هر سازمانی برای مدیریت مکاتبات خود و ثبت نامه‌های وارده و صادره نیازمند واحدی به نام دبیرخانه است. در گذشته وظایف واحد دبیرخانه و ثبت مکاتبات سازمان به صورت دستی انجام می‌شد، اما این روزها سازمان‌ها بیشتر وظایف این واحدها را با استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه انجام می‌دهند. در این نوشته برای اینکه بهتر به مزیت استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه پی ببرید، استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه را با روش‌های قدیمی ارسال و دریافت نامه مقایسه میکنیم.
دبیرخانه یکی از واحدهای اصلی سازمان‌هاست که مدیریت مکاتبات اداری یک سازمان از جمله ارسال و دریافت نامه‌های داخلی و خارجی، ثبت و شماره‌گذاری نامه‌ها، بایگانی نامه‌ها و نظارت بر گردش آنها را انجام می‌دهد. در این میان، ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های اداری مهم‌ترین فعالیت آنهاست که در گذشته به یکی از 2 روش زیر انجام می‌شد:
1- استفاده از دفتر اندیکاتور
دفتر اندیکاتور اصلی‌ترین ابزاری است که در دبیرخانه‌های سنتی برای ثبت نامه‌های وارده و صادره پس از شماره‌گذاری آنها، استفاده می‌شود. این دفتر دارای ستون‌های مختلفی است که به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات مختلف مربوط به نامه‌های اداری مانند شماره نامه، تاریخ دریافت/ارسال، فرستنده/گیرنده و امثال اینها را ثبت کرده و از آنها برای تفکیک و رهگیری نامه‌ها در آینده استفاده کنید.
با این حال این روش به خاطر دستی بودن بسیار زمان‌بر و پرهزینه است. به همین ترتیب، جستجو در میان شماره‌های ثبت شده در این دفاتر باید به صورت دستی صورت بگیرد و کاری طاقت‌فرسا و ناکارآمد است. به همین دلیل در سازمان‌های امروزی از این روش استفاده نمی‌شود.
2- استفاده از فایل اکسل اندیکاتور
روش سنتی دیگری که برای ثبت نامه‌های وارده و صادره در دبیرخانه‌های سازمان‌های سنتی استفاده می‌شود، استفاده از یک فایل اکسل به عنوان نسخه الکترونیکی دفتر اندیکاتور است. در این فایل نیز همانند یک دفتر اندیکاتور ستون‌های مختلفی وجود دارد که به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات مربوط به نامه‌های وارده و صادره مانند شماره نامه، گیرنده/فرستنده، موضوع نامه، تعداد پیوست‌ها، واحد گیرنده و ... را به صورت دیجیتالی ثبت کنید.
این روش به عنوان جایگزینی برای نسخه کاغذی دفاتر اندیکاتور رواج یافت تا مشکلاتی مانند جستجو در میان اطلاعات مکاتبات مانند شماره‌نامه‌ها و فرستنده را برای کارکنان واحد دبیرخانه آسان کند. چنین ابزاری باعث کاهش استفاده از کاغذ نیز می‌شود، اما این فایل در نهایت باز هم یک دفتر اندیکاتور دستی محسوب می‌شود که فعالیتهای دبیرخانه مانند شماره‌گذاری نامه‌ها، ثبت نامه‌ها و ... را خودکارسازی نمی‌کند. بنابراین یک قدم کوچک برای دیجیتالی‌سازی دبیرخانه است و استفاده از آن مشکلات و کمبودهای ثبت دستی نامه‌ها در واحد دبیرخانه را رفع نمی‌کند.
اگر سازمان شما مکاتبات اداری زیادی دارد و نیاز به پیگیری سریع آنها دارید، باید به دنبال راهکاری فراتر از دفاتر کاغذی اندیکاتور یا استفاده از فایل اکسل اندیکاتور باشید. به همین دلیل، امروزه این 2 روش تقریباً منسوخ شده‌اند و سازمان‌های مدرن برای ثبت و شماره‌گذاری مکاتبات خود و انجام سایر فعالیتهای دبیرخانه، از نرم‌افزارهای کامپیوتری مانند نرم‌افزار دبیرخانه فراگستر استفاده می‌کنند. در ادامه ضمن تعریف نرم‌افزار دبیرخانه، به معرفی ویژگی‌های عمومی این نرم‌افزارها می‌پردازیم.
