طراحی جلسه ۴ مرحله کلی داره: فهمیدن، گوش دادن، جواب دادن و پیگیری کردن
طراحی جلسه مثل طراحی یه فلو برای تکمیل یک تسکه. هر چی شلوغ تر باشه گزینه ها بیشتر باشه یا مانع بذاریم جلوشون براشون سخت تره که اون تسک رو انجام بدن، پس تا جایی که میتونیم باید موارد اضافی رو حذف کنیم تا ذهنش باز باشه و فقط روی مسئله اصلی جلسه که حمایت از تصمیمات ماست تمرکز کنن.
ممکنه با ماکاپ قدیمی، نامفوم بودن هدف یا حتی اینکه هنوز ذهنشون درگیر جلسه قبلیه تمرکز نداشته باشن. هدف فقط داشتن یه جلسه نیست هدف داشتن یه جلسه مفید با ارزش و موفقه. پس جلسه ما هم باید قابل استفاده باشه.
این فصل به این نگاه میکنه که چطور زمینه مناسب رو فراهم کنیم، برای حافظه بهینه اش کنیم، مواردی که باعث حواس پرتی میشن رو حذف کنیم، چیزی که ذی‌نفعان میگن رو پیش بینی کنیم و افرادی رو در جلسه بیاریم که میتونن کمکمون کنن. پس هدف طراحی جلسه ایه که بار ذهنی برای ذی نفعان، تیم و خودمون رو کم کنه.
باید زمینه جلسه رو آماده کنی؛ یعنی اول جلسه بگی هدفت از جلسه چیه، اینکه کجای فرآیند هستی و انتظار چه فیدبک‌هایی رو داری. خیلی از مدیرانی که میان تو جلسه، کلی جلسه و موضوع دیگه هم تو ذهنشون هست و سخته که سویچ کنن به این موضوع.
چه کارهایی میتونیم انجام بدیم:
هدف جلسه رو مشخص کنیم: چیزی که قبلا روش توافق کردیم، ممکنه بهبود یک متریک باشه یا ممکنه یه فیچر یا خروجی کار باشه. حتی ممکنه جوابت به سوال «چه مشکلی رو قراره حل کنه» باشه.
یه خلاصه از آخرین جلسه ای که باهاشون داشتیم بگیم: در حد چند جمله صحبت ها و تصمیمات جلسه قبل رو یادآوری کن.
یه تایم لاین بهشون نشون بدیم: بگو تو مرحله ریسرچی تو وایرفریمی یا رسیدی به پروتوتایپ روی تایم لاین نشون بدی خیلی بهتره.
بگیم چه فیدبکی لازم داریم: مثلا میگی روی لیوت کلی نظر بدید و مفاهیم برای جملات و رنگ‌ها الان زوده.
و در نهایت دوباره هدف جلسه رو بگیم: دوباره هدف رو بگو خیلی مهمه که همه هم صفحه باشن روی مسئله‌ای که داریم حل می‌کنیم. اگه هدف رو فراموش کنیم، مکالماتی که داریم به سادگی از مسیر منحرف میشن.
اسم گذاشتن برای جلسه: وقتی داری جلسه رو می‌سازی یه اسم خوب هم براش بذاری خیلی به مشخص کردن زمینه جلسه کمک میکنه. اسم کلی نذار اسمی بذار که نشون بده جلسه در مورد چیه. خیلی از کلمات مثل بازبینی، دمو، فیدبک یا گفت‌و‌گو، غیر ضروری ان مثل خود «جلسه» که تو اسم جلسه آوردنش حشوه.
جلسه خوب در ذهن میمونه؛ باید بدونی مغز چطور کار میکنه تا بدونی جلسه رو چطور برگزار کنی که تو ذهن ذی‌نفعا بمونه. یه سری نکات رو میشه رعایت کرد:
مثلا بهتره جلسه رو به قسمت های کوچک تر بشکونی و تکه تکه باشه که ذهن مخاطب خسته نشه. سعی کن این قسمت‌های مختلف رو هم از هم متمایز کنی ممکنه در حد تغییر رنگ اسلاید باشه یا حتی اینکه وسطش پذیرایی داشته باشی یا اینکه یه دقیقه خودت استراحت کنی یه جوری مشخص کن که این بخش تموم شده قراره بری بخش بعدی.
چیزی که تکرار بشه بهتر تو ذهن میمونه. این رو در بازاریابی و تبلیغات خیلی استفاده میکنند. ببین میخوای از این جلسه چی یادشون بمونه سعی کن حداقل ۳ بار در طول جلسه تکرارش کنی.
