اگر هنوز در انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری تردید دارید؛ در این مقاله با معرفی ۵ معیار انتخاب نرم‌افزار از لحاظ کاربرپسندی به شما کمک می‌کنیم انتخاب مناسب‌تری جهت مکانیزه‌سازی مکاتبات سازمانتان داشته باشید.
کاربرپسندی (User Friendly) چیست؟ رابط کاربری نرم‌افزار در واقع بخشی از نرم‌افزار است که کاربران به صورت مداوم آن را مشاهده کرده و روزانه برای انجام امور خود از طریق نرم‌افزار با آن سروکار دارند. در واقع رنگ‌بندی مناسب، طراحی مدرن منوها و گزینه‌ها، چینش کاربردی ستون‌ها و اطلاعات، دسترسی راحت به موارد موردنیاز کاربر و مواردی از این قبیل همگی در بحث طراحی رابط کاربری نرم‌افزار مطرح است.
در واقع رابط کاربری برای یک نرم‌افزار همانند ظاهر و لباس مناسب و شیک برای یک انسان است.
بنابراین انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری که از تکنولوژی‌های مدرن در طراحی نرم‌افزار استفاده کرده و رابط کاربری مناسب و کاربرپسندی بالاییداشته باشد، در استقرار موفق نرم‌افزار و پذیرش کارکنان بسیار حائز اهمیت خواهد بود.
برای روشن شدن مطلب و بررسی جزئی‌تر ویژگی‌های نرم‌افزار از منظر محیط گرافیکی و رابط کاربری، تعدادی از مهمترین فاکتورهایی که در زمان انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید به آن‌ها دقت کرد را با همدیگر بررسی خواهیم کرد.
1- نرم‌افزارهای صرفاً تخصصی اتوماسیون اداری یا نرم‌افزارهای جامع یکپارچه اداری(ERP) کدام کاربرپسندترند؟
از آنجا که پیاده‌سازی الگوها و استانداردهای طراحی نرم افزار(UX) در سیستم‌های صرفا تخصصی اتوماسیون اداری معنادارتر است، از طرفی چون کاربران نیز محیط کاربری و گرافیکی اینگونه نرم افزارها را از لحاظ جذابیت و راحتی بیشتر می پسندد، میتوان برتری و کاربرپسند بودن نرم افزارهای تخصصی را نسبت به نرم افزارهای جامع یکپارچه اداری مطرح کرد.
2- چرا شاخص واکنش‌گرا بودن و سازگاری با نمایشگرهای متفاوت مهم است؟
منوها و گزینه های موجود در یک اتوماسیون اداری واکنش‌گرا باید بتواند بدون دغدغه در تمام نمایشگرها از جمله گوشی‌های هوشمند، تبلت و ... با کوچک و بزرگ‌شدن اندازه صفحه نمایشگر کاربر تطبیق داده شود.
حتی امروزه نیز در راستای توسعه بیشتر مباحث واکنش گرایی،برخی از شرکت های فعال علاوه بر تولید نسخه‌های اتوماسیون اداری مخصوص موبایل(Android و iOS) برای رفع نیاز بیشتر کاربران به توسعه نسخه PWA نرم افزار اتوماسیون اداری خود نیز پرداخته اند.
3- طراحی مدرن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری عامل جذب کاربران به این نرم‌افزارها
کوچک بودن اندازه فونت‌ها از دیگر مشکلات رابط کاربری نرم‌افزارهای این حوزه است. چراکه خوانایی عبارت‌ها و کلمات موجود در محیط نرم‌افزار را برای کاربر دشوار کرده است.
همچنین از خصوصیات نرم‌افزار خوب میتوان به طراحی حرفه‌ای و پرهیز از شلوغی منوها و گزینه‌های موجود در محیط نرم‌افزار اشاره کرد. که متاسفانه اکثر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار محیطی بسیار شلوغ دارند. با این وجود برخی نرم‌افزارها با استفاده از تکنولوژی‌های مدرن در طراحی نرم‌افزار توانسته‌اند بهتر از سایرین عمل کنند.
از دیگر معیارهای کاربرپسند بودن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت تغییر تم و نمایه کلی نرم‌افزار است که کاربران می‌توانند با توجه به سلیقه خود تم نرم‌افزار را تغییر داده و از یکنواختی رنگ‌ها و منوهای محیط نرم‌افزار بکاهند.
بیشتر بدانید: چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟
4- در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند حتما این ۳ محیط را بررسی کنید
محیط کارتابل نامه، محیط نمایش نامه و محیط ارجاع نامه سه پارامتر مشترک میان همه اتوماسیون‌های اداری هستند که کاربران بیشتر زمان خود را در این سه محیط می‌‌گذرانند.
این فاکتور از مهمترین معیارهای انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند بوده که لازم است مدیران در زمان تصمیم‌گیری حتماً به این موارد دقت کنند.
پیشنهاد می کنیم برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری متناسب با کسب و کار خود حتما تمام معیارها و شاخص های کاربرپسندبودن یک نرم‌افزار مناسب را مطالعه کنید.
