حداقل امکانات اتوماسیون اداری فراگستر برای کسب و کارهای کوچک

هر سازمان یا کسب و کاری که حداقل 10 نفر نیروی انسانی داشته باشد، می‌تواند از اتوماسیون اداری و قابلیت‌های متنوع آن برای تسریع مکاتبات رسمی و تبادل اسناد، افزایش سرعت انجام کارها و بهبود بهره‌وری و رشد سازمان خود استفاده شود. با این حال، با توجه به تنوع امکانات برخی نرم افزارهای اتوماسیون اداری، شاید بپرسید کدام یک از امکانات چنین ابزاری می‌تواند برای سازمان‌های کوچک نیز مناسب باشد؟

در این مقاله آموزشی، به 6 مورد از حداقل امکانات اتوماسیون اداری که می‌تواند برای کسب و کارهای کوچک مورد استفاده قرار بگیرد، می‌پردازیم.

آیا اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک هم مفید است؟

پیش از اینکه به آندسته از امکانات اتوماسیون اداری که می‌تواند برای کسب و کارهای کوچک مفید باشد بپردازیم، ابتدا لازم است به این سوال پاسخ دهیم که آیا اتوماسیون اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک هم مفید است؟

پاسخ به این سوال مثبت است. راهکارهای اتوماسیون اداری، نرم افزارهایی برای خودکارسازی انتقال اطلاعات بین سیستم‌ها و افراد در سازمان هستند و در امور مختلف اداری، مالی، انبارداری و حتی آموزش می‌توانند به کاهش حجم کارها و حذف کاغذ از سازمان کمک می‌کنند. به عبارت دیگر، اتوماسیون اداری می‌تواند ضمن کمک به حفظ محیط زیست، باعث حذف فرآیندهای دستی، بهبود گردش‌کارها و استفاده بهتر از منابع شود.

کسب و کارهای کوچک نیز با پیاده‌سازی اتوماسیون اداری می‌توانند در زمان کارکنان خود صرفه‌جویی کرده و از آنها برای انجام کارهای ارزشمندتر استفاده کنند. مثلاً با استفاده از اتوماسیون دیگر نیازی به صرف زمان برای جمع‌آوری دستی اسناد کاغذی و وارد کردن اطلاعات آنها به سیستم نخواهد بود. نرم افزارهای اتوماسیون اداری می‌توانند به کاهش کاغذبازی‌های اداری، افزایش سرعت انجام کارها، کاهش خطاهای انسانی و بهبود امکان نظارت و پی‌گیری امور نیز کمک کنند.

کدام یک از امکانات اتوماسیون اداری به کسب و کارهای کوچک کمک می‌کند؟

نرم افزارهای اتوماسیون امکانات و فواید متنوعی دارند. اما همه این امکانات به درد هر کسب و کاری نمی‌خورد. به ویژه، برخی از این امکانات برای کسب و کارهای کوچک به اندازه کافی کاربرد ندارد.

در ادامه این مقاله امکانات یکی از بهترین و معروف ترین اتوماسیون های اداری ایران، اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی و نگاهی به برخی از امکانات اتوماسیون اداری فراگستر که برای کسب و کارهای کوچک هم مفید است، می‌پردازیم:

1) زیرسیستم کارتابل و گردش الکترونیکی مکاتبات

زیرسیستم کارتابل و گردش الکترونیکی مکاتبات فراگستر ابزاری است که به کسب و کارها برای مدیریت و به گردش انداختن انواع نامه و مکاتبات کمک می‌کند. این کارتابل، یک میز کار هوشمند نیز در اختیار شما می‌گذارد که در آن تمامی یادآوری‌ها، وظایف و یادداشت‌های مربوط به هر کاربر به آنها نمایش داده می‌شود. این ابزار به کسب و کارهای کوچک کمک می‌کند تا بدون کاغذبازی و با خودکارسازی گردش نامه‌ها و اسناد، بتوانند با سرعت بالا کارهای روزمره اداری خود را انجام دهند و مجبور به صرف زمان با ارزش خود برای آنها نباشند.

در واقع، کارهای روزمره اداری مانند نامه نگاری و گردش اسناد، مواردی هستند که حتی سازمان‌های کوچک هم مجبور به انجام آنها می‌شوند. با این نرم‌افزار، شما می‌توانید فهرستی از نامه‌های داخلی، وارده و صادره خود را مشاهده کنید، در میان انبوه آنها جستجو کرده و ارجاعات، اقدامات و پیگیری‌های لازم را به سهولت انجام دهید. این نرم افزار ضمن افزایش سرعت این کارها، باعث کاهش هزینه‌های شما نیز می‌شود.

