بسیاری از کارهای روزمره در سازمان هستند که انجام آنها نیازمند ارتباطات غیر رسمی مثل صحبت‌های شفاهی یا ارسال یادداشت است. این نوع ارتباطات را با توجه به ماهیت غیررسمی و سریع آنها، نمی‌توان با نامه نگاری انجام داد. در حالیکه گذشته این کار با استفاده از یادداشت و یا تلفن زدن انجام می‌شد، اما با رایج شدن نرم افزارهای کامپیوتری، این نوع ارتباطات نیز دیجیتالی شده‌اند. نرم افزاری که برای برقراری این نوع ارتباطات استفاده می‌شود، نرم‌افزار پیام رسان سازمانی یا چت سازمانی نام دارد.
نرم افزار پیام‌رسان سازمانی یا Enterprise Messaging Softwareنوعی سیستم پیام‌رسان کامپیوتری است که توسط شرکت‌ها و سازمان‌ها برای برقراری ارتباطات غیررسمی میان کارکنان استفاده می‌شود. نرم افزار پیام‌رسان سازمانی عمدتاً به عنوان وسیله‌ای برای تسهیل ارتباطات سازمانی استفاده می‌شوند. بنابراین کاربرد آن با نرم‌افزارهای پیام‌رسان عمومی، مانند واتساپ و تلگرام که توسط عموم مردم و برای برقراری ارتباط آنها با دوستان یا خانواده استفاده می‌شود، تفاوت دارد. به علاوه این نرم افزارها به دلیل سروکارداشتن با اطلاعات حساس شرکت، دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های متفاوت هستند.
به عبارتی نرم افزارهای چت سازمانی ابزارهایی هستند که با تمرکز بر نیازهای سازمان‌ها طراحی شده‌اند و برای گفتگو میان کارکنان استفاده می‌شوند تا سرعت کار آنها را افزایش داده و کارهایشان را راحت‌تر کنند. این نرم افزارها باعث افزایش چابکی سازمان، بهبود کار تیمی، گسترش ارتباطات میان واحدهای مختلف، بهبود تجربه مشتریان و همچنین، افزایش کارآمدی در عملکرد کلی یک سازمان می‌شوند. از نمونه‌های مشهور این نرم افزارها می‌توان به نرم‌افزار Hangouts Chatمحصول گوگل و نرم افزار Slack اشاره کرد.
نرم افزار Hangouts Chat، پیام‌ها را با امنیت بالا ارسال می‌کند و ابزارهای ارتباطی متنوعی مانند ویدئو کنفرانس، به‌اشتراک گذاری تصاویر و تماس صوتی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. از مزیت‌های مهم این نرم افزار این است که برای استفاده از آن نیازی به نصب آن در رایانه کارکنان نیست و آنها می‌توانند مستقیماً از طریق یک مرورگر وب از آن استفاده کنند.
در نگاه اول ممکن است هر 2 این نوع نرم افزارها مشابه هم بنظر برسند. زیرا هر 2 آنها برای ارتباطات غیر رسمی استفاده می‌شوند و رابط کاربری آنها در بسیاری از موارد مشابه یکدیگر است. پس چه چیزی این 2 را از یکدیگر متمایز می‌کند؟
پاسخ این است که پیام‌رسان‌های سازمانی به خاطر کاربردهایشان، دارای ویژگی‌هایی هستند که در پیام‌رسان‌های معمولی وجود ندارد. در حالیکه هر کسی می‌تواند به راحتی از اپلیکیشن‌های پیام‌رسان معمولی استفاده کند، اما استفاده از آنها در سازمان‌ها مشکلات و خطرات بالقوه‌ای را همراه خواهد داشت.
به همین دلیل، نرم افزارهای پیام‌رسان سازمانی دارای محدودیت‌های دسترسی و سایر امکانات امنیتی مانند رمزگذاری پیام‌ها برای اطمینان از امنیت داده‌های سازمانی هستند. برخلاف پیام‌رسان‌های عمومی که هدف از آنها سرگرمی و رفاه کاربران است، پیام‌رسان‌های سازمانی باید دارای استانداردهای امنیتی بالا، پایداری، کارایی، ویژگی‌های متنوع، سازگاری با سیستم‌عامل‌های مختلف، مقیاس‌پذیری و سادگی بوده و مقرون‌به‌صرفه باشند.
