همیشه برای مدیران، تغییر سیستمها و فرایندهای کاری از مهمترین تصمیمات بشمار میرود. خصوصا اگر این تغییر، نیاز به سرمایه گذاری مالی هم داشته باشد.
به شما حق میدهیم، تغییر سخت است. ما هم در این مطلب به شما کمک میکنیم تا از مضراتی که سازمانتان در عدم استفاده از سیستم اتوماسیون کسب و کار متحمل میشود، آگاه شوید و با دانستن این ۵ خطر و تهدید بهترین تصمیم را برای آینده کسب‌وکار و کارمندان خود بگیرید.
با اتوماسیون کسب‌وکار میتوانید افراد و فعالیتها را در جای مناسب خود قرار دهید. حتما شما هم تجربه کردید که گاهی بر اثر حجم زیاد کاری یا عدم ارتباط صحیح بین واحدهای کاری مختلف، کارها گم میشوند!!
اتوماسیون اداری با حذف بروکراسی، ثبت کامل مکاتبات و ارجاعات، امکان پیگیری سریع اسناد و بایگانی ها، امکان نظارت دقیق بر روند انجام کارها و… نشان میدهد هر فرد چه اقداماتی در جهت یک کار انجام داده و گلوگاه‌های کاری را مشخص میکند.
گاهی بدلیل نبود یک سیستم مکانیزه ارتباطی میان سازمانها یا واحدهای مختلف، پروژه‌های کاریتان پیش نمیرود. در انتها نیز فقط میشنوید: این کار من نیست! تقصیر من نبوده! همینی هست که هست! و لیستی از بهانه هایی جهت قدم برنداشتن برای انجام کارها.
با اتوماسیون کسب‌وکار ، شما تعیین کنید چه کارهایی، به چه ترتیبی، توسط چه افرادی باید انجام شود.
این اتفاق در سازمانهای بزرگ بیشتر دیده میشود. میزهای خالی که فقط ماهیانه حقوق دریافت میکنند! و البته بدتر از آن کار چندانی نیز از پیش نمی‌برند.
افرادیکه که کار در گرو آنهاست، اغلب در خارج از سازمان بوده یا با بهانه‌های مختلف کار را به تعویق می‌اندازند. اجازه ندهید افراد تهدیدی برای کسب‌وکارتان باشند.
با سیستمهای اتوماسیون کسب‌وکار و فرایندها میتوانید سیستم را واسط قرار دهید و به راحتی به حذف اشخاص غیرنیاز بپردازید.
اجازه بدهید ساده و شفاف بگویم. اجازه ندهید کسب و کارتان وابسته به اشخاص باشد.
– افراد با کار کردن روی ایمیل‌های شخصی شان، بخشی از اطلاعات مفید کسب‌وکارتان را از شما میگیرند و همه اطلاعات برای همیشه در اینباکس ایمیلشان باقی میماند.
– فاکس‌های دریافتی پس از پیگیری به چک نویس تبدیل شده یا دور ریخته میشوند.
– بسیاری از ارتباطات سازمانی، شماره تلفنها و روند پیگیری ها فقط در سررسید کارمندتان ذخیره شده است.
– و البته بگذریم از حافظه قوی کارمندان ایرانی….
در بیشتر مواقع هم این اتفاق می‌افتد چون شخص چاره دیگری ندارد. بهتر است راهی درست بر سر راه کارمندان‌تان بگذارید که خواسته و ناخواسته اطلاعات سازمان و کسب و کارتان به یغما نرود!!
یک نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار میتواند اطلاعات، داده‌ها، اسناد و سوابق سازمان شما را یکپارچه کند. این سیستم امکان کار روی اسناد مختلف word، Excell، Power Point و… را بصورت تیمی برایتان فراهم می‌آورد. سیستم مستندات سازمانی، مدیریت پست الکترونیک، مدیریت فاکس، رسانه سازمانی، دانشنامه سازمانی، انتقال فایل و… راه حل پیشنهادی اتوماسیون فراگستر است.
شاید بزرگترین تفاوت سیستمهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها را نیز میتوان همین نگهداری سوابق و مستندات دانست.
مطالعه ادامه مقاله...