2) زیرسیستم دبیرخانه فراگستر

روال کارهای اداری در ایران طوری است که حتی کسب و کارهای کوچک هم برای ارجاع به نامه‌های وارده و صادره خود، ناچار به ثبت و شماره‌گذاری آنها هستند. این کار در سازمان‌های بزرگتر معمولاً توسط واحدی به نام دبیرخانه انجام می‌شود، اما کسب و کارهای کوچک چنین واحدی ندارند و می‌توانند به جای تخصیص نیرو و زمان، با استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه، این دسته از کارهای تکراری را به صورت خودکار انجام دهند.

سیستم دبیرخانه تحت وب فراگستر یکی از بهترین نمونه‌های ایرانی این نرم افزارهاست که به شما امکان می‌دهد تا تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه خود از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهید. به علاوه به لطف تحت وب بودن این نرم افزار، شما می‎توانید تمامی این کارها از راه دور و در هر زمان، تنها با استفاده از یک مرورگر و اتصال اینترنت انجام دهید. این نرم افزار ضمن افزایش نظم در مکاتبات سازمان شما، باعث بهبود عملکرد کارکنان نیز می‌شود.

3) زیرسیستم پیام رسان سازمانی فراگستر

انجام کارها در هر سازمانی نیازمند برقراری ارتباط میان کارکنان است و راحت‌ترین و سریع‌ترین راه برای اینکار، ارتباطات غیررسمی مثل تلفن زدن، پیام دادن یا مکالمه حضوری است. نیاز به این نوع ارتباطات منحصر به سازمان‌های بزرگ نیست و کسب و کارهای کوچک هم می‌توانند به جای نیاز به جابجایی فیزیکی، تلفن زدن و یا ارسال پیام با ابزارهای پراکنده، تنها با استفاده از یک نرم افزار پیام‌رسان یا چت سازمانی، به سرعت با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و کارها را پیگیری کنند.

یکی از بهترین نمونه‌های این ابزارها، نرم‌افزار پیام رسان سازمانی فراگستر است. این ابزار، یک راهکار بومی است که امکان برقراری ارتباطات غیررسمی را در بستر اتوماسیون اداری فراگستر فراهم می‌کند. با استفاده از این ابزار، کسب و کارهای کوچک می‌توانند به سادگی و بدون نیاز به پیام‌رسان‌های متعدد و پراکنده، پیام‌های سازمانی خود را رد و بدل کرده و تمامی داده‌های مربوط به پیام‌های خود را در سرور داخلی سازمان نگهداری کنند. این نرم افزار قابلیت‌های متنوع دیگری نیز مانند قابلیت تعیین نوع فایل‌های مجاز برای ارسال و تعیین دسترسی کاربران را نیز دارد که باعث بهبود امنیت اطلاعات سازمان شما می‌شود.

4) زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر

زمان‌بندی یکی از اصلی‌ترین راه‌ها برای مدیریت و اجرای کارها و وظایف کارکنان سازمان است و نرم افزارهای تقویم سازمانی یکی از بهترین ابزارها برای انجام این کار هستند. از سوی دیگر نیاز به زمان‌بندی مختص سازمان‌های بزرگ نیست. چه بسا در کسب و کارهای کوچک به خاطر بر عهده گرفتن چند نقش توسط خیلی از کارکنان، تنوع وظایفی که توسط آنها باید انجام شود بیشتر است و نیاز به زمان‌بندی برای جلوگیری از فراموشی آنها با استفاده از این ابزارها نیز بیشتر است.

نرم‌افزار تقویم و مدیریت جلسات اتوماسیون اداری فراگستر، یک نمونه ایرانی از این نرم افزارهاست که به زمان‌بندی جلسات، کارها و وظایف سازمانی و مدیریت آنها کمک می‌کند. این تقویم که یکی از قابلیت‌های نسخه ۷ نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است به شما امکان می‌دهد تا رویدادها و جلسات مورد نظر خود را تعریف کرده، برای آنها یادآوری قرار دهید و هشدارهای آن را به صورت ایمیل و یا پیامک دریافت کنید. شما همچنین می‌توانید اطلاع‌رسانی‌های جلسات را با استفاده از این نرم افزار برای افراد شرکت‌کننده در جلسه ارسال کنید.

5) زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر

در بسیاری از سازمان‌ها، کارکنان بخشی از مکاتبات خود را با استفاده از سرویس‌های رایج ایمیل مانند جیمیل گوگل انجام می‌دهند. حتی در برخی موارد، کارکنان در کنار استفاده از یک ایمیل سازمانی، از چندین ایمیل شخصی نیز استفاده می‌کنند. این مساله در مورد کسب و کارهای کوچک که مخاطبان آنها معمولاً مشتریان و سایر کسب و کارهای کوچک هستند، بیشتر مطرح می‌شود، زیرا ایمیل تنها راه برقراری ارتباط با آنهاست. نرم افزارهای مدیریت پست الکترونیک به شما امکان می‌دهند تا بتوانید تمامی این ایمیل‌ها را از یک محیط کاربری مدیریت کنید.

یکی از نمونه‌های ایرانی این نرم‌افزارها، زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر است که به کسب و کارهای کوچک امکان می‌دهد تا بتوانند بدون نیاز به استفاده از چندین نرم‌افزار و جابجایی میان آنها، تمامی ایمیل‌های خود را مستقیماً از کارتابل اتوماسیون خود، ارسال، دریافت، مشاهده و مدیریت کنند. این زیرسیستم، به کاربران این امکان را می‌‌دهد تا حتی ایمیل‌‌های دریافتی خود تبدیل به نامه نموده و در بستر اتوماسیون اداری به گردش بیندازند. برخی دیگر از قابلیت‌های این زیرسیستم شامل پشتیبانی از چندین پست‌ الکترونیکی، امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با پارامترهای متنوع، امکان ایمیل کردن نامه‌ها از داخل کارتابل برای یک یا چند گیرنده، امکان انجام اطلاع‌رسانی‌ها از طریق ایمیل و بسیاری قابلیت‌های دیگر می‌شود.

6) زیرسیستم مدیریت فکس فراگستر

ارسال و دریافت فکس نیز جزو آندسته از کارهایی است که سازمان کوچک و بزرگ نمی‌شناسد و حتی در کشورهای پیشرفته دنیا همچنان منسوخ نشده است. با استفاده نرم افزارهای مدیریت فکس، کسب و کارهای کوچک می‌توانند بدون نیاز به تهیه دستگاه‌های فکس، تنها با استفاده از یک مودم فکس و یک کامپیوتر، تمامی فکس‌های مورد نیاز خود را به صورت اینترنتی ارسال و دریافت کنند. دیجیتالی شدن این فرآیند، نه تنها باعث افزایش سرعت ارسال و دریافت فکس، بلکه باعث کاهش هزینه آنها نیز می‌شود.

یکی از نمونه‌های ایرانی این نرم‌افزارها، زیرسیستم مدیریت فکس اتوماسیون اداری فراگستر است که شما را قادر می‌سازد بدون نیاز به دستگاه فکس، بتوانید دریافت و ارسال فکس را به‌صورت الکترونیکی و مستقیماً از داخل نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر انجام دهید. برخی دیگر از قابلیت‌های این زیرسیستم شامل ارائه یک کارتابل فاکس‎های دریافتی و ارسالی، امکان مانیتورینگ لحظه به لحظه وضعیت فاکس‌های ارسالی، امکان جداسازی فاکس‌‎های مختلف بر اساس خطوط آنها و پارامترهای متنوع دیگر، امکان تبدیل فاکس‎های دریافتی به نامه وارده در اتوماسیون، امکان ارسال نامه و پیوست‌های آن از طریق فاکس، امکان تعیین سطح کاربران برای استفاده از فکس و قابلیت‌های متعدد دیگر می‌شود.

سخن پایانی

راهکارهای اتوماسیون اداری، با امکانات متنوع خود به افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها کمک می‌کنند. با این حال نیازهای سازمان‌های مختلف با هم متفاوت است و کسب و کارهای کوچک ممکن است به برخی از امکانات رایج در نرم افزارهای اتوماسیون اداری احتیاج زیادی نداشته باشند.

اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران، دارای ساختاری ماژولار است که به کسب و کارها امکان می‌دهد تا نرم افزار اتوماسیون اداری خود را مطابق با نیازهایشان تهیه کنند. این نرم افزار ضمن کمک به بهینه‌سازی این کسب و کارها، رشد آنها را نیز تسهیل می‌کند.