سوپرایز هم المان مهمیه و اگه کسی چیزی رو ببینه که انتظار نداشته بیشتر تو ذهنش میمونه. البته یه مقدار سخته در فضای حرفه‌ای آدما رو سوپرایز کنی. ممکنه یه جوک بگی یا یه عکس از یه حیوون بانمک کنار یه نمودار بذاری. چالش اصلی این تکنیک اینه که نباید خودش باعث حواس پرتی بشه. پس تعادل لازم رو باید پیدا کرد. استفاده از رسانه‌های مختلف: هر کسی یه جوری میفهمه یکی با دیدن، یکی با شنیدن، یکی با تکرار کردن صحبت‌هات، یکی با خوندن از روی کاغذ. باید ببینی برای هر کسی چه روشی بهتر جواب میده.
اینکه تمرکز جلسه حفظ بشه خیلی حیاتیه. یه چیزی در مورد طراحی وجود داره که نسبت به بقیه حوزه‌ها خیلی راحت میشه از بحث اصلی منحرف شد. برای همین کاری که میشه کرد حذف همه حواس‌پرتی‌هاست. چیزی که برای تو مهم نبوده و الان نمیخواستی روش تمرکز کنی یهو برای یه نفر مهم میشه و کلی باید براش توضیح بدی.
اتفاقی که میفته اینه که بسته به اینکه در چه مرحله‌ای از طراحی باشیم خیلی از موارد رو با کمترین هزینه انجام می‌دیم چرا چون این نقطه ای نیست که ارزش وقت گذاشتن داشته باشه. برای مثال طراحی رو انجام دادی ولی هنوز محتوا نداری یه متنی نوشتی یهو یکی میگه این چیه نوشتی. یا مثلا یه عکسی گذاشتی برای یه محصول که می‌تونست عکس بهتری باشه. یه نفر ممکنه با تراز نبودن المان ها مشکل داشته باشه یا یه نفر ممکنه از اینکه از آیکون خوبی استفاده نشده ناراضی باشه.
چالش اینه که حذف این حواس پرتی‌ها لازمه‌اش اینه که طراح زمان بیشتری بذاره؛ ولی مساله اینه اگه قرار باشه هر بار این مسائل رو توضیح بدی در نهایت زمان بیشتری از همه گرفته میشه. اتفاق دیگه ای که میفته اینه که ممکنه خیلی از مشکلات اساسی شناسایی نشن چون همش درگیر صحبت در مورد مشکلات سطحی بودیم و جایی می‌رسیم به مشکلات اساسی که خیلی دیره.
باید آدم‌ها رو بشناسی و بدونی چیا باعث حواس پرتیشون میشه. حتی وقتی براشون توضیح میدی باز می‌بینی که دوباره میرن سراغ اون موضوعات. حواس پرتی باید فقط یه بار اتفاق بیفته اگه بار دوم رفتی جلسه و همون نوع حواس‌پرتی پیش اومد داری اشتباه انجامش میدی. زمان بذار تا حواس‌پرتی ها رو پیدا کنی و حذفشون کنی که بتونی روی مسائل مهم تمرکز کنی.
بر اساس چیزی که از همکارات میدونی می‌تونی واکنششون رو پیش بینی کنی. وقتی طرز فکر اون آدم و ارزش‌هایی که داره رو بدونی میشه حدس بزنی چه نظری میده. اکثر آدم‌ها قابل پیش‌بینی ان یعنی اغلب اوقات یه مسئله توجهشون رو جلب میکنه و به چیزای یکسانی واکنش نشون میدن.
مدیری که در مورد رنگ ازت پرسیده احتمالا بازم میپرسه، کسی که حواسش به نرخ تبدیل بوده احتمالا باز در موردش میپرسه کسی که در مورد جایگاه دکمه در صفحه پرسیده باز میپرسه کسی که در مورد اثر تصمیماتت روی فروش و پشتیبانی پرسیده باز میپرسه.
مثل وقتی که داری یه نرم افزار طراحی میکنی فلو‌های مختلف طراحی میکنی باید برای جلسه هم فلو طراحی کنی که ایده‌هات رو قراره چطور نمایش بدی. جوری باید ارائه بدی که منطبق باشه با نیازهاشون.
برای هر آدم باید بپرسی که چی براش بیشترین اهمیت رو داره؟ اهداف شخصیشون برای این طراحی چیه؟ همین الان چه چیزایی رو میدونم که میخوان یا نمیخوان؟ اگه نمیتونی حدس بزنی مستقیم ازشون بپرس. بگو برات مهمه که در زمان افراد صرفه جویی شه برای همین میخوای بدونی که چیا براش مهمه و نظراتش چطور میتونه کمکت کنه
پیش بینی کن هر کسی ممکنه چه مخالفت‌هایی بکنه و جواب‌های مناسبی برای هر کدوم آماده کن و تمرین کن که اگه این سوال پرسیده شد بتونی جواب بدی.