نرم‌افزار دبیرخانه ابزاری است که با هدف دیجیتالی‌کردن، خودکارسازی و تسریع فعالیتهای واحد دبیرخانه مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک نرم‌افزار دبیرخانه خوب، قابلیت‌های متعددی از جمله امکان استفاده از دفاتر اندیکاتور متعدد، تعریف فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری، امکان تعریف دبیرخانه‌های متعدد، امکان ثبت نامه‌ها با روش‌های متعدد و غیره را در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی از مزایای استفاده از این نرم‌افزارها نسبت به روش سنتی عبارتند از:
1. شماره‌گذاری خودکار
اصلی‌ترین مزیت استفاده از یک نرم‌افزار دبیرخانه، امکان خودکارسازی ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره با استفاده از یک فرمت از پیش تعریف‌شده است. به این ترتیب کارها با سرعت بالاتر و هزینه کمتری انجام می‌شود و نیاز به نیروی انسانی برای این کار تکراری و دستی از بین می‌رود.
2. رصد کردن گردش مکاتبات
مزیت دیگر نرم افزارهای دبیرخانه نسبت به روش‌های سنتی این است که به شما امکان می‌دهد وضعیت مکاتبات در حال گردش خود را در لحظه رصد کنید. به این ترتیب برای آگاهی از وضعیت مکاتبات خود ناچار به انتظار نخواهید بود و می‌توانید ببینید که در کدام مرحله قرار دارند.
3. مدیریت فکس و ایمیل
یک نرم افزار دبیرخانه خوب این قابلیت را برای شما فراهم خواهد کرد که بتوانید نامه‌هایی که از طریق فکس و ایمیل دریافت می‌کنید نیز همانند سایر نامه‌ها ثبت، شماره‌گذاری و بایگانی کنید.
4. قابلیت دسترسی از هر زمان و مکان
مزیت دیگر استفاده از یک نرم‌افزار نسبت به روش‌های سنتی انجام فعالیتهای دبیرخانه این است که در صورتی که این نرم افزار تحت وب باشد، به کارکنان امکان می‌دهد تا فعالیتهای این واحد را از راه دور و در هر زمانی با استفاده از اینترنت و یک مرورگر انجام دهند.
5. ارائه گزارشات
با استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه، شما خواهید توانست داده‌های مربوط به مکاتبات اداری خود مانند تعداد نامه‌های دریافتی و ارسالی و مدت زمان صرف شده برای انجام اقدام لازم بر روی آنها را جمع‌آوری کرده و از آنها گزارش تهیه کنید. این داده‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا سنجش بهتری از عملکرد سازمان داشته باشند. این در حالیست که در روش سنتی دستیابی به چنین گزارشی برای مدیران آسان نخواهد بود.
6. اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک
یک نرم‌افزار دبیرخانه خوب می‌تواند در مورد ثبت و دریافت نامه‌های جدید از طرق مختلفی مانند ایمیل و پیامک به مخاطبان آنها اطلاع‌رسانی کند. به این ترتیب کارکنان سازمان خواهند توانست که به سرعت از دریافت نامه‌ها آگاه شده و کارهایشان را پیگیری کنند. چنین قابلیتی در روش سنتی انجام فعالیتهای دبیرخانه وجود ندارد.
با استفاده از یک نرم‌افزار دبیرخانه شما می‌توانید تمامی فعالیتهای این واحد از جمله تعریف دفتر اندیکاتور، ارسال و دریافت نامه‌ها، ثبت نامه‌های وارده و صادره، شماره‌گذاری نامه‌ها و ردیابی و پیگیری آنها را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهید.
یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران، نرم‌افزار دبیرخانه فراگستر است که با امکانات متنوع خود ضمن خودکارسازی و دیجیتالی‌کردن فعالیتهای واحد دبیرخانه باعث افزایش نظم در مکاتبات و بهبود عملکرد کارکنان و سازمان شما می‌شود.
