برخی اوقات شنیده میشود در خارج از کشور چیزی به نام اتوماسیون وجود ندارد! مفاهیمی مانند چارت سازمانی، تعریف جانشین، عطف و پیرو و… تنها خاص ایران است! ایمیل در خارج از ایران جوابگوی نیازهای مکاتبه ای سازمانی است!
به همین دلیل در این مقاله مطالعه تطبیقی بین سیستم G Suite و اتوماسیونهای ایرانی انجام شده تا رابطه روند جهانی ابزارهای همکاری و تعاملات سازمانی با سیستمهای اتوماسیون داخلی را بررسی کنیم.
واقعیت اینست که سیستمهای جاری که در قالب اتوماسیون استفاده میشوند؛ بیشتر به همکاری و بهره‌وری سازمان کمک میکنند. البته سازمانها باید فرایندمحور باشند و پیاده‌سازی گردش فرایندها در سازمان بسیار مناسب است.
اما تصور کنید ما قصد داریم یکسری ایده‌ها را در سازمان مطرح کنیم. مثلا جهت تولید یک فیلم برای همایش در سازمان میخواهیم نظر کارکنان را نیز جویا شویم. مسلما برای این کار نمیشود یک فرایند تعریف کرد.
پس اگر اتوماسیون را ابزاری برای بهره‌وری و بهبود تعاملات سازمانی در نظر بگیریم؛ به یکسری از ابزارهای همکاری جهانی بسیار مطرح مانند G Suite گوگل، Basecamp، Citrix Podio و... میرسیم.
در اینجا به بررسی امکانات مهمترین ابزار یعنی G-Suite گوگل و مقایسه آن با اتوماسیونهای ایرانی و باورهای غلطی که پیرامون آن شکل گرفته است میپردازیم.
۱- گوگل نیز همانند سیستمهای اتوماسیون، بخش admin و پشتیبانی دارد که در نسخه رایگان آن موجود نیست!
در منوهای جیمیل گوگل؛ ابزارهای مختلفی مانند Calendar، Drive و… را مشاهده میکنید. کسانیکه از نسخه سازمانی Gsuite استفاده کنند در قسمت بالای این منو گزینه ادمین را مشاهده میکنند.
پس گوگل هم مانند سیستمهای ایرانی قسمت ادمین دارد. در واقع گوگل هم کنترل مرکزی دارد. در گوگل هم کاربران مانند سیستمهای اتوماسیون ، توسط ادمین بصورت گروهی تعریف میشوند.
۲- در جی سوئیت نیز جز اولین کارها تعریف چارت سازمانی است
همانطور که در تصویر می‌بینید گوگل در بخش Google Admin در اولین قدم از شما میخواهد چارت سازمانی یا Organizational Units را تعریف کنید.
در واقع مانند سیستمهای اتوماسیون اداری، زمانیکه چارت سازمانی تعریف میشود، وقتی شخصی نامه‌ای را ثبت و ارسال کند، میتواند همواره از طریق درخت ارجاعات روند نامه را پیگیری کند.
۳- گوگل نیز امکان تعریف جانشین را فراهم کرده است
گوگل نیز در Delegation امکان تعریف جانشین را فراهم کرده است. این منطقی است که مدیران در سازمان باید بتوانند در زمان مرخصی از بابت انجام کارها در نبودشان آسوده خاطر بوده و قادر به تفویض امور باشند. این امکان در G Suite گوگل نیز به نحو احسنت ایجاد شده است.
پس اتوماسیون اداری یک نیاز جهانی است و فقط در باور مسئولین ایرانی نیست.
پس ما دقیقا در مسیر درست جهانی هستیم.
در ادامه به بررسی دو نکته مهم پیرامون این مطلب میپردازیم.
--->> چرا به ابزارهای داخلی نیازمندیم و آینده سیستمهای اتوماسیون کسب و کار چگونه خواهد بود؟