خیلی پیش میاد که ما طرح‌های مختلفی می‌سازیم ولی طرحی که به نظرمون بهتره رو نگه می‌داریم. طرح‌هایی که خوب نیستن رو هم نگه‌دار و بگو این گزینه‌ها هم بود و به این دلایل این طرح بهتره. اگه نمیتونیم از طرحمون دفاع کنیم دو حالت داره: یا در ارتباطاتمون با ذی‌نفع خوب نیستیم و نمیتونیم دلیل تصمیمات رو خوب بیان کنیم یا اینکه هنوز به خوبی نیازهاشون رو نمی‌شناسیم که طرحی بزنیم که نیازشون رو کامل رفع کنه. باید همیشه آدما رو قانع کنی که چرا طراحی ای که کردی بهترینه این تنها راهیه که می‌تونی حمایت بلندمدتشون رو به دست بیاری.
اگر داده‌ای داری آماده کن ولی همزمان با ارائه‌ات نمایش نده اول طرح خودت رو نمایش بده و دلایلت رو بگو بعد اگه کسی مخالفت کرد یا بدبینانه به طراحیت واکنش نشون داد ازش استفاده کن. اگه از اول با داده وارد شی راه تعامل رو می‌بندی: «اگه داده این رو میگه که خب پس همین کار رو باید بکنیم.» از اون طرف هم بعضیا کل داده رو زیر سوال می‌برن به خاطر روشی که استفاده شده یا مثلا اندازه نمونه.
خلاصه وقتی با ذی‌نفعان کار میکنی کارت اینه که یاد بگیری چی اونا رو به وجد میاره، چی براشون مهمه و با برنامه‌ریزی بیای که چطور در لحظه جواب بدی. همه کارهایی که گفته شد مثل نوشتن واکنش‌های احتمالی، آوردن جایگزین، یا داده قسمت‌های مهمی از این فرایند هستند. نمیشه هر بار به شکل بی نقص انجامش داد ولی باعث میشه آماده باشی. خیلی وقتا همین که بدونی انتظار چه چیزی رو در جلسه باید داشته باشی باعث میشه در بیان تصمیماتت خیلی بهتر باشی.
یکی از بهترین کارهایی که می‌تونی انجام بدی که مطمئن شی ذی‌نفعان ازت حمایت میکنند اینه که افراد دیگه‌ای در جلسه از تصمیماتت حمایت کنند این جوری وقتی تصمیم نهایی هم قراره گرفته شه میتونن موثر باشن.
بعضی از افراد رو مستقیم باهاشون کار کردی؛ طراح‌های دیگه ای بودن که در مورد اون مسئله باهاشون مشورت کردی یا برنامه نویس یا شغل دیگه ای داشتن که باهاشون صحبت کردی و دلایلت رو گفتی اینا اگه تو جلسه باشن میتونن کمک کنن و همون چیزی رو که ازت شنیدن و ممکنه تو در لحظه یادت نیاد رو در جلسه بگن. می‌تونی قبل جلسه هم بهشون بگی که ممکنه به کمکشون نیاز پیدا کنی. ممکنه حتی این کمک غیرمستقیم باشه مثلا یه نکته ای رو نگی سوال خوبی بپرسه و تو اون نکته رو اضافه کنی یا از یه زاویه دیگه حرفت رو تایید کنه.
حمایت رو قبل از جلسه باید به دست بیاری قبلش با آدما صحبت کن نظرشون رو بپرس دلایلت رو بگو. وقتی آدم‌ها در جمع قرار می‌گیرن که مدیر یا آدم پر نفوذتر نظر مخالفی داره خیلی مایل نیستن طرف تو رو بگیرن ولی وقتی از قبل مسئله رو باهاشون مطرح کردی شرایط فرق میکنه. البته این روابط خوب رو از قبل باید ساخته باشی نه اینکه قبل جلسه فقط بری و حمایتشون رو بخوای. اگه موضوعی هست که فکر میکنی با چالش مواجه میشه از قبل بهشون بگو که پشتیبانی لازم داری. ممکنه افرادی هم باشن که تو تیم تو نباشن ولی مشتاق اون پروژه هستن اونا رو هم در جریان بذار و بگو این موضوع ممکنه زیر سوال بره و بگو چطور میتونن کمکت کنن هر داده و منطقی که بهشون کمک میکنه رو هم در اختیارشون قرار بده.
