موارد مهمی وجود دارد که پیش از برگزاری وبینار باید آن‌ها را مد نظر قرار بدهید. در ادامه به شرح این مؤلفه‌های ضروری خواهیم پرداخت
زمان اغلب وبینارها بین 45 تا 60 دقیقه و ساختار اغلب آن‌ها به این ترتیب است که میزبان یک موضوع مشخص را معرفی می‌کند، دقایقی به پرسش و پاسخ می‌گذرد و در نهایت به یک sales pitch (سخنرانی کوتاه برای ترغیب مخاطب به خرید) ختم می‌شود.
بنابراین ابتدا باید یک موضوع مشخص برای وبینار خود پیدا کنید. این موضوع باید مورد علاقه مخاطبانتان باشد، لذا بهتر است که نگاهی به پرسش‌های رایج مشتریان و دنبال کنندگان کنونی خود داشته باشید و ببینید که چه موضوعات و مسائلی بیشتر مطرح شده‌اند. اگر به دنبال استفاده از وبینار در راستای بازاریابی و فروش هستید موضوع آن باید با کسب‌وکار شما مرتبط باشد.
پس از تعیین موضوع، باید رئوس مطالب آن را مشخص کنید و سپس با استفاده از برنامه‌هایی مانند پاورپوینت، یک مجموعه اسلاید برای آن بسازید. دقت کنید که برای تبلیغ وبینار نیز باید یک برنامه بازاریابی داشته باشید. به عنوان نمونه در این راستا می‌توانید از ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، وب‌سایتتان و تبلیغات پولی استفاده کنید. پس از پرداختن به این جزئیات می‌توانید به سراغ مسائل فنی بروید.
مسائل فنی که باید برای برگزاری وبینار به آن‌ها توجه داشته باشید عبارت‌اند از:
یکی از اولین اقدامات فنی، انتخاب پلتفرم یا یک سرویس دهنده برای وبینار است. خوشبختانه در این زمینه کمبودی وجود ندارد و گزینه‌های متنوعی (از رایگان گرفته تا پلتفرم‌هایی با هزینه‌های بسیار بالا) در دسترس قرار دارد.
تقریباً تمامی پلتفرم‌های پولی، امکانات تعاملی مانند گفتگوی زنده، نظرسنجی و امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش و وبکم را در اختیار میزبان قرار می‌دهند. به علاوه، این امکان را نیز به شما می‌دهند تا وبینار را ضبط کنید و برای آن برنامه بازپخش تعیین کنید. قیمت هر سرویس عمدتاً بر اساس تعداد شرکت کنندگان در وبینار تعیین می‌شود.
البته چنانچه بودجه محدودی دارید می‌توانید از قابلیت پخش زنده شبکه‌های اجتماعی مختلف و از جمله یوتیوب نیز استفاده کنید. مشکلی که در رابطه با این پلتفرم‌ها وجود دارد این است که اساساً برای برگزاری وبینار ساخته نشده‌اند و لذا هر کدام شما را با محدودیت‌های خاصی روبرو می‌کنند.
مورد دیگری که به آن نیاز دارید یک دوربین است تا مخاطبانتان بتوانند شما را ببینند. از این طریق، امکان ایجاد رابطه بهتر و نزدیک‌تری با مخاطب فراهم می‌شود و برند شما شخصیت پیدا می‌کند.
چنانچه دوربین مناسبی در دسترستان نیست می‌توانید از وبکم لپ‌تاپتان استفاده کنید، اما توجه داشته باشید که وبکم داخلی لپ‌تاپ کیفیت و امکانات زیادی ندارد. به علاوه، می‌توانید از یک دوربین یا وبکم USB بهتر استفاده کنید تا کنترل بیشتری بر روی موقعیت دوربین داشته باشید. دقت کنید که کیفیت تصویر در وبینار بسیار مهم است و وجود تنظیمات بیشتر در دوربین انتخابی شما می‌تواند به عامل مهمی در جذابیت و بهبود هرچه بیشتر آن تبدیل شود.