برخی دیگر از تفاوت‌های پیام‌رسان‌های سازمانی نسبت به پیام‌رسان‌های عمومی عبارتند از:
با وجود تفاوت‌هایی که ذکر شد، استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی مزایای دیگری نیز دارد که در ادامه به تعدادی از آنها می‌پردازیم:
گاهی مدیران و کارکنان نیاز به انجام فوری کارها دارند. نامه نگاری یا ارسال ایمیل و منتظر پاسخ ماندن راه حل خوبی برای این موارد نخواهد بود. بنابراین مهم است که زمانی که فوریتی وجود دارد، در مواقع اضطراری یا حتی در مواقع عادی، بتوانیم فوراً برای انجام اقدامات لازم تماس بگیریم یا پیام فوری بفرستیم. یک برنامه پیام رسان می‌تواند محیطی را فراهم کند که مدیران و کارکنان در ارتباط تنگاتنگ با هم باشند، بتوانند هر اطلاعات یا سندی را که لازم است به اشتراک بگذارند و سایر کارکنان نیز بتواند نظرات و بازخوردهای خود را ارائه دهند.
پیام‌رسان سازمانی معمولاً نرم‌افزارهایی تحت وب هستند که به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا با استفاده از اینترنت و نسخه موبایل، بتوانند از هر زمان و مکانی به آنها دسترسی داشته باشند. این منجر به انعطاف‌پذیری نحوه کار کارکنان می‌شود و آنها می‌توانند کارهای اداری خود را در جاده، در سفر، وسط جلسه یا از دفتر خانه پیگیری کرده و انجام دهند.
امروزه بسیاری از کسب و کارها در حال حرکت به سمت دیجیتالی شدن هستند. به این معنی که مدل کسب و کار آنها با ابزارها و روندهای دیجیتال در حال تغییر شکل است. در چنین شرایطی، قابلیت برقراری ارتباط سریع و شفاف اهمیت زیادی پیدا کرده است. پیام‌رسان سازمانی این نوع ارتباطات را امکان‌پذیر می‌کند و به کارکنان امکان می‌دهد تا فوراً با یکدیگر ارتباط برقرار کرده، تصمیمات سریع بگیرند، میان افراد و تیم‌های مختلف ایجاد هماهنگی کرده و مشکلات را به سرعت حل کنند. با این نرم افزارها سرعت انتقال اسناد و اطلاعات نیز بیشتر شده و در نتیجه روند گردش کار و تبادل اطلاعات تسریع می‌شود.
استفاده از ابزارهای دیجیتال در کسب و کارها، به ویژه ابزارهای ارتباطی مانند پیام‌رسان‌ها، همواره به همراه خود نگرانی‌هایی را درباره امنیت داده‌ها به همراه می‌آورد. پیام‌رسان‌های سازمانی با استفاده از قابلیت‌های مختلفی از جمله رمزگذاری قوی پیام‌ها می‌توانند از داده‌های شما محافظت کنند. به علاوه در این نرم‌افزارها مدیران می‌توانند دسترسی کاربران و نوع فایل‌هایی که به اشتراک گذاشته می‌شوند را کنترل و محدود کنند.
مکالمات و اطلاعاتی که در پیام‌رسان‌های سازمانی تبادل می‌شوند، همانند ایمیل، برای مراجعات بعدی بایگانی می‌شوند و پس از ارسال نمی‌توان آنها را حذف کرده یا تغییر داد. این مساله نه تنها باعث افزایش شفافیت می‌شود، بلکه در برخی صنایع، مانند خدمات مالی یا مراقبت‌های بهداشتی، انطباق با مقررات را تسهیل می‌کند.
برقراری ارتباط برای انجام پروژه‌ها و کارهایی که چندین واحد را درگیر می‌کنند، معمولاً نیاز به رفت و آمدهای زیادی دارد که هم باعث عدم تمرکز شده و هم سرعت کارها را کاهش می‌دهد. نرم افزارهای پیام‌رسان سازمانی کمک می‌کنند تا این نوع ارتباطات به سرعت و بدون نیاز به رفت و آمد انجام شوند و افراد بتوانند به راحتی در یک گروه با هم تبادل نظر داشته باشند. به این ترتیب دیگر نیازی نخواهد بود تا مدام جلسه برگذار کنید و یا برای پرسیدن سوالات خود در رفت و آمد باشید.