بعضی از آدما هم ممکنه بعد جلسه بگن که خیلی خوششون اومده و اگه جایی تونستن خوشحال میشن کمک کنن. یا اینکه مثلا میگن اگه میشه از قبل با من هماهنگ کن که موقع جلسه یک صدا باشیم. این حمایت افراد ازت میتونه یه جو توافق ایجاد کنه. نشون میده میدونی در مورد چی صحبت میکنی چون آدما باهات موافقن. باعث میشه فقط خودت صحبت نکنی چون خیلی از افراد دیگه حاضر در جلسه این کار رو برات انجام میدن. برای یه مدیر خیلی سخته وقتی تعداد زیادی متخصص دارن باهات موافقت می‌کنن با همه مخالفت کنه.
همه این نکاتی که گفته شد رو باید تمرین کنی. البته با توجه به اهمیت هر جلسه زمان تمرین فرق میکنه. ولی خوبه که عادت تمرین کردن رو داشته باشی.
یه لیست درست کن از نکاتی که قراره در جلسه گفته شه. برای جلسه می‌تونی این لیست رو پرینت بگیری و در اختیار شرکت‌کنندگان در جلسه قرار بدی. در کل خوبه که یک لیستی داشته باشی که هر لحظه هر چیزی یادت اومد رو بتونی بهش اضافه کنی ممکنه وسط کار روی یه پروژه همکارت یه نکته ای رو بگه. ممکنه موقع خرید یه چیزی یادت بیاد. یا ممکنه قبل خواب ببینی حواست به یه چیزی نبوده. میشه گفت درست کردن لیست ساده‌ترین نوع آماده شدن برای جلسه است.
هر چی تمرینت به شرایط جلسه واقعی نزدیک‌تر باشه بهتره. کل چیزایی که قراره بگی رو بگو، سوالات احتمالی رو از خودت بپرس، جواب احتمالی آدم‌ها رو هم بده. اینکه کلماتت رو بشنوی مهمه، خیلی فرق هست بین چیزی که میگی و چیزی که تو سرته. ممکنه ببینی داری چیزایی رو میگی که کمک کننده نیستن یا تکراری ان.
هر چی بیشتر تمرین کنی ذهنت آزادتر میشه و میتونه روی لحظه تمرکز کنه. بعضی وقتا این تمرین کردن باعث میشه دلیل تصمیماتی که به شکل آگاهانه بهشون فکر نکردی رو هم متوجه بشی.
از هر فرصتی می‌تونی استفاده کنی، وقتی داری تو شرکت قدم میزنی، وقتی تو ماشینی، وقتی داری پیاده روی میکنی وقتی منتظر پروازی. بقیه ممکنه فکر کنن دیوونه ای ولی تمرین کردن تنها راهیه که وجود داره.
تمرین کردن با صدای بلند به کلماتت معنی میده، باعث میشه تو ذهنت بمونه. تمرین کردن برای جلسه، تست کاربرد پذیری شیوا بودنه: همه چیز رو بررسی میکنی و مطمئن میشی همون طوری که باید کار میکنه. اگه مشکلی داشت تغییرش میدی.
قبل از شروع جلسه با اون افراد شبکه حمایتیت یه صحبت کوتاه داشته باش و لیست مطالب رو براشون بگو و تاکید کن چه مواردی اهمیت دارن. ازشون بخواه که در نقاط مشخصی تایید کنن که مطلبی جا نمونده. در حد ۵ دقیقه ۱۰ دقیقه قبل جلسه این صحبت کوتاه رو داشته باشی کافیه.
اینه که بار ذهنی ذی‌نفعان و خودت کم بشه. همون طور که برای کاربردپذیری طرح‌هات تلاش میکنی جلسه هم فرصت‌هایی برای تصحیح مواردی که آدم‌ها می‌بینند، بهبود فلوی مکالمات و تست فرضیاتمون قبل از اینکه شروع بشه داره.
وقتی ذی‌نفعان ظرفیت ذهنی لازم برای تمرکز روی تصمیمات مهم رو دارن احتمال اینکه مکالمات سازنده و در راستای بهبود تجربه کاربر داشته باشیم به مراتب بیشتره.
وقتی خودمون ظرفیت ذهنی آزاد بیشتری داشته باشیم که لازم نباشه دستور جلسه رو یادآوری کنه میتونیم روی شیوا بودن و پاسخ دادن به فیدبک‌ها تمرکز کنیم.
اگه دیدی جلسه دقیقا مطابق انتظارت پیش رفت نشونه خوبیه که تکالیفت رو خوب انجام دادی و آماده توضیح تصمیمات طراحیت هستی. اجازه بده که اعتمادت رو در لحظه بسازه چون اعتماد به نفس باعث میشه شیواتر باشی و اجازه میده بهتر فیدبک رو بشنوی.
