متاسفانه انتشار ویروس کرونا باعث شد خیلی از شرکت ها به دورکاری رو بیارن و برای اولین بار با چالش های این مدل کار کردن مواجه بشن.
حدود دو سالی میشه که من در یک محیط بین المللی که در چند کشور نیرو داره ریموت کار میکنم و با وجود اینکه در بدو ورود من فرهنگ کار ریموت و زیرساخت هاش آماده بود باز هم مدت زمانی طول کشید تا توی این سیستم جا بیفتم و کارایی خودمو بالاتر ببرم.
میخوام تجربیاتی که کسب کردم با شما به اشتراک بذارم تا بتونیم با قدرت بیشتری تو این روزها پیش بریم.
البته نکاتی که گفته میشه ممکنه برای شرکت های خیلی کوچیک تفاوتی ایجاد نکنه ولی ممکنه یروزی شما هم مثل من تو این شرایط قرار بگیرید یا اینکه شرکتتون گسترش پیدا کنه.
همچنین اگر مدیر کسب و کارها هستید بهتره به این روزها به چشم یک فرصت نگاه کنید تا بتونید فرهنگ و زیر ساخت هارو فراهم کنید و در آینده استعدادهایی که قادر به حضور فیزیکی در شرکت شما نیستند رو از دست ندهید و کسب و کارتون رو توسعه بدید.
اولین چیزی که لازمه ی کار ریموت هست یک پلتفورم جهت برقراری ارتباط بین کارمندان شماست. امروزه Slack در اکثر شرکت ها برای این منظور استفاده میشه. پیشنهاد من هم همین پیام رسانه. شما در این نرم افزار میتونید یک اکانت شرکتی داشته باشید و در اون channel های متفاوت با دسترسی های عمومی و خصوصی داشته باشید. همچنین قابلیت ارسال پیام بین کاربران به صورت دایرکت مسیج هم وجود داره.
تماس تصویری و صوتی هم از دیگر قابلیت های این نرم افزاره.
این نکته برای برقراری ارتباط بین تیم ها بسیار مهمه.
هر تیم یک گروه عمومی با دسترسی عمومی داشته باشد و همه ی اعضا آن تیم عضو باشند. در کنار آن اگر فردی دیگه با این تیم زیاد سروکار داره میتونه عضو بشه و در جریان کارها قرار بگیره. همچنین اعضا تیم میتونن مسایلی که درگیرش هستند و یا راجع بهش سوال دارند هم اونجا با هم در میون بذارن. حالا چرا این قضیه وقتی همه از خونه کار میکنن مهم تره؟ بذارید با یه مثال توضیح بدم.
فرض کنید شما در شرکت هستید سوالی براتون پیش میاد و مراجعه میکنید به مدیر تیم. ایشون طبق اخرین اپدیتش که موقع رد شدن از پشت مانیتور اقای y داره میگه وضعیت اینطوریه که ناگهان اقای ٌd که دو تا صندلی اونورتره مکالمه شمارو میشنوه و میگه نه من دوباره با y بحث کردیم و این قضیه یطور دیگه حل شد.
حالا شما ریموت شدین سناریو مشابه رو میگم.
آقای x از تیم محصول یه سوال داره طبق عادت به دایرکت اقای z که احتمالا مدیر تیم هست میره. اقای z به اقای y پیام میده, اقای y به دلایلی پشت سیستم نیست. آقای مدیر شروع میکنه به تک تک اعضا پیام میده ببینه کسی از اقای y یا این مسیله خبر داره یا نه و این کار خودش زمانبره.
اگر همون اول اقای x مشکلشو تو گروه تیم مربوطه بیان میکرد و اقای d که جوابو میدونست سریع پاسخ میداد خیلی تو زمان صرفه جویی میشد.
نکته ی مهم در بالا بردن پرفورمنس کار ریموت دسترسی به اطلاعات بروز و معتبر در کوتاه ترین زمان ممکنه.
همچنین بسیار توصیه میکنم که بحث های تصمیم گیری راجع به نحوه ی پیشبرد کار در یک سری مسایل بجای دایرکت مسیج توی این گروه ها انجام بشه چون بعدا اگر کسی بخواد در جریان قرار بگیره به راحتی لینک thread اون گفتگو در اختیارش قرار میگیره بجای اینکه همه ی توضیحات از اول داده بشه.
یه نکته ی مهم دیگه اهمیت ایمیل هاست. در سیستم ریموت اخبار مهم شرکتی, تغییرات بزرگی که قراره اعمال بشه, باگ های مهمی که چندین تیم درون اونها دخیل هستند حتما و حتما باید از طریق ایمیل در دسترس دیگران قرار بگیره چون حجم پیام ها تو اسلک میتونه باعث گم شدن یا نادیده شدن اون پیام ها بشه. اگر بحث های بیشتری پیرامون اون موضوع بود پیشنهاد میکنم یه چنل اسلک موقتا ایجاد شه و نامش در ایمیل قید بشه که اگر اطلاعات بیشتری میخواید به اینجا مراجعه کنید و بعد از بسته شدن اون موضوع میتونید چنل رو هم ارشیو کنید.
با اینکه تا اینجا اشاره کردم چنل ها خیلی مهم هستن در نظر داشته باشید که تعداد زیاد اون ها هم میتونه باعث دردسر بشه و ادما بین چنل ها گم بشن و اطلاعات مورد نیازشون رو پیدا نکنن.