یکی از نمونه‌های برتر ایرانی این پیام‌رسان‌ها، نرم افزار پیام رسان سازمانی فراگستر است که امکان برقراری ارتباطات غیر رسمی را در بستر اتوماسیون فراهم کرده و باعث بهبود تجربه کاربران و رضایت بیشتر آنها می‌شود. از امکانات ویژه این نرم افزار می‌توان به تعیین سطح دسترسی کاربران، تعیین نوع فایل‌های مجاز، حجم فایل و مدت زمان نگهداری آنها اشاره کرد.
نرم افزار چت سازمانی فراگستر یک راهکار بومی است که به شما امکان می‌دهد تا داده‌های مربوط به پیام‌های خود را به صورت محلی(Local) و در سرور داخلی سازمان نگهداری کنید و شما را از استفاده از پیام رسان‌های خارجی بی‌نیاز می‌کند. مزیت مهم این نرم افزار این است که می‌توانید تمامی ارتباطات سازمانی خود را در چتر یک سیستم یکپارچه اتوماسیون قرار دهید که باعث ایجاد امنیت بیشتر اطلاعات سازمان می‌شود.
در ادامه به برخی از ویژگی‌هایی می‌پردازیم که پیام رسان فراگستر را به یک ابزار قوی، قابل اعتماد و مفید برای ارتباطات سازمانی تبدیل می‌کند:
پیام رسان سازمانی فراگستر دارای ظاهری ساده و استاندارد و طراحی مشابه سایر پیام‌رسان‌های رایج مانند واتساپ است که کار کردن با آن را برای کاربران آسان می‌کند. به علاوه این نرم‌افزار ضمن یکپارچه بودن با سیستم اتوماسیون اداری فراگستر، می‌تواند به خاطر خودکار با بررسی جایگاه شما در چارت سازمانی، مخاطبان شما را تشخیص داده و به لیست مخاطبانتان اضافه می‌کند. مخاطبان شما در چت سازمانی صرفا افرادی خواهند بود که شما به نامه‌نگاری با آنها نیاز دارید.
این پیام‌رسان، ابزارهای مورد نیاز برای تسهیل همکاری شما با سایرین در سازمان را دارد. از جمله اینکه مشابه دیگر پیام‌رسان‌های رایج نظیر واتساپ، می‌توانید گروه ایجاد کرده، افراد مورد نظر را به گروه اضافه کنید و گفتگوی گروهی داشته باشید. همچنین می‌توانید انواع فایل‌های مجاز را در کنار عکس‌ها و ویدیوها در آن گروه به اشتراک بگذارید. توجه داشته باشید که مدیر می‌تواند نوع فایل‌های مجاز و حجم آنها را تعیین کند. همچنین مدیر گروه (ایجاد کننده گروه) می‌تواند در صورت نیاز گروه را فعال یا غیرفعال کند.
این نرم افزار همچنین در صورت خواندن پیام توسط مخاطب، 2 تیک آبی نمایش داده و به این شکل دریافت موفقیت‌آمیز پیام را گزارش می‌دهد.
این نرم افزار با اعمال سطح دسترسی در گفتگوی سازمانی به حفظ حریم خصوصی و امنیت ارتباطات شما کمک می‌کند. به این ترتیب، شما تنها با افرادی می‌توانید چت کنید که دسترسی به آنها برای شما تعریف شده باشد. البته تنظیمات سطح دسترسی در گفتگوی سازمانی سیستمی بوده و ادمین می‌تواند اجازه نامه‌نگاری و متعاقبا چت میان تمامی افراد را فراهم کند.
این نرم افزار متناسب با نیازهای ارتباطی شما می‌تواند روی پلتفرم‌های مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. در واقع نه تنها دارای نسخه PC در مرورگر است، بلکه دارای نسخه موبایل و تبلت نیز می‌باشد. نرم افزار چت سازمانی فراگستر روی نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر نیز در دسترس است. به علاوه، قابلیت متمایزی که سیستم چت در نسخه موبایل دارد این است که برخلاف نسخه دسکتاپ، برای ارسال فایل محدود به انتخاب فایل‌های ذخیره شده در حافظه سیستم نیستید و می‌توانید همانند واتس اپ مستقیم با دوربین عکس بگیرید و در لحظه برای مخاطب ارسال کنید.
وجود امکانات متعدد دیگر نیز، این نرم افزار را به ابزاری مناسب برای ارتباطات سازمانی تبدیل می‌کند: از جمله:
