم مواردی هست که نتیجه و کیفیت یک جلسه رو تحت تاثیر قرار میده یا بدتر میکنه:
موارد مربوط به شرکت کنندگان:
افراد بلد نیستن حرف بزنن: خیلی دیدم افرادی که از نظر علمی و فنی اطلاعات زیادی دارن ولی اونجور که باید، علم ارتباطات رو بلد نیستن
با اصول و مقدمات مذاکره و متقاعدسازی آشنا نیستن: بده بستان و زمان و کیفیت و مقدار اون رو بلد نیستن
با اصول و مقدمات حل مسئله آشنا نیستن: بدون همدلی و اینکه مشکل طرف مقابل هم حل بشه، همه میخوان فقط مشکل خودشون حل بشه
اگر هوش هیجانی افراد پائین باشه
دستورجلسه رو قبل از جلسه نخوندن / آماده نیستن
توی جلسه با لبتاب و تبلت میان (صرفا برای ایمیل بازی و کار دیگه)
اگر افراد نسبت به هم غرض ورزی داشته باشن
تاخیر داشتن و احترام نذاشتن به زمان دیگران
اگر بدون اجازه و اطلاع افراد صدا یا تصویر جلسه ضبط بشه
موارد تکنیکال:
اگر دستورجلسه نداشته باشیم (شفاف و اصولی): دستورجلسه مهندسی شده نباشد
اگر صورتجلسه نداشته باشیم (شفاف و اصولی) و مورد تائیید و امضا همه: ترجیحا در جلسه یا نهایت یک روز بعد از جلسه امضا و توزیع بشه
توافقات و تصمیمات جلسه ثبت نمیشه
اگر ثبت میشه، تائید و امضا نمیشه
اگر امضا میشه، پیگیری نمیشه
اگر پیگیری میشه، اصولی و درست و منظم پیگیری نمیشه
اگر درست پیگیری میشه، موارد بسته و تمام و اطلاع رسانی نمیشه
ریز به ریز صحبت ها و توافقات و ترجیحا دلایل اونها باید ثبت بشه: هم آدم یادش نمیره و هم به آرامش ذهنی افراد کمک میکنه
اگر تصمیمات تضمین اجرایی نداشته باشد: باید یک شخص یا واحد بالایی ضامن اجرایی باشه. اجرا نشدن تصمیمات یعنی بی فایده بودن جلسات
اگر ابزار یا نرم افزار مدیریت جلسه نداشته باشیم: من خودم با اکسل مدیریت میکنم
اگر تعداد جلسات بیشتر از حد باشه
اگر زمان جلسات زیاد باشه و تنفس یا استراحت نداشته باشه
اگر تعداد افراد شرکت کننده اصولی و مناسب انتخاب نشوند: افراد هم از لحاظ تعداد و هم از لحاظ مثبت بودن در جلسه باید اصولی انتخاب شوند
اگر در ابتدا تفکر جمعی و همگرا وجود داشته باشه (اول باید تفکر واگرا باشه و بعد به سمت همگرایی بره)
مکان جلسه شاید نامناسب و distractive باشه
نبود ابزارهای مناسب در جلسه: مثل برگه سفید، تخته وایت برد، آب و پذیرایی، رای گیری، تلفن، ویدئو پروژکتور و ...
اگر زمان جلسه جوری تنظیم بشه که افراد تمرکز و آمادگی ذهنی نداشته باشن: به نظرم شنبه و روز قبل از تعطیلات جلسه ممنون (مگر اینکه اضطرار داشته باشه). مثلا بعد نهار یا بعد ساعت 2 یا جلسه حل مسئله ممنوع
جلسه بهتره از صبح تا قبل از نهار برگزار بشه بعد اون خستگی افراد زیاده و تمرکز ندارن
البته این موارد که گفتم به نوع جلسه، نوع فضا یا صنعت هم بستگی داره. من عموما در مورد جلسات حل مسئله صحبت کردم
امیدوارم مفید باشه - 020919
در ضمن برای آموزش نوشتن دستورجلسه میتونید از لینک زیر استفاده کنید.