میکروفون ابزار دیگری است که در برگزاری وبینار به آن نیاز خواهید داشت. در اینجا نیز همانند دوربین، گزینه‌های متنوعی در دسترس شماست که با توجه به بودجه و تمایل خودتان می‌توانید انتخاب کنید؛ فقط دقت داشته باشید که میکروفون‌های داخلی به دلیل کیفیت پایین و نویز بالا به هیچ وجه گزینه مناسبی محسوب نمی‌شوند.
سرعت اینترنت شما نقش مهمی در روانی و کیفیت وبینارتان خواهد داشت. حالت ایده آل، سرعت دانلود و آپلود بین 4Mbps و ترجیحاً 15Mbps است.
سرعت اینترنت خود را با ابزارهایی مانند سایت SpeedTest.net امتحان کنید و در صورت لزوم با سرویس دهنده خود در مورد افزایش آن گفتگو کنید.
روش پیوستن مخاطبان شما به وبینار به پلتفرم انتخابتان بستگی دارد. استفاده از برخی از این پلتفرم‌ها مستلزم دانلود و نصب یک نرم افزار معمولاً کم حجم و سپس طی کردن مراحل ثبت نام است. در برخی از آن‌ها قبل از شروع وبینار باید یک لینک مخصوص برای شرکت‌کننده‌ها ارسال شود که تنها از طریق آن امکان حضور در جلسه وجود خواهد داشت. توجه داشته باشید که هر پلتفرمی که انتخاب می‌کنید، ابتدا اسناد یا ویدئوهای راهنمای آن را به دقت بررسی کنید و با همه پیش نیازهای لازم برای حضور کاربران در وبینار آشنا شوید.
و سرانجام پس از اتمام وبینار، باید پیگیر وضعیت افرادی باشید که علیرغم ثبت نام، در وبینار حضور پیدا نکرده‌اند. به عنوان نمونه می‌توانید لینک ویدئوی ضبط شده وبینار را برایشان ارسال کنید و یک زمان محدود بین 24 تا 48 ساعت برای مشاهده آن به ایشان وقت بدهید. به علاوه، اگر در وبینارتان روی فروش تمرکز داشته‌اید می‌توانید برای آن‌ها یا حتی همه مخاطبانتان یک ایمیل حاوی یک پیشنهاد خاص ارسال کنید تا در کنار یادآوری، فرآیند خرید نیز برای آن‌ها ساده‌تر شود.
علاوه بر این، پس از پایان وبینار باید تا می‌توانید از آنچه که ضبط کرده‌اید بهره‌برداری کنید. به عنوان مثال، می‌توانید آن را در همان کانال‌هایی که برای تبلیغ وبینار از آن‌ها استفاده کرده‌اید با مخاطبانتان به اشتراک بگذارید یا اینکه از محتوای آن در قالب‌های دیگری همچون ایمیل‌های سلسله وار، کتاب‌های الکترونیکی و دوره‌های آموزشی استفاده کنید.
در پایان به نکات ساده اما بسیار تأثیرگذاری اشاره می‌کنیم که با توجه به آن‌ها می‌توانید بازده وبینارهای خود را افزایش بدهید:
فارغ از اینکه چه کسب‌وکاری دارید و در چه مقیاسی فعالیت می‌کنید، با برگزاری یک سمینار اینترنتی یا وبینار می‌توانید از مزایای چشمگیر آن بهره‌مند شوید. اکنون که با وبینار و پیش نیازهای آن آشنا شدید می‌توانید دست به کار شوید و به کمک این ابزار قدرتمند با مخاطبان خود ارتباط بهتری برقرار کنید، تخصصتان را اثبات کرده و اهداف کاری و فروش خود را محقق نمایید.
منبع :سایت مدیر وب
