بایگانی و مدیریت اسناد، یکی از دغدغه‌های سازمان‌های بزرگ محسوب می‌گردد؛ روش‌های سنتی بایگانی اسناد علاوه بر زمان‌بر و پرهزینه بودن، احتمال خطای انسانی در آنها نیز بالا بود؛ در همین راستا، نرم افزارهای تخصصی تحت عنوان نرم افزارهای بایگانی اسناد یا نرم افزارهای مدیریت مستندات (DMS) طراحی شدند و توسعه یافتند.
برای آشنایی بیشتر با نرم افزارهای بایگانی و مدیریت اسناد (DMS) تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
حوزه بایگانی و مدیریت اسناد همیشه از جایگاه ویژه‌ای برخوردار بوده است و امروزه با افزایش اهمیت نگهداری اسناد و مدارک، سازمان‌ها توجه بیشتری به بایگانی و مدیریت مستندات سازمان خود دارند؛ در همین راستا، سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری واحد بایگانی خود، از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات یا همان DMSها استفاده می‌کنند.
هدف اصلی سازمان‌ها از بایگانی اسناد به کمک نرم افزارهای مدیریت مستندات، ایجاد چرخه حیات سند در سازمان و سامانه‌های اتوماسیون می‌باشد؛ چرخه حیات سند عبارت است از تمامی مجموعه فرآیند‌هایی که از زمان ایجاد سند تا نابودی یا بایگانی سند صورت می‌گیرند.
به طور کلی، چرخه حیات سند شامل 8 مرحله است، که عبارت‌اند از:
1. ایجاد: تهیه، ثبت و یا تدوین سند در سامانه‌های سازمان
2. تایید: تایید سند توسط فرد/افراد مربوطه و ارجاع به مرحله بعد
3. انتشار: انتشار رسمی سند در سامانه‌های در دسترس کاربران
4. توزیع: ارسال یک سند به واحد‌های سازمانی دیگر یا خارج از سازمان
5. استفاده: استفاده کاربران از سند در مکاتبات اداری، جلسات و...
6. نگهداری: دسته‌بندی و نگهداری از اسناد در محیطی امن
7. به‌روزرسانی: ایجاد اصلاحات در سند و بروزرسانی اطلاعات آن
8. بایگانی: بایگانی اسناد به همراه قابلیت جستجو و دسترسی به اسناد
با کمک نرم افزار آرشیو و مدیریت مستندات، سازمان‌ها قادر به مدیریت چرخه حیات اسناد خود در سازمان می‌باشند؛ هرچه این مدیریت قوی‌تر و حرفه‌تر باشد، بهره‌وری بایگانی اسناد افزایش می‌یابد و استفاده از اسناد برای کاربران راحت‌تر می‌گردد.
انواع مختلفی از اسناد و مدارک وجود دارند، که سازمان‌ها باید آنها را به صورت دسته‌بندی شده، مدیریت و بایگانی نمایند؛ برخی از این اسناد عبارت‌اند از:
شایان ذکر است که با توجه به استفاده سازمان‌ها از سامانه‌های اتوماسیون اداری، اسناد در شکل‌ها و قالب‌های متفاوتی وارد سامانه می‌شوند و ثبت و بایگانی می‌گردند، مانند:
بسیاری از افراد تصور می‌کنند که مستندات تنها در قالب PDF یا فایل‌های تصویری و متنی هستند، اما امروزه بسیاری از اسناد در قالب فرم‌های الکترونیکی در سامانه‌های اتوماسیون ثبت و بایگانی می‌شوند؛ البته شایان ذکر است که قابلیت ثبت اسناد در قالب فرم، در تمامی نرم‌افزارهای مدیریت مستندات وجود ندارد و برخی از آنها این قابلیت را پشتیبانی می‌کنند.
حال که با انواع سند و هدف بایگانی آنها آشنا شدیم، زمان آن رسیده که با ابزار بایگانی اسناد نیز آشنا شویم.
نرم افزار بایگانی و مدیریت مستندات (Document Management Software) یا به اختصار DMS، به عنوان یک سسیستم تخصصی جهت مدیریت اطلاعات و اسناد در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ سازمان‌ها با استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای الکترونیکی موجود در این نرم‌افزارها، قادر به مدیریت مستندات خود در یک پایگاه داده مرکزی می‌باشند.
این دسته از نرم‌افزارها دارای کاربردهای مختلفی هستند و کاربران با استفاده از آنها، کارهای متفاوتی را بر روی اسناد انجام می‌دهند؛ برخی از کاربردهای نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد عبارت‌اند از:
شایان ذکر است که نرم افزارهای بایگانی اسناد مختلفی در بازار وجود دارند، که هر کدام از آنها دارای ابزارها و قابلیت‌های گوناگونی می‌باشند و سازمان‌ها هنگام انتخاب از بین آنها، دچار شک و تردید می‌شوند؛ در همین راستا، در ادامه به معرفی و بررسی برخی از ویژگی‌های یک نرم افزار آرشیو اسناد خوب می‌پردازیم.
همان‌طور که کمی پیش‌تر اشاره کردیم، نرم افزارهای مختلفی برای بایگانی اسناد در بازار وجود دارد، که هر کدام از آنها دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختص به خود می‌باشند؛ اما برخی از ویژگی‌ها در بین تمامی نرم افزارهای آرشیو اسناد و مدیریت مستندات خوب وجود دارند، که برخی از آنها عبارت‌اند از:
یکی از ویژگی‌های بسیار مهم و ضروری، امکان اشتراک‌گذاری اسناد بین چندین کاربر و استفاده‌ی همرمان آنها از آن مستندات می‌باشد؛ به بیان دیگر، کاربران باید قادر باشند تا به صورت همزمان بر روی سندی مشترک کار کنند.
یکی از کاربردهای نرم افزارهای بایگانی اسناد حرفه‌ای، امکان ویرایش سند و در عین حال نگهداری از نسخه‌های قبلی سند می‌باشد؛ در برخی از موارد ممکن است کاربران تغییرات اشتباهی را بر روی سند اعمال نمایند و یا اینکه بنا به دلایلی، به نسخه‌های قبلی سند نیاز دارند، در این حالت از این ویژگی و قابلیت نرم افزار DMSخود باید بهره ببرند.
نرم افزار آرشیو اسناد باید قابلیت اشتراک‌گذاری اسناد با کاربران دیگر و یا واحد‌های دیگر را برای شما فراهم کند؛ به بیان دیگر، کاربران باید قادر به اشتراک‌گذاری انواع مستندات – در محیطی امن – باشند.
تعداد اسناد قابل بایگانی در سازمان‌های بزرگ بسیار زیاد است و برای دسترسی به اسناد و مدارک، باید قابلیت جسجتوی پیشرفته در اختیار کاربران قرار بگیرد؛ با کمک این ویژگی و قابلیت، کاربران می‌توانند بر اساس فاکتورهای مختلفی، اسناد مورد نظر خود را در سامانه مدیریت مستندات جستجو نمایند و مورد استفاده قرار دهند. برخی از فاکتورهای جستجو در بین مستندات بایگانی شده عبارت‌اند از:
نرم افزارهای بایگانی اسناد با اتصال به سامانه‌های اتوماسیون اداری و ایجاد یکپارچگی، قابلیت‌های بیشتری کسب می‌کنند، که برخی از آنها عبارت‌اند از:
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، امروزه بسیاری از اسناد در قالب فرم‌های الکترونیکی ثبت، پردازش و بایگانی می‌شوند؛ این ویژگی موجب ثبت داده‌ها به صورت ساختار یافته و قابل پردازش در نرم‌افزارهای مختلف (مانند گزارش‌سازها) می‌گردد. در همین راستا، یک نرم افزار مدیریت مستندات خوب (DMS) باید قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای فرم‌ساز و یا بارگذاری انواع فرم‌های الکترونیکی را داشته باشد.
بسیاری از اسناد قبل از بایگانی شدن در سامانه‌های آرشیو اسناد، باید توسط برخی از مدیران یا کاربران تایید شوند؛ در همین راستا، یکی دیگر از ویژگی‌های یک نرم‌افزار بایگانی اسناد و مدیریت مستندات خوب، امکان تعریف سیر تاییدات سازمانی برای اسناد مختلف می‌باشد.
نرم افزارهای آرشیو اسناد، باید در سیستم عامل‌های مختلف (مانند ویندوز، مک، لینوکس و...) در دسترس و قابل استفاده باشند؛ شایان ذکر است که برخی از نرم افزارهای بایگانی اسناد، تحت وب فعالیت می‌کنند، که این امر موجب افزایش دسترس‌پذیری آنها در سیستم عامل‌های مختلف می‌گردد.
یکی از ویژگی‌های مهمی که کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، محیط کاربرپسند و راحتی در استفاده از ابزارها و امکانات موجود در نرم افزارهای بایگانی اسناد می‌باشد؛ نرم افزارهای آرشیو و مدیریت مستندات باید دارای محیط کاربری ساده‌ای باشند، تا افراد با ورود به محیط کاربری، به راحتی از ابزارهای آن استفاده نمایند و در کمترین زمان ممکن، کارهای خود را به اتمام برسانند.
همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کرده بودیم، ابزارها و فناوری‌های مختلفی در نرم افزارهای بایگانی اسناد وجود دارند، که هر کدام از آنها قابلیت جدیدی را به این نرم‌افزارها اضافه می‌کنند؛ یکی از این فناوری‌های بسیار کاربردی و مهم، فناوری OCR می‌باشد. کاربران با استفاده از فناوری OCR قادر به استخراج داده‌ها و متن درون اسناد و تبدیل آنها به متون قابل ویرایش در کامپیوترها هستند.
بیشتر بخوانید: تکنولوژی OCR چیست؟ تبدیل تصویر به متن با نرم افزار OCR
از آنجایی که حفظ و نگهداری اسناد یکی از دغدغه‌های مهم سازمان‌ها محسوب می‌گردد، نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات پیشرفت‌های زیادی داشته‌اند و روز به روز ویژگی‌ها و قابلیت‌های جدیدی را اضافه می‌کنند؛ برخی دیگر از ویژگی‌های یک نرم افزار آرشیو اسناد خوب عبارت است از:
خیر. سامانه‌های ذخیره‌سازی ابری مانند Google Drive، DropBox، OneDrive و... هیچ کدام جایگزین مناسبی برای نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات محسوب نمی‌شوند؛ زیرا بسیاری از ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که در قسمت قبل بررسی کردیم، در نرم افزارها و سامانه‌های ذخیره‌سازی ابری وجود ندارند. معایب و محدودیت‌هایی استفاده از سامانه‌های ذخیره‌سازی ابری به جای نرم افزارهای مدیریت مستندات (DMS) عبارت‌اند از:
نرم‌افزارهایی مانند Google Drive، OneDrive، DropBox و... ابزارهایی برای ذخیره سازی انواع فایل‌ها می‌باشند، در حالی که نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات، علاوه بر ذخیره‌سازی مستندات، قابلیت‌های دیگری نیز دارند، که امکان مدیریت مستندات و همچنین ایچاد چرخه حیات اسناد را امکان پذیر می‌کند.
در همین راستا، با توجه به محدودیت‌ها و کاستی‌های موجود در سامانه‌های ذخیره سازی ابری، نمی‌توان آنها را جایگزین مناسبی برای نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات دانست.
در بین انواع مختلف نرم افزارهای بایگانی اسناد، دو نمونه مطرح از نرم افزارهای مدیریت مستندات را در این قسمت به شما معرفی می‌کنیم و مورد بررسی قرار می‌دهیم.
نرم افزار بایگانی اسناد SharePointمحصول شرکت مایکروسافت می‌باشد، که با هدف مدیریت دیجیتال اسناد، مدارک و فایل‌های دیگر توسعه داده شده است؛ سازمان‌ها با استفاده از این نرم افزار آرشیو اسناد، قادر به ثبت، نگهداری و مدیریت انواع مستندات و فایل‌های خود می‌باشند.
نرم افزار SharePoint امکان اشتراک‌گذاری اسناد و ویرایش سند توسط چندین کاربر به صورت همزمان (کار تیمی) و همچنین ثبت و تبادل نظرات را برای کاربران خود فراهم نموده؛ شایان ذکر است که SharePoint، از نرم‌افزارهای خانواده Office نیز پشتیبانی می‌کند. برخی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار SharePointعبارت‌اند از:
با این حال، این نرم‌افزار دارای معایبی نیز می‌باشد، که مانع استفاده بسیاری از سازمان‌ها از این نرم‌افزار می‌گردد؛ برخی از معایب نرم افزار بایگانی اسناد SharePoint عبارت‌اند از:
در مقابل نرم افزار بایگانی اسناد SharePoint، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر قرار دارد، که مطابق با نیازهای سازمان‌های ایرانی توسعه یافته است و دارای قابلیت‌ها و امکاناتی فراتر از SharePointمی‌باشد.
نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد فراگستر ، یکی از زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد، که هدف نهایی آن مدیریت چرخه حیات اسناد در سازمان است؛ سیستم مدیریت مستندات فراگستر دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی می‌باشد، که کابران با استفاده از آنها قادر به مدیریت چرخه حیات اسناد از لحظه‌ی ایجاد شدن سند تا زمان امحاء آن هستند. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر عبارت‌اند از:
همان‌طور که مشاهده می‌کنید، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، متناسب با نیازهای سازمان‌ها توسعه داده شده است و دارای قابلیت‌ها و امکاناتی می‌باشد که با استفاده از آنها، قادر به بایگانی و مدیریت تمامی اسناد و مدارک خود می‌باشید.
نرم افزارهای بایگانی اسناد، با هدف ثبت و مدیریت مستندات به صورت الکترونیکی و ایجاد چرخه حیات سند مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ مهم‌ترین نکته‌ای که هنگام انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد باید به آن توجه کنید، علاوه بر امکان ایجاد چرخه حیات اسناد، باید به قابلیت اتصال به سامانه‌های اتوماسیون اداری نیز توجه داشته باشید.
