بسیاری از کسب و کارهای امروزی برای مدیریت و خودکارسازی فعالیت‌های اداری خود از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند. تحت وب بودن این نرم‌افزارها این پرسش را به وجود می‌آورد که در صورت قطعی اینترنت چه می‌شود؟ آیا در چنین شرایطی می‌توانید همچنان با این نرم افزارها کسب و کار خود را هدایت کنید؟
برای پاسخ به پرسش اصلی این مقاله، ابتدا باید بدانیم که آیا استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون تحت وب نیازمند اینترنت است؟ پاسخ این است که لزوماً خیر!
برای توضیح بیشتر باید گفت که در حالت عادی برای استفاده از نرم افزارهای تحت وب، شما تنها نیاز به یک مرورگر وب و یک کامپیوتر، تبلت یا تلفن همراه دارید. تفاوت اصلی نرم افزارهای تحت وب با نرم افزارهای نصبی نیز همین است که نیاز به نصب نداشته و با استفاده از یک مرورگر وب قابل بهره‌داری هستند.
با این حال، همین قابلیت تحت وب بودن و امکان دسترسی به آنها از طریق مرورگر، این ظرفیت را به وجود می‌آورد که شما بتوانید این نرم‌افزارها را تحت شبکه محلی یک سازمان و یا بر بستر شبکه جهانی اینترنت مورد استفاده قرار دهید. به این ترتیب شما از نصب این نرمافزار روی کامپیوترهای متعدد بی‌نیاز می‌شوید و در صورت لزوم خواهید توانست تا با قرار دادن نرم افزار در بستر اینترنت، از هر مکان و در هر زمانی به آن دسترسی داشته باشید.
پس همانطور که خواندید، استفاده از نرم افزارهای تحت وب، تنها در مواردی نیازمند (شبکه جهانی) اینترنت است که بخواهید فعالیت‌های خود را از راه دور و با استفاده از اتصال اینترنتی انجام دهید.
اتوماسیون اداری فراگستر یک نرم افزار تحت وب است که هم از طریق اینترنت و هم تحت شبکه محلی (Local) سازمان قابل دسترسی و استفاده است. بنابراین اگر آن را روی سرورهای محلی خود نصب کنید، دیگر برای استفاده از آن نیاز به اینترنت نخواهید داشت. مشروط به اینکه اطلاعات مورد نیاز خود را درون سامانه داشته باشید.
به عبارت دیگر باید برای مکاتبات خود به جای جیمیل از اتوماسیون مکاتبات فراگستر استفاده کنید. فایل‌ها و مستندات خود را به جای استفاده از دراپ‌باکس، در سامانه مدیریت مستندات فراگستر ذخیره کنید. به جای ذخیره تجربیات سازمان در گوگل درایو، دانش و مستندات سازمانی خود را در دانشنامه سازمانی فراگستر قرار دهید و فیلم‌ها و تصاویر خود را به جای سایت‌های ویدئویی اینترنتی در رسانه سازمانی فراگستر قرار دهید.
به علاوه اگر برای انجام فعالیت‌های سازمانی خود به اطلاعات خاصی نیاز دارید، باید آنها را از قبل از اینترنت دانلود کرده و در سیستم خود بایگانی کنید تا دیگر نیازی به اینترنت نداشته باشید. به این ترتیب، اگر تمامی اطلاعات خود را به صورت محلی (Local) داشته باشید، دیگر با قطع اینترنت، کسب و کار شما متوقف نخواهد شد.
بنابراین، سازمانی که از اتوماسیون اداری در بستر شبکه محلی و با سرور اختصاصی خود استفاده می‌کند (اعم از اینکه یک سازمان باشد یا چند سازمان با پراکندگی جغرافیایی)، حتی در صورت قطعی اینترنت، می‌تواند با استفاده از اتوماسیون اداری کسب و کار خود را هدایت کند. دقت داشته باشید که در مورد کسب و کارهای هلدینگی و چندسازمانی، حتی در صورت قطعی شبکه اینترانت داخل کشور، در صورتی که اتصالات آنها اختصاصی باشد، می‌توانند به فعالیت‌های خود ادامه دهند.
یکی دیگر از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر که می‌تواند در هنگام عدم دسترسی به اینترنت برای انجام کارها به شما کمک کند، قابلیت کارتابل آفلاین است. البته، اگر از اتوماسیون اداری فراگستر بر بستر اینترنت استفاده می‌کنید، این قابلیت نمی‌تواند برای هدایت کسب و کار با استفاده از اتوماسیون بدون اینترنت مفید باشد. کاربرد اصلی این قابلیت برای مواردی است که شما خارج از سازمان بوده و اتصال اینترنتی شما برای دقایقی قطع شود.
قابلیت کارتابل آفلاین فراگستر با ارائه یک افزونه اوتلوک به شما امکان می‌دهد تا نامه‌های داخل کارتابل خود را به همراه کلیه پیوست‌ها و شرح ارجاعات آنها به نرمافزار Outlook انتقال دهید. به این ترتیب، می‌توانید با استفاده از قابلیت کارتابل آفلاین نرمافزار Outlook، در جایی دور از محل‌کار و بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‌های خود را مشاهده، ارجاع و ثبت نمایید. در این حالت، نرمافزار اتوماسیون اداری به محض برقراری اتصال به شبکه سازمانی یا اتصال مجدد به اینترنت، مستندات و ارجاعات را از Outlook دریافت کرده و بطور خودکار برای گیرندگان ارسال می‌کند.
بنابراین، این قابلیت نمی‌تواند جایگزینی برای قطع کامل اینترنت باشد. بهترین راه برای شما استفاده از اتوماسیون اداری تحت شبکه سازمانی خواهد بود.
