اگر مدیری هستید که به دنبال تسهیل کارها و افزایش بهره‌وری سازمانش است، حتماً به فکر استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری افتادید. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ادعا می‌کنند که با خودکارسازی کارها باعث افزایش سرعت و بهره‌وری سازمان می‌شوند. اما برآورده کردن این وعده نیازمند این است که به راحتی بتوان از آنها استفاده کرد و امکاناتشان بتواند نیازهای شما را برطرف کند. در این مقاله می‌خواهیم تجربه کار خود را با اتوماسیون اداری شرکت فراگستر که یکی از بهترین و کاربرپسندترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است برای شما بیان کنیم و به ویژگی‌های کابرپسند آن بپردازیم.
تجربه ما از کار با اتوماسیون فراگستر نشان داد که محبوبیت این سیستم بی‌دلیل نیست و ضمن راحت بودن کار با آن، امکانات بسیار متنوعی هم دارد که نیازهای کاری مختلف را در سازمان شما برطرف می‌کند.
اما شاید بپرسید این ویژگی‌ها و امکانات دقیقاً چه هستند؟
تعداد امکانات این نرم افزار به قدری زیاد است که در چنین محتوای محدودی جا نخواهد شد. به همین خاطر تنها به برخی از ویژگی‌هایی می‌پردازم که در تجربه شخصی با آنها برخورد داشتیم و باعث راحتی کار با این نرم‌افزار و کاربرپسندی آن می‌شوند:
1. سازگاری با انواع مرورگرها و عدم نیاز به انجام تنظیمات
خیلی از نرم‌فزارهای اتوماسیون اداری که تحت وب هم هستند، برای استفاده نیاز به تنظیمات خاص از سمت شما به عنوان کاربر نهایی دارند؛ یا اینکه شما را به استفاده از یک مرورگر خاص مانند اینترنت اکسپلورِر (IE) محدود می‌کنند. خوشبختانه اتوماسیون اداری فراگستر چنین محدودیت‌هایی ندارد و برای استفاده از آن نیاز به تنظیمات خاصی از سمت شما نیست و می‌توانید با هر مرورگری اعم از کروم، فایرفاکس و IE از آنها استفاده کنید.
2. میزکار شخصی با دسترسی‌های کامل
وقتی شروع به استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری می‌کنید، اولین قسمتی که با آن روبرو خواهید شد میزکار است. یک نرم‌افزار کاربرپسند باید بتواند اصلی‌ترین امکاناتش را به شکلی راحت و ساده در اختیار شما قرار بدهد تا مجبور به جستجو در بخش‌های مختلف نرم افزار برای یافتن آنها نباشید.
میزکار فراگستر این کار را به خوبی انجام داده و دارای یک منو برای دسترسی سریع به امکانات پرکاربرد آن (مانند کارتابل مکاتبات، پیشخوان جریان کار BPMS و مدیریت مستندات) و تعداد متنوعی ویجت (تقویم کاری، دفترچه یادداشت و ...) است. مزیت بسیار خوب این میز کار این است که شما می‌توانید بخش‌های مختلف آن (اعم از منوها و ویجت‌‌ها) را مطابق سلیقه خود شخصی‌سازی کنید.
3. کارتابل مکاتبات با امکان دسته‌بندی خودکارسازی
کارتابل یا Inbox نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر جاییست که در آن می‌توانید تمامی نامه‌ها، اسناد و فرم‌های دریافتی و ارسالی خود را مدیریت کنید. در این کارتابل شما می‌توانید همه نوع رویداد (مانند جلسات تقویم سازمانی) و اسناد (اعم از نامه، فرم و ...) کاری خود را در یک مکان همراه با جزئیات آنها (شامل موضوع، فرستنده/ارجاع دهنده، شماره نامه/سند، زمان دریافت نامه) مشاهده کرده و به راحتی در میان آنها جستجو کنید. اتوماسیون فراگستر دارای قابلیت تعریف قوانین کارتابل نیز هست که امکان دسته‌بندی خودکار نامه‌ها را مطابق با سلیقه شما فراهم می‌کند.
در کارتابل فراگستر شما می‌توانید مستقیماً از فهرست نامه‌ها، آنها را ارجاع یا پاسخ داده و یا بایگانی کنید. همچنین امکان تفویض بخشی از کارتابل کاربر به کاربران دیگر وجود دارد.
4. تنظیمات متنوع برای ارجاع نامه‌ها و ارجاع سریع
اگر زیاد با نامه‌های اداری سر و کار دارید، حتماً می‌دانید که بیشتر آنها پس از پاسخ دادن ارجاع می‌شوند. اتوماسیون اداری فراگستر به شما اجازه می‌دهد با تعریف ارجاع سریع (با تعیین گیرنده و متن ارجاع)، تنها با چند کلیک پاسخ نامه‌های روتین خود را بدهید و سرعت و بهره وری کار خود را به مراتب افزایش دهید. شما حتی می‌توانید ارجاع خود را به صورت محرمانه برای گیرندگان آن ارسال کرده و برای آنها مهلت پاسخ تعیین کنید.
از قابلیت‌های دیگر ارجاع در اتوماسیون اداری فراگستر این است که قابلیت ارسال پیام صوتی در ارجاع، فایل در ارجاع، تعیین اولویت ارجاع، استفاده از متن‌های آماده پیش فرض برای ارجاع و .... را دارید.
5. تبدیل گفتار به متن
اگر یک تایپیست حرفه‌ای نباشید، احتمالاً سرعت تایپ بالایی هم ندارید و اگر قرار باشد هر روز تعداد زیادی نامه یا پاسخ به نامه‌ها را تایپ کنید، کار با نرم افزارهای اتوماسیون اداری، کارایی و راحتی لازم را برای شما نخواهد داشت. اتوماسیون فراگستر با داشتن قابلیت تبدیل گفتار به متن این مشکل را حل می‌کند. بطوری که کافیست تا متن مورد نظر خود را در میکروفون کامپیوتر بخوانید و فراگستر برای شما با سرعت و دقت بالا تایپ می‌کند.
6. استفاده از قالب‌های آماده متنوع
نامه‌ها، فرم‌ها و اسناد سازمانی انواع مختلفی دارند و بسته به محتوای آنها ممکن است نیاز داشته باشید تا از یک نوع قالب خاص برای نگارش آنها استفاده کنید. از ویژگی‌های کاربرپسند اتوماسیون اداری فراگستر این است که انواع قالب‌ها (از جمله قالب وب، قالب Word مایکروسافت، قالب قلم نوری، قالب دریافت فایل، قالب فرم و قالب سند) را ارائه می‌کند تا بتوانید نامه‌ها، فرم‌ها و اسنادتان را به هر شکلی که دوست دارید تهیه کنید.
شما همچنین می‌توانید قالب‌هایی مثل قالب درخواست مرخصی را با ساختاری مشخص طراحی کرده و به صورت آماده‌شده در سیستم در اختیار کاربران قرار دهید. با استفاده از این قالب‌ها شما می‌توانید بدون نیاز به نگارش موضوع، مخاطب، امضاء و حتی در مواردی بخش قابل توجهی از بدنه نامه، تنها اطلاعات مربوط به خود را بنویسید و به سرعت کارهای روتین اداری‌تان را انجام دهید. به این ترتیب، در زمان شما صرفه‌جویی شده و نیاز به دوباره‌نویسی متن‌های تکراری نخواهید داشت.
7. چت سازمانی
اگر بخواهید با همکارانتان چت کنید یا پیامی برای آنها بفرستید، معمولاً ناچار خواهید بود از ابزارهایی مثل واتساپ و تلگرام استفاده کنید. اما این کار نه تنها باعث چند تکه شدن و پیچیدگی بیشتر ارتباطات سازمانی شما می‌شود، بلکه امنیت و پایداری لازم را هم ندارد و مثلاً ممکن است دسترسی شما به آن قطع شود.
اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم پیام رسان سازمانی به شما اجازه می‌دهد در همان محیطی که نامه‌ها و کارهای اداری خود را پیگیری می‌کنید، بتوانید با همکاران خود را نیز چت کنید. به علاوه، چون این ابزار بومی و در اختیار سازمان شماست، نه قطعی دارد و نه مسدود می‌شود!
8. تسهیل مدیریت و پیگیری کارها
حتی وقتی از سیستم‌های کامپیوتری استفاده می‌کنید، وظایف و کارهایی که باید انجام شوند معمولاً پراکنده هستند و این باعث کند شدن و مشکل شدن پیگیری آنها می‌شود. اتوماسیون اداری فراگستر دارای چندین ابزار برای پیگیری بهتر کارهاست.
از جمله دارای یک فهرست انجام کار برای فعالیت‌هاییست که برای انجام آنها یادآوری تعیین می‌کنید. این نرم افزار یک فهرست پیگیری برای نامه‌هایی که شما آنها را مهم تشخیص دهید و یک فهرست اقدام برای نامه‌هایی که باید اقدامی برای آنها توسط شما یا گیرنده انجام شود نیز دارد.
9. تقویم جلسات
آیا تا به حال برای شما هم پیش آمده که جلسه‌ای را فراموش کنید یا برنامه‌ریزی جلسات برای شما به یک چالش تبدیل شود؟ اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه یک تقویم سازمانی به شما امکان می‌دهد تا رویدادهای کاری خود را در آن ثبت کرده و ضمن تعیین کردن شرکت‌کنندگان در آن، برای خود و آنها یادآوری تنظیم کنید. سپس سیستم به صورت خودکار به شما و سایر شرکت‌کنندگان یادآوری می‌کند و نیازی به یادآوری توسط منشی هم نخواهید داشت.
10. ارسال فایل
برای انجام وظایف روزانه در سازمان خود معمولاً باید بتوانید فایل‌های مختلف را با همکاران خود تبادل کنید. برای اینکار ممکن است ناچار به استفاده از نرم‌افزارهایی تلگرام یا ایمیل شوید و یا مجبور باشید از طریق شبکه داخلی سازمان آنها را به اشتراک بگذارید. همه این راه‌ها ناکارآمد و پراکنده هستند. اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن قابلیت ارسال فایل به شما امکان می‌دهد تا بدون دردسر و از داخل محیط کاربری اتوماسیون، فایل‌های مورد نظر خود را برای همکارانتان ارسال کنید.
11. فرم های آماده پیشخوان خدمات
فرم‌های اداری از اسناد رایج در هر سازمان هستند که طراحی آنها از صفر، کاری زمان‌بر است. اتوماسیون اداری فراگستر فرم‌های رایج در سازمان (مانند فرم مرخصی، فرم درخواست کالا و ...) را به صورت از پیش‌آماده‌شده با پیشخوان خدمت در اختیار شما قرار می‌دهد. به این ترتیب راهبر سیستم یا هر یک از کارکنان ناچار به طراحی آنها از صفر نخواهند بود و می‌توانند تنها با چند کلیک فرم‌های روتین مورد نظر خود را استفاده کنند.
12. نسخه موبایل
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که خارج از محل کار خود باشید، اما باید به برخی از کارها رسیدگی کنید. اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه نسخه موبایل تحت وب به شما امکان می‌دهد که از هر نقطه جغرافیایی که هستید بتوانید به راحتی مکاتبات و کارهای خود را پیگیری کنید. این مساله باعث می‌شود تا هیچ کاری متوقف نشود و سازمان شما به راحتی فعالیت‌های خود را انجام دهد.
13. سرعت بالای نرم افزار
اگر نرم افزار اتوماسیونی که استفاده می‌کنید، کند باشد، فایده و بهره زیادی از آن نخواهید برد. طبق تجربه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در کسب و کارهای مختلف، چنین مواردی در مورد سرعت بالای آن ثابت شده است:
14. رابط کاربری (UI) ساده و مدرن و کاربری آسان
اگر با نرم افزاری برای شما مشکل باشید، نخواهید توانست آن را به خوبی در سازمان پیاده‌سازی کرده و از آن بهره‌برداری کنید. به همین خاطر، نرم‌افزار اتوماسیون اداری مورد انتخاب شما باید رابط کاربری مناسبی داشته باشد. اتوماسیون اداری فراگستر یک رابط کاربری یا UI کاربرپسند دارد که خیلی از کاربران برای استفاده روزمره از آن حتی نیاز به آموزش هم ندارند. برخی از نقاط قوت مربوط به UI اتوماسیون فراگستر عبارتند از:
- استاندارد، مدرن و ساده بودن
- Responsive بودن و توانایی نمایش در صفحات با اندازه‌های متفاوت
- استفاده از فونت‌های مناسب و قابلیت تغییر رنگ‌بندی، فونت و تم مطابق با سلیقه شما
علاوه بر UI مناسب، برخی از ویژگی‌های دیگری که باعث تسهیل کاربری اتوماسیون اداری فراگستر می‌شود؛ عبارتند از:
- ساده بودن مراحل نصب نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر
- قابلیت بهره‌برداری از اتوماسیون اداری فراگستر بدون نیاز به استفاده از سایر نرم‌افزارها
- قابلیت تشخیص خطاهای نرم‌افزار و گزارش‌دهی از آنها
- امکان یکپارچه شدن اتوماسیون اداری فراگستر با سایر نرم‌افزارها
15. پشتیانی قوی
در آخر باید بگوییم که کیفیت تجربه کاربری شما با یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در گرو پشتیبانی مناسب آن است و فراگستر در این زمینه عملکرد عالی دارد. پشتیبانی اتوماسیون اداری فراگستر به طرق مختلف (تلفنی، ریموت، حضوری و یا تیکتینگ) و حتی در خارج از ساعات اداری (از طریق تیکتینگ) در دسترس شما خواهد بود.
امکانات اتوماسیون اداری فراگستر به مواردی که در این مقاله خواندید، محدود نمی‌شود. این نرم افزار امکانات و ماژول‌های متنوع دیگری نیز دارد که می‌تواند کاربری آن را تسهیل کرده و نیازهای شما را رفع کند. برای مشاهده تمام قابلیت های این سیستم می توانید از این لینک بازدید کنید.