وقتی تیم شما هرروز سرکار اماده میشن و ۹ ساعت کنار همن خیلی وقت ها راجع به مسایل مختلف باهم مراوده میکنن و این باعث ایجاد صمیمیت و حس کار گروهی بین اون ها میشه. شما مسیول نگه داشتن این حس هستید تا کارمندها حس نکنن جدا و تنها افتادن.
برای این کار یه چنل عمومی از همه ی بچه های شرکت ایجاد کنید تا بتونن در طول روز چیزای عمومی مثل ادرس داروخونه ای که ماسک داره تا حسی که هنگام اشپزی یا زندگی کنار خونواده دارن یا حتی meme هایی که مرتبطن رو با هم به اشتراک بذارن و اینطوری اندکی بیشتر حس میکنن که کنار همن.
یه مسیله ی مهم دیگه اینکه در کار ریموت اگر در طول روز فعالیتی در پلتفورم های پیام رسان نداشته باشید تصور میشه که وجود ندارید درحالیکه ممکنه شما بیشتر از یک روز عادی در شرکت درگیر حل مشکل باشید ولی حالا با قیافه ی تمرکز کرده پشت سیستمتون دیده نمیشید.
سعی کنید بخشی از گوگل سرچ هاتون رو توی چنل تیمتون بپرسید اینطوری همه متوجه میشن شما درگیر چه مسیله ای هستید و یا اینکه شمارو با راهنمایی بیشتر یا حتی ویدیوکال راهنمایی میکنند و زودتر به جواب میرسید. همچنین اگر سوالی پرسیده میشه و جواب رو میدونید سریعا اعلام کنید و منتظر اجازه نباشید.
اگر بعد از باز شدن بحث حس کردید نیاز به بحث طولانی هست یه دایرکت مشترک از همکارهای درگیر ایجاد کنید یا جلسه بذارید. نباید این چنل های عمومی رو خیلی هم شلوغ کرد ولی باید موضوعات در حال اجرا و کلیات آن را تا حد نیاز با کل تیم به اشتراک گذاشت.
البته که مدیران هم باید این مسیلرو درک کنند و کسی رو بر اساس سوال هاش قضاوت نکنند. اینجا مقصود اپدیت کردن تیم هست.
سعی کنید تا حد امکان احوال پرسی روزانرو در چنل های عمومی تخصصی انجام ندید. مستقیم سراغ اصل موضوع برید و درخواست کاریتونو بیان کنید. اینطوری ممکنه بقیه کلافه بشن یا سوال اصلی شما دیده نشه.
میتونید از قسمت پروفایل status خودتون رو تو اسلک ست کنید. مثلا اگر در یک جلسه هستید یا پشت سیستمتون نیستید یا میخواهید مرخصی چند روزه بگیرید status مربوطرو انتخاب کنید تا بقیه از وضعیت شما با خبر بشن. به طور مثال برای وضعیت های گفته شده به ترتیب باید وضعیت های meeting, away, holidays ست بشه.
همچنین بهتره مدت زمان در دسترس نبودنتون رو با هم تیمی هاتون و افرادی که با شما کار میکنن از طریق ایمیل یا چنل های اسلک به اشتراک بذارید.
وقتی شما کنار هم هستید زبان بدن کمک میکنه احساسات فرد مقابل رو احساس کنید این قضیه وقتی به پیام دادن محدود میشه میتونه دردسر ساز باشه. مثلا شما درخواستتون رو بصورت معمولی بیان میکنید ولی طرف مقابلتون ناخوداگاه با لحن عصبانی اونو میخونه و ناراحت میشه حتی اگر چیزی به شما نگه. پس سعی کنید از کلمات مناسبی استفاده کنید, بیشتر از ایموجی ها استفاده کنید و اگه احساس کردید اون وسط چیزی اشتباه فهمیده شده درنگ نکنید و سریع ویدیوکال کنید.
همه ی موارد بالا وقتی باعث بالا رفتن بازدهی میشه که کل تیم عادت به چک کردن پیام ها داشته باشند. شما حالا از هم دورید و برای اینکه در ارتباط باشید باید روال هارو از طریق پیام ها دنبال کنید.
همه ی ما میدونیم که ۹ ساعت مداوم کار کردن خیلی کم پیش میاد و قطعا زمان های خالی برای اینکار وجود داره پس متاسفم هیچ عذری پذیرفته نمیشه.
به هیچ عنوان جلسات هفتگی یا روزانرو تعطیل نکنید حتی اگر نکته ی مهمی برای گفتن ندارید دیدن هم تیمی هاتون به شما انرژی میده و حس کنار هم بودن رو حفظ میکنه. همچنین چون ممکنه کیفیت جلسات به هر دلیلی برای همه یکسان نباشه (سرعت اینترنت، فیلترشکن ها، خانواده و عوامل پرت کننده ی حواس) پیشنهاد میکنن هربار یک نفر داوطلب نوشتن خلاصه جلسه بشه و اونرو توی چنل ها شیر کنه تا بقیه بتونن سر فرصت ازش استفاده کنن.
در آخر امیدوارم این تجربیات براتون مفید باشه. همینطور زودتر از این شرایط سخت عبور کنیم. خوشحال میشم نظرات و تجربه هاتون از دورکاری رو همینجا با بقیه به اشتراک بذارید.
شاد و سلامت باشید :)